第七章其他业务核算与管理

第七章其他业务核算与管理学习目标掌握人力资源管理业务流程、资产管理业务流程和生产管理业务流程的主要特点和相应系统的功能结构及应用。理解工资核算与管理、固定资产核算与管理、成本核算与管理的数据处理流程。了解工资系统、固定资产系统和成本系统的特点、系统编码和数据文件的作用。主要内容第一节人力资源核算与管理第二节资产核算与管理第三节生产业务核算与管理第四节人力资源、资产、生产业务与财务一体化应用人力资源管理业务过程及目标工资核算与管理业务流程分析数据编码及数据文件设计工资系统功能设计第一节人力资源核算与管理一、人力资源管理业务过程及目标人力资源管理业务过程是一个组织取得、保证与发展该组织所需的人力和专门知识的过程。主要目标保证向组织提供的人力能够高效地完成被指派的任务。组成人事管理系统（Personnelmanagementsystem），被视为企业管理信息系统（MIS）的一个子系统，工资系统（Payrollsystem），被视为会计信息系统（AIS）的一个子系统。人力资源管理系统人事资料通用的相关职工资料工资资料人事管理子系统工资管理子系统人事管理使用工资处理使用人事管理对企业经营决策的制定具有重大影响，在多数企业中，人事管理要设置单独的职能部门。人事管理的主要职责是职工的需求规划和招募或辞退、职工的薪酬定级和劳保福利、职工技能的培训、职工的绩效考评和奖罚、职工之间的关系处理等。人事管理信息并非完全来自经营交易产生的资料，还包括对非经营交易资料的接收、记录、存储、报告和使用。人事管理部门依赖于人事管理系统，从中获取相关的资料和信息以帮助决策。工资处理是与人事管理相关但又相对独立的一项人力资源管理职能，也是会计信息系统的一个重要子系统。在企业中，主要由财务部门进行工资的核算，包括工资的计算、汇总、分配与发放。本章着重讨论人力资源管理业务流程中的工资处理程序。二、工资核算与管理业务流程分析

