供应链环境下的采购管理

供应链环境下的采购管理第1页/共26页采购的定义采购工作主要是适时、适量、适质、适价为生产部门提供生产所需要的原材料（或外加工件）一般包含的含义如下：所有的采购，都是从资源市场获取资源的过程采购，既是一个商流过程，也是一个物流过程商流、物流的统一、分离是一种经济活动第2页/共26页采购管理对采购业务过程进行计划、组织、协调和控制的管理过程采购和采购管理的区别项目内容使命权利采购管理是管理活动，面向整个企业，保证整个企业的物资供应可调动整个企业的资源采购是作业活动，一般由采购人员承担完成采购布置的具体的采购任务只能调动所分配的有限资源第3页/共26页采购管理的目标适时适量：既要保证供应，又使成本最小保证质量：保证采购的货物能够达到企业生产所需要的质量标准，在保证质量的前提下尽量采购价格低廉的物品费用最省：是物资采购始终贯穿的准绳第4页/共26页采购管理在供应链中的作用最基本信念是与供应商建立合作伙伴关系，减小采购风险，大大提高整个物流过程的效率排除浪费和重复努力，信息共享和共同计划，库存是必需的、无法彻底排除的，但一定要排除浪费和重复努力第5页/共26页信息共享策略信息沟通的目的和性质采购管理计划管理生产管理设备管理成本管理销售管理内部管理外部管理顾客政府机构供应商服务部门社会团体其他信息沟通信息沟通将各项管理职能连成一体第6页/共26页信息沟通不仅促进了各项管理职能，而且也将企业通其外部环境联系起来了。正是企业与外部环境的联系，才构筑了企业与市场的桥梁，才建立了企业与外部信息沟通的渠道，才形成了信息共享的基础和条件。对于主要的供应链成员，采购管理必须共享信息。尤其是共享战略信息，以便企业能共同计划最佳的方法和采购更有效的手段来满足需求。决策的主要基础是关于可行性方案的实际信息这些信息的来源既有企业内部的，又有企业外部的第7页/共26页采购计划的编制策略采购计划的制订是采购管理的基本出发点,而从管理的基本要求和方法-PDCA（plan,do,check,action）来讲,采购战略也是广义计划的一部分,采购战略、采购中长期计划及年度计划的制订,都要服从计划工作的一般要求.包括明确问题分析原因提出解决问题的方案等步骤。第8页/共26页图持续的改进过程第9页/共26页企业内部提供的是关于各个任务部门的具体信息，决定是否需要采购、如何采购、采购什么、采购多少、什么时间采购。对采购来说就是物资需求的种类、数量、日期和质量。在采购计划中，主要定义采购需求，生成工作说明和规范。工作说明能够清晰地说明按照合同需求提供的产品或服务内容。在采购计划编制阶段，应该在自制或外购中进行决策，决策时需要考虑采购所引起的直接成本和间接成本，特别是外购是管理和监控采购过程的间接成本。自制或外购中决策需要考略的因素有：成本、可用于生产的内部能力、所需的控制水平、保密性要求、可利用的供应商第10页/共26页采购计划的编制是一项输入、输出工作，输入主要涉及需求分析、师市场分析和条件分析

