合同管理全过程风险防范及管控

合同管理全过程的

风险防范及管控措施主讲人：王勇红经营管理部前言

合同作为经营管理的手段是企业与外部进行物流、资金流、信息流交换的基本形式，是企业对外经济交往的基本载体，抓住了合同环节的风险防范，也就抓住了经营风险防范的源头。

要强化“契约即法律”意识，从合同成立、履行到合同变更转让、终止的全过程都要注意依法规范自身行为，有效维护企业合法权益，努力做到想得周密，查得仔细，谈得谨慎，签得明白，干得规范，存得完整，赢得漂亮。

我们每个施工企业应如何有效地防范和控制合同风险是现在面临的重大问题。主要内容一合同风险的分类二三合同管理的总体要求合同的全流程管控一、合同风险的分类

合同风险是合同中的不确定因素，它是工程风险、业主资信风险和外界环境风险的集中反映和体现。具体包括两个方面：

客观性合同风险

主观性合同风险一、合同风险的分类（一）客观性合同风险合同的客观风险是因法律环境、合同约定以及国际惯例而产生的，往往无法通过人的主观努力而控制。工程变更风险：合同规定工程变更在15%的合同金额内，承包商得不到任何补偿；市场价格风险：合同规定对于合同价格不予调整或在一定范围内调整；外部环境风险：因战争、罢工、骚乱、地震而停工，造成窝工等损失。一、合同风险的分类（二）主观性合同风险这是人为因素引起的、能人为避免或控制的合同风险。例如，在施工合同中，业主往往利用优势地位和起草合同条款的便利条件，通过苛刻的合同条件把风险隐藏在条款中，让承包商就范。而承包商为了承揽工程，对自身权利不敢据理力争，或在合同谈判中只重视价格和工期等主要条款，对其他条款不重视。又如，项目管理人员对合同条款不熟悉或发生疏忽，没有按照合同的规定进行索赔、签证，导致索赔无效。主要内容一合同风险的分类二三合同管理的总体要求合同的全流程管控二、合同管理的总体要求一是要符合国家法律法规的规定。要熟悉国家和项目当地的法律法规和政策，谈项目、签合同、办理行政审批和合同履行都要合法规范，不能违法操作，不能存侥幸心理。尤其在业主方为政府或实力强大时更要注意，以免产生风险和漏洞，导致最后无法索赔。二是要签订完善的施工合同，以事前预防为主、事中控制和事后补救为辅。合同是履行和索赔的依据，在签订时考虑问题要全面，重视每一个条款，尽量不签不利条款，不得已而签的，在履行中应当想办法予以调整、变更。二、合同管理的总体要求三是要建立完善的分级授权管理制度。合同管理的权限分级主要包括：建立制度权、审核批准权、执行权、监督权等。公司各相关部门实行合同岗位责任制，在公司授权范围内进行合同的洽商、起草和落实。上下级间的权限划分要清楚、合理、执行有效。属于上级管理权限的合同，下级单位不得签署。对于重大合同，上级部门应加强管理。下级单位签署合同，应按程序和制度报上级单位批准，上级单位应当加强对下级单位合同的订立和履行情况的监督检查。二、合同管理的总体要求四是要对合同实行统一归口管理。公司在合同分级授权管理的基础上，可以建立合同的统一归口管理制度。管理部门全面负责合同的起草、谈判、审查、签订，负责合同纠纷的处理、诉讼，管理合同专用章、授权委托书，定期检查和评估合同的履行情况及分析薄弱环节，并采取相应控制措施等。五是要注重管理策划，明确合同风险对策。应围绕利润和成本全面开展项目合同管理和风险控制的策划工作，采取合适的风险管理方案，以满足施工项目全过程管理的需要，达到合同管理的目标。六是应健全考核、奖励与责任追究制度。对合同订立、执行中所出现的违法违规行为或其它给公司利益造成重大损失的行为追究责任。主要要内内容容一合同风险的的分类二三合同管理的的总体要求求合同的全流流程管控三、合同的的全流程管管控合同管理控控制环节1、资信调查查2、合同谈判判3、合同文本本管理4、合同会签签5、合同审批批6、合同签署署7、合同印章章管理8、合同生效效与履行9、档案管理理10、分析与考考核十个控制环环节三十个个控制点三、合同的的全流程管管控三、合同的的全流程管管控（一）资信信调查合同订立前前要对合同同相对人资资信审查，，对项目进进行科学论论证、详尽尽审查项目目情况和可可行性，再再进行实质质性谈判。。