手工工资系统业务处理流程计算机工资系统业务处理流程工资系统原始数据的分类基本不变数据变动数据相关部门原始单据车间、科室人事部门工资结算单个人所得税申报表工资汇总表工资费用分配表记账凭证账簿职工财会部门提供计算、审核汇总分配代扣个人所得税填制提现、发放工资登记手工工资系统业务处理流程计算机工资系统业务处理流程中小型组织应用的系统处理流程大中型组织应用的系统处理流程流程图见教材三、数据编码及数据文件设计车间或科室班组或小组个人序号xxxxxx为便于输入、存储和处理工资数据，在工资系统中，要为职工及其所在的部门设计统一的编码。为了使代码能够反映出各个职工属于哪一级组织，通常将各级组织代码与职工代码结合起来编码，一般采用组码和群码结合的方法设计。职工代码是识别每一个职工的关键数据主要数据文件设计工资计算文件工资计算文件的作用。工资计算文件也称工资主文件，是工资系统的核心文件，其他文件的数据都由此文件产生。工资计算文件的结构。（P269）为增强人事管理功能，数据库文件中还可增设备注型字段“简历”和通用字段“照片”，将职工个人简历和照片存放到数据库文件中。存储策略。工资计算文件一般按月设置。组织方式。工资计算文件应该按部门代码和职工代码建立索引文件。工资费用汇总文件工资费用汇总文件的作用。工资费用汇总文件用来存放按各级工资发放单位汇总的工资数据，一个部门（班组或小组、车间或科室）一条记录。工资费用汇总文件的结构。（P270）存储策略。工资费用汇总文件一般按月设置。组织方式。工资费用汇总文件应该按部门代码建立索引文件工资费用分配文件工资费用分配文件的作用。每月月终要按工资费用的用途对工资费用进行分配（工资费用分配数据由工资计算文件数据产生，按照部门和工作类别进行应发工资项目汇总），形成工资费用分配文件，由该文件生成机制转账凭证，据以计算产品成本和登记账簿。工资费用分配文件的结构。（P270）存储策略。工资费用分配文件一般按月设置。组织方式。工资费用分配文件应该按部门代码和工作类别建立索引文件。工资项目计算公式库文件工资项目计算公式库文件的作用。此文件用于存放工资项目的计算公式。工资项目计算公式库文件的结构。（P271）存储策略。工资项目计算公式库文件一般按月设置。组织方式。工资项目计算公式库文件应该按序号建立索引文件。四、工资系统功能设计初始化模块设计人事变动模块设计数据录入模块设计工资处理模块设计查询工资模块设计打印输出模块设计功能结构图见教材P271初始化模块设计库结构设置部门设置工资费用分配项目设置基本不变数据输入……人事变动模块设计人员变动职工调入、职工调出和职工在本企业内部的岗位调动基本工资变动零星修改数据固定津贴统一调整成批替换修改数据数据录入模块设计输入变动数据每月处理工资数据前需要输入、编辑变动数据指定需要输入的某些工资项目成批替换某工资项目内容按指定条件快速查找修改变动数据全部修改、批量修改、个别修改审核数据二次输入法、数值控制法、输出审核法等工资处理模块设计工资计算采用一定的计算方法计算职工个人的应发工资和实发工资，例计算病事假扣款工资汇总财务要求和工资管理设立，对各级组织(班组或小组、车间或科室、全厂)逐级进行工资汇总工资分配将企业每月发生的全部工资费用按工资费用的用途进行分配应具有灵活的查询功能按职工代码查询按部门查询按工作类别查询按工资项目查询按自由方式查询查询模块设计数据输出打印工资结算单和工资条等生成工资数据的磁盘数据文件（银行代发工资）工资系统记账凭证的传输必须在账务处理系统结账前进行打印输出模块设计第二节资产核算与管理资产管理业务过程及目标固定资产管理业务流程分析数据编码及数据文件设计固定资产系统功能设计固定资产与存货同属实物资产，但在核算与管理上存在其特殊性。固定资产与存货相比：价值高，变动不频繁，分散使用，管理难度较大。一、资产管理业务过程及目标目标：在计算机数据处理环境下，除了要为固定资产核算提供及时准确的信息外，还要根据固定资产管理的需要及时提供反馈信息。二、固定资产管理业务流程分析固定资产的增加（如购置）固定资产的减少（如报废清理）固定资产的内部调动固定资产折旧的计提业务处理流程图见教材（P278）固定资产管理业务流程分析根据流程图,各部门的职责如下:设备等部门管理固定资产的增加、减少和内部调动；数据处理部门根据设备等部门提供的原始凭证进行与固定资产相关的数据处理。初始化输入更新折旧计算输出自动转账三、数据编码和数据文件设计固定资产序号固定资产类别码