采购计划的输入和输出输入自制、外购分析专家判断合同类型选择输出系统转换工具和技术需求计划采购资源库存和在途量市场状况约束和假设采购计划工作说明书第11页/共26页表采购资源类型比较集中订立合同分散订立合同定义企业内部的一个职能部门对所有采购合同的订立过程负责各项目经理控制与其项目有关的合同订立过程，通用于项目化管理优点更加经济，易于控制所有合同订立工作；高度专业化的合同订立过程；经过几个项目之后，可以形成固定化的订单；合同订立程序逐渐标准化并趋于稳定项目经理拥有更大的控制权；合同订立人员对项目具体要求更加熟悉；针对不同项目需求，更具有灵活性和适应性缺点如果几个项目马上需要订合同,则合同组织可能成为瓶颈,容易忽略项目的具体要求更大的成本；合同工作的重复性；没有标准合同订立政策第12页/共26页采购管理成功企业的管理重点在于采购计划中的采购种类，其中有8项内容：对具有较高价值增值能力的采购种类进行管理和控制，如原材料、包装材料、外部制造、固定设备、外购产品、外购服务等；规范化和标准化企业的采购流程，建立合理的伙伴供应商关系；在最合适的地理范围内采购合适的种类，采取从地方国家区域的迁移计划，实现采购管理的全球化；创造高水平的资源采购能力，确保企业的经验战略能够真实反映企业的需求；第13页/共26页加速改进供应链网络结构中跨部门、跨功能和跨企业的整合能力；重新排列从事务性的活动到较高的价值增值活动的顺序，并根据这些活动的增值能力，重新配置供应链网络资源；在供应链网络中，借助企业和供应商的合作关系，优化交易流程，去掉重复的、复杂的交易过程；应用早期供应商参与策略，为企业未来的战略性业务和生产意向准备战略伙伴。第14页/共26页采购过程管理策略采购计划的编制进入以询价计划编制、询价、供应商选择、合同管理和合同首位为内容的采购过程管理阶段。从本质上讲，询价和供应商选择都是围绕合同管理这个中心第15页/共26页询价过程管理策略询价计划编制就是为了进行招标而做的准备，邀请可能的供应商提出建议书或报价单。询价计划编制的主要目的就是制作采购文档，接受建议书/报价单。建议书和报价单的区别：通常当供应商选择决策主要由价格决定的时候，使用“出价”和“报价”。当非财务因素，如技术技能或方法显得极为重要时，使用“建议书”。第16页/共26页投标邀请书：用于寻找常规项目最适合的价格。一般不需谈判，越低的报价越容易获胜。邀请提交建议书：用于复杂的、非标准的高价值商品，需要进一步澄清和谈判。报价邀请：用于低价值商品。采购文档应该包括相关的工作说明、期望的反应形式和要求的合同条款。在询价的基础上，获得来自供应商的建议书，并根据评价标准对建议书进行综合评价，从而选择满足需要的供应商。第17页/共26页合同谈判合同谈判：指签署合同之前,订立双方就合同结构与要求进行澄清并达成协议的过程。谈判的议题通常是责任与权利、适合条款与法律、技术与商务管理方法、合同融资与价格。买方的谈判目标卖方的谈判目标公平合理的价格使合同在规定的时间和绩效限度内履行保证合同中具有关于合同如何履行的条款与供应商建立良好的关系获利性（长期与短期）市场份额客户的安全需求表买卖双方的谈判目标第18页/共26页合同谈判主要包含五个阶段

合同谈判的过程介绍草案试探对手草以价格是否一致接收收尾达成协议调整方案合同谈判的主要战术：最终期限，吃惊，有限的权力，不露面的人，公平、合理，战略延迟，双方一起论理，撤退，不合理，即成事实。第19页/共26页合同变更变更申请可以包括对合同条款或工作说明的变更。如果卖方的工作不是令人满意的，那么终止合同的决定也会作为变更申请来处理。有争端的变更是指卖方有买方不能就变更补偿达成协议的变更，它的不同叫法包括索赔、争端或投诉。解决冲突优先级，进度计划>代理>合同条款>包含工作说明的其他文档>规范。当合同条款、条件与工作说明之间存在冲突时，依靠合同中的优先顺序条款解决冲突。第20页/共26页合同收尾是合同管理过程的最后环节,合同收尾包括管理收尾和采购审计两个重要的过程.必须由负责合同管理的个人或组织进行正式的验收和收尾,并采用正式书面通知,通知卖方合同已经完成管理收尾：对合同记录的更新.合同记录非常重要,它包括合同本身,以及其他所有的文档.如辅助性的进度计划/申请并批准的合同变更/卖方制定的任何技术文档/卖方绩效报告/财务文件(如发票与付款记录)/与合同有关的任何检查结果。采购审计：是合同管理过程中一个非常重要的步骤。审计工作检查从采购计划编制到合同管理的一系列过程。第21页/共26页全球采购障碍对全球采购的程序缺乏了解：不了解潜在的全球供货商，不熟悉全球采购中所需要的附加单证。国际单证包括：信用证，多式联运单，装运收据，进口许可证，原产地证明，商检证明，保险证明，包装清单及商业发票拒绝改变已确立的常规程序或拒绝替换已形成长期供货关系的供应商第22页/共26页全球采购模式选择首先进行全球采购的物品获取有关全球采购的信息：收集和评价潜在供应商的信息或识别能承担该任务的中介评价供应商：通常不会与一个国外供应商签订全部采购合同，而是用少量或实验性订货来建立供应商的绩效跟踪记录签订合同：如果国外供应商能满足买方的评价标准，买方可以与供应商磋商合同条款了第23页/共26页供应商早期参与策略早期供应商参与的发展：充分利用供应商的专业知识、技术与技能来提高自己产品开发水平、缩短产品开发周期早期供应商参与的优点：不仅有利于企业，也有利于供应商，为他们建立长期稳定的合作关系创造了条件。企业的优点：缩短产品开发周期；降低开发成本；改进