对拟签订的的重大合同同，合同主主办部门应应根据需要要牵头组织织经济、技技术、法律律等人员开开展尽职调调查，编制制尽职调查报报告，经部门相相关负责人人审核后，，作为合同同审核的附附件。法律尽职调调查范围：：合同相对对人的主体体资格、组组织文件，，土地、房房屋、知识识产权等资资产权属情情况，重要要交易合同同和诉讼、、担保等或或有事项，，环境保护护、税务、、劳动关系系状况等。。三、合同的的全流程管管控风险描述忽视被调查查对象的主主体资格审审查，对方方当事人不不具有相应应民事权利利能力和民民事行为能能力，或不不具备特定定资质，或或与无权代代理人、无无处分权代代理人签签订合同，，导致合同同无效，或或引发潜在在风险。在合同签订订前错误判判断被调查查对象的信信用状况，，或在合同同履行过程程中没有持持续关注对对方的资信信变化，致致使公司蒙蒙受损失。对被调查对对象的履约约能力给出出不当评价价，导致合合同对方当当事人难以以满足生产产经营需要要。对签约对象象相关资质质审核不当当，对方提提供虚假资资质证明，，导致与无无资质或者者资质不全全合同主体体签订合同同，造成合合同无效，，形成公司司损失。主要管控措措施：第一，审查查合同相对对人及授权权委托人的的身份证件件、营业执执照、资质质证书、授授权委托书书等材料的的原件，避避免对方造造假。第二，若合合同签字人人是被授权权人，应关关注授权委委托书是否否合法有效效、被授权权人的行为为是否在其其被授权范范围内。第三，要充充分掌握业业主和分包包方、监理理的情况。。第四，可以以与被调查查对象的主主要供应商商、客户、、开户银行行、主管税税务机关和和工商管理理等部门沟沟通，了解解其生产经经营情况、、商业信誉誉和履约能能力。三、合同的的全流程管管控（二）合同同谈判主要包括谈判方案、、谈判记记录、谈谈判保密、、谈判文件件四个方面。。合同谈判前前，应根据据需要牵头头组织由经经济、技术术、法律等等人员组成成的合同谈谈判小组，，负责进行行合同谈判判。重大合合同谈判小小组应拟定定谈判方案案，制定谈谈判策略，，确定全面面、明确、、具体的合合同经济、、技术条件件与要求，，经批准后后实施。谈判过程达达成的重要要事项，应应指定专人人及时予以以记录，形形成谈判纪纪要，并由由谈判双方方负责人员员签字确认认。谈判涉涉及我方专专有技术或或其他商业业秘密等权权利的，合合同主办部部门在应要要求相对人人与我方签签订保密协协议。妥妥善收集、、整理、保保管往来信信件、传真真、电子邮邮件、电子子数据等相相关文件，，谈判结束束，应及时时进行归档档。三、合同的的全流程管管控三、合同的的全流程管管控风险描述谈判人员经经验不足、、缺乏相关关专业知识识，或未能能及时获得得谈判相关关信息，或或忽略合同同重大问题题或在重大大问题上做做出不恰当当让步，或或编写谈判判方案时，，未充分掌掌握自己、、对方的有有关信息或或信息失真真，编制的的谈判方案案有缺陷，，或合同谈判关关键成果和和分歧未记记录，或虽虽然记录但但未让双方方确认，或或谈判信息息泄密等等等导致公司在在谈判中处处于不利地地位或利益益受损。谈判沟通不不充分、谈谈判分歧较较大或谈判判失利，导导致无法实实现合同的的目的。三、合同的的全流程管管控主要管控措措施第一，在谈谈判前应当当收集谈判判对手的资资料。充分熟悉悉谈判对手手情况，做做到知己知知彼；深度度考察业主主的真实意意图，以便便在项目谈谈判中取得得有利地位位。第二，关注注合同核心心内容、条条款和细节节，具体包括合合同标的的的数量、质质量或技术术标准，合合同价格的的确定方式式与支付方方式，履约约期限和方方式，违约约责任和争争议的解决决方法、合合同变更或或解除条件件等，每一一个条款都都要斟酌。。