Excel 2003的基础知识项目12

项目十二工作表灵活分页与打印学习目标掌握为工作表添加密码的方法。掌握页面设置方法。熟悉打印设置方法。掌握预览及打印工作表和工作表区域的方法。本项目通过设置和打印一份“好友联系表”来介绍工作表加密、工作表分页、页面设置及打印设置。本项目包括4个任务：制作好友联系表、为好友联系表添加密码、打印设置、预览及打印好友联系表。任务一制作好友联系表【操作要求】本操作要求新建工作簿，将其保存在“我的文档”文件夹中，文件名为“好友联系表.xls”，并输入数据。【操作步骤】启动Excel2003，新建工作簿，将其保存在“我的文档”文件夹中，文件名为“好友联系表.xls”。将工作表Sheet1重命名为“好友联系表”，输入数据，结果如下所示。任务二为好友联系表添加密码【操作要求】本操作要求为工作簿和工作表设置密码。【操作步骤】选择【工具】/【选项】命令，弹出【选项】对话框，切换到【安全性】选项卡，如下图所示。如果希望设置工作簿的打开权限，在【打开权限密码】右侧文本框中输入密码，单击按钮。弹出【确认密码】对话框，如左下图所示。在文本框中重新输入打开权限密码，单击按钮。这样就为该工作簿设置了打开权限密码。如果希望设置工作簿的修改权限，在【安全性】选项卡中【修改权限密码】右侧文本框中输入修改权限密码，单击按钮。弹出【确认密码】对话框，如右下图

