设备材料供应商选择管理流

内部资料〔注意保密，不得外传〕南京仁恒流程管理体系文件设备材料供给商选择管理流程签发人：签发日期：目的选择优秀的材料/设备供给商,保证采购的材料/设备在符合质量及工期要求的根底上价格合理，有效控制建立工程的本钱。适用范围适用于公司开发建立工程的甲购及甲指乙购材料/设备管理。术语和定义3.1招标小组：公司设立招标机构，主要包括招标领导小组和各专业工作小组。工作小组组长根据领导小组的决策意见，具体组织实施相关招标工作。招标小组决策方式：招标领导小组中半数以上成员同意，且招标领导小组组长同意。3.2工程分判方式确实定：A.对于一次采购材料/设备价格在50万以上的工程，原则上必须进展招标〔公开招标或邀请招标〕，如实在不具备招标条件的工程在经过招标小组讨论同意后可进展比价采购或直接委托。B.对于一次采购材料/设备价格在3万—50万〔含50万〕的工程，可以比价采购，由物资部从合格供给商一览表中选择二到三家供给商报价，物资主管负责编制比价表，参照设计部专业工程师的意见，确定选择供给商的依据，提交预算部审核，物资主管负责洽谈并拟订合同条款，办理合同审批手续，苗木采购及金额在三万元之内的甲供物资采购可以不签订合同，但价格必须以甲供物资价格审批表的形式报批。C.对于一次采购材料/设备价格在3万〔含3万元〕以下的工程，由物资部从合格供给商一览表选择一家供给商报价或从市场直接采购。职责4.1公司招标小组：负责50万元以上的工程招标的决策工作。招标小组组长负责签发定标会议纪要。公司领导:负责审核、审批工程材料/设备招标方案和工程材料/设备招标调整方案；负责审核、审批3万-50万元比价采购及直接委托工程的定标〔委托〕方案。物资部：负责编制工程材料/设备招标方案和工程材料/设备招标调整方案；负责组织编制招标工程的招标文件；负责拟定合同条款及签订采购合同；负责组织相关部门专业人员对备选单位进展考察；负责招投标过程的组织工作；负责过程资料的整理、保密、存档和入库工作；组织进展供给商年度评价。预算部提出采购材料、设备本钱限额要求；负责提供材料、设备采购数量；参与招标过程，审核商务条款，提出经济标变更的要求。4.5工程部：负责编制工程材料/设备进场方案和工程材料/设备进场调整方案；负责下发非招标工程的甲指乙购材料〔设备〕采购通知单给总包方；货到工地后组织验收和移交。参与供给商年度评价。设计部：负责提供设计要求并完成建筑类选型定板工作；负责编制招标、议标工程的技术标书；参与物资部组织的发标、答疑及开标工作；参与供给商年度评价。序号流程名称责任人流程说明(输入、输出、流程说明)支持文件及记录1采购方案及产品技术要求确认物资部输入：工程施工总体进度方案输出：招标采购方案、招标要点确认表流程说明：工程部根据工程施工总体进度方案，编制工程材料/设备进场方案，经工程主管领导审批后作为工程招标方案的编制依据。设计部提供所需产品标准、技术要求，预算部提供经济限额、采购数量等经济性资料。物资部依据工程材料/设备进场方案编制工程材料/设备招标方案，方案的编制要遵循整体招标的原则，方案中应注明设备材料标段的划分及采购方式的初步建议，提交主管副总审核，总经理审批后作为招标工作组织实施的依据。如工程的施工总体进度方案和工程材料/设备进场方案发生变化，工程部应及时编制工程材料/设备进场调整方案，主管工程领导审批后，提交给物资部。其中关键线路的方案变更须按总体方案变更审批程序执行。物资部依据调整方案编制相应的工程材料/设备招标调整方案，报主管领导审批。每个月28日前，由物资部组织编制下个月的工程材料/设备招标方案〔含比价及直接委托工程〕，经主管领导审批后正式生效，并纳入下个月的部门工作方案中。年〔月〕度招标方案2招标程序物资部/招标小组输入：年〔月〕度招标方案输出：中标结果流程说明：50万元以上的采购工程应进展招标。招标工程程序2物资部负责按方案进展招标的技术准备工作，具体包括：.1组织对备选的供给商进展考察，且备选单位不少于3家。在考察时设计部、工程部、预算部、物管技术部根据专业需要派代表参加。.2对备选单位进展资格预审工作。.3根据考察情况和资格预审情况编写考察报告。.4设计部按照设备材料选型定板管理流程完成材料的选型定板工作，并根据招标工程的技术要点提供相关技术要求的文件，物资部负责组织招标文件的编制。.5招标文件的审批流程：物资部经办人——相关主管副总工程师、工程师——物资部经理——预算部经理——财务部经理――主管副总——财务副总――总经理，招标文件的内容可包括：招标人名称、工程名称及范围；工程主要设备、材料的名称、品牌、数量，主要技术规格及相关资信材料和效劳工程要求；交货、竣工或提供效劳的时间、期限；递交投标文件的方式、开标日期、地点和有效投标期限；投标人资格条件、投标文件的根本要求；评标依据和标准、定标原则，主要评标方法、评标程序、确定废标的主要因素；投标保证金、履约保证金要求；投标价格的要求及其计算方法；图纸目录、格式附录等；主要合同条款和内容。.6物资部将考察报告〔包括初步询价情况〕、招标文件〔包括设计图纸、选型定板单等〕以传签单的形式报相关人员审批。物资部负责按方案进展招标的商务准备工作，具体包括：.1提供招标工程的商务条件。.2组织对备选单位进展标前询价。标前准备会.1物资部负责组织招标小组召开招标工程的标前准备会。招标小组组长、设计部经理、预算部经理必须参加，如招标小组组长有事不能参加，可委托其他小组成员行使其职能。.2招标小组在标前准备会上讨论确定入围单位〔入围单位应不少于3家〕、评审招标文件并确定评标原则作为中标条件写入招标文件。.3物资部负责整理标前准备会议纪要，并发送给招标小组成员。2.4物资部负责根据标前准备会议纪要修改招标文件，履行招标文件审批程序，招标文件正式生效。发标、答疑.1物资部负责安排发标、截标、答疑会，并通知招标小组成员和入围单位。.2物资部负责整理答疑会的会议纪要，并发送给招标小组或招标小组成员。开标、评标和定标.1开标：开标工作由招标工作小组组长组织安排。开标参加人员：物资部、预算部相关人员。涉及土建材料开标，工程管理部必须安排相关人员参加。水电材料开标，设计部主管副总工程师须参加。景观材料开标，设计部必须安排相关人员参加。物资部负责做好记录和报价比拟分析，记录上报招标领导小组。.2评标和定标：领导小组组长负责组织召集领导小组成员和工作小组参加评标专题会议，评标会议分技术评议和商务评议两个议题。首先是技术评议，由工作小组成员解答领导小组的询问，并根据招标文件和投标文件对各家投标单位进展综合评议，工作小组向领导小组推荐一家或几家意向中标单位或对投标单位进展技术等级的排序。完成后，工作小组相关技术评标人员退场。其次，工作小组相关成员就标书的相关商务报价结果进展分析说明，并解答领导小组的询问。领导小组随之评议工作小组推荐的意向中标单位或评选意见，并以投票的方式正式确定中标单位。投票表决遵循“一人一票、少数服从多数〞的原则。领导小组投票表决后，应就表决结果对工作小组作批复说明。工作小组组长指定一名工作人员列席评标会议，负责工作小组的评分统计和领导小组的表决统计，并作会议记录。领导小组随之评议工作小组推荐的意向中标单位或评选意见，并以投票的方式正式确定中标单位。物资部负责整个评标会议的会议记录。2.2.5.3属于甲购材料/设备的，由物资部根据开标结果依据商务谈判的条件与中标单位签订材料及设备采购合同，由预算部与中标单位签订设备安装合同，并按.4属于甲指乙购材料/设备的，由物资部根据开标结果依据商务谈判的条件，填写甲指乙购材料〔设备〕采购通知单与中标通知书和核价书一起传至乙方，并抄送工程部和预算部。材料设备供方资格管理流程材料、设备招〔邀〕标文件审批表3比价采购工程程序物资部输入：年〔月〕度招标方案输出：议标结果流程说明：设备材料采购额度在3万-50万的工程可以进展比价采购。比价采购工程工作程序：3.2.1物资部负责按方案进展3.2.1.1物资部应从3.2.1.2物资主管负责编制比价表，参照设计部3.2.13..价格审批流程：物资主管——物资部经理——预算部经理——财务部经理——主管副总——财务副总——3.2.3物资部根据审批的结果，按照合同审批程序签订采购合同，物资部甲供物资价格审批表4直接采购工程程序物资部输入：采购方案输出：直接委托结果流程说明：一次采购材料/设备价格在3万元以下的工程，按以下程序处理：由物资部从合格材料/设备供给商库中选取其产品符合设计要求的供给商〔假设供给商库中其产品不能满足设计要求则由设计部、工程部共同考察市场并确定一家供给商〕并提出直接采购建议，且材料/设备价格不高于一年内公司以任何方式确定的材料/设备价格。4.属于甲购材料/设备的，由物资部4.1.3属于甲指乙购材料/设备的，由物资部填写甲指乙购材料〔设备〕采购通知单4.1.4物资部负责对合同的履行情况进展跟踪并组织设计部5采购资料管理物资部输入：采购资料输出：供给商资料库流程说明：物资部负责以上分判工程的过程资料的整理、存档和入库工作。招标投标文件包括考察报告、确定入围投标单位的会议纪要、招标文件原件、招标文件审批记录、中标单位投标书、开标记录、定标会议纪要等。招标文件存档时，考察报告和确定入围投标单位会议纪要必须作为招标文件的附件一并存档。

