毕业论文-网络环境下秘书职业素质的研究

引言我国进入21世纪以来，互联网技术的发展日新月异，网络的迅速普及和电子计算机的广泛应用代替了一部分人脑的工作，高科技几乎渗透一切，除了应用于生产和生活各个领域之外，还深深地渗透于秘书的办公事务之中，实现了办公自动化，改变了秘书的思维方式、办公方法、提高了工作效率和决策水平。网络环境下的秘书办公流程不同于传统的工作流程，它要求新一代的秘书从业人员必须具备一定的网络办公技能、网络信息知识和能力，并能够合理利用网络提高办公效率。新一代秘书工作者能否顺应社会的发展，立足于全新的网络办公时代，关键就在于秘书从业者是否具有与之相适应的网络化职业素质。因此，对网络环境下秘书工作者的职业素质进行全面、系统的研究具有深刻的理论价值和实践意义。2网络的发展趋势计算机网络是二十世纪初的重大科技发明，虽然其产生于二战时期，并曾一度作为战争中的重要通信工具，但无可厚非的是现今的计算机网络技术已经一跃成为当代先进生产力的重要标志。网络的飞速发展和快速普及引发了全世界范围内史无前例的信息革命和产业革命。网络早已成为经济发展的重要引擎、社会运作的重要基础设施和国家之间竞争的重要领域，全面牵动并深刻影响着全球的经济、政治、文化的发展动向。在党中央的正确领导下，我国始终把发展科技最为重要的强国战略目标，自“十一五”规划以来，中国的工业化和信息化的发展进程便获得了令人欣喜的突出成绩：通信光缆的建设规模跃居全球之首，互联网网民总数达到世界第一，乡镇之间已经实现了互联网技术全面开通的繁荣景象，网络信息安全基础设施建设正逐步稳健的向前推进。根据中国互联网络信息中心公布的最新报告显示，截止到2014年6月底，中国网民总数已经达6.32亿，手机上网用户共计5.27亿，各类网站的总体数量为273万，国际出口带宽数达到3,776,909Mbps。由此可知，在当今时代，计算机网络技术已经渗透到千千万万个寻常百姓家，对人们的生活和社会的生产产生了巨大影响。目前，在新兴技术的大力推进下，电子网络技术的发展日新月异，呈现出了以下三种常见的发展趋势：第一，形成了以个人为中心的社交网络。用户个体通过微信、QQ、微博、SNS等多种网络社交方式，以个人为中心，结交不同的朋友，并以认识朋友的朋友为基础来拓展自己的人际圈，通过熟人之间牵线搭桥来进行网络社交的进一步拓展。因此，用户在网站上拥有了专属于自己的人际圈，通过连接网络，用户便能够随时获悉圈内任何朋友发生的任何动态，凭借及时的互动与分享，不断延伸、发展自己的人脉圈、关系链。通过各种方便快捷的社交方式，每个用户的交际圈都在不断的延伸、扩大，最终建立起一个大型的、虚拟的分享和交友的社会化网络。这一社会化网络和传统的单一、封闭的社会网络相比，在传播内容上具有更高的私密性和自主性；在传播媒介上更加多元化、开放化；在传播效果上更加凸显了传播主体的交互性和反馈的即时性。第二，网络的应用范围逐步从个人向企业转移延伸。网络的“黄金时代”也将促使企业级别的互联网应用大显身手。在这种新形式的推动下，大大小小的企业同样审时度势，紧跟时代的步伐，利用网络作为智力密集型、低能耗、高附加值的生产工具，将互联网和信息化结合在一起，在原有商业模式的基础上提出创新。例如各个行业中电商、微商经营模式的兴起，这不仅促进了传统产业的优化升级、实现了生产环节的绿色无污染，更重要的是推进了企业效益的飞速增加，更为我国社会经济的发展贡献出了一份坚实的力量。综上所述，网络的发展正改变着各行各业的生存、经营模式，不只是人们的生活，各类企业同样离不开网络。第三，线下生活和线上生活的模式逐渐交融。伴随着网络技术的快速发展，两种生活模式，尤其是线上生活的形式，已经悄无声息的渗透到了我们每天的生活当中。清晨，在享用过营养的早餐后，我们会随手拿起手机通过4G网络或者无线wifi浏览最新的实时消息；到达公司后，我们连接宽带网络，登录个人邮箱，开始处理一天繁忙的工作事物；旁晚，回到温馨的小家，与家人享用晚餐后，我们迫不及待的打开电脑，连接互联网，利用搜索引擎查找感兴趣的娱乐视频……这些点滴的生活细节作为当代年轻人，想必是深有体会。由此可知，线上生活的模式早已真真切切地融入了我们的日常起居，并成为了生活中不可或缺的一部分。综上所述，网络的普及覆盖率已经大大超出了人们所预期的程度，其影响范围大到一个国家的发展，小到一个网民的日常生活，可谓是无处不在、如影随形。同样，在计算机网络和信息技术产业的迅猛发展下，电子网络也毫无悬念的开始大范围地介入秘书工作的方方面面，一系列新事物如雨后春笋般纷纷涌现出来，例如实现了秘书行业的办公自动化、衍生出多种智能化的办公设备、产生了功能多样的高效办公软件等等。为秘书工作带来了便利的同时，也进一步加深了秘书工作的内涵，对秘书工作产生了深远的影响。