第三，要特特别注意双双方的权利利义务条款款，防止合同同相对人加加重我方责责任、推卸卸自己责任任。对于规规定业主在在何种情况况下可以免免除责任的的条款切忌忌轻易接受受，否则履履行中业主主就有可能能以合同依依据为借口口，对我方方的损失拒拒绝补偿；；对于业主主附加给我我方的责任任，应视情情况接受或或不接受，，尽量将风风险锁定。。三、合同的的全流程管管控主要管控措措施：第四，尽量量采纳通用用条款的规规定，少设设定专用条条款。因为通用条条款往往对对于权利义义务、程序序的规定较较为详细、、公正，而而专用条款款则往往偏偏向于维护护合同强势势方的利益益。第五，加强保密密工作，严格执执行责任追究制制度。对谈判过程中的的重要事项和参参与谈判人员的的主要意见，予予以记录并妥善善保存。每次合合同谈判会上应应派专人作文书书记录，于会议议结束时做成会会议纪要，由双双方签字确认，，对于双方已签签字确认的内容容不允许变更，，以巩固谈判成成果、避免时间间和精力的浪费费。三、合同的全流流程管控（三）合同文本本合同形式：除可可即时清结业务务且合同额低于于1万元以下的外，，订立合同一律律采用书面形式。签订合同时，合合同主办部门应应按下列顺序选选择使用合同文文本：中国石化合同标标准文本；合同相对人在我我方合同标准文文本基础上修改改形成的合同文文本；合同各方共同起起草的文本或第第三方文本；合同相对人起草草的合同文本。。风险描述采用标准文本的的，随意删除、、简化条款、声声明和承诺条款款等合同条款，，未将未涵盖内内容以特殊条款款的形式进行补补充；采用修改标准文文本的，未将不不相关内容清除除；采取双方协商文文本的或采取取对方文本的，，未仔细研究合合同条款或根据据合同具体业务务协商条款，造造成我方被动或或者承担违约责责任；选择合同形式不不恰当，导致权权责不清、诉讼讼风险或公司利利益受损；合同内容和方式式与国家法律法法规、政策发生生冲突；合同内容和条款款不完整、表述述不严谨准确，，或存在重大疏疏漏。三、合同的全流流程管控三、合同的全流流程管控主要管控措施：：第一，规范合同文本。。文本选择应首首先选用标准文文本，其次在标标准文本基础上上进行修改，第第三选用双方拟拟定文本，最后后使用对方文本本。不建议采纳纳由签约对方起起草的合同。第二，严密合同用词，，合同内容与方方式要合法、合合规。第三，合同文本一般由由业务承办部门门起草，其他各各部门配合，重重大合同或法律律关系复杂的特特殊合同应当聘聘请律师参与起起草。三、合同的全流流程管控主要管控措施：：第四，考虑到建设工程程合同履行时间间长、情况复杂杂多变等特性，，应在合同中给给自己保留解除除合同的权利，，以留余地。解解除合同的情形形包括：业主严严重拖延支付工工程款、分包方方严重拖延工期期、重大的安全全事故、拖欠农农民工工资给我我方带来不利影影响等。第五，对纠纷处理方式式的规定应明确确，诉讼和仲裁裁只能选择一个个，不能规定为为“可以诉讼或或仲裁”，这样样的约定是无效效的。对诉讼管管辖法院的指定定要唯一、明确确，对仲裁机构构的选择要唯一一、明确、合法法。三、合同的全流流程管控（四）合同审核公司制定合同审审批和签署的相相关权限规定，，按公司《合同管理实施细细则》规定确立合同会会签审核部门。。合同签订前，应应以会签形式履履行经济、技术术、法律审查手手续，合同会签签审查审批表由由审查人员签字字确认。经济审查应重点点审查合同相对对人的信用情况况以及标的数量量、价格、交付付方式、付款方方式等商务内容容。技术审查应应重点审查合同同中的技术、质质量、安全、环环保等内容。法法律审查应对拟拟签订合同的交交易结构、权利利义务安排等内内容进行，内容容主要包括合法法性、严密性和和完整性审查。。风险描述合同内容和条款款不完整、表述述不严谨、不准准确，或存在重重大疏漏（如重重大技术条款、、HSE条款、保密条款款、保险条款、、成本回收条款款、免责条款等等不当）和欺诈诈；对发现的问题未未提出恰当的修修订意见；未根据审核人员员的改进意见修修改合同，导致致合同中的不当当内容和条款未未被纠正。