所示。在文本框中输入修改权限密码，单击按钮。这样就为该工作簿设置了修改权限密码。如果设置了打开权限密码，再次打开工作簿时，会弹出【密码】对话框，左上图所示。在【密码】文本框中输入打开权限密码，单击按钮，工作簿会被打开。如果设置了修改权限密码，再次打开工作簿时，会弹出【密码】对话框。如右上图所示。在文本框中输入修改权限密码，单击按钮，就可以修改文件内容了。如果希望其他人无法修改工作簿中特定工作表的数据，可以单独对工作表设置密码。方法是：选择该工作表，选择【工具】/【保护】/【保护工作表】命令，弹出【保护工作表】对话框，如左下图所示。在文本框中输入密码，单击按钮，弹出【确认密码】对话框，如右下图所示。再次输入刚才设置的密码，单击按钮。这样就设定了工作表的修改密码。【撤销工作表保护】对话框如果确定要修改数据，选择【工具】/【保护】/【撤销保护工作表】命令，打开【撤销保护工作表】对话框，如上图所示。输入修改密码，单击按钮后，工作表中的内容就可以被修改了。当修改被保护工作表中的数据时，自动弹出警告窗口，如下图所示。任务三好友联系表的打印设置本任务完成打印设置任务，包括:页面设置插入分页符删除分页符设置打印标题行设置打印标题列（一）页面设置【操作步骤】单击常用工具栏上的按钮进行打印预览，阅览结果如右图所示。当前页面中只能打印出第E列左侧的数据。由于列数太多，右侧几列数据会打印在下一页，需要进行调整。选择【文件】/【页面设置】命令，打开【页面设置】对话框。在【页面设置】对话框中可以设置页面布局、调整页边距、创建页眉和页脚以及调整工作表外观。【操作要求】本操作对要打印的工作簿进行页面设置，使打印内容和格式符合要求。切换到【页面】选项卡，如果要横向打印当前工作表，在【方向】选项栏中选择（默认选项是）。单击按钮，打开预览窗口如下图所示。根据预览窗口显示，各列数据可以打印在同一页面内了，但是工作表后几行数据会被打印在下一页。如果希望所有数据打印在一页内，需要继续修改打印比例。单击按钮重新打开【页面设置】对话框。选择【方向】栏中的单选钮，选择【缩放】栏中的单选钮，在【调整为】数值框中输入“1”页宽，“1”页高。此时缩放比例被自动调整为78%，如下图所示。单击按钮，打开打印预览窗口。数据都显示在一页内了，但是表格显示位置在页面上方，可以继续更改设置。单击按钮重新打开【页面设置】对话框，切换到【页边距】选项卡，在这里可以设置页边距。在【居中方式】选项栏勾选和两个复选框。单击按钮，打印预览窗口如下图所示。此时工作表可以打印在一张页面的居中位置了。（二）插入分页符【操作要求】本操作要求用户根据需要在工作表中插入分页符。【操作步骤】如果要插入水平分页符，移动鼠标到要分页的下一行，选择该行（如需要将第13行作为新一页的起始行，就选择第13行）。选择【插入】/【分页符】命令，这样就在第13行前插入了一个分页符（显示一条虚线）。如果要插入垂直分页符，移动鼠标到要分页的下一列，选择该列（如需要将E列开始的右侧各列数据打印到下一页，就选择E列）。选择【插入】/【分页符】命令，这样就在第E列前插入了一个分页符，在页面中的第E列前有一条虚线表示分页符。单击常用工具栏上的按钮进行打印预览，阅览结果如下页左图所示，第一页（水平分页符和竖直分页符共同分割页面的第一部分）内容显示在一个页面内。单击按钮，可以继续预览下一页内容，如下页右图所示。可以继续单击按钮预览其他页面。单击按钮，弹出分页预览视图提示对话框，如下图所示。单击按钮，视图变成分页预览形式。添加的分页符以蓝色实线显示。（三）删除分页符【操作要求】本操作要求在工作表中删除手动添加的分页符。【操作步骤】如果删除水平分页符，选择水平分页符的下一行（如选择第13行）。选择【插入】/【删除分页符】命令即可删除该分页符。如果删除竖直分页符，选择竖直分页符的右一列（如选择E列）。选择【插入】/【删除分页符】命令即可删除该分页符。说明：如果要删除所有手动设置的分页符，单击工作表左上角行列交叉处【全选】按钮（或者按“Ctrl”+“A”组合键），选择【插入】/【重置所有分页符】命令即可。（四）设置打印标题行【操作要求】本操作要求设置打印标题行，使打印的各页都能显示标题行。【操作步骤】为了说明设置效果，首先更改分页符的位置，使当前页面打印到两页上。步骤2至步骤4进行分页设置。选择【视图】/【分页预览】命令，进入分页预览视图模式。移动鼠标到水平分页符上（蓝色水平虚线），当鼠标指针变成形状时，按住鼠标左键向下拖曳到表格中要分页的行（如第18行），松开鼠标左键，该行之前就添加了一个水平分页符。移动鼠标到竖直分页符上（蓝色竖直虚线），当鼠标指针变成形状时，按下鼠标左键向右拖曳到表格最右侧，这样改变了竖直分页符位置。选择【文件】/【页面设置】命令，打开【页面设置】对话框。切换到【工作表】选项卡，单击【顶端标题行】编辑框中的按钮，弹出【页面设置-顶端标题行】对话框，如下图所示。在【页面设置-顶端标题行】对话框的编辑栏中输入“$1:$3”或拖曳第1行至第3行。单击按钮返回到【页面设置】对话框。单击按钮，预览打印效果，如下图所示。9.单击按钮，预览第2页打印效果，如图下图所示。可以看出每一页都显示标题行。（五）设置打印标题列【操作要求】本操作要求设置打印标题列，使打印的各页都能显示标题列。【操作步骤】为了说明设置打印标题列的方法，首先设置打印页面，使第1页只能打印出左边部分列，右面几列打印到第2页。按“Ctrl”+“A”组合键选择全部数据，选择【插入】/【重置所有分页符】命令，这样就清除了手动添加的分页符。选择【文件】/【页面设置】命令，打开【页面设置】对话框，切换到【页面】选项卡。选择单选钮，在右侧数值框中输入“100”。单击按钮，预览窗口恢复到第九页幻灯片所示窗口。单击按钮，关闭预览窗口。选择【文件】/【页面设置】命令，打开【页面设置】对话框。切换到【工作表】选项卡。单击【左端标题列】编辑框中按钮，弹出【页面设置-左端标题列】对话框。在【页面设置-左端标题列】对话框的编辑栏中输入“$A:$A”单击按钮返回到【页面设置】对话框，单击按钮，预览打印效果。预览第1页效果如左下图所示，单击按钮，预览第2页效果如右下图所示。可以看出每一页都显示标题列。任务四预览及打印好友联系表本任务主要完成预览好友联系表、设置打印内容、打印工作表的任务。包括：预览及打印整个工作表预览及打印工作表中的选定区域。（一）预览及打印整个工作表【操作要求】本操作要求预览及打印整个工作表。【操作步骤】由于前面步骤中修改了一些设置，对于本例可以取消这些设置进行打印。根据本例的内容，将数据全部打印在一张页面内即可。选择【文件】/【页面设置】命令，打开【页面设置】对话框，切换到【页面】选项卡。选择单选钮，在右面输入“1”页宽，“1”页高，如下图所示。单击按钮，设置完成后的表格可以打印在一页上了。选择【文件】/【打印】命令，打开【打印内容】对话框，如下图所示。如果要打印整个工作表，在【打印范围】选项栏中选择单选钮，在【打印内容】选项栏中选择单选钮。如果打印多份文件，在【打印份数】数值框中设置打印份数；如果打印工作表中的某些页，在【打印范围】选项栏中选择单选钮，在其右侧输入开始打印页码和结束页码即可。单击按钮进行预览。如果预览结果满意，单击按钮即可打印文档。否则，单击按钮重新进行设置。（二）预览及打印工作表区域【操作要求】本操作要求预览及打印工作表中的选定区域。【操作步骤】选择需要打印的工作表区域。例如，要打印单元格区域A1:G10的内容，则先选择单元格区域A1:G10。选择【文件】/【打印区域】/【设置打印区域】命令，该区域就被设置成打印区域了。单击常用工具栏上的按钮，进行打印预览，预览结果如右图所示，只有选择范围才被打印出来。单击按钮即可打印文档。实训一

预览及打印“办公用品消耗统计表”要求：打开工作簿“办公用品消耗统计表.xls”，如下图所示。对工作簿设置打开权限密码，并进行打印设置。要求将该统计表的各列合并到一页范围内进行打印，打印的每一页都显示标题行。【操作步骤】打开工作簿“办公用品消耗统计表.xls”。选择【工具】/【选项】命令，弹出【选项】对话框，切换到【安全性】选项卡进行密码设置。选择【文件】/【页面设置】命令，弹出【页面设置】对话框，在【页面设置】对话框中调整为1页宽。切换到【工作表】选项卡，进入【页面设置-顶端标题行】对话框设置标题行。进行打印预览，正确无误后打印即可。实训二预览及打印“考勤记录表”要求：打开工作簿“考勤记录表.xls”，如下页图示。对工作簿设置修改权限密码，并进行打印设置。由于列数较多，多余的列打印到下一页上，要求打印的每一页都显示A、B列作为标题列。【操作步骤】打开工作簿“考勤记录