xxx

xxxx在固定资产代码设计时需要考虑代码的唯一性、扩展性和系统性等原则要求，可以采用群码的方式对每项固定资产进行编码。采用这种编码方式，可以反映固定资产的所属类别及其相互关系，便于计算机自动根据代码进行判断处理，提高了数据处理的效率。固定资产卡片文件固定资产卡片文件的作用。固定资产卡片文件用来存储所有固定资产卡片数据，固定资产卡片文件数据反映了固定资产的实际状况。在手工系统向计算机系统转换时，要将所有固定资产卡片数据输入此文件中，以后在系统运行时，用固定资产变动数据文件更新此文件。文件中一项固定资产一条记录，记录中的字段详细反映固定资产的具体特征。从固定资产卡片文件中可以看出企业当前固定资产的最新存量。固定资产卡片文件的结构。（P280）存储策略。固定资产卡片文件通常按年设置。组织方式。固定资产卡片文件应该按“资产代码+部门代码+类别代码”建立索引文件。固定资产增加文件当企业通过某种方式获得一项新的固定资产时，需要填制固定资产卡片，并将卡片数据输入计算机系统，生成固定资产卡片增加文件。通过固定资产增加文件可以得知当前固定资产增量。固定资产增加文件的结构与固定资产卡片文件基本相同，其差别是增加了“发票号、发票日期、进项税、处理标志”等字段。固定资产减少文件固定资产减少文件的作用。当企业发生固定资产清理时，需要填制固定资产减少通知单，并将减少的固定资产数据输入计算机系统，生成固定资产减少数据文件。通过固定资产减少文件数据可以看到固定资产减少的情况。固定资产减少文件的结构。（P281）存储策略。固定资产减少文件可按年或月设置。组织方式。固定资产减少文件应该按单据编号和资产代码建立索引文件。固定资产内部调动文件固定资产内部调动文件的作用。当企业发生固定资产内部调动时，需要填制固定资产内部调动通知单，并将内部调动的固定资产数据输入计算机系统，生成固定资产内部调动数据文件。固定资产内部调动文件。（P281）存储策略。固定资产内部调动文件可按年或月设置。组织方式。固定资产内部调动文件应该按单据编号和资产代码建立索引文件。折旧计算文件折旧计算文件的作用。每月要按部门计提固定资产折旧额，并进行折旧费用的分配，生成折旧计算数据文件。折旧计算文件的结构。（P281）存储策略。折旧计算文件通常按月设置组织方式。折旧计算文件应该按部门代码和费用科目代码建立索引文件。四、固定资产系统功能设计功能结构图见教材部门类别设置折旧费用标准初始卡片输入折旧公式设置固定资产增减内部调动等更新卡片计算汇总查询与打印输出自动转账固定资产系统基本工作过程初始化日常处理期末初始化模块设计卡片结构设置部门设置资产类别设置折旧统计标准设置原始卡片数据输入……数据输入模块设计固定资产增加固定资产减少固定资产内部调动更新固定资产卡片模块设计以固定资产增加文件更新以固定资产减少文件更新以固定资产内部调动文件更新计提折旧模块设计根据月初固定资产卡片文件数据，按固定资产卡片文件中定义的折旧方法（直线法、年数总和法、双倍余额递减法等），自动计算出应计提的折旧额，并按部门汇总，将计算结果保存在折旧计算文件中。需要注意的是，按照会计制度的规定，折旧计提的依据是月初固定资产原值，所以，应以当月固定资产卡片文件更新前的数据作为计提折旧的依据。固定资产增减变动表折旧费用分配表部门折旧统计表输出模块设计根据固定资产增加文件中的原值、累计折旧、来源码等字段内容自动编制机制凭证。根据折旧计算文件，按费用科目汇总数据，自动编制机制凭证。根据固定资产减少文件和固定资产卡片文件数据，自动编制机制凭证。自动转账模块设计第三节生产业务核算与管理生产业务过程及目标成本核算与管理业务流程分析主要数据文件设计成本系统功能设计一、生产业务过程及目标制造业的生产过程主要表现为实物的消耗、加工和转化，同时又是生产费用的归集和分配的过程。生产循环主要包括两大子系统：产品制造系统。产品制造系统的主要功能是产品的设计、生产调度和质量控制等。成本系统。成本系统是根据企业制造流程的特点，选择适当的成本核算方法，计算产品的成本，包括各期完工产品和期末在产品。一、生产业务过程及目标产品制造系统是高度自动化的生产制造过程，利用计算机和信息技术将材料、人力资源、设备、经营策略等整合为综合性的制造系统。整合后的产品制造系统由以下几个部分组成：产品设计开发系统生产计划和控制系统弹性制造系统成本系统的特点与目标特点：1、成本核算处理流程复杂2、与其他子系统之间数据交换多3、通用化程度低目标：输出及时、准确、有用的成本信息成本子系统与其他子系统之间的关系总账系统成本系统存货系统工资系统固定资产系统工资费用折旧费用材料费用产品单位成本间接费用记账凭证领退料凭证工资结算凭证材料费用分配表工资及福利费分配表其他凭证折旧费用分配表其他费用分配表辅助生产成本明细账辅助生产成本分配表制造费用明细账制造费用分配表废品损失明细账废品损失分配表基本生产成本明细账产品成本计算表二、成本核算与管理业务流程分析品种法下成本计算账务处理基本程序存货子系统工资子系统固定资产子系统调用其他子系统传输或本系统输入分配标准计算调用分配输出账表自动转账账务处理子系统产品产量及工时文件完工产品分配标准文件间接费用文件直接费用文件成本计算单文件间接费用分配标准文件成本子系统数据流程设计成本系统的数据处理流程说明调用，分别从存货、工资、固定资产、总账等子系统，将直接费用和间接费用调入直接费用文件和间接费用文件。传输，从其他子系统或直接输入有关完工产品和在产品的产量和工时记录，保存在产品产量及工时文件中分配标准计算转让，将直接费用文件数据转入成本计算单文件。分配，将按一顶分配标准分配的间接费用转入成本计算单文件，根据成本计算单文件数据及完工产品和在产品之间的分配标准计算完工产品和在产品的总成本和单位成本。输出，根据成本计算单文件和其他数据文件的数据输出成本报表。自动转账，将成本系统的有关转账数据编制记账凭证，传递到总账系统。三、主要数据文件设计1、产品产量及工时文件2、直接费用文件3、间接费用文件4、间接费用分配标准文件5、完工产品分配标准文件6、成本计算单文件7、······四、成本系统功能设计初始化获取数据成本核算自动转账账表输出产品目录设置成本项目设置期初在产品

