地籍档案管理基本知识

地籍档案管理基本知识第一章概述一、地籍档案地籍档案是指在国家各级土地管理部门及所属单位中，是指在国家各级土地管理部门及所属单位中，由地籍管理活动直接形成的，管理活动直接形成的，具有保存和查考价值的各种形式的历史记录。是土地档案的核心。式的历史记录。是土地档案的核心。日常地籍管理工作中的业务材料与地籍档案的关系：地籍档案由这些业务材料转化而来，地籍档案由这些业务材料转化而来，但只有是办理完毕的，具有保存价值的业务材料，按照归档制度，毕的，具有保存价值的业务材料，按照归档制度，遵循地籍管理活动的规律，整理、分类、编目、循地籍管理活动的规律，整理、分类、编目、立卷后才能成为地籍档案。才能成为地籍档案。二、地籍档案的特点专业技术性较强，专业技术性较强，兼有科技档案和文书档案的特点具有严格的法律性动态性强利用率高市县级档案数量相对较多三、地籍档案的作用依据作用凭证作用参考作用第二章地籍档案内容根据国家、省、市下发的《根据国家、省、市下发的《县级土地档案分类方案（试行）》方案（试行）》文件的规定，最早是国家土地局于1991年下发的国土办[1991]41号文，共设局于1991年下发的国土办[1991]41号文，共设八大类，A综合、B财务、C地籍管理、D八大类，A综合、B财务、C地籍管理、D土地利用规划、E建设用地、F监察、G科技、H利用规划、E建设用地、F监察、G科技、H声像。地籍管理是其中一个大类。后由于国土部门机构改革后职能调整，市局根据省厅的苏土办[2001]306号文件，下发了宁国据省厅的苏土办[2001]306号文件，下发了宁国土资[2002]292号文，增设了地质矿产类，即九土资[2002]292号文，增设了地质矿产类，即九大类。关于地籍管理类档案的归档内容基本未变。第二章地籍档案内容地籍管理工作中形成的档案主要涉及以下三类：地籍管理工作中形成的档案主要涉及以下三类：A综合类（文书档案）C地籍管理类H电子声像C地籍管理类地籍类综合性文书材料土地调查:土地利用现状调查城镇地籍调查农村村庄地籍调查土地清查土地登记：国有土地使用权集体土地所有权集体土地使用权土地统计土地土地分等定级估价动态监测第三章一、收集地籍档案工作的主要内容二、移交三、整理归档四、保管五、查借阅利用六、编研参考一、收集收集是档案工作的起点，是保证档案卷内材料完整、准确的必要条件，是非常重要的一项工作。对于阶段性专项地籍工作，从下达工作任务时开始，就要把档案的收集整理归档纳入工作计戈U，最好指定有专人负责。常规日常业务工作，要求从窗口收件开始，调查、测绘作业，到最后质检、审核，案件流转的每个部门和人员，都必须具有档案材料的收集意识。一、收集1、规定要求归档的材料必须收集齐全，而规定不需要的收件，重复的、无关的、错误的材料等应当及时清理出案袋。案袋内的材料应当准确，尤其当同一土地使用者同时办理多个案件时，各案袋的袋内材料在作业过程中，作业人员应当区分清楚，各归其袋，避免混淆。一、收集2、作业过程中，各种文字记录应当正确填写在相应的表格和栏目内，尽可能不要超出栏目线。应当注意留出页面正面1.5CM左边、反面右边1.5CM宽的装订边。左边、反面右边1.5CM宽的装订边。3、档案袋作为案件流转过程中的材料装具，归档后将不再留存，因此作业过程中一些重要的文字说明尽可能记录在记事簿上。便于今后查考。一、收集4、尽可能使用碳素墨水、蓝黑墨水，避免使用圆珠笔、复写纸等书写材料。传真件（热敏纸）要及时复印。提交材料尽量采用16K、A4大小的纸张。要求字尽量采用16K、A4大小的纸张。要求字迹清楚端正，易于辨认。5、要注意纸质档案以外的载体形式档案的收集，如照片及其底片、电子文档、数码照片、数据光盘、硬盘等。