3网络对秘书工作的积极影响3.1办公环境的自动化办公室自动化，简称OA，是利用现代信息科学、计算机科学、通讯科学、系统科学、行为科学、管理科学武装办公室，正确而有效地应用现代管理和操作手段，使办公活动自动化、半自动化、机械化，从而改善工作环境，增进工作效率，提高工作质量。作为现代社会进入计算机时代和信息时代的产物，办公室自动化不仅是办公设备的更新换代，更重的是，它使相当一部分人从传统的纯手工工作的办公模式中解脱出来，使得秘书的工作进度大大提升，工作方式得以转变，工作效率大大提高，并且降低了办公用品的采购费用，也使得家庭办公成为一种现实。一、办公环境的优化办公自动化是秘书工作实现现代化的重要因素之一，它使传统的办公室结构和工作环境产生了巨大的转变，使秘书的办公活动呈现出崭新的面貌。在现代化办公室里，再也看不到秘书人员扎在成堆的表格和纸张里忙得不可开交的工作场景。繁多、复杂的文件，都被存放在一个小小的磁盘里，办公用品瞬间得到了精简，取而代之的是一台超薄的笔记本电脑、一个即时通讯的电话，和一台及打印、扫描、复印功能于一身的智能打印机，当然更少不了一盆新鲜栽培的绿色植物为办公环境增添一抹生机。办公环境的优化升级为秘书带来了简洁、舒适的办公体验，自然也间接的提高了秘书的工作效率。二、办公方式的转变办公室自动化使秘书办公方式发生了重大变化。其主要表现在两个方面，其一：工作方式的转变。在自动化水平先进的办公室里，秘书人员执行任务时无须再离开工作岗位，只需要一台智能电脑便可轻松完成几乎全部的办公流程。点击鼠标操纵计算机、发出相应的指令，就可从事各种各样的办公活动。浏览资料书信、编制计划日程、撰写公文、收发邮件、发布通知等等的工作事物皆可通过现代的办公设备替代人力完成。繁多的纸张被一台简易清晰的显示屏所取代，圆珠笔被方便识别、敲击的键盘所取代，大量的抄写和复写工作被一台多功能的打印机取而代之，繁琐的校对工作被功能不断升级的办公软件中自带的审阅功能所取代。此外，新型办公设备的应用更是最大限度的颠覆了传统的办公方式，提高了办公的效率。例如口述装置和誊写装置的使用，在一定的单位时间内，显著提高了信息转换的速度，扩大输入输出的容量，省却了费时的人工抄写；电视会议系统的安装，打破了空间地域的局限，使得秘书不出差即可召开地区性或更大范围的会议、商洽事务等等。由此可知，这些办公自动化带来的新功能，使秘书人员纯手工操作的成份大大降低，而逐步向人机交互的办公方式进行转换，节省了秘书在领导、同事与部门之间的穿梭的耗时，工作效率显著提高。其二，居家办公模式的出现。由于高新技术设备的特殊需要，办公条件明显改善，单间小办公室受到重视。特别是计算机及通讯的普及，使传统的许多人集中办公的方式受到了一定程度的挑战，居家办公的方式成为可能。在工业化国家，“居家办公”在一些地方已开始试行。机关、公司的工作人员不必每天上班，而是坐在家里通过现代化办公手段在家中为机关、公司处理公务。这就使得秘书人员减少了应付交通、应付上下班作息时间以及人际关系的压力，还可兼顾家务，减少请假人次，提高工作效率。同时，居家办公使秘书人员在支配时间方面有了更大的自由度，更有利于实行弹性工作制。据有关专家预测，随着现代化进程的加快，今后居家办公的人数将急剧增加。三、办公效率的加快办公速度提升。这是办公自动化带来的最显著的特征。办公现代化技术，是人们在处理公务过程中掌握时间、控制时间和利用时间最理想的伙伴。如传统查找文件的方法，秘书先要查看收文目录本，再根据出处，查找文件的卷宗，最后取出。这一过程无疑将耗费大量的时间和精力。但如果运用办公自动化系统，秘书只要利用电脑中的文件检索功能，输入查找的关键词，点击搜索，即刻就可以找到文件，并可在显示器上查看文件内容。再比如，传统的文件撰写方式大多是手写而成，经过多次的校对修改，最后抄写为最终版本，这一过程的时间大大浪费在了书写、人工校对、复写的环节上。而如今，秘书只要掌握一定的输入法便可通过简单的敲击键盘输出想要的字词句子，就此一个细节而言，便显著提升了撰写的效率。完成公文后，秘书还可以通过电脑软件的检索校对功能，利用计算机检索的智能、精确的特点来修改文稿中的错别字及用词不当等问题。有效避免了由于人工校对的引起的疏漏问题。秘书人员用于手工操作的工作减少、节省了大量时间，由此办公效率得以提高。四、办公费用的减少办公自动化可节省办公费用，提高经济效益。办公自动化的另一大特点，是它具有存储大量信息的功能，并由此大大降低了能源、资金的消耗。传统的文件记录方式主要依靠纸张作为记录存档媒介，每年国家需要砍伐大量珍贵木材作为造纸的原材料，其成本之高和所耗费材料的数量之大不言而喻。随着新兴技术的飞速发展，如今外部存储设备U盘、甚至不需要任何额外设备，只需要借助网络就可以存贮信息的云盘正当其道，这些新型存储设备不仅节省了办公开支，更有效的将大量复杂的信息分门别类记录存档，便于长久保存。3.2秘书职业素质的新提升飞速发展的网络技术为秘书工作提供了新的现代化办公手段，一些先进的设备和技术如电子计算机、激光打印机、图文扫描仪、复印机、智能电话机、电子排版轻印刷系统、光盘文档存取系统，以及数据传输网络和办公自动化软件等新兴事物，在日常的办公管理工作中得到逐步推广和运用，为办公自动化开辟了广阔的前景。在这种新的形式下，不管是经验丰富的老秘书还是刚入行的新秘书都需要与时俱进，学习、掌握相关的现代化办公设备的使用和网络办公的技能，不断更新知识贮备，根据时代的需要强化技能。一、现代化办公设备的使用1、计算机微型电子计算机的普及，促使了现代信息技术尤其是办公自动化设备的应用和发展，让其在事物处理、数据库、局域网、通信、图像识别、人工智能专家系统、汉字信息处理系统等方面的表现更为突出。许多职能部门根据各自的条件，实施了计算机管理，为建立办公管理现代化的网络系统创造了有利条件。因此，对于一个合格的现代秘书，一方面应当熟练使用计算机系统界面，并利用其功能从事常用软件安装、硬件安装、文字处理、维护网络管理等工作。