成本数据输入从其他子系统获取生产费用数据输入或从其他子系统获取产品产量、工时等数据生产费用的归集与分配计算产品成本产品成本计算单产品成本汇总表费用分配汇总表设置凭证生成凭证传递凭证初始化模块设计输入或从存货系统转入关于产品的基础信息，如产品代码、产品名称、计量单位等，并输入相应的定额信息，如材料定额、工时定额等，将上述数据保存在产品目录文件中。设置成本项目，将成本项目代码、成本项目名称保存在成本项目代码文件中。输入期初在产品成本数据，保存在成本计算单文件中。获取数据模块设计从其他子系统获取生产费用数据。从其他子系统（存货、工资、固定资产、总账子系统等）获取有关的生产费用（料、工、费）数据，将直接费用和间接费用分别存储在直接费用文件和间接费用文件中。输入或从其他子系统（如生产控制系统）获取关于产品的生产产量、耗用工时等数据，存储在产品产量及工时文件中。成本核算模块设计生产费用的归集与分配。将直接费用文件中有关产品的直接费用数据传输到成本计算单文件中进行归集，再根据间接费用分配标准文件和间接费用文件等文件数据，进行间接费用分配，将分配结果传输到成本计算单文件。计算产品成本。根据成本计算单文件、完工产品分配标准等文件数据，进行完工产品和在产品之间的成本分配，计算完工产品的总成本和单位成本，分配的结果存入产品成本计算单文件中。自动转账模块设计根据成本计算单文件、间接费用文件、间接费用分配标准、产品产量及工时等文件数据自动编制结转完工产品成本的转账凭证，存入记账凭证文件，传输到总账子系统。输出模块设计产品成本计算单。根据成本计算单文件、产品目录文件和成本项目文件数据编辑输出，反映每种产品按成本项目列示的成本信息。产成品成本汇总表。根据成本计算单文件、产品目录文件、成本项目文件、产品产量及工时文件数据编辑输出，反映企业当期所有产成品的成本信息。第四节人力资源、资产、生产业务与财务一体化应用如果将财务系统和业务系统集成应用，当业务系统输入原始数据时，财务系统不再输入相同的原始数据，只需要与业务系统共享原始数据；也可以在财务系统输入原始数据，业务系统共享财务系统的原始数据。这样，就获得了填制记账凭证的数据来源，再通过原始凭证和记账凭证数据关系的定义，就可以自动生成记账凭证数据。数据的原始化程度越高，通过计算机程序的自动化处理，数据处理出错的概率就越小。通过财务系统和业务系统的集成应用，实现了填制记账凭证的自动化。这种将财务系统和业务系统集成应用，财务系统和业务系统共享原始数据并自动生成记账凭证数据的过程就是财务业务一体化人力资源、资产、生产业务与财务一体化应用从会计账务处理的角度看，财务业务一体化的实质是实现记账凭证填制的自动化。人力资源、资产、生产业务与财务的一体化流程图P294.当财务系统与业务系统集成应用时，原始凭证数据在财务系统或业务系统中输入。如果在业务系统中输入，将其传递到财务系统，在财务系统中，会计人员按照会计准则和制度的要求，对具体的经济业务设置相应的记账凭证模板，将凭证模板数据保存在凭证模板数据文件中，计算机系统根据已经获取的原始凭证数据和定义的凭证模板自动生成记账凭证数据，完成记账凭证的填制，并传递到总账子系统，继续进行账务处理过程。应当看到在信息技术变革中，互联网对财务、会计和企业管理软件的影响深远。在网络环境下，在空间上使财务管理从企业内部走向企业外部，在时间上使会计核算从事后达到实时。财务管理的时空变化改变了财务管理的工作方式，提高了财务管理的效率，提高了财务管理的能力和质量。在互联网环境下，数据采集的自动化、信息的共享程度将大大提高，会计信息系统将从独立的会计信息系统发展到与其他企业管理系统（企业内部供应链、人力资源管理系统、企业外部供应链系统、客户关系管理系统、电子商务等）的逐步集成与整合，成为一个整体的企业应用系统。通过加强财务、会计信息系统与企业整体管理信息系统的融合，将先进的信息技术与先进的管理理念、管理组织和管理方式相结合，满足企业个性化管理的需要，提高企业的管理水平，是企业信息化的发展方向。思考题描述人力资源管理的业务流程及工资系统的数据处理流程。固定资产与存货都是实物资产，固定资产系统与存货系统相比，具有什么样的特点？成本系统如何与其与他子系统集成应用？如何制定人力资源、资产、生产业务与财务一体化策略？项目验收项目验收的程序为：由项目经理或特别指定的质量控制顾问对交付成果进行审核，再提交给企业项目经理、企业项目负责人审批。审批通过后，召开项目验收大会，对项目进行验收并批准投入正常运行，该阶段的工作是项目实施阶段的里程碑。案例讨论：固定资产内控舞弊案例