二、移交主要指案件办理完成后向档案部门移交，主要指案件办理完成后向档案部门移交，也可以指案件流转过程中不同部门人员之间的交接。通常提供移交清册，之间的交接。通常提供移交清册，至少一式两份，一式两份，交接双方清点核对完毕后双方签字认可，各留一份清册备查。方签字认可，各留一份清册备查。特别要注意交接时清册信息的准确性，特别要注意交接时清册信息的准确性，尤其是地籍号的准确性，尤其是地籍号的准确性，便于今后档案的查找和追溯。的查找和追溯。三、整理归档前期准备立卷装订编目（扫描）三、整理归档前期准备归档前要再次检查核对案袋内材料，内容不完检查核对案袋内材料，整的案袋要退回给有关责任人，整的案袋要退回给有关责任人，待材料补充齐全后方能归档。全后方能归档。根据类别、保管期限、密级以及整理方法等，根据类别、保管期限、密级以及整理方法等，对需要归档的材料加以区分。对需要归档的材料加以区分。土地登记档案由于数量巨大，区分独用宗、住宅楼共用宗（于数量巨大，区分独用宗、住宅楼共用宗（简称楼档）采用两种不同的立卷方式整理，称楼档），采用两种不同的立卷方式整理，独用宗档案采用常规传统方式，用宗档案采用常规传统方式，而楼档采用简化方式整理。方式整理。纸质材料的归档准备去除金属装订物折叠大幅面图纸加贴装订边修补破损纸张处理不合格字迹材料装订边硬衬纸板的加垫大幅面图纸的折叠加贴装订边通常正面左边、反面右边为装订边。正面加贴装订边如下：立卷综合类档案，综合类档案，即通常所指的文书档案，2000年以后，根据《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》归档文件整理规则〉实施办法》规定，以件为单位，规定，以件为单位，在首页盖档号章，再进行装订、（按年度、保管再进行装订、按年度、期限、问题）分类、排列、编号、期限、问题）分类、排列、编号、编目、装盒。编目、装盒。立卷其它类别的档案的整理方法与综合类不同，都是将几份内容上有联系的材料组成一卷。地籍调查与土地登记档案按照使用者合并组卷，即每个宗地内每一个使用者建一卷档案，卷内材料顺序是先土地登记材料，再地籍调查材料。土地登记档案卷内材料土地登记审批表土地登记申请书土地登记单位法人或个人户主身份证明书土地登记委托书土地登记收件单土地使用者提交的权源证明材料地籍调查表地籍调查单位法人或个人户主身份证明书指界委托书地籍勘测记事簿界址点计算成果册宗地图独用宗土地登记档案整理方法按土地使用者立卷，按土地使用者立卷，卷内材料排列顺序为:土地登记审批材料、为：土地登记审批材料、土地登记申请材料、房地权源材料、地籍调查材料。材料、房地权源材料、地籍调查材料。案卷材料厚度超过3CM时应当合理分卷，案卷材料厚度超过3CM时，应当合理分卷，通常将部分权源材料分立出去成第二、通常将部分权源材料分立出去成第二、三卷，三卷，约定卷内有审批表的那一卷为第一卷。一卷。独用宗土地登记档案整理方法编页号：为固定卷内文件排列的位置，编页号：为固定卷内文件排列的位置，便于统计和保护文件，便于统计和保护文件，卷内文件材料应按已排定的顺序，HB铅笔依次从“按已排定的顺序，用HB铅笔依次从“1”开始编写页号，开始编写页号，即：在有文字的每页材料正面右上角、背面的左上角编写页号。料正面右上角、背面的左上角编写页号。除空白页外，都应逐页编号。除空白页外，都应逐页编号。一张纸上贴数张小页等也要逐页编号。贴数张小页等也要逐页编号。注意：所有卷内目录、注意：所有卷内目录、备考表不编页码；分卷材料视为独立的一卷，也是从“分卷材料视为独立的一卷，也是从“1”开始编写页号，开始编写页号，而不是跟着上一卷后续编页号。编页号。独用宗土地登记档案整理方法填写档案卷内目录和备考表卷内目录填写内容包括：地籍号、卷内目录填写内容包括：地籍号、宗地座落、土地使用者、序号、文件题名、座落、土地使用者、序号、文件题名、日期、起止页码、备注。