三、合同的全流流程管控主要管控措施：：第一，审核人员应当对对合同文本的合合法性、经济性性、可行性和严严密性进行全面面审核，重点关关注合同的主体体、内容和形式式是否合法，合合同内容是否符符合公司的经济济利益，对方当当事人是否具备备履约能力，合合同权利和义务务、违约责任和和争议解决条款款是否明确等。。第二，严格执行合同管管理制度，建立立会审制度，对对有重大影响或或法律关系复杂杂的合同文本，，组织公司相关关部门进行审核核，相关部门应应当在各自职责责范围内提出评评审意见，再由由牵头部门收集集汇总并修改，，如果不能按照照审核意见修改改，应出具书面面说明论证。三、合同的全流流程管控（五）合同签署1、合同签订的主体体公司所有合同均均以公司名义对对外签订合同。。禁止公司机关关职能部门、基基层单位（工程程处）等内设组组织或机构以自自己的名义对外外订立合同。2、合同授权签订合同时，除除营业执照上载载明的法定代表表人和负责人亲亲自签署合同外外，签约人应履履行内部授权手手续，具备合同同签订资格。授权委托书由法律事务办公公室统一办理。。合同主办部门门应向法律事务务办公室提出办办理授权申请，，由法律事务办办公室按照公司司授权委托规定定为合同签约人人办理授权委托托手续。三、合同的全流流程管控三、合同的全流流程管控（五）合同签署3、合同签署合同经审批后，，合同主办部门门应将合同提交交法定代表人或或其授权的公司司领导、工程处处负责人签署，，在指定位置签签署姓名并注明明合同签署日期期。遵循的原则：先先签字，后盖章章4、合同盖章除合同相对人坚坚持要求对等加加盖行政印章并并经公司主管领领导批准使用的的外，签订合同同应一律加盖合合同签约主体的的合同专用章，，不得使用行政政印章，禁止用用部门印章、业业务专用章等其其他印章订立合合同。我方不得得接受合同相对对人以部门印章章或业务专用章章作为合同用章章。风险描述对方签署合同的的方式违法、无无效；授权委托托人超越权限签签订合同；合同同印章管理不当当；签署后的合合同被篡改等。。主要管控措施：：第一，合同应当由企企业法定代表人人或其授权委托托人签名并加盖盖公章；授权委委托人签字的，，应当有授权委委托书，并把授授权委托书、身身份证等证件作作为合同附件。。第二，严细印章管理制制度。三、合同的全流流程管控主要管控措施：：第三，采取恰当措施施，防止已签署署的合同被篡改改。如加盖骑缝缝章，骑缝章应应盖在合同侧面面，且要全面覆覆盖合同的每一一页。第四，禁止用铅笔等可可涂抹的笔来签签字。合同的签签署应同时有法法人章和法定代代表人或其授权权人签名，不可可遗漏任何一项项。不要遗漏合合同签署日期。。合同签署页如如果是单独一页页，应标明“本本页无正文”。。第五，按照国家有关法法律、行政法规规规定，需办理理批准、登记等等手续后方可生生效的合同，或或须报经国家有有关主管部门审审查或备案的，，应当履行相应应程序。三、合同的全流流程管控（六）合同的履履行和结算——问题高发阶段风险描述对方违约，未及及时跟进催办或或主张违约责任任，造成我方的的损失；我方违违约，遭到对方方的索赔；未办办理工程签证或或签证无效；未未保留有利的索索赔证据或证据据无效；对合同同条款未明确约约定的事项没有有及时签署补充充协议，导致合合同无法正常履履行；合同变更更、转让、解除除未履行审批手手续，导致合同同纠纷；违反合合同条款，未按按合同约定的期期限、金额或方方式付款；合同同履行过程中，，对项目的质量量、安全、工期期、后期服务监监控不力，造成成合同履行达不不到预期的目的的；未能及时催催收到期合同款款项或在没有合合同依据的情况况下盲目付款等等。三、合同的全流流程管控主要管控措施：：第一，在合同实施前进进行合同交底，，使全体项目管管理人员都对合合同有一个全面面、完整的理解解和认识，对风风险点及薄弱环环节制订相应的的控制措施，在在施工过程中利利用好对自己有有利的条款，规规避对自己不利利的条款。