例如，掌握Windows操作系统：首先应学会使用Windows操作系统，包括启动和退出、打开菜单、窗口操作、工具栏操作、对话框操作、建立快捷方式、剪贴板的操作、资源管理器的启动、资源管理器的窗口操作、复制和移动对象、删除对象、重命名对象、我的电脑、回收站、创建对象磁盘管理；另一方面，还应当能够掌握一些基本的电脑维护技能。例如：定期查杀病毒，防止病毒侵袭、消除病毒隐患，及时清理垃圾文件，保持电脑的快速运行等等。2、其它办公设备复印机。市面上的多功能复印机可以放大、缩小、调整浓淡，处理色彩。秘书日常事务中有很多书面文件需要处理加工，因此要熟练操作该项仪器。第一步，在使用前需要对机器进行短暂的预热，以便唤醒机身的各项功能。之后，检查原稿，最好选择对比度较高的复印材料。需要特别强调的是，材料上不要有书钉、大头针等硬物。然后，整理材料，放置原稿，设定复印份数及复印颜色。最后点击“复印”按键即可。扫描仪。这是一种计算机外部仪器设备，通过捕获图像并将之转换成计算机可以显示、编辑、存储和输出的数字化输入设备。扫描仪的扫描对象主要为照片、文本页面、图纸、美术图画、照相底片等。我们可以利用电脑开始界面中的控制面板里面的扫描仪和照相机向导来逐步完成文件扫描任务。投影仪。投影仪只是作为大屏幕显示的一个工具，将电脑的视频信号或者其他视频信号如实物展示或者电视、DVD等视频信号投射到屏幕上，屏幕可以选择幕布，也可以配合交互式电子白板实现与电脑的互动。在使用投影仪前，应仔细阅读使用说明书，了解其性能特点后再按照相应的步骤进行操作，首先，接通电源，之后，对投影仪光学系统各光学部件包括光源灯泡、反射镜聚光镜以及放射境头相对位置进行调整，使整个光学部件的光心都能正确地位于光轴上。最后，将投影片置于投影台的玻璃上，并旋动镜头调教旋钮进行调焦，调至到幕面影像清晰为止，便可根据需要进行放映。此外，还有碎纸机、光学符号阅读器、缩微机、录像机、电报传真机、自动盖章机、自动装订机等现代办公设备的使用，同样需要新一代秘书人员在工作中不断学习和摸索，以适应现代化办公环境的需要。二、网络办公软件的使用电脑是现代办公室中最主要的办公设备，因此对于秘书来说，要想使电脑充分发挥作用，就必须掌握常规办公软件的使用方法。常用的办公软件有如下几项：Word文档，主要用于文字处理和文档编辑、制作。例如在书写信函、撰写公文、拟定报告、制定商业合同时，大多可使用Word文档进行编辑。Excel表格，主要用于表格处理和数据分析。例如在进行财务、预算、统计、数据汇总等计算繁重的数学工作时，可使用Excel软件完成相应工作。PPT演示文稿，主要用于创建演示文稿。例如，制作投影片、幻灯片、演示文稿等。Access数据库，其主要功能可用于数据分析与软件开发。例如，Access有强大的数据处理、统计分析能力，利用access的查询功能，便可进行各类汇总或平均等的统计。三、灵活的网络办公技能计算机与网络是相辅相成的科学技术，因此，作为秘书不仅要会使用现代化办公设备，还要熟练地运用网络进行办公，利用网络进行信息的搜集、整理、加工、提炼等。1、使用搜索引擎InternetExplorer用于浏览网页，秘书人员只需在地址栏里输人网址便可直达相应的网站。如输人http://www.baiducom.便可进人著名的搜索引擎“百度”，在其搜索框中输人要搜寻内容的关键词便可找到想要访问的网站。在网页中，还可以单击相应的链接转入其他相关网页或直接下载文件，单击“文件”菜单中的“另存为”命令保存网页，或者选中网页中的内容然后复制到其他应用程序中等等。学习互联网的基本使用方法，有助于秘书人员快速掌握、了解各类最新信息、搜索服务商、体验到网络综合信息的便利服务，以及专业分类信息服务商等2、学习收发电子邮件网络电子邮件是办公自动化系统传输信息的主要手段和途径。电子邮件已经成为互联网上最重要的信息服务方式，它为世界各地的互联网用户提供了一种极为快速，简单和经济的通讯和交换信息的方法。例如OutlookExpress软件，其主要功能便是用于收发电子邮件,需要注意的是，在使用前用户需要自行设置好收发信件的服务器、邮箱账号和密码。进入操作界面后，点击“新邮件”按钮则可创建新的邮件，输人收信人地址、主题和信件内容及附件后点击“发送”按钮即可将邮件存放到“发件箱”中，联网后点击“发送/接收”按钮就可以收发邮件了。网上收发邮件的方法基本上大同小异，不需要进行什么设置，不过第一步骤都需要申请登记，且大都须在线使用。掌握网络视频会议设置与使用方法网络视频会议系统是一款基于网络的多媒体通信系统，支持多人视频会议、视频通讯、多人语音、屏幕共享、动态PPT演讲、文字交流、短信留言、电子白板、多人桌面共享、文件传输等功能。其已广泛应用到实际工作中，当代秘书要会设置视频会议软件及掌握设备的连接方法。学习掌握一款聊天工具软件使用网络有许多即时通讯工具，像大陆腾讯的QQ、美国微软的MSN等，其一对一或一对多的在线聊天方式以及所提供的视频对话框，让双方可以通过打字的方式进行在线交流；也可以利用摄像头、麦克风和耳塞进行语音或视频对话。拿QQ举例，在使用前只需要申请一个QQ账号就可以和其他QQ用户进行交流，如即时信息收发、寻呼、聊天、手机短讯和传输文件等。综上所述，办公自动化设备进入秘书办公领域后，各机关、单位的领导和秘书部门的负责人都应通过各种途径和方法，加强办公自动化设备操作的培训，使秘书成为熟练操作办公自动化先进设备的复合型人才。3.3秘书服务意识的加强秘书的服务意识是贯穿其职业生涯的重要素质。