秘书人员素质拓展培训课件

秘书人员素质拓展培训ForSecretaries&Assistants欢迎参加3/9/20231喜之郎秘书与助理培训培训日程Agenda自我职业认知与发展前景规划时间管理与工作效率的提高提升沟通技巧，建立共同的沟通平台行动计划3/9/20232喜之郎秘书与助理培训自我介绍WhoamI?What’smyjob?Myexpectation/challenge?3/9/20233喜之郎秘书与助理培训男女性别的差异男性：情绪稳定，自信，善决断，临危不惧……女性：推理能力较差，好嫉妒…...3/9/20235喜之郎秘书与助理培训种豆得豆，种瓜得瓜种下思想，收获行动种下行动，收获习惯种下习惯，收获性格种下性格，收获前途3/9/20236喜之郎秘书与助理培训把握机会，发展自己全面了解你的企业提高你的技能抓住变革机会3/9/20237喜之郎秘书与助理培训案例分析一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！3/9/20239喜之郎秘书与助理培训秘书的角色定位地位的从属性作用的辅助性3/9/202310喜之郎秘书与助理培训IfyouareGeneralManager,

你认为作为秘书五点最重要的要求是什么？3/9/202311喜之郎秘书与助理培训计划与时间管理理解时间管理的意义了解紧要与重要的概念向文件管理要时间收集与处理信息3/9/202313喜之郎秘书与助理培训时钟＋罗盘N3/9/202314喜之郎秘书与助理培训紧要与重要ⅠⅡⅢⅣ重要紧要%OFTIME3/9/202315喜之郎秘书与助理培训4Ｄ原则Doitnow马上就做Doitlater以后再做Delegate授权Don’tdoit不做3/9/202317喜之郎秘书与助理培训整理你的办公室保持你的办公桌整洁，仅把正在处理的工作放在手边。注意每天整理，而不要留到明天早上。建立一套文件系统，适应你自已、你的经理和你的业务；每过几个月就回顾这个系统。定期检查你的文件，仅仅保留你需要的文件，扔掉你不再需要的文件。为无法正确归档的文件，设立一个“其它”文件夹。3/9/202318喜之郎秘书与助理培训计划的杠杆原理帕累托原理巅峰期每天十五分钟3/9/202319喜之郎秘书与助理培训接听/拔打电话TakingPhoneCalls学会使用“转接”功能学会说“是”，当对方问及“现在是否不方便接听”记住自己的承诺，给对方回电话不要问一些细节性的问题，除非你真的需要运用4D原则MakingPhoneCalls确认你已经准备好了，把要讨论的事写下来，很清楚、简洁地表达自己的意图集中起来拔打电话不要把困难或紧急的电话放在最后介绍你自己利用等待的时间3/9/202321喜之郎秘书与助理培训管理其他人的时间同事珍惜、尊重他人的时间团队工作，确定合理的工作期限及跟进方法遵守对时间的承诺有效地管理项目进展确保你明确地表达了你的目的到他的办公室去有效地沟通经理熟悉经理的工作习惯并努力适应让经理了解你的工作状况让经理授权给你守时一次带几件事找经理时间是最民主的有效地沟通3/9/202322喜之郎秘书与助理培训信息的收集与处理时间上－4D原则形式上－二次加工内容上－收与放渠道上－多元化3/9/202323喜之郎秘书与助理培训沟通模式

TheCommunicationModel发送者Sender接收者Receiver沟通渠道ChannelofCommunication过滤Filters3/9/202325喜之郎秘书与助理培训TheSpokenWord“IknowthatyouthinkyouunderstoodwhatIsaidtoyou,butwhatyouthinkyouheardmesayisnotwhatIwasactuallysaying,andwhatIactuallysaidisnotquitewhatImeanttosay.”“我知道你以为你理解我对你说的话，但你认为你听到的我说的话并不是我实际说的话，其实，我实际说的并不是我真正想说的.”3/9/202326喜之郎秘书与助理培训沟通有什么用对个人的好处对企业的好处3/9/202329喜之郎秘书与助理培训沟通对个人的好处能理解他人、善解人意沟通能力是个人能力的体现是创造和谐的人际关系环境的前提条件从旁人的经验与习惯中吸取智慧减少重复劳动，提高效率避免无胃的争执激发他人对你的理念与建议产生兴趣3/9/202330喜之郎秘书与助理培训沟通对企业的好处是企业顺利运行的前条件企业生产效率的提高创造良好的人际关系气氛，对企业的生存和发展是相当重要的有助于化解随着企业的扩张而带来企业内多文化并存而引发的人际冲突3/9/202331喜之郎秘书与助理培训沟通之道有意识地使用身体语言避免使用别人听不懂的术语坦白承认自己的感受，传情达理观察对方的举止的时候头脑要开放3/9/202332喜之郎秘书与助理培训身体语言身体姿势目光接触面部表情手势动作接触人体空间3/9/202333喜之郎秘书与助理培训倾听技术倾听的意义有效的倾听听好的技巧3/9/202334喜之郎秘书与助理培训询问技术：问题封闭式问题：Didyou…?Areyou…?Canyou…?开放式问题：Howmany…?Whenareyou…?Whereareyou…?3/9/202335喜之郎秘书与助理培训建议与要求3/9/202336喜之郎秘书与助理培训聆听技术听想回应3/9/202337喜之郎秘书与助理培训聆听技术Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.Ineversaidyoustolethemoney.3/9/202338喜之郎秘书与助理培训有效解决问题的方法3/9/202339喜之郎秘书与助理培训解决问题中的常见错误Pitfalls过多地依赖于经验，而不是事实还未考虑成熟，就直接寻求答案关注于症状，而不是原因指责他人，而不是寻求系统的原因Relayingon“expertopinion”insteadoffactsJumpingtosolutionprematurelyFocusingonsymptomsratherthancausesBlamingpeopleinsteadofthesystem3/9/202340喜之郎秘书与助理培训查明问题

“问题的确定是解决问题的一半”－－－CharlesF.Kettering描述症状20％症状80％隐藏的原因3/9/202341喜之郎秘书与助理培训确定可能的原因

“在这个小小的地球上意见比瘟疫或地震带来的麻烦更多”

－－－Voltaire利用5－ＷＡＹ寻求原因为什么零件尺寸出现误差？因为刀具磨损，引起尺寸误差。为什么刀具会出现磨损现象？因为使用时间较长，而未发现。为什么会没有发现？因为没有定期检查。为什么没有定期检查？因为没有相应的程序和规定。零件关键尺寸超差3/9/202342喜之郎秘书与助理培训计划并实施永久性措施、在可能的地方加强防范

“如果你觉得可能会出错，那么一定会发生”－－－Murphy’slaw制定详细的行动计划：FAILSAFE失效保障3/9/202343喜之郎秘书与助理培训对继续改进进行测定和评估