芜湖左岸生活业主委员会工作规则

芜湖市左岸生活业主委员会工作规则

（2013年2月6日稿）第一章总则第一条根据《物权法》、《物业管理条例》、《安徽省物业管理条例》、住房与城乡建设部《业主大会与业主委员会指导规则》（建房[2009]274号）的规定，以及《左岸生活管理规约》、《左岸生活业主大会议事规则》的约定，结合左岸生活小区自身特点，为有效履行芜湖市左岸生活业主委员会（以下称“业委会”）的职责，规范业委会工作，接受业主监督，特制定本规则。第二条业委会开展工作坚持合法、公开、科学、合理的原则。第二章业委会及其成员的职责第三条业委会履行下列职责：（一）召集业主（代表）大会，向业主代表大会报告工作；（二）执行业主大会及业主代表大会的决议；（三）监督管理规约的实施；（四）制定、公布与执行业委会的工作计划；（五）拟定业委会工作经费筹集与使用预算、决算方案，征求意见，修改完善后交付业主大会表决；（六）拟定维修资金的筹集和使用方案，征求意见，修改完善后交付业主大会表决；（七）拟定管理规约、业主大会议事规则、业委会（业主代表）选举办法修正草案，征求意见，修改完善后交付业主大会表决；（八）与开发企业协商，拟定小区区域范围、小区建筑与设施情况与权属方案，经开发企业确认后，公布，提交业主代表大会讨论和业主大会表决；（九）接受、审查物业服务合同以及物业服务标准方案，征求业主（业主代表）意见，整理、论证后向物业服务企业提出修改意见，在充分完善后交付业主大会表决，签定表决通过的服务合同及服务方案；（十）与物业服务企业协商，拟定小区区域、场所秩序维护与管理、小区公共设施设备使用以及小区公共收入管理规范方案，公布，征求意见后，提交业主代表大会讨论和业主大会表决；（十一）根据产权界定、公摊费用核算、公共收入监管、公共维修管理、公共秩序与安保管理等专项工作需要，经业委会决定，可吸收业主代表、业主成立业委会专项工作组，在业委会授权范围内开展专项工作；（十二）及时了解业主、物业使用人的意见和建议，监督和协助物业服务公司履行物业服务合同；（十三）调解业主之间因专用部分使用、维护而发生的纠纷；（十四）协调物业服务企业与业主之间的矛盾；（十五）业主大会赋予的其他职责。第1页共7页第四条业委会委员遵守以下守则：（一）遵纪守法，恪尽职守；（二）公正廉洁，不谋私利；（三）严格遵守《左岸生活管理规约》、《左岸生活业主大会议事规则》；（四）团结合作，谦虚谨慎，诚心接受业主、业主代表的监督，接受张家山社区居委会、芜湖市镜湖区张家山服务中心以及市、区物业管理主管部门的监督、指导；（五）热忱为业主服务，认真听取、及时回复业主、业主代表的意见、建议，不断改进自己的工作；（六）维护业主合法权益，监督和协助物业服务公司履行服务合同；（七）加强学习，提高自身素养，不断增强为业主服务的能力。第五条业委会成员实行事务分工以及分片联系。业委会成员根据业委会会议决定进行事务分工，相关事务由其牵头负责。业委会成员根据所在区，进行分片联系，负责将业委会通知摆放到所联系楼栋单元的公示栏，并在通知期内予以查看，期满收回。业委会主任、副主任、秘书，除参与所在区的分片联系外，对所有区再行分区联系，负责对楼栋单元的通知进行监督，在业委会成员因通报批评不宜自行摆放通知时代为摆放。