日期、起止页码、备注。备考表的填写内容包括：本卷情况说明、备考表的填写内容包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。立卷人、检查人、立卷时间。当卷内材料数量发生增减、内容发生变化时，料数量发生增减、内容发生变化时，必须在“本卷情况说明”栏中加以注明。须在“本卷情况说明”栏中加以注明。独用宗土地登记档案整理方法卷皮封面填写：独用宗须以使用者为单位，用软卷皮装订。软卷皮封面用钢笔用软卷皮装订。碳素墨水，按卷面项目逐个填写，碳素墨水，按卷面项目逐个填写，字迹应端正、清晰。应端正、清晰。卷面项目包括案卷题名（地籍号、土地使用者、宗地座落）、地籍号、土地使用者、宗地座落）卷内材料起止时间、件数、页数、卷内材料起止时间、件数、页数、保管期限、密级、目录号、分类号、案卷号。期限、密级、目录号、分类号、案卷号。独用宗土地登记档案整理方法案卷装订：案卷装订时左边、案卷装订：案卷装订时左边、底边应对采用传统的三眼棉线装订，齐，采用传统的三眼棉线装订，棉线在案卷背面打结。案卷背面打结。打孔时三个孔眼的间距厘米左右。在7厘米左右。独用宗土地登记档案整理方法案盒封面盒脊项目填写:独用宗软卷装订后，订后，待案卷编目后按照案卷号顺序装盒，每盒都应基本装满，不能鼓起。案每盒都应基本装满，不能鼓起。盒封面用钢笔碳素墨水，盒封面用钢笔碳素墨水，按盒面项目逐个填写，字迹应端正、清晰。个填写，字迹应端正、清晰。盒面项目包括盒内材料起止时间、卷数、页数、包括盒内材料起止时间、卷数、页数、保管期限、密级、目录号、分类号、保管期限、密级、目录号、分类号、案卷起止号。盒脊填写全宗号、目录号、卷起止号。盒脊填写全宗号、目录号、案卷起止号、立卷年度。案卷起止号、立卷年度。住宅楼共用宗土地登记档案整理方法盒内材料：盒内材料分共用材料和分户材料，盒内材料：盒内材料分共用材料和分户材料，分别填写两种不同的目录。分别填写两种不同的目录。共用材料：宗地内所有住户共用的权源材料。共用材料：宗地内所有住户共用的权源材料。包括原开发商、包括原开发商、原产权单位提供的房地权源材料、宗地地籍调查材料，以宗地为单位整理成宗地地籍调查材料，卷。原产权单位提交的材料按单位分别整理排歹U，按申请土地登记的时间顺序填写在共用材料目录上。料目录上。住宅楼共用宗土地登记档案整理方法分户材料：以幢为单位，分户材料：以幢为单位，该幢楼不同室号各户土地使用者分别整理成卷。号各户土地使用者分别整理成卷。每个分户卷内材料排列与独用宗档案基本相同，本相同，但是共同的权源材料在每宗地的共用材料里归档，的共用材料里归档，各分户土地使用者不再重复归档。不再重复归档。住宅楼共用宗土地登记档案整理方法该共用宗宗地内的车库、该共用宗宗地内的车库、地下室以及剩余部分的发证档案：为保持此宗地（余部分的发证档案：为保持此宗地（共用宗宗地）用宗宗地）下所有部分的发证档案的相对集中保管，以便于查找和利用，对集中保管，以便于查找和利用，同时考虑到此类档案门牌座落和数量的的不确定性，故将此类档案排列、确定性，故将此类档案排列、登记在有明确楼层分户室号档案的后面。明确楼层分户室号档案的后面。住宅楼共用宗土地登记档案整理方法案卷排列：约定共用材料卷为该宗地第案卷排列：一盒的第一卷，一盒的第一卷，分户材料卷按幢号和单元室号由小到大依次排列，元室号由小到大依次排列，通常一幢装入一盒，通常不应装满，入一盒，通常不应装满，而是应在盒中为该幢楼中尚未登记的室号档案适当预留摆放空间。留摆放空间。归档完成后所有案卷装入档案盒，在盒脊上标明地籍号和幢号或门牌号）（或门牌号），上架后按地籍号和幢号顺序排放。顺序排放。