作为一名称职的秘书，不仅要有较强的工作能力，更应具备积极、乐观的心态和全心全意为领导、群众服务的意识，这样才能正确地把握秘书角色的定位，从而建立良好的人际关系、提高工作质量以及实现秘书职业发展的更高目标。所以加强秘书的服务意识有助于改变秘书自身的思想意识，从而更好的投入工作中去。然而，提升秘书的服务意识的首要任务便是明确秘书工作的服务对象，只有在了解了服务对象后，才能更加明确的、有针对性的开展相关的工作事务。一、秘书服务的对象1．为领导工作服务为领导服务，辅助领导实行管理，是秘书办理事务的根本目的。所谓“领导”，首先是指本级领导（包括本部门的主要负责人、私人秘书的雇主），这是秘书服务的主要对象，设置秘书部门的直接目的就是为他们的工作服务。其次，指上级领导机关，因为秘书部门在信息反馈、文件往来、来人接待等方面，也要对上级机关以及它的领导或其他人员提供服务。因此，要想成为领导的得力的参谋和助手，首先必须尊重领导，处理好与领导的关系。要做到了解领导，有的放矢。第一点，秘书在工作中应该努力了解领导的工作思路、工作习惯、工作方法等。秘书了解领导的工作思路是发挥秘书辅助作用的基础，只有在这个基础上，秘书才会设身处地的想领导之想，急领导之急，才能使自己与领导的目标一致，言行合拍、配合默契，最终有效的发挥辅助作用。第二点，了解领导的工作习惯于方法，秘书才能适当的为领导安排工作日程、选择合适的办公时间、场合等。第三点，了解领导的性格，这样做的目的是为了让秘书使用领导的性情，便于密切配合领导的工作。秘书的辅助地位决定秘书必须适应领导的个性，只有这样，才能与领导和睦相处、共同做好工作。其次要为领导服务，站在领导的角度和高度来思考和处理各种问题；按照惯例提前做好工作准备，协助领导运筹谋划，制定决策，检查决策落实，综合协调各种关系；既要为领导的阔步前进披荆斩棘，又要为领导的前进排忧解难。清醒地认识自己的工作职责，不得越权行事。无论常规工作，还是领导直接交办的任务，都应该准确领会领导的意图，多请示，多汇报，并且在一些工作的处理上能够具备一定的主动性、创造性，提出具有建设性的合理建议，辅助领导做好工作。同时，还应全面、及时地了解各组织其他领导部门的动态和情况，根据各职能部门的需要，适时提供有针对性的服务。自始至终全面发挥综合辅助作用。2.为各部门和所辖地区及下级单位服务“部门”指本级机关的各职能部门。秘书部门在信息、资料、文书、档案、会务、机关后勤保障等项工作中应该为整个机关提供服务。为各部门服务就是为整个机关服务，也是间接地为领导工作服务，因此这是秘书部门的分内之事。“所辖地区”是对各级党政机关秘书部门而言的，国务院办公厅要为各省、自治区、直辖市服务，省政府办公厅要为各市、县服务。在信息、文书、接待等工作以及对下级秘书机构的业务指导等方面，这种对下服务的工作占有一定的比重。“下级单位”主要指企事业单位。企业集团公司秘书部门要为各子公司服务，省教育厅的秘书部门要为各省属高校服务，而高校的校长办公室要为各院、系的工作服务。3．为人民群众服务为人民服务是我们一切工作的根本宗旨，因此为领导服务、为各部门和下级单位服务等等从根本上来说也是为人民服务。这里之所以要把“为人民群众服务”单列出来，就是强调直接为作为个体的民众服务。在基层组织或企事业单位，秘书部门经常要直接为公民或员工个人服务；在上层机关，秘书部门也会在信访接待、投诉受理等项工作中直接面对群众。秘书人员对人民群众应该满腔热情，要想群众所想、急群众所急，高效率地解决他们的问题，只有这样才能得到人民群众的信任和支持。所以秘书必须把服务作为重要的基本职能之一，充分认识和理解服务的伟大崇高，自觉地树立角色意识，甘愿在工作事务中做绿叶，真诚热爱这个岗位，把自己全部的热情和精力投入到服务活动中，必须在思想上确立全心全意做好三个服务的宗旨，这样才能圆满地完成各项常规工作。二、加强服务意识的意义明确秘书的服务对象，提升秘书的服务意识，一方面有利于强调秘书工作的服务性质，秘书办理事务其实就是服务，秘书工作的重要原则之一便是服务性原则。因此，秘书在工作态度上必须强化服务意识，勤勤恳恳，任劳任怨，做好本职工作：在工作内容上，要事无巨细，为领导和群众考虑；在工作方式上，要充分发挥主动性、创造性，努力提高服务质量和服务水平。另一方面是强调秘书工作服务对象的广泛性，明确服务对象除“顶头上司”外，还有各部门、下级单位和广大人民群众。我们应该清楚的明白，虽然为领导工作服务在服务对象中是第一位的，但由于设立秘书机构的目的就是为本机关领导工作提供服务，因此秘书工作为本级领导服务是无需强调的，而为各部门、为下级单位和人民群众服务则容易被忽视。“门难进，脸难看，话难听，事难办”的官僚主义作风之所以存在，跟秘书人员不明确自己服务对象是“三服务”而不仅仅是“一服务”（为领导工作服务）有关。因此，秘书工作者必须再次完善对服务对象的认知和理解，除了协助领导办理事务，还要提升职业素养，建立为其他部门、下级部门和人民群众的服务意识。摒弃“看人下菜碟”的职业陋习，培养全面为人民服务意识和乐于吃苦、甘于奉献的敬业精神。热爱自己的本职工作，树立实事求是、一丝不苟的工作作风，并不断的学习和提升自身的职业素质，只有这样才能成为一名优秀的秘书工作者。4网络发展对秘书工作的消极影响及应对措施4.1对信息保密的影响网络信息技术的发展提高了秘书的办公效率，加强了秘书的职业素养，为秘书工作带来了极大的便利。但与此同时，网络的快速发展也不可避免的为秘书工作带来了诸多问题，例如信息泄露、文档丢失、公文处理不当等等。