物业资料之 智能化工程部物资采购管理办法模板

**市*物业服务管理有限公司作业指导资料文件编号****7.4-*01-01名称智能化工程物资采购管理方法页版本*/1第1页共3页编制佟颖晖更改*审核*批准*生效期**年**月15日目的明确完善智能化工程部物资采购流程适用范围智能化工程部工程物资采购及外地项目的物资采购。定义3.1施工材料：包括设备及线材。3.2零星材料：用于项目中的对相关设备、设备进行爱护或连接的辅助材料。3.3工具：在项目施工过程中对需要的相关工具，包括电动工具。3.4办公用品及设备：因办公需要而需购买的相关办公用品及设备。职责部门/岗位工作内容部门经理负责采购申请、订单及付款的审批。经理助理负责分管区域的采购申请的审批。区域/城市负责人负责对本业务口内采购申请进行审核。本部事务主管现场负责沟通协调采购中各环节，确保采购工作按流程顺当执行。施工负责人负责对本项目所需物资做出统筹方案,支配采购申请。区域技术组及部门技术组负责对项目组采购申请做从技术方面予以审核。部门采购管理员负责对项目组采购申请及时发出订单,跟进供货状况及整理付款手续。部门财务负责审核单价、与供应商对账、及做出资金使用方案物资方案管理员负责编制采购方案、物资调配、跟进供货状况及核对项目组进仓单。区域采购负责跟进区域当地供货的订单执行状况及收集当地供应商信息。方法和过程监控5..1施工材料的采购5.1.1采购方案 5.1.1.1项目进场之初，由物资方案管理员依据工程协议及施工细化方案做出《智能化工程物资采购方案》发至采购管理员。5.1.1.2由采购管理员在《智能化工程物资采购方案》填写采购周期后发至项目组，同时抄送物资方案管理员，现场施工负责人依据采购周期及运输时间做好物资申请方案。5.1.1.3采购管理员将填写有“单价”的《智能化工程物资采购方案》发至部门财务，由部门财务审核无误，并汇总零星材料及人工预算后，发至部门经理审核。5.1.2物资申请5.1.2.1现场施工负责人发出《智能化工程项目组物资申请单》，物资申请必需有编号，在邮件主题中也必需写明是“××项目组采购申请××号”。5.1.2.2区域技术依据现场实际状况及技术需要填写建议或意见。5.1.2.3区域经理审核该采购申请在时间支配上、技术上是否合理，并统筹考虑区域内项目组采购方案，尽量节省采购成本及运费。5.1.2.4部门技术组从技术方面赐予把关并给出相关建议或意见。5.1.2.5部门物资方案管理员依据各区域及所有目库存状况合理做物资调配。5.1.2.6部门经理助理审批后发至采购管理员，同时抄送部门经理。**市*物业服务管理有限公司作业指导资料文件编号****7.4-*01-01名称智能化工程物资采购管理方法页版本*/1第2页共3页编制佟颖晖更改*审核*批准*生效期**年**月15日5.1.3物资采购5.1.3.1设备及线材类物资由部门统一采购，零星材料和工具由项目组（非**区域）自行在供应商处购买。但物资采购须在指派的合格供方中采购。5.1.3.3采购管理员依据采购申请以项目组为单位编制《智能化工程物资采购订单》、《智能化工程样品借用单》；需调拨的物资由物资方案管理员填写《智能化工程物资调拨单》。5.1.3.4《智能化工程物资采购订单》编号原则为：项目地点+项目组名称+期数+流水号。如订单有更改，则原订单相应作废，其号码也相应作废，新订单号码按流水号顺延。5.1.3.5金额在50000元以下的订单由部门财务、部门经理审批，本部事务主管盖部门章发出。5.1.3.6金额在50000元以上订单需按公司审批流程审批后，盖部门章后发出。5.1.3.7采购管理员在《智能化工程项目组物资申请单》中注明此申请的订单编号、调拨单号或样品借用单号后发至项目组，抄送物资方案管理员。