住宅楼共用宗土地登记档案整理方法填写档案目录和备考表住宅楼共用宗档案填写三种档案目录，住宅楼共用宗档案填写三种档案目录，其填写内容分别为：（现势卷）共用材料：地籍号、土地座落、序现势卷）共用材料：地籍号、土地座落、号、土地使用者、份数、起止日期、起止页码。土地使用者、份数、起止日期、起止页码。（现势卷）分户材料：地籍号、幢号、案卷号、现势卷）分户材料：地籍号、幢号、案卷号、室号、历次登记的土地使用者、用地特征、室号、历次登记的土地使用者、用地特征、房屋特征、登记日期、页数、变更后）屋特征、登记日期、页数、（变更后）历史档案编目号。案编目号。住宅楼共用宗土地登记档案整理方法历史卷分户材料：地籍号、室号、土地使用者。备考表的填写内容包括：本盒情况说明、备考表的填写内容包括：本盒情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。立卷人、检查人、立卷时间。当盒内材料数量发生增减、内容发生变化时，料数量发生增减、内容发生变化时，必须在“本盒情况说明〃栏中加以注明。须在“本盒情况说明〃栏中加以注明。住宅楼共用宗土地登记档案整理方法案盒封面盒脊、案盒封面盒脊、历史卷案盒脊背项目填写：住宅楼共用宗档案，现势卷盒脊填写地籍号、住宅楼共用宗档案，现势卷盒脊填写地籍号、幢号（或门牌号）幢号（或门牌号）。历史卷盒脊填写历史档案目录号和历史档案案卷起止号。目录号和历史档案案卷起止号。案卷装订：案卷装订时左边、底边应对齐，案卷装订：案卷装订时左边、底边应对齐，现势卷在案卷左侧装订线处用缝纫机线装订，现势卷在案卷左侧装订线处用缝纫机线装订，针距不宜过小，一般在4毫米左右。针距不宜过小，一般在4毫米左右。住宅楼共用宗土地登记档案整理方法盖历史档号章：所有现势性住宅楼共用宗档案案卷均在第一页右上角空白处加盖档号章，暂不填写。空白处加盖档号章，暂不填写。当该卷变更成为历史卷后，该卷变更成为历史卷后，将其从案盒中抽出，盒中抽出，另装入历史卷案盒存放前，在档号章内填写历史档号（目在档号章内填写历史档号（录号、案卷号）录号、案卷号）。住宅楼共用宗土地登记档案整理方法住宅楼现势案卷：已登记的当前的住宅楼各户档案，按幢、单元、住宅楼各户档案，按幢、单元、室号整理排列，填写现势卷目录。号整理排列，填写现势卷目录。凡未登记的各户，未登记的各户，应根据分户表预留卷号，架位上预留空位，卷号，架位上预留空位，待形成案卷后装入相应的地籍号盒内保管。卷后装入相应的地籍号盒内保管。住宅楼共用宗土地登记档案整理方法住宅楼历史案卷：某户使用者发生变更，住宅楼历史案卷：某户使用者发生变更，新增变更登记案卷应及时插卷编目，新增变更登记案卷应及时插卷编目，作为现势案卷填写在相应的档案目录变更记录位置，记录位置，该户原来在盒内的那份案卷视为历史卷，按区编历史档案编目号，视为历史卷，按区编历史档案编目号，抽出装入历史卷案盒，抽出装入历史卷案盒，填写该盒的历史卷目录。卷目录。编目每个立卷年度下的所有档案，每个立卷年度下的所有档案，区分类别给予相应的目录号。目录号在全宗下不重复。应的目录号。目录号在全宗下不重复。同一目录下案卷号从“开始顺序编，录下案卷号从“1”开始顺序编，通常小于等9999”不应有重号和漏号现象.于“9999”，不应有重号和漏号现象每份案卷的档号填写在软卷封皮右下角的长方形框内。形框内。每盒档案的案卷起止号亦填写在案盒封面右下角的长方形框内。下角的长方形框内。编目土地登记档案仅对独用宗档案进行编目，土地登记档案仅对独用宗档案进行编目，按照地籍号排序后，顺序编排档号（按照地籍号排序后，顺序编排档号（目录号和案卷号）一卷一号。录号和案卷号），一卷一号。通常同一地籍号下登记时间早的排在前，地籍号下登记时间早的排在前，晚的在后。分立几卷的档案案卷由于其内容的完整性，必须连在一起编排档号。。