纸质档案数字化

纸质档案数字化第一页，共28页。档案数字化定义：档案数字化是指利用计算机技术将传统载体档案（纸质、缩微胶片、照片、模拟音视频等）信息转换为数字信息并提供利用的处理过程（DB11/T765《档案数字化规范》）层次：一是档案目录信息的数字化二是档案全文信息的数字化第二页，共28页。档案数字化原则：规范性、安全性、效益性纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求

开展基层单位档案数字化工作是我区档案事业发展的一项重大决策，此项工作要整体推进第三页，共28页。档案数字化范围

凡列入本单位文件材料归档范围，并划定为需移交进馆的纸质档案均须进行数字化扫描2013年只做2011年形成的档案数字化扫描工作涉密档案不做数字化2011年以前形成的需移交进馆的档案数字化扫描工作另行安排划定为其他保管期限的档案，是否进行数字化，由各单位自行决定第四页，共28页。档案数字化工作规范加工流程纸质档案数字化加工的基本环节主要包括：档案整理目录建库档案扫描图像处理数据质检数据挂接

数据验收（主要针对外包单位开展）第五页，共28页。档案数字化基本流程第六页，共28页。档案数字化工作规范一、档案整理确定扫描页面范围应扫描凡属于档案组成部分并反映档案内容信息的全部页面应扫描对有助于维持档案的完整性和系统性或有助于理解档案内容的辅助性页面第七页，共28页。档案数字化工作规范一、档案整理编页应在扫描之前对没有编页或编页不规范的档案重新进行编页宜使用2B铅笔进行编页编页位置：应在档案页面的底端右下角或左下角编写页号编页不应压盖档案内容页面底端已有页号时，应将原页号用铅笔划去以示区分

第八页，共28页。档案数字化工作规范编页方法使用阿拉伯数字从“1”开始依次编写页号应保证每卷或每件页号编写的连续性拆除装订：编页之后，应对装订过的档案拆除装订，以保证扫描的质量和效率；对确实不宜拆除装订的档案可采用其它技术手段处理

第九页，共28页。档案数字化工作规范页面修整：破损严重、折皱不平等无法直接进行扫描或影响扫描质量的档案，应先对页面进行专业处理后再扫描

填写备考表：在档案整理过程中，如对档案实体进行过调整并需要在备考表中注明的，应在备考表中注明

装订：扫描工作完成后，拆除装订的档案应重新装订。装订后应基本恢复档案原貌，做到安全、准确、无遗漏第十页，共28页。档案数字化工作规范二、目录建库应按照DA/T18的要求，确定档案的著录项，使用Access建立文件级目录数据库.mdb建立数据库表名称为：0001号全宗第十一页，共28页。档案数字化工作规范使用Access建立归档文件目录数据库.mdb建立数据库表名称为：归档文件目录数据库第十二页，共28页。档案数字化工作规范第十三页，共28页。档案数字化工作规范三、档案扫描档案扫描应根据实际情况选择相应的扫描方式，并进行相关参数的设置和调整，如亮度、对比度、饱和度、色彩平衡等。参数的设置和调整应保证调整后的图像不失真、效果最接近档案实体

第十四页，共28页。档案数字化工作规范扫描方式：应根据档案幅面的大小和纸张状况选择相应的扫描方式大幅面档案宜采用大幅面扫描设备直接扫描或采用分幅扫描后进行图像拼接，或先进行缩微拍摄后再进行数字化转换纸张状况良好的档案宜采用连续扫描方式；纸张状况较差（如过薄、过厚或过软）的档案，应采用平板扫描方式第十五页，共28页。档案数字化工作规范色彩模式：采用真彩色模式进行扫描扫描分辨率：分辨率的选择应保证扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用，一般选择≥20Odpi以上特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,将分辨率提高到≥30Odpi以上图像存储：扫描后的图像宜采用TIFF、JPEG、PDF格式存储，一般采用JPEG格式存储第十六页，共28页。档案数字化工作规范文件命名：扫描后的图像文件命名应和对应档案的档号保持一致纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号,每一案卷（或件）用该档号建立相应文件夹，并以该“档号+页号”为这份文件扫描后的图像文件命名，多页文件按页码顺序对图像文件命名，每一案卷内以件为单位进行有效链接第十七页，共28页。档案数字化工作规范

档案全文数字化案卷0079002-0026-001.jpg(img00001.jpg)（D:\档案全文数字化\案卷\0079-002-0026）案卷档案全文数字化第一页每卷案卷第十八页，共28页。档案数字化工作规范

档案全文数字化归档文件0079-002-2008-0026079-002-2008-0026-001.jpg(img00001.jpg)（D:\档案全文数字化\归档文件\0079-002-2008-0026）档案全文数字化第一页每件归档文件第十九页，共28页。档案数字化工作规范例：0079-002-2008-0026-001(79号全宗、2号目录、2008年、第26件、第1页)0079-002-2008-0026–001全宗号目录号年度件号页号第二十页，共28页。档案数字化工作规范四、图像处理

使用acdsee、photoshop等图像处理软件

●方向调整：应对方向不正确的图像进行旋转还原●纠偏：应对偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本感觉不偏斜为准，偏斜不宜超过3度●去污：应对在扫描过程中产生的污线、污点、黑边等影响图像质量的杂质进行去污处理。去污过程中，不能删除档案内容信息第二十一页，共28页。档案数字化工作规范●图像拼接：对大幅面的档案进行分幅扫描时，应使各分幅尺寸相近、技术参数一致，相邻图像之间必须有部分重叠，重叠面积应达到各分幅面积的5%以上进行分幅扫描后形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹第二十二页，共28页。档案数字化工作规范五、数据挂接

应用昌平数字化管理系统点击更新文件和更新数据库功能完成图像数据挂接

六、数据抽检以抽检方式检查目录数据库、图像文件、数据挂接的质量以及数字化工作记录是否完整等。一个批次数据抽检的比率应达到数字化总页数的5%以上(含5%)第二十三页，共28页。档案数字化工作要求

＠确保整体推进：各单位要高度重视此项工作，按时完成纸质档案数字化工作，确保档案扫描数据与纸质档案一致并一同接收

＠确保信息安全：加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，扫描和存储数据的计算机实行单机管理，确保档案原件和数字化档案信息的安全第二十四页，共28页。档案数字化工作要求

＠档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录

＠档案数字化过程中应特别注意保持全宗、目录、案卷等档案组成单位的完整性，不宜进行随意分割，不应孤立地抽取个别重要文件而失去与一组文件的内在联系，从而破坏档案的整体价值第二十五页，共28页。档案数字化工作要求

＠要按时完成纸质档案数字化工作。每年9月底前要完成上年度纸质档案的数字化区档案局将加强对各单位纸质档案数字化工作情况的考核,将其纳入昌平区档案行政执法检查考核内容第二十六页，共28页。档案数字化工作要求

＠各单位要根据工作的进展情况和纸质档案数字化后占用存储空间的大小