首次订单、打样管理流程

XXX集团有限公司首次订单、打样管理流程文件编号：XX-WI-GM-009版本状态：A/0编制： 批准：生效日期：2020年1月8日

XXX集团有限公司 文件编号：xx-w卜gm-009版本状态：A/0苜次订单、打样管理流程修订页历史制/修订纪要制/修订时间制/修订摘要制/修订人核准者版本备注本次制/修订说明编制/修订原因说明：根据公司发展及管理需要，制定本流程。原章节号现章节号修订（内容）///XXX集团有限公司 文件编号：xx-w卜gm-009版本状态：A/0苜次订单、打样管理流程签批页签名/日期制修订人: I制修订部门审核ISO事务所审核意见相关部门会签1.研发部：7.人力资源部：2.技术部：8.营销事业部：3.品质部：9.海外事业部：4.生产部：10.OEM事业部：5.PMC部：11.采购部：6.仓务部：12.财务部：审批意见XXX集团有限公司 文件编号：xx-w卜gm-009版本状态：A/0苜次订单、打样管理流程.目的为了加强公司内部相关联部门之间的信息有效沟通并及时传递，减少OEM/外贸订单作业失误率，降低客户客诉频率，提高客户满意度，促进公司各部门协作能力。.适用范围本文件适用于公司所有销售订单及国际贸易的相关业务处理。.职责OEM部、国际贸易部、销售部职责：负责收集并传递客户要求，同客户进行沟通、报价、议价、谈判，促成订单，签订合同。负责填写《顾客技术需求表》对客户要求进行公司内部传递。负责辅助PMC部跟踪采购部自采材料到位情况，负责主导跟进客供物料到位情况，PMC排产计划及生产部实际生产情况，根据客户需求情况发布订单调整、变更及取消通知。负责与客户沟通是否打样及对打样样品是否满足客户需求进行确认。负责跟踪客诉处理状态；负责与客户签订《打样协议》确定打样收款方式；负责跟踪仓务部发货情况；负责进行客情维护。负责填写新产品《合同/订单评审表》，并组织相关部门进行评审。研发部职责：负责根据OEM部、外贸部、销售部提供的信息及要求进行新产品开发可行性评估，新产品开发流程管控，必要时组织采购部、生产技术人员、品质部进行技术评审并反馈评审结果。负责初步BOM的编制，负责最终工艺确定、BOM表变更编制。负责配合OEM部、外贸部、销售部及财务部进行新产品估价。负责根据OEM部、外贸部、销售部提供的信息落实包装袋、纸箱尺寸设计。品质部职责负责监督进料、生产、成品等产品实现全过程的质量把控，成品检验的出厂报告或官方的检测报告的提供及主导打样、首次订单异常客诉的跟踪处理及效果验证。生产部职责：负责参与合同/订单的评审工作，特别针对交期进行评审。负责根据合同评审表、生产计划、工艺要求合理安排生产。负责针对由于生产造成的打样、首次订单异常客诉的处理、纠正预防措施的制定。采购部职责：XXX集团有限公司 文件编号：xx-w卜gm-009版本状态：A/0苜次订单、打样管理流程负责根据PMC编制的《物料需求计划》制定自采物料的采购计划。负责进行材料采购，确保材料保质保量按期交货。PMC职责负责根据《合同/订单评审表》及相关销售订单信息，以及采购部的材料采购周期，合理安排生产计划及编制《物料需求计划》（包括自采物料及客供物料），保证生产计划准确和物料到位以满足生产需求。负责根据订单需求主导跟踪采购部自采物料、OEM部/外贸部/销售部客供物料到厂情况。财务部职责：负责客户的账目核对及回款发货审核。负责进出口的相关报关业务。仓务部职责：负责客户的原、辅材料及成品的库房保管、备料/货、发料/货及物流跟踪。.作业说明顾客技术要求收集：OEM部、外贸部、销售部业务承接人员根据客户沟通情况，确定是否需要填写《顾客技术需求表》。当顾客无特殊要求时，可参照我司已有产品型号汇入（注明规格型号）。