身为国有企业工作人员，利用职务上的便利，骗取国有财产64余万元，面对法院的终审判决，被告人归某不得不低下头，吞下自己“精心隐藏”7年的苦果，等待他的将是15年的牢狱生活。50岁的归某是原上海某技术工程公司轻纺工程部经理。2000年11月，山东某公司向公司求购精疏机一套，但当时公司没有购买此类机械的配额，头脑活络的归某想出一个好办法，利用其他公司的配额到上海纺机总厂定购。随后，归某将本公司的45万余元划入纺机总厂。然而，2001年初，他代表公司到纺机总厂核账时发现，“纺机总厂”财务出错：把已提走的设备，当作其他公司购买，而他划入的45万余元却变为公司的预付款。于是，一场偷梁换柱的把戏开始上演。2001年3月至4月，归某派人到“纺机总厂”以公司的名义购买混条机等价值60余万元的设备。因为有了45万余元的“预付款”，归某仅向“纺机总厂”支付了15万元。随后，他找到了亲戚经营的某纺织器材公司，开出了公司以67万元的价格购得这批设备的发票。而公司不知内情，向大发公司支付了全部购货款，归某从中得利52万元。同年7月至10月期间，归某又以相同手段骗得公司11万余元，占为己有。2001年底，归某终于梦想成真，开办了自己的公司——中岛纺织机械成套设备公司，并担任法定代理人。

2008年上半年，纺机总厂发现45万元被骗，向公安机关报案，归某随后被捕。法院认定归某贪污公款64万余元，构成贪污罪，判处归某有期徒刑15年。【案例分析】

一个普通的轻纺工程部经理，利用手中的职权和相关内部控制的漏洞，竟采用相同的伎俩两次贪污公款共64万多元，这个给企业造成的沉痛教训的案例不能不引起我们的反思，其内部控制究竟出了什么问题，会给犯罪分子以可乘之机。