第三章业委会的接待、信息公开、投诉处理第六条业委会执行如下接待制度：（一）业委会在办公室门口设业主意见箱，公示业委会成员值班表、业委会成员电话；（二）每周六上午9:00—11:00，由业委会成员轮流值班，接待业主来访，收集整理业主来信；（三）值班人员接待来访，需记录接待日期、来访业主姓名、房号、电话、意见和建议，接待人与来访人签名；（三）对业主在接待中提出的意见和建议，经业委会讨论后口头或书面予以答复或解释，必要时通报给相关部门，同时不超过三个月汇总一次集中公布；（四）委员个人不得擅自对业主作出超出个人职责范围的承诺。第七条业委会的工作及工作文件，除以下情形予以保密外，通过各区人口公示牌、各单元公示栏等向业主公开，接受业主的监督：（一）因工作事项性质需要且经业委会决定保密的；（二）与小区公共管理无关的业主个人信息。第八条业委会对业主的正式通知方式为各单元公示栏，但通知前业主已经向业委会办理特别通知方式备案的，另按备案的通知方式对该业主进行通知。第九条业委会受理业主、业主代表、物业服务企业等对业委会成员、业主代表以及为业委会服务的工作人员的投诉。第十条受理和处理投诉实行回避制度，受投诉的业委会成员、业主代表及业委会工作人员可以在业委会上进行申辩，但不参与调查核实和对投诉的处理表决。第2页共7页第十一条业委会成员收到投诉，应提交业委会讨论，由业委会决定展开调查，并根据调查结果，依据法律法规规定以及管理规约、业主大会议事规则约定作出处理决定，回复投诉人，并按本规则第八条约定进行公示。业委会对投诉的调查与处理的表决，以受投诉委员以外的业委会成员过半数出席始得召开，以受投诉委员以外的业委会成员过半数同意作出决定。第四章业委会会议第十二条业委会会议由主任召集与主持；主任因故缺席时，由副主任召集、主持。会议可视情况邀请部分业主、物业服务企业、社居委或物业管理行政主管部门及政府有关部门等人员列席会议；第十三条业委会会议，每个月至少召开一次，有两名及以上的委员提议或主任认为有必要时召开。业委会会议由秘书根据主任的安排提前三天（情况紧急除外）将会议时间、议题通知各委员。没有特别说明的，会议地点为业委会办公室。业委会会议必须有会议记录，出席会议的委员对记录签字确认。第十四条全体委员过半数出席，始得召开业委会会议；会议决定事项，必须得到全体委员超过半数的同意，但因投诉回避的例外。第十五条业委会主任、副主任、秘书负责业委会会议的筹备、会议文件准备等工作。第五章业主委会公章保管与使用规则第十六条业委会公章由业委会决定由专人保管。第十七条业委会公章保管人应自己保管公章，不得委托他人代为保管，不得随意摆放，不得将公章交于他人使用，未经业委会决定也不得将公章交给业委会其他成员保管。第十八条业委会公章保管人必须妥善保存公章使用审批单、登记簿和盖章文件的复印件等文件。第十九条保管业委会公章的业委会委员被暂时停止工作或资格终止的，应当自停止工作或终止之日起3日内将其保管的公章、公章使用审批单、登记簿和盖章文件的复印件等文件移交给业委会决议指定的新的公章保管人。第二十条使用业委会公章的程序为：（一）使用人填写公章使用审批单，注明事由等并签字；（二）审批人员在审批单上签署意见并签字，并需盖章文件上签字，但需盖章文件上不宜签字的除外；（三）公章保管人员在公章使用登记表上登记使用日期、事由，由使用人签字；（四）公章保管人员加盖公章；（五）公章使用审批单和加盖公章的文件复印或备份文件存档。第二十一条业委会公章使用的审批人员为业委会主任，但是本规则第二十四条、第二十五条约定情形除外。第二十二条对存在错误，不宜加盖公章的，公章审批人员和保管人应予以提醒和说明，有责任拒绝任何违反本规则加盖公章的要求，但对符合本规则的盖章要求应及时审批和加盖公章。第3页共7页加盖公章必须如实签注日期，禁止在空白文件或表格上加盖业委会公章。