因此，我们需要充分了解网络办公的特性，认识不良问题产生的原因及危害，积极采取有效措施，保证秘书办公的顺利开展。网络的发展使信息工作的保密性降低。现代网络规模的扩大和办公自动化应用水平的提高使得数据共享便得轻而易举，小到个人网络大到国家乃至整个世界的网络，如今都被紧密联系在了一起，这就导致信息泄密问题的程度愈演愈烈，秘书工作中信息保密现状令人堪忧。仔细分析问题的产生原因，主要表现在以下几个方面：一、办公设备的原因1、电磁辐射泄密。现代办公设备最突出的特征便是通过电磁信号的传递进行文字处理、信息查询和贮存。因此在使用过程中设备会产生各种信息，并且通过电磁辐射暴露在空中，这在一定程度上给予了某些别有用心之人可乘之机，他们采用一些相应的接收设备便可以接收到办公设备产生的辐射在空中的有用信息，从而导致了信息的泄密现象。2、窃密装置泄密。目前，多数功能强大的复印机、打印机、扫描仪等设备仍还依靠进口，这些设备在出厂时有的已经被非法安装了窃密装置，使用这些设备时，窃密装置会自动将办公设备工作时处理的信息转换为电子信号发射出去，从而造成泄密。如，复印机能够让窃秘者不用抄写或带走文件就能很快享有文件的复印件，甚至有的复印机具有记忆功能，不用复稿，即能把以前复印过的文件，再次复印出来，这无疑给纸质文件信息的流通与传递带来更大的泄密危险。3、存储功能泄密。新型打印机、复印机、传真机等设备，大部分都内置了存储器，有的也可以直接联接互联网。这些设备在工作中，会将处理过的信息存储在临时存储器中，在维护、维修时，有可能被外部维修人员提取存储器内的信息，使得秘密信息外泄。应对措施：首先，选择质量过关、过硬的办公设备是做好办公设备保密的基础、关键所在。选择设备时，应侧重安全、实用，不可盲目重洋内外、只追求外官新颖等等，尽量选用国产的设备，选用功能结构熟悉、简捷，经过安全认证的产品。不轻易接受他人赠送的信息设备，严格把好设备选型、购置这一关。其次，在办公设备运行中要利用好现有的防泄漏技术，如低辐射技术、电磁屏蔽技术、电磁干扰、信息加密等。有效防止秘密信息的泄露，确保办公设备在充分发挥其功能的前提下，安全保密使用。最后，要注重设备的日常督导检查，要长期经常性的对办公设备实施检查与监测，对办公设备的使用、维修、报废等缓解实施全过程的监督和管理，逐一排查各个环节的安全隐患;要做到及时发现问题，填补漏洞，消除隐患，对安全保密隐患严重的设备或系统，要立即停用，限期整改。二、人为因素的影响由于企事业单位在岗前培训时没有做足安全保密宣传教育的工作，因此可能会导致一些工作人员对办公设备的安全操作、保密管理工作的重要性认识不足，缺乏思想警觉，往往因保密意识淡薄而造成泄密。使用人员使用设备时大多追求快速、简洁、高效的性能，对于办公设备仅仅停留在会操作使用的程度，相关安全维护的技术知识掌握甚微。因此，可能在工作人员毫不知情的情况下便使得办公设备在使用上产生巨大的泄密隐患。例如，在设备产生安全漏洞的情况下就有可能遭受网络黑客的恶意攻击，黑客利用手段，攻克企业的重重防护，进入企业内部，窃取大量机密信息。这种攻击是信息保密所面临的重大威胁。这种恶意攻击细分为两种，主动攻击和被动攻击两种。主动攻击是以各种方式有选择地破坏信息的有效性和完整性;被动攻击是在不影响网络正常工作的情况下,进行截获、窃取、破译以获得重要机密信息。但无论哪种攻击都会对办公设备，尤其是计算机网络造成极大的危害，造成数据丢失或系统瘫痪，并导致机密信息的泄露。给企业乃至国家带来巨大的经济损失。应对措施：第一点，面对这一严峻的现实,企业则应加强信息安全的宣传教育。要把增强保密意识，普及保密知识，作为加强办公设备保密管理工作的重要环节来抓。向全体工作人员大力普及办公设备安全操作、保密管理的知识，与时俱进，将保密教育与高科技知识学习紧密结合起来，切实在增长知识、强化意识、提高技能上下功夫。第二点，秘书人员要从自身做起增强保密意识,切实落实相关的规章制度做好保密工作，而且还要运用具体的保密措施来防止机密信息的泄露、丢失。例如，设置用户账号密码，加强密码的安全系数。用户账号包括系统登录账户、电子邮箱账号、支付宝账号、网上银行账号等等账号。账号和密码的设置单一、简单便给黑客攻击网络系统带来了可乘之机。因此，工作人员应对种种账户和密码采用字母与数字、特殊字符的复杂化的组合，尽量设置较长的密码，避免设置相同的账户或密码。除此之外，秘书在处理常规工作与机密事物时应做到有所区别。虽然网络使秘书工作中的信息处理环节更加快捷、高效，但网络环境隐藏着很多不确定的安全隐患，稍不留神便有可能使得信息被盗、丢失。因此，秘书在开展信息工作时大可将现代信息技术与传统工作手段相结合。在处理一般性、常规事物时可利用网络如电子邮件、MSN、QQ等网络工具进行传递。而一些涉及机密信息的工作便可以传统的信息传递手段为主，在存储信息、建立电子文档的同时建立相应的纸质文档,并要妥善采取防泄密措施,如设置文件加密、数字签名、安装警报器,提高文件及信息数据的安全保密性,防止秘密数据被外部窃取、侦听或破坏。4.2对档案存贮的影响电子信息技术发展至今，办公自动化程度愈发成熟，使用电子文件的形式存储文件已经是习以为常。这种方式既节约了办公成本又给档案归档及查询带来很大的便利性，但殊不知网络办公环境下也会对档案存贮带来或多或少的麻烦。主要表现在一下几个方面：第一，档案是社会发展的历史记录，是历史的真迹，具有原生性、唯一性，但各种新型办公设备使档案能轻易地被复制、修改、增减，且过程不露痕迹，难以被发现察觉，这无疑有悖于档案的原始特性，并给存档、归档工作带来极大隐患。