1.从公司角度来看，其采购业务的相关职务未分离。一般而言，健全的采购业务中，采购员、审批人和执行人、记录人应分离。如果其中关键的职务没有分离，那就极有可能发生舞弊，公司就是这样的案例。工程部经理归某，利用手中的职权，未经审批程序就私下决定向纺机总厂购买价值60万元的设备，这已经暴露出了授权审批控制的弱点。本来应该有第三方执行付款，并与纺机总厂核账，但令人惊讶的是，核账竟然也是归某一人亲手所为。所以，采购、审批、执行和记录的职务分离漏洞给了归某可乘之机，使其掩盖了同纺机总厂的交易问题，进而上演了后来“偷梁换柱”的把戏。另外，公司的验收和付款也存在漏洞。付款员明明将67万元款项划给了大发公司，这纯粹是归某利用其亲戚的关系虚构的交易，如果验收员按照同大发公司签订的购货合同上写明的条款以及发货发票来仔细验货，是不难发现归某冒用大发公司的名义却购进了纺机总厂价值仅60万元的设备的“偷梁换柱”的把戏的。一般而言，会计部门应该在按购货协议划出款项之后将购货单和购货发票转到验收部门，而验收部门应该收到会计部门转来的购货单和购货发票副联仔细查验其发货单位、收到货物的数量和质量后签收。但是公司没有做到，验收部门根本就没有仔细查验发货单位，以至于归某的把戏得以蒙混过关，使公司支付了67万元买进了价值60万元的设备，白白损失的7万元落入了归某的腰包。2.从轻纺总厂角度看，其内控存在的问题也不容忽视。

从发货通知单的编制和证实制度来看，轻纺总厂在这方面也存在漏洞。发货通知单的作用首先是将各种不同的客户订单内容，如货物的货号、数量、价格等以完整和规范化的格式反映出来，同时，还能使销售过程中所需的各种授权和批准在发货通知单上能得到证明。发货通知单的另一个作用是使与销售环节有关的各部门在执行发运业务或记录有关账册时有书面依据，并通过各环节的签字来监督每一环节中的业务处理工作。如果轻纺总厂建立了健全的发货通知单的编制和证实制度，并得以真正有效执行，就不可能发生“把已提走的设备，当作其他公司购买，而归某划入的45万余元却变为公司的预付款”这样的事故。如果有完善健全的内控并得到执行，轻纺总厂损失的45万元，是完全可以避免的。这个案例再一次告诉我们，每一个环节的内部控制对于企业而言都是至关重要的，丝毫忽视不得。案例讨论二：存货业务内部控制背景B公司是一家民营企业，年销售额在5000万元左右，近年来该企业的业绩逐渐下滑、亏损严重，其内部管理的混乱是根本原因，尤以存货管理的问题最为突出。在检查中发现，该企业产品的成本核算不准确，存货的采购、验收入库、领用、保管不规范，缺乏良好的内部控制，主要表现为：

1、该企业材料的采购是由总经理个人掌握。材料购入后因没有合同等相关资料，仓库保管员只能按实际收到材料的数量和品种入库；财务入账不及时，会计自己估价入账，发票往往几个月后甚至长达一年以上才收回，发票的数量和实际入库数量不进行核对，造成材料成本不准确，忽高忽低。

2、期末仓库不进行盘点，财务账面存货与实物差异较大。

3、材料领用没有建立规范的制度，车间在生产中随用随领；对超额领料缺少控制，多领不办理退库手续，生产线上残余料随处可见，随用随拿，浪费现象严重。

根据上述描述，回答以下问题：

（1）该企业的存货管理存在哪些问题？

（2）针对B企业内部控制存在的问题，提出改进措施。该企业存货管理的问题主要有以下几个方面：

首先，该企业基本没有存货内控制度，更谈不上机构设置和人员配备合理性问题，采购业务的决策缺少监督，不相容职务未严格分离。

其次，没有做到根据采购合同、运单等对入库存货的质量、数量