合同存档时，开标记录和评标会议纪要必须作为合同的附件一并存档。

招标文件原件、招标文件审批记录、中标单位投标书、开标记录和定标会议纪要书面文件由预算部、物资部负责整理、归档。总办负责招标文件及其附件的电子文件存档。

合同及其相关附件的电子文件和书面文件由总办存档。供给商的评定物资部负责组织每年对备选的材料/设备供给商进展评定。评定内容包括：备选单位投入的人力、物力、经济实力、工期、施工配合、保修效劳等，评定结果为判定该备选单位是否能满足我方的要求，并记入年度材料/设备供给商评定一览表。评定合格的单位在取得招标小组同意后，于每年3月1日前将合格的供给商清单进入供给商资料库。6招标工作总结物资部/人力资源部输入：已完成的招标工程输出：招标工作总结报告、检查记录物资部每月结合工作总结，将招标工作开展情况进展总结分析，对存在的缺乏提出改良或完善的措施，形成招标工作总结报告。公司人力资源部结合每年流程管理体系的内部审核，对公司招标工作的开展情况进展监视检查，形成检查记录，对存在的问题提出改良要求，并监视整改。招标工作总结报告支持性文件NJY-CG-LC004合同管理流程相关记录7.1NJY-CG-LC002-JL001年〔月〕度