完整性，必须连在一起编排档号。。录入扫描编目完成后，编目完成后，逐卷地将档案的案卷信息和卷内文件信息进行计算机录入,内文件信息进行计算机录入，建立案卷级条目和文件级条目数据。和文件级条目数据。扫描人员利用档号的唯一性，对影像文件的文件夹和夹内每页文件进行命名。采用TIF格式进行扫描和压缩。命名。采用TIF格式进行扫描和压缩。手写内容通常要求采用灰度扫描。清晰度、倾斜度、容通常要求采用灰度扫描。清晰度、倾斜度、页面黑边黑点修饰等要满足相应的技术要求。页面黑边黑点修饰等要满足相应的技术要求。在扫描过程中保证档案卷内材料和扫描影像以及录入条目数据三者的一致对应性和良好关联性。联性。四、保管就是消除一切可能损坏档案的自然和人为因素，改善档案库房条件，和人为因素，改善档案库房条件，尽可能延长档案的寿命，尽可能延长档案的寿命，以及防止档案泄密和丢失。档案泄密和丢失。四、保管损坏档案的因素，损坏档案的因素，内因包括纸张的耐久性和字迹材料的耐久性，性和字迹材料的耐久性，不耐久的字迹材料有红墨水、纯蓝墨水、复写纸、材料有红墨水、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔、印台油，珠笔、铅笔、印台油，在工作中尽量避免使用。免使用。外因主要就是温湿度、空气、外因主要就是温湿度、空气、光、虫、尘以及人为损坏丢失等，尘以及人为损坏丢失等，可以通过配备设备和完善制度来加强管理。设备和完善制度来加强管理。四、保管档案实体的保护主要包括两方面，档案实体的保护主要包括两方面，即：业务档案流动过程中采用案袋，业务档案流动过程中采用案袋，归档后一般采用卷皮、卷盒包装。一般采用卷皮、卷盒包装。档案库房采用密集架，既美观，档案库房采用密集架，既美观，又节省空间，还便于档案的安全保管。空间，还便于档案的安全保管。要适时增加库房面积和密集架数量，增加库房面积和密集架数量，满足库存档案数量的增长的需要。档案数量的增长的需要。四、保管通常库房温度要求控制在1424℃通常库房温度要求控制在14-24℃，湿度要14求控制在4560%45求控制在45-60%。档案人员应每天坚持两次观察记录库房温湿度，及时采取开抽湿机、观察记录库房温湿度，及时采取开抽湿机、开空调等必要的措施。开空调等必要的措施。要培养全体人员关于档案的安全和保密意识。要培养全体人员关于档案的安全和保密意识。非档案人员未经许可，不得进入档案库房；非档案人员未经许可，不得进入档案库房；未经登记，不得将档案带出档案库房。未经登记，不得将档案带出档案库房。在查借阅过程中，要爱护档案，合理利用，借阅过程中，要爱护档案，合理利用，不得污损、私自涂改、撕毁、更换档案卷内材料，污损、私自涂改、撕毁、更换档案卷内材料，更不得随意转借他人。更不得随意转借他人。五、借阅利用是档案管理工作的最终目的。是档案管理工作的最终目的。通常提供利用的方式包括：档案查借阅、通常提供利用的方式包括：档案查借阅、电话查档、网络查阅、提供证明、电话查档、网络查阅、提供证明、提供复印件、咨询服务等。复印件、咨询服务等。档案科应当建立阅览室和查借阅制度，档案科应当建立阅览室和查借阅制度，做到办公、库房、阅览室三分开。做到办公、库房、阅览室三分开。五、借阅利用利用档案，利用档案，必须正确处理利用和保密之间的关系。间的关系。既要充分发挥地籍档案的作积极满足各项业务工作需要，用，积极满足各项业务工作需要，又要遵守保密规定，对土地使用者负责。遵守保密规定，对土地使用者负责。档案部门对所有的档案查借阅、案部门对所有的档案查借阅、复印等一律进行登记。律进行登记。利用计算机进行档案的查借阅和登记，利用计算机进行档案的查借阅和登记，可以大大提高工作效率。可以大大提高工作效率。资料管理工作中有些业务材料属于