5.1.3.8采购需要求供应商必需及时将送货单一式两份发至部门物资方案管理员及项目组，并在送货单中注明订单号。5.1.3.9物资方案管理员依据采购申请及订单，依据供应商交货状况，及时支配发货。并在收到送货单后，以邮件形式告知项目组**订单/调拨单/样品单已发货。5.1.3.10施工负责人需及时反馈《智能化工程项目组物资申请单》履行状况，物资方案管理员负责跟进《智能化工程项目组物资申请单》，未及时到货物资需及时与采购管理员沟通对接。5.1.4借样5.1.4.1所有目组如需向供应商借用样品，需提前填写《智能化工程样品申请单》。5.1.4.2采购管理员依据《智能化工程样品申请单》填写《智能化工程样品借用单》。5.1.4.3采购管理员将《智能化工程样品借用单》盖部门章后发至供应商，同时以邮件形式发至物资方案管理员及项目组，由样品接收人员负责填写《智能化工程物资进仓单》。5.1.4.4如在将来采购过程中，订货数量包括已借用样品，则需注明《智能化工程样品借用单》单号，以备查对。5.1.4.5《智能化工程样品申请单》编号规则同《智能化工程项目组物资申请单》编号规则，《智能化工程样品借用单》编号为*-**+流水号。5.1.5付款由采购员整理出相关订单及其物资申请报告的邮件批复页、发票、《智能化工程物资付款结算单》并附项目组《智能化工程物资进仓单》由部门财务、部门经理签字后报财务审批结算。5.2零星材料及工具采购5.2.1每月底由现场施工负责人填写《智能化工程项目组零星材料需求方案》及《智能化工程项目组工具需求方案》。5.2.2每月报销时附《智能化工程项目组零星材料需求方案》、《智能化工程项目组工具**市*物业服务管理有限公司作业指导资料文件编号****7.4-*01-01名称智能化工程物资采购管理方法页版本*/1第3页共3页编制佟颖晖更改*审核*批准*生效期**年**月15日需求方案》及邮件批复页、《智能化工程物资进仓单》、发票报销。5.3办公用品及设备采购5.3.1办公用品由项目组填写《智能化工程项目组办公用品需求方案》；固定资产类办公用品申请由项目组填写《物资申购单》5.32每月报销时附《智能化工程项目组办公用品需求方案》/《物资申购单》及邮件批复页、发票报销。5.4分包工程5.4.1由施工负责人填写《智能化工程分包项目申请报告》（附协议草案）按程序报批。5.4.2分包工程终止后，由施工负责人负责组织相关验收工作，并填写验收报告。5.4.3付款时需附《智能化工程分包项目申请报告》及其邮件批复页、协议、内部验收申请、付款结算单，由采购管理员负责整理申请付款。5.4.4分包协议编号规则同订单编号规则。5.5物资采购单价变更审批5.5.1使用范围：已经经过评估为公司合格供应方的供应商在新增产品报价或原有产品单价变更时使用。5.5.2由采购管理员填写《智能化工程部采购单价变更审核表》，报部门相关人员审批后，报部门财务及公司财务管理部方可正式生效使用。6．相关资料文件****7.4-*01 《采购管理程序》相关记录和表格****7.4-*01-*1 《物资申购单》****7.4-*01-01-*1 《智能化工程物资采购方案》****7.4-*01-01-*2 《智能化工程项目组物资申请单》****7.4-*01-01-*3 《智能化工程物资采购订单》****7.4-*01-01-*4 《智能化工程物资调拨单》****7.4-*01-01-*5 《智能化工程样品申请单》 ****7.4-*01-01-*6 《智能化工程样品借用单》****7.4-*01-01-*7 《智能化工程物资付款结算单》****7.4-*01-01-*8 《智能化工程项目组零星材料需求方案》****7.4-*01-01-*9 《智能化工程项目组工具需求方案》***