第二，电子档案以各种格式保存于计算机中，其保存和使用是借助于计算机软件和硬件平台的支持下实现的，电子档案信息内容的存、取需借助于计算机的编码、解码技术，离开了计算机系统这一媒介，电子档案无法为人所识读，也就达不到档案被人查阅利用的目的，失去了档案工作的意义与最终目标。而且，计算机信息系统本身仅仅是一个智能的机器,容易受到自然灾害、恶劣环境及电脑病毒的破坏影响。目前，大部分计算机空间都没有设置防震、防火、防水、避雷、防电磁泄漏等措施,抵御自然灾害和意外事故的能力较差。万一遭遇险情，计算机出现问题无法修复的话，所有的电子存档就将不复存在。第三，计算机病毒的给档案存储带来的破坏更是不容小视，计算机病毒主要通过软盘、硬盘、光盘和网络传播。计算机病毒运行后轻则可能降低系统工作效率,重则可能损坏文件,甚至删除文件,使数据丢失,破坏系统硬件,造成各种难以预料的后果。应对措施：第一，使用最新研发的文档保护软件，这些有针对性的保护软件主要面向组件的异种环境软件平台，基于终端系统对操作人员的各种操作行为设置相应的监管策电子文档略、对于各类（涉密）电子文档进行相应的安全保障。它以全面数据文件安全策略、加解密技术与强制访问控制有机结合为设计思想，对信息媒介上的各种数据资产，实施不同安全等级的控制，可以有效杜绝机密信息泄漏和窃取事件。第二，采取多种存档方式。随着科技的发展进步存档媒介由传统的纸张到软盘、光盘、U盘，再到现如今的网盘，又称网络U盘（由互联网公司推出的在线存储服务，向用户提供文件的存储、访问、备份、共享等文件管理等功能。）等等。层出不穷的存储设备各显神通，为电子存档工作带来的意想不到的惊喜。网盘的诞生，使人们告别外界存储设备的时代，只要计算机连接网络便可打开网盘轻松上传和下载文件，其传输速度快，空间无限，安全性高，功能较全，不需要随身携带，更不怕丢失。这样不仅省却了因购买外部存储设备而带来的花销，更重要的是有效避免了因外界设备遗失或受损而导致的文档的丢失。第三，安装防火墙和杀毒软件。网络防火墙技术是一种用来加强网络之间访问控制,防止外部网络用户以非法手段进入内部网络,访问内部网络资源,保护内部网络操作环境的特殊网络互联设备。杀毒软件是用于消除电脑病毒、特洛伊木马和恶意软件等计算机威胁的一类软件。它是集查毒、杀毒、防毒、数据恢复于一身的防御软件。每次浏览网页过后，我们都应该对电脑进行一次彻底的查毒、杀毒过程，因为我们在平时办公时经常浏览不同的网站，或许不经意就访问了未知存有风险的网站，从而致使电脑感染上电脑病毒；又或许当我们轻易的下载了来路不明的文件或者程序，在下载的过程中就很可能连同下载了隐藏病毒的文件。这些不经意的操作都有可能让电脑中毒。因此，我们在平日办公时应着重下意识注意上述情况的发生，定期查杀病毒，提升计算机安全系数，保护各类文件不受病毒侵害。4.3对公文处理的影响一般来说，收文处理应该包括签收、登记、分送、拟办、承办、催办、归档等环节，随着网络的发展，一个邮件可同时发送给多个单位，收文中的签收、登记、分送环节就被忽略了，公文的收文处理过程不完备，极大地损坏了公文的严肃性和准确性。发文处理应遵循拟稿、核稿、签发、编号、校对、用印、登记、分发、存档程序，但随着办公设备和软件的介入，用印、登记工作被省略了，又由于不同单位的计算机使用不同的操作版本，收文单位没有接收的文件所要求的软件环境，将可能导致公文格式混乱的情况发生。应对措施：为了保证公文处理的规范性，首先，要对本单位的文书部门或业务部门的文书处理工作的各个环节进行认真的指导和严格的监督。其次，应制定相应的公文处理工作制度、条例，明文规定纸质公文和电子公文的发布、管理、归档条例。在电子文档的收集方面，应在收集积累的过程中制成拷贝品或制成缩微品，以免系统发生意外情况时文件丢失，或非正常改动。在存贮环节，对于不同类型的电子文件，存储载体和记录信息的标准、压缩方法不同，应分别采取合适各类电子文件通用存储的格式，以保证电子文件的完整性。例如，文字型电子文件以XLM、TXT、RTF为通用格式，扫描型电子文件多以JPEG、TIFF为通用格式，视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式等等。对于电子公文的登记工作来说，每份电子文件均应在《电子文件登记表》中进行严格的规范，电子文件登记表应与电子文件同时保存。用载体传递的电子文件，也要按规定登记、签署、对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续惊醒，并存有备份件，防止出现差错。5如何合理利用网络为秘书工作服务现代社会是信息社会，21世纪最宝贵的便是信息，信息已成为了各个领域竞争的核心和焦点，而网络则变为了最便捷的信息传播工具。为了充分利用互联网和计算机技术，作为一名合格秘书，我们应该努力使自己适应网络社会的需要，全面提升自己的信息素养，建立高效能的办公信息系统，做好领导的参谋和助手。5.1提升信息素养科学决策和有效管理必定建立在准确、全面的信息基础之上。秘书机构处于信息中心地位，要完成好上下沟通、左右平衡协调等辅助管理任务，很大部分是依靠“处理信息”完成的。因此，要想成为一名出色的秘书工作者首先要正确理解信息的概念、明确信息工作的重要意义，进而全面提升自身的信息素养。信息有广义和狭义之分。