第二，建立合同的分类类台账，制定详详细的履行计划划，严格按合同同的约定施工、、付款以及催收收到期欠款。第三，派专人做签证的的管理和来往信信函、文书、电电报等证据的收收集工作。如发发生设计变更、、工期延长、价价格调整等情况况，应及时办理理签证，在合同同履行过程中也也应具备风险防防范意识，随时时多方搜集有利利于我方的证据据。三、合同的全流流程管控主要管控措施：：第四，在合同履行过程程中，可以针对对合同中的不利利条款、不明确确条款、不科学学条款及其他合合同风险采取补补救措施，如签签订变更的协议议、取得对方的的理解等。第五，对合同对方的合合同履行情况实实施有效监控，，若发现有经营营状况严重恶化化、转移财产、、抽逃资金、丧丧失商业信誉、、故意重大违约约等情况的，应应及时书面上报报公司，并视情情况采取相应措措施。第六，禁止未签合同而而先履行。应签签订书面合同而而双方未签订的的，应当立即补补签合同，作为为结算、付款、、索赔的依据。。三、合同的全流流程管控主要管控措施：：第七，合同不得已而中中止或终止的，，要办理中止、、终止手续，签签订书面的协议议，明确双方的的责任和权利。。因中止、终止止合同给我方带带来损失的，应应及时追究对方方的责任。中止止、终止的合同同又恢复继续履履行时，也应依依程序办理恢复复施工的手续。。第八，对印章的保存和和使用应实行专专人专管，建立立起科学合理的的用印审批制度度并做好记录。。防止印章滥用用、出借印章，，禁止给分包方方的材料买卖、、设备租赁等合合同盖我方公章章。第九，禁止给分包商的的材料采购、设设备租赁等行为为提供任何担保保。三、合同的全流流程管控主要管控措施：：第十，工程款的支付应应采取转账的方方式，禁止现场场支付现金，禁禁止付至合同外外的第三方或与与合同规定不符符的其他账户。。第十一，当接到对方的索索赔（含违约））报告后应认真真研究并及时处处理、解释或提提出反索赔，项项目管理人员不不得擅自在对方方出具的索赔报报告、对帐单等等确认类文书上上签字盖章，确确须确认的，应应经公司领导或或相关管理部门门同意。第十二，对履行周期长、、标的大、复杂杂疑难的重大合合同实行计划履履行和定期报告告检查制度，并并定期对帐。在在对方当事人发发生兼（合）并并、分立、改制制或其他重大事事项以及管理人人员变动时，应应及时对帐，确确认合同效力及及双方债权债务务。三、合同的全流流程管控（七）合同补充充、变更和解除除在合同履行过程程中，如果合同同约定不明确，，或变更、转让让、解除合同不不符合约定的，，合同主办部门门应当按原程序序重新办理审查查审批手续，不不得以口头形式式改变合同权利利或义务，进行行合同变更。如满足合同规定定的解除条件时时，合同主办部部门报有相应权权限的人员审批批后办理合同解解除手续。合同相对人违约约的，合同主办办部门应按合同同条款约定收取取违约金或要求求对方赔偿损失失。在不影响我我方权益的前提提下，应要求合合同相对人继续续履行合同义务务。三、合同的全流流程管控风险描述没有就质量、价价款、履行地点点等内容与合同同对方进行约定定或者约定不明明确，导致合同同无法正常履行行；对于条款显显失公平、有误误或对方有欺诈诈行为等情形，，未能采取有效效措施；因政策调整、市市场变化等客观观因素，已经或或可能导致企业业利益受损；变变更后的合同未未能争取到更多多利益，反而使使我方变得更加加被动等。三、合同的全流流程管控主要管控措施：：第一，变更后的合同视视同新合同，须须履行相应的合合同管理流程，，严格审核合同同条款。第二，在合同履行中，，要对合同的不不足之处进行归归纳总结，制定定详尽的索赔计计划，下达不同同阶段的索赔指指标，并派专人人跟踪落实，争争取取得对方的的理解，并签订订补充变更协议议。第三，对于显失公平、、条款有误或存存在欺诈行为的的合同，以及因因政策调整、市市场变化等客观观因素已经或可可能导致企业利利益受损的合同同，要按程序