宴会管理培训课件

宴会管理培训课件一、宴会管理之基本概念何谓宴会？→乃指以餐饮为中心的餐会，其特色为透过订席，使多数人共聚一堂，采用同一款菜单、饮用相同的饮料。宴会的形式喜宴、文定弥月、寿宴尾牙、春酒同学会、谢师宴、毕业餐会记者招待会大会(ex.直销、保险业之会员大会、会议、座谈会、说明会、训练会)新产品发表会服装表演宴会的形式(续)鸡尾酒会(开幕酒会、周年庆酒会、结婚酒会)展示会歌友会国宴庆功宴其他(ex.中姐选拔、中日围棋赛、选举餐会、国际标准舞大赛......)宴会的经营单位一般餐厅所设置之贵宾室（VIP）或厢房设计即可做为小型宴会举办的场地。在规模较大的饭店中，宴会厅通常是一独立单位，另外成立宴会部。由于宴会形式不一，有些宴会需要豪华的装饰与布置，也有一些宴会厅之基本装潢较为朴素。宴会厅与饭店之经营对饭店而言，宴会不仅为该部门带来丰厚营收，同时有助于饭店内其他餐厅的广告宣传，吸引顾客前往餐厅消费，甚至替饭店客房带来住宿的商机。可见宴会厅的业务，对饭店整体经营影响之巨。宴会之行政部门各大饭店通常成立宴会厅，专司宴会之举办。有些饭店则成立宴会部，分为业务单位和执行服务单位，以执行宴会部的工作。规模较大且较有制度的宴会部基本上皆设有专人负责业务与服务之执行。以汉来大饭店为例，该宴会部即设有订席组和服务组两个单位。订席组负责各项宴会之接洽，服务组则负责宴会的策划与执行。订席组人员必须对于宴会流程有完整的认识，同时应全盘了解宴会之各项细节，最好能有实际的外场服经验。二、组织架构为使宴会部能维持高效率的运作，首先要着手制定合理的组织架构，培养高素质的管理人员和工作人员，并且订定严格的管理制度与工作责任制度。宴会部的组织架构组织是指单位的设立或成员工作的分配与组合，意即单位与成员权责关系的配置工作。其架构组织的设计仍须视部门规模大小而定，架构内容包括管理阶级与非管理阶级，以及决策制定的通路。宴会部组织架构的两项基本原则(一)业务的需求：任何宴会部门的组织架构，都必须依据各自的实际情况和需要进行设置，例如：规模、性质和市场业务情况等因素，皆为用以决定组织架构的参考指标。(二)分层负责并统一指挥：需透过各单位员工的分工合作，共同努力才能完成。因此，组织架构应确保各种业务活动能在统一的指挥之下步调一致，共同克服困难，并且保持宴会部门内部与其他部门之间讯息交流的畅通。三、宴会部工作职掌宴会部门有其组织面，形成一种职务配置及权责分配的体制或结构。换言之，宴会部门组织是职位、单位、层级、任务、责任和权力的适当配置，以分工合作的方式完成宴会工作的执行。宴会部经理其职务关系所有宴会活动方面之作业及协调，负责制定与落实营运目标，并进行成本控制，使其符合饭店已设定之餐饮政策。宴会部秘书协助宴会部营运顺利，使其行政作业程序流畅，并负责协助部门主管及其他业务人员处理每日事宜。宴会部办事员协助宴会部营运、处理行政作业，并与宴会部秘书共同协助单位主管及其他业务人员处理每日事宜。宴会部业务经理全面负责宴会部之销售工作，包括订定销售计划以及承办宴会订席接待等。制定确实可行的销售措施，确保宴会销售任务的完成，以达年度所设定之预算收入及目标。宴会部业务副理对内负责与相关部门沟通、协调，协助上级监督部门之日常营运状况。对外接洽推展宴会订席业务以及承办宴会订席接待等，并藉由业务活动及市场讯息，协助制定确实可行的销售措施，确保宴会销售任务的完成，以达年度所设定之预算收入和目标。宴会部订席主任对内代表宴会部负责与其他部门沟通、协调，并协助上级监督部门之日常营运状况。对外，负责接洽及推展宴会订席作业，并藉由业务活动及市场讯息，协助拟定策略，以达年度所设定之预算收入和目标。宴会部订席专员代表饭店宴会部对外接洽宴会及订席之业务事宜。并负责拓展、开发宴会业务，以求达到饭店所设之年度计划及预算收入。宴会部服务经理秉持五星级饭店服务准则，透过计划、组织、指导及控制餐饮操作，达成客人最高满意度。宴会部服务副理协助宴会部管理。秉持五星级饭店高水平格调，透过计划、组织、指导及控制餐饮操作，达成客人最高满意度。宴会部领班负责协助监督服务人员，以提供有礼貌、有效率之餐饮服务与满足顾客为目标。宴会部服务员负责提供有礼貌、有效率之餐饮服务，以及备置宴会厅各项摆设。宴会部领台接待客人与协助客人在宴会时之各项需求。四、宴会服务的安排宴会人员的安排(一)人员分工必须根据宴会型态，作备餐、传菜、酒水、服务桌、敬酒、区域负责人等工作之分配。如预人员不足时，应提早申请工读生，并适时给予相关服务知识培训。(二)人员安排1.备餐、传菜等较粗重的工作宜安排男服务员2.服务主桌与敬酒等工作，宜安排经验丰富且技巧熟练的女服务员3.酒水及贵宾桌的招待宜安排较资深的服务员4.区域负责人宜安排经验足、有能力处理突发状况并且领导能力强之领班阶级以上的干部5.工读生则宜安排由技巧较为熟练之服务员穿插带领完成服务人员分工以及人员安排之后，最后尚需将宴会场地图形以及宴会人员分工情况标示在图形上，使所有服务人员皆能清楚知道个人的职责与服务区域。宴会前的检查与集合一场宴会的事前准备工作是否完善、彻底，攸关宴会成败。待一切设备、摆设等事前检查完成后，紧接着于宾客到达之前集合员工召开宴会前会议，告之该场宴会的注意事项，时间应尽量简短，叙述内容意应讲求重点，以维持工作效率。宴会现场的接洽宴会人员应于客人到达会场时主动与其