广义的信息指为人们感知的事物的状态、特征、联系和变化，以及直接或间接反映、描述它们的符号和信号。例如，乌云密布是大雨即将来临的信息，公鸡打鸣是天快亮的信息等等。因此，广义范围上的信息普遍存在于自然界、人类社会和人们思维的过程。狭义的信息指接受者原先不知道的、有用的信息，人们通常所说的“信息量”，指得就是这种新而有用的信息含量。需要注意的是，狭义上的信息是一个相对概念，因为接受者的情况不同，对一个接受者来说是新而有用的，对另一位接受者来说可能早已知道或毫无价值。然而，秘书机构信息工作对象，主要是指狭义的信息，即对领导和本单位相关工作来说一切新而有用的信息。但上文讲到狭义的信息是一个相对概念，因此，一份信息可能对这个部门的领导没有太大意义，但对另一部门领导却意义重大。所以，不可将秘书机构信息工作的对象范围限制太窄。做好信息工作就是为满足信息使用者或利用者的需要而进行的信息处理和传递活动。秘书机构在单位中处于信息中心的地位，现代科学决策和管理必须建立在准确、全面的信息基础上，因此信息工作便成为了秘书工作的一大重点，而满足、切合领导的需求则成为了秘书工作的核心任务。因此，作为新时代下合格的秘书工作者必须具备信息观念、信息意识、信息能力、信息知识、信息道德这五大信息素养。信息观念是指，秘书工作人员对信息的接受和理解，它位于信息素养中的主导地位，它会间接影响秘书对信息工作的认知和理解；信息意识则是指秘书人员对信息工作的敏感度，这关系到在面对有价值的信息时，秘书人员能否敏锐的察觉意识到，并切实的与自身的工作情况联系起来，从而更好的开展秘书工作。信息能力是指秘书人员在从事秘书工作实践活动中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力，集中表现在信息的运用上，为领导决策提供及时、准确、完整、连续、针对和有效的信息；信息知识、信息道德则分别代指秘书人员对信息基本常识的了解，例如对各种秘书工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识的掌握等等；秘书人员在获取和使用信息过程中，应遵循一定的伦理规范，例如不得危害社会或侵犯他人的合法权益，能自觉保护他人的知识产权、隐私权等。出色的完成信息工作，第一，有利于为领导决策提供全面可靠的信息依据。当今社会任何正确、合理的决策都不能仅仅凭借领导的一己之见和经验，而必须建立在充分而全面的信息基础上。领导的决策包括两个方面：一是制定方针政策、行政法规、重大商务决策的需要；二是解决实际问题的需要，例如对某些经验的宣传和推广或处理某些问题时所采取的措施等等。因此，正确、有效的信息是决策的基础，也是一个单位生存发展的保障。一个单位管理是否有效，关键在于信息反馈是否及时、准确、有力，准确的信息为领导的正确决策提供了依据。第二，有利于为领导日常工作提供有效的信息咨询。面对信息化、网络化的工作环境，当代秘书必须成为一个小咨询家。凡是领导交办的事务其中所需的各种咨询信息，秘书都要及时检索到、查找到。例如秘书办公桌周边应常备有交通班次的路线和最新时刻表、常用的电话号码、传真号码、邮编、名片夹、资料盒等等。这些常用的“案头必备”不仅是秘书自身工作的需要，更是为领导提供日常咨询的需要。第三，有利于为秘书的其他工作做好保障。秘书的信息工作除了服务于领导的决策和日常管理外，还是做好秘书其他工作的重要保障。例如，秘书要经常起草各种文件和材料，这些内容必须依赖于平时的信息积累，而写作过程实际上就是信息处理加工的过程；再比如，秘书机构要做好上下沟通联络、左右平衡协调工作，必须熟悉沟通、协调对象的具体情况，才能做到有的放矢，这一过程显然也离不开信息。综上所述，在网络时代的推动下，现代秘书所具备的信息素养的高低，直接关系到为领导决策服务水平的高低，其重要意义不言而喻。因此，秘书工作者应该以宽广的胸襟、广博的知识、开放的视野关注世界局势的动态、变化，提升自身信息素质，不断与时俱进，为管理决策者提供更全面、准确、有价值的信息支持。5.2提高网络信息处理能力秘书工作者除了要具备良好的信息素养外，还应不断丰富更新自己的网络知识、提高自身的网络信息处理能力。不仅要充分利用好组织内部的信息网络，还要及时、准确、完整地从外部网络上获取所需的信息。面对纷扰杂乱的网络信息空间，垃圾信息、干扰信息、有效信息等等鱼龙混杂的信息充斥着整个网络。因此，在收集信息时，对待信息的选择、甄别就显得是尤其重要了。一名合格的秘书工作者，在面对复杂的信息环境中，应该学会对网络信息进行合理有效的筛选和分类，剔除过时的、虚假的、重复的或者对本单位意义不大的信息，从而达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的；学会准确无误地识别、理解所遇到信息的含义，正确判断所搜集到信息的价值与意义，全面把握所获信息对领导决策和自身工作产生的影响。5.3普及办公自动化网络的高速发展也带动了办公自动化系统的进步，如今办公现代化、自动化已成为了秘书的主要办公方式。现代秘书利用计算机以及一系列现代化的办公设备和通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储，使用信息，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的，即所谓的办公自动化。