财务部代收款发放的管理办法

财务部代收款发放的管理办法第一章总则第一条为保证代收款及时准确发放，保证代收款所有权人的合法权益，特制定本办法。第二条本办法适应范围：四川xx物流有限责任公司第二章代收款的概念与划分第三条名词概念：什么叫代收款――托运方委托物流公司收取收货方或收货单位的货物货款或中转运费等款项。第四条代收款发放的划分：代收款发放按区域分：公司发放、到门市、货场发放三种。按货币发放的形式：现金与银行转账发放。第三章门市发放代收款第五条代收款出纳员在进行代收款发放前一天要做好以下准备工作：一、准备工具：计算器、笔（黑色签字笔、红色签字笔及圆珠笔）、小账本、转账凭证、U盘、K宝、票夹、沾水盒，这些工具缺一不可；每周二、三、四到九峰、新西南还要准备笔记本电脑、G3或者3G卡，凡遇门市停电及线路故障应多带一台笔记本作为备用。二、备用资料准备：头一天下午下班前要把第二天要发放的门市的数据从软件中导入U盘，所导的数据是Ｅxcel表的形式。三、领取现金：公司代收款出纳员向代收款主管领取第二天所要发放的现金，现金控制在20000元以内，封存好并在齐缝处盖章或签字放入财务规定的保险柜里。第六条代收款的发放在门市代收款的发放前应注意的几个问题：一、发放代收款时，要注意礼貌用语。如：您好、抱歉久等了、您慢走等，当客户在代收款领取时对代收款金额有疑问应耐心合理解释，必要时可要求客户致电客服热线或票务查询热线。二、收票时注意：看清发货时间、发站、到站、票号、金额，大小写是否一致，发货凭证票据是否有“xx专用章”印，所收发货凭证应谨慎保管以备交账时使用；要特别注意看清发站、到站及票号。三、勾票：将扣除手续费后的金额写在发货凭证票据上，若出现代收金额与业务软件金额不一致，如少付、返货、原货返回等情况，将该情况告知给客户，问清客户是否要领取；若有返货告知凭票（发货凭证）先取返货后再领取代收款；如不是有返货原因，业务软件上也没说明少付的原因，要经客户同意才可以发放，并收回该发货凭证票据。第七条代收款的发放：一、要求唱发唱响。告诉客户实领金额是多少，有几张单子，共计手续费多少。先给整数，大声的告知是多少，再找零钱，也要大声的告知是多少。二、对超过1000元以上的通过银行专卡。存款转存的要准确填写“转账凭证”转账凭证填写工整。具体内容如下：填写年月日、户名、手机号、账号、小写金额、大写金额、并要求客户确认签字。三、对低于1000元的代收款以现金支付。四、银行转账的金额由代收款主管在11点40分以后根据各代收款出纳上午汇总应发放的银行存款金额通过QQ上报数据后再进行K宝转账。五、各代收款出纳转完账后，要将转账的资料备份，以便查寻。即在网银上支付完毕后通过截图的形式保存当天所有的发放记录。六、转账的注意事项：在转账时应注意，此笔已转了的，就在该票上画一个“√”，以提醒自己，千万不要再重复转；区分头一天的最后一笔和当天的第一笔，为了避免重复转账。第八条代收款出纳回到公司应做的几项工作：一、代收款出纳回到办公室后对所有发放票据进行汇总与所领取现金及转入K宝的银行存款进行核对，出现差错应及时查找。二、每天要把所发放的票据进行汇总，填写代收款发放日报表，并将xx物流托运合同第二联托运凭证即绿联装订成册后一并交给代收款主管，再由代收款主管将装订成册的票据交予票务室进行审核。三、到票务室货场代收款审核员处取《代收款明细表》，进行核对总数后交主管处。第四章公司发放代收款第九条客户到公司直接领取代收款的，由所在办公室代收款出纳发放，按客户提供的资料及相关凭证对高于1000元以上的转账支付，低于1000元的现金发放。第十条对在门市超过3个月的代收款未领取代收款的客户，转公司代收款出纳进行发放。第五章代收款挂失流程第十一条客户涉及发货凭证票据丢失，公司要求客户办票据挂失，挂失的程序：一、凭发货人身份证挂失：挂失人提供本人的身份证复印件并填写挂失申请表一式二份；写明托运的货物名称、代收款金额、运单编号、托运日期、收货人姓名、挂失人的电话号码、货物成都门市始发地及货物目的地。二、代收款出纳回公司后先到财务部务部票务室办理挂失登记及交接事宜；然后将挂失申请第一联交代收款主款出纳进行挂失记录。第十二条票务组收到挂失登记表后，第一时间在业务链里核对该代收款金额并进行备注。备注的内容：挂失日期、挂失经手人。第十三条挂失代收款的支付一、凡是挂失的代收款可以在门市领取，也可在公司领取。二、资料齐全，款到即付：代收款出纳对挂失人交来的证明文件进行严格的审核，其中包括代收款挂失申请表、挂失人身份证复印件、营业执照复印件及收货人身份证复印件，并在业务链中进一步核实该笔代收款的相关信息，资料齐全的情况下，在业务链中查询该笔代收款，款到即付。三、换成原始托运凭证。四、资料不齐，按该笔代收款金额不同，领取方式不同。（银行转账，户名须是挂失人姓名）1--499可在一个月以后凭代收款申请表、挂失人身份证复印件在所挂失门市以银行转账形式领取。500--1999可在一个月以后凭代收款申请表、挂失人身份证、收货人身份证复印件到十陵总部以银行转账形式领取。（收货人身份证复印件可换成收货凭证或收货人证明）2000以上可在三个月以后代收款申请表、挂失人身份证、收货人身份证复印件到十陵