第二十三条下列事项经登记后直接加盖业委会公章，无须审批：（一）业委会成员的任职证明；（二）在已经按程序加盖过公章的仍然有效的文件复印件上经审核一致后加盖公^章。第二十四条下列事项必须经半数以上业委会成员在审批单上及需盖章文件上签字，才可以加盖业委会公章：（一）以业委会名义签署的各种合同、备忘录；（二）以业主大会名义签署的各种合同、备忘录。第二十五条下列事项必须有半数以上委员在需盖章文件上签字，才可以加盖业委会公章：（一）以业委会名义向业主发布的文告（但没有决议内容的通知除外）；（二）业委会的决定、决议；（三）专项维修基金使用的申请文件、管理情况报告；（四）业委会工作经费、公共服务性收费的财务报表及其他财务性文件；（五）本规则和业委会决议没有明确规定可以加盖业委会公章的事项。第二十六条因情况紧急，急需使用业委会公章，但无法完成公章使用审批手续的，公章保管人经电话征得半数以上业委会成员同意后，可以先由使用人填写审批表，公章保管人在审批表中注明，经登记后加盖公章，公章保管人须在事后五天内补办同意紧急用章委员的签字手续。第二十七条不按本制度保管、审批和使用公章，由责任人承担责任。无法证明是审批人责任的，公章不当使用的责任由公章保管人承担。第六章业委会财务管理规则第二十八条业委会财务收入主要包括公共设施、设备、场所租赁费、场所广告费等收入，经业主大会决定而向业主筹集的业委会工作经费，以及由业主（代表）大会决定归入的其他收入。小区维修资金为业委会代管，不纳入业委会收入，单独开立账户和建账。第二十九条业委会财务支出范围包括：（一）业主（代表）大会会议支出；（二）业委会办公室水电费、办公固定电话费、网络费、物业费、办公耗材、交通费等业委会办公费用；（三）业委会成员、业主代表通讯、工作等补贴；（四）业委会聘用的非专职工作人员工作补贴；（五）业委会聘用的专职人员的工资待遇；（六）业主（代表）大会决定的其他支出。第三十条业委会所有财务收支结算必须设立帐目账册，并依据财务管理法律法规、规则进行管理，由业委会财务人员保管和登记。业委会的收支由业委会编制预算，公布征求意见，召开业主代表大会讨论，在业主代表大会所代表业主人数和面积数双过半的同意后交业主大会表决，通过后实施。第4页共7页第三十一条未超过幽元的支出，由业委会主任审批；超过500元且未超过5000元的的支出，业委会主任报业委会会议讨论同意后审批；超过迎0元的支出，业委会主任须经过业主代表大会所代表业主人数和面积数均过半的同意后审批。业委会资金支付须提前3天通知财务人员。第三十二条报销费用需填写报销凭证、注明报销项目、具体用途，经财务会计审核符合财务制度要求签字后，由业委会主任根据前条约定进行审批签字和登记。财务出纳对报销单据、金额、财务会计审核签字、业委会主任审批签字核对无误后，开具支出支票，财务专用章保管人再次核对无误，登记后加盖财务专用章，业委会主任核对无误登记后加盖负责人印鉴，出纳具体办理支出。报销凭证由出纳保管。为办理相关事项需预支费用的，由业委会会议对预支事项、金额、办理期限作出决定后，由预支人申请，财务会计审核，业委会主任审批，予以办理。出纳、财务用章保管人、业委会主任应每月核对预支款清账事务。出纳、财务用章保管人与业委会主任、财务会计每月核对一次账目。第三十三条业委会推选财务出纳一名，负责管理业委会日常账务处理与登记，保管财务账簿，另从小区聘请兼职财务会计一名负责财务制度建设、报销审核、编制财务会计报表等。第三十四条财务人员本人提出辞聘的，须提前3个月递交辞聘书，并在离职前接受业委会的审核，之后办理财务交接手续。