办公自动化系统可以有效地提高秘书的工作效率，简化办公过程，及时、快捷的接受或发送信息。由此可知，提高网络技能，掌握OA办公自动化软件，普及网络办公，走办公自动化道路，最终实现无纸办公。这也将成为现代秘书的必备的素质之一。在无纸化办公环境中，计算机、应用软件、通信网络是三个最基本的要素。随着网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，办公自动化技术己进入到新的发展时期，发挥出越来越重要的价值和作用。通过数据通讯网，在计算机间进行程序管理、人事管理、财务统计、报表处理等。这些常用的办公事务处理可作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用，实现数据共享，以提高办公事务处理的效率。此外，秘书要在网络环境下熟悉各种经济和商业的模式及运作，拓宽知识面，增强技能，掌握更多的信息和技术，逐步了解网络传媒、网络商业服务甚至是网络金融等方面的知识，为企业今后的发展作出更大的努力

6网络环境下完善秘书的职业素质6.1培养创新意识秘书在企业管理中起着非常重要的作用:他们是上级领导的助手,是上司下达命令的重要执行人员,是整个部门对内对外联系的桥梁,是一个承上启下的关键枢纽。为了让本部门的工作有规律、有组织地正常运转,并且做到各个环节高效、合理运行,企业秘书必须做足大量细致的基础性工作。与此同时，作为企业管理的主要践行者,秘书还应具备一定的创新观念,创新管理方法,打破长期无活力、无动力的工作局面，以适应社会高速发展的需要,从而把工作做得更完善。一、秘书创新能力的内涵秘书人员的创新能力，是指秘书人员创造性地贯彻领导意图，为领导工作提供最佳服务的能力。它是由创新意识、创新思维等多种因素综合而成的，主要表现在以下几个方面：一是勇于否定旧思想、旧事物的批判能力，随着时代的变迁，陈旧的秘书理论可能限制了秘书工作的发展，所以不应使其成为秘书工作前进的羁绊；二是敏于认同新思想、新事物的接受能力，及时发现新观念、新事物所蕴含的巨大价值，并将其融入秘书工作之中；三是善于独立思考的思维能力，凡事经过自己头脑的考虑，不盲目依赖他人；四是长于综合各种信息的综合能力，通过对信息的重组，在信息之间建立新的联系，找出新方法，得出新结论；五是乐于探索未知领域的预测能力，努力适应形势的发展变化，掌握工作的主动权；六是巧于处置突发事件的应变能力，能够沉着面对、冷静处理复杂情况。二、创新型秘书人才培养的途径因此，要想培养一定的创新意识首先要对秘书创新思维的特质进行了较为深入的了解。要想实现思维创新的飞跃，必须进行精神升华、观念更新、知识储备、经验拓展和对具体方法的掌握。还应结合秘书工作的内在规律，进一步了解创造性思维对于秘书的重要性，把握秘书创造性思维的求新性、超前性、整体性、多向性、跨越性和综合性等六个特征，秘书在工作实践中要结合理论知识有意识的培养和提高创造性思维能力。第一,熟悉业务,打好创新基础。秘书要热爱本职工作,有高度的责任心,熟悉自己的职责范围,什么时间应该做什么、该怎样做要做到心中有数,合理安排。只有在把握全盘工作的基础上,才能创新。第二,明确目的,端正创新指向。秘书要明确工作创新并不是单纯的为了创新而创新,而是以创新来提高服务和管理水平。秘书的工作宗旨就是一切为了领导、人民服务。在服务中,秘书要充分发挥智慧,在提供优质服务的前提下,对一些问题进行综合分析,提出新的好的工作策略。在管理中,秘书要加强自身修养,理论上努力学习秘书学基本知识,实践中要有较强的统筹管理能力和协调能力,加强计算机网络等现代化管理手段的学习,以不断提高管理水平。第三,搞好试点,进行创新尝试。秘书工作的创新并不是对以往工作的全盘否定,而是在总结工作的基础上,对好的经验和传统要继承,对影响工作效率的方法提出改进措施,从整个工作流程中选取工作的一部分进行实验创新,如果新的举措既能提高效率又能提高质量,再随之推广到其它层面,这样就会使工作既科学合理,又有新的亮点。6.2完善知识结构秘书人员的知识结构，就像某些其它多边性行业、学科的知识结构一样，具有多层次的特点。秘书工作的涉及面广范，例如文稿撰写、会务服务、参谋咨询、信访事物等等，头绪繁多、复杂，因此，这更加需要秘书具备与之相应的多层次的知识结构。秘书，是企业管理者的重要组成部分，在企业中，它扮演着上传下达、下表上达、辅助领导决策、协调各部门工作的多重重要角色。由此可知，秘书的工作内容也是一项涉及范围广泛、头绪繁多、复杂的综合管理工作，例如会务安排、信访接待、参谋咨询等等，方方面面都有所涉及。因此，秘书特殊的工作地位和繁杂的工作内容决定了秘书在知识结构储备上必须是一个“通才”和“杂家”。换言之，秘书人员需要具备与之相应的多层次的知识结构。何为“通才”和“杂家”呢？大体就是指在横向上，秘书人员应具备广博的知识面；在纵向上，秘书人员应掌握较为深入的知识层次。因此，专一与广博的结合便形成了秘书知识结构的一大特点。一名优秀的秘书工作者，在掌握知识的基础上，应该建立科学合理的知识结构，让所掌握的知识在深度和广度上形成最佳的排列组合，使其以整体的形式发挥出最理想的作用。首先，需要注意的是，秘书在建立科学合理的知识结构体系时应遵循适应性、比例性、动态性这三项原则。适应性原则主要表现在两个方面，第一，是指秘书的知识结构应与岗位职责相适应；第二，是指秘书的知识结构应与秘书所在组织的业务特点相适应。比例性原则是指各种知识在秘书工作中所使用的频率从而确定其在秘书知识