当客户要求出现下列情形时，OEM部、外贸部、销售部人员必须填写《顾客技术需求表》：⑴客户提供样品且样品外观、规格不同于我司产品时；⑵客户只对特殊规格做强调时（如产品价格、吸水性、高分子绒毛浆含量）；⑶客户对产品个别材料提出更换时（如表层材料、底膜、包膜、热熔胶等）；⑷客户有详细的产品技术要求或进行全新产品开发时。《顾客技术需求表》必须经OEM部、外贸部、销售部负责人签字后方可发至研发部并进入订单作业流程。技术评审：如我司已存在同类产品而且有完整BOM信息时无需评审，可直接报财务部进行成本核算报价处理。如客户提出新的产品要求时，研发部在收到OEM部、外贸部、销售部提交的《顾客技术需求表》时，应组织设计确认、必要时召集生产技术、品质、采购、PMC、生产部对是XXX集团有限公司 文件编号：xx-w卜gm-009版本状态：A/0苜次订单、打样管理流程否能够满足顾客技术要求进行评审，评审内容必须包括但不限于：⑴设备是否能够满足（外形、结构、压纹）；⑵材料是否能够满足（交期、价格）⑶生产是否能够满足（机台产能、生产消耗）研发部需将技术评审结论详细记录于《合同/订单评审表》并给出是否可按照客户要求生产合格产品的具体意见。初期BOM表编制及报价过程：研发部选择合适的材料，计算单位用量，填制《初期产品标准配料表》并协同《顾客技术需求表》交由财务部进行成本核算并报价。客户签样：首次订单客户要求签样时，由OEM部、外贸部、销售部业务人员提出并于《顾客技术需求表》上体现申请，研发部、品质部、协助生产部完成打样后研发部将样品（原则上控制在5片以内）交由OEM部、外贸部、销售部业务人员，交顾客确认并签样；客户不能签样时由OEM部、外贸部、销售部负责人代行签核。打样过程材料的选择要求：当顾客无特殊要求、且现有库存材料或库存成品能够满足其技术要求时，研发部应优先选用库存材料或库存成品。客户签样产品要求研发部分析公司现有库存或生产产品可满足，则研发部直接通知生产或仓务在车间现场或仓库封样后交客户签样，但必须要求客户在签样过程中注明其需要更改的项目。合同签订：客户签样后，OEM部、外贸部、销售部则与客户沟通合同签订事宜，如为打样订单则签订《打样协议》，原则上在客户签订合约时除考虑标准之格式条款以外必须将《质量检验标准》作为附件列入，在无法和客户签订验货准则的情况下，按照内控质量标准执行；内部订单转换：OEM部、外贸部、销售部业务人员在合同签订后，将客户订单转换成内部《合同/订单评审表》，经财务部款项确认后，交相关部门进行评审。工艺确认、BOM确认及设计更改过程：研发部根据《合同/订单评审表》及打样技术参数确认其工艺资料，包括原材料标准、XXX集团有限公司 文件编号：xx-w卜GM-009版本状态：A/0苜次订单、打样管理流程工艺单、产品质量标准编制《产品BOM表》。生产前物料准备过程PMC在收到《产品BOM表》后，根据订单数量，结合仓库库存制定《物料需求计划》；采购部根据《物料需求计划》制定采购计划经总经办审批进行采购周期确认（采购周期需反馈给PMC）,并按采购作业流程进行相应采购作业。仓务部根据PMC发出的领料单进行备料及发料。生产组织实施过程生产计划安排：PMC根据采购部提供物料采购周期及订单数量制定生产计划及满足生产需求，并编制《生产线每日/3班排查计划表》下发至生产车间。生产部及生产技术人员接到《生产线每日/3班排查计划表》后对材料及工艺参数进行确认，生产部组织生产落实及预计交货周期；品质部对其生产过程进行质量管控并如实记录检验记录。生产作业安排：按生产流程进行。产品检验：按品质检验流程进行。产品入库、出库：按仓务部入库、出库流程进行。跟踪：OEM部、外贸部、销售部业务或跟单人员对其相关资料进行归档；全程跟踪所需材料到达情况及生产情况、原材料检验情况及产成品检验情况、仓储库存及储运装货情况以及协调双方财务账目核对及跟踪客户回款。如客户非首次下单，且无更改产品要求则依照日常订单评审流程执行。.表单记录归档要求作业流程产生的各项表单记录必须