第三十五条负责人印鉴由业委会主任保管，业委会财务章由副主任保管，结算凭证和支票由财务出纳保管。业委会收入收据由财务章保管人购买、登记编号，同时经业委会主任登记编号后，交出纳使用。出纳收取款物必须开具已登记收据，在具收人栏签字，经财务章保管人签字、登记和盖章后发出。记账联交财务章保管人留存，存根联出纳保管。负责人印鉴、财务章、报销凭证、支票、收据必须本人保管。第三十六条有关资金结算、现金收支等凭证，均需有效单据附后；会计凭证按月装订成册，由财务人员按财务管理法规规定的期限存档保管。除主管部门检查、业委会成员查阅外，调阅会计档案和凭证须经业委会决定，经业委会决定的调阅需进行登记。第三十七条每季度、半年度、年度按本规则第八条约定的通知方式，公布业委会财务报表和专项维修基金财务报表，接受业主监督，但专项维修基金未筹集也未使用的不再公布季度财务报表。财务报表由财务会计编制，公布前须经业委会审核确认，业委会成员可查阅财务账簿、凭证。第三十八条每年度由业主代表大会在业主代表中推选五人组成财务审计组，对业委会财务和专项维修基金财务进行审计，业委会成员以及业委会财务工作人员不得进入财务审计组且对审计予以配合，审计结论按本规则第八条约定的通知方式公布。业主对财务审计结论有异议的，在审计报告公布后三十日内经不少于一百名业主联名向财务审计组提出申请，列明异议项目、范围，附申请业主身份证、房产证（购房合同）复印件，财务审计组在收到异议后十日内核实联名业主身份，业委会及其成员予以配合。除经核实联名业主不足外，由联名业主推选四名代表与财务审计组组成财务重新审计组，对相关财务异议部分重新审计，业委会成员以及业委会财务工作人第5页共7页员不得进入财务重新审计组且对重新审计予以配合，重新审计结论按本规则第八条约定的通知方式公布。财务审计以及财务重新审计的支出从业委会经费中支出。第三十九条审计报告公布后异议期满无异议或重新审计结论公布后30日内召开业主代表大会，根据审计（重新审计）结论，分别作出确认业委会财务、向违法或违约报销人（支出人）追回报销款（支出款）、向责任人追缴被侵占财物、限令责任人向业委会退赔损失等决定。业主代表大会根据审计结论作出的处理决定，业委会成员、相关财务人员必须执行。第四十条业主代表对公布的财务报表有疑问的，可在报表公布后十日内向业委会主任申请查阅财务账簿以及财务凭证等财务资料，但应对所查阅内容予以保密。业主代表查阅需提交载明需查阅内容、承诺对查阅内容保密的书面申请书，并附身份证和房产证（购房合同）复印件，业委会主任在收到申请后十日内核实无误，通知查阅。业主对公布的财务报表有疑问的，可在报表公布后十五日内经不少于五十名业主联名向业委会申请查阅财务账簿以及财务凭证等财务资料，但应对所查阅内容予以保密。业主查阅需提交载明需查阅内容、承诺对查阅内容保密的书面申请书，并附联名业主身份证、房产证复印件，以及推选出的查阅代表人（不超过3人），业委会在收到申请后十五日内核实无误，通知查阅代表人查阅。第四十一条业委会有权对本小区物业服务企业的业主公摊费用收取实施财务监督，业委会可要求物业服务企业提供公摊费用项目、计量、分摊方法与范围。第四十二条违反财务规则的有关人员，除依法追究其法律责任外，如为业委会成员，业委会应及时撤换同时在小区公布并提请业主（代表）大会终止其业委会成员资格。第七章档案管理规则第四十三条档案由专人管理，档案管理人员要忠于职守，自觉遵守档案制度。第四十四条档案管理人员应做好档案收集、整