集团公司办公用品管理制度

办公用品管理制度1.目的为加强办公用品管理，规范办公用品的申请、发放、领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。2.适用范围集团及分公司。3.职责3.1各部门：指定一名人员负责办公用品的管理，包括办公用品的申请、发放；3.2行政部：负责统计、汇总、审核各部门/分公司需求计划并提报申购申请；管理办公用品的出入库等；3.3采购部：负责办公用品的采购工作。4.分类和标准4.1办公用品包括：剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、钉书针、大头针、夹子、图钉、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、纸杯、计算器、电池、工牌等。4.1.1员工通用办公用品：指公司所有员工根据工作需要均可以领用的办公用品，例如：签字笔、普通记事本、签字笔芯、橡皮、记事贴等易消耗的办公用品。

4.1.2部门专用办公用品：指责任部门才能领取的办公用品，如：收据等。

4.1.3部门共用办公用品：指各个部门可共同使用的办公用品，如：钉书器、计算器、打孔器等。4.2员工对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则，消耗品第二次发放必须实行以旧换新。4.3办公用品应为办公所用，不得据为己有或挪作私用。4.4不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置；精心使用办公设备，认真遵守操作规程。5.办公用品申请计划办公用品每3个月申请一次，各部门根据本部门办公用品消耗、使用情况，在3月、6月、9月、12月15日前，填写《季度办公用品采购计划》，经部门负责人确认，报行政部统一汇总，行政部按用量标准审核，报集团副总裁签批，22日前转交采购人员，当月底完成采购。记事本、笔芯等用量大的物品，行政部应酌情备库存。计划外办公用品需单独提报需求计划，经集团副总裁、董事长签批后购买。6.采购公司所有的办公用品均由行政部根据集团副总裁签批的《季度办公用品采购计划》进行询价，以价格低、品质优、性价比最高为原则确定采购方予以采购。7.领用7.1领用和配置：7.1.1配备标准：7.1.1.1员工级：配备签字笔1支、笔记本1本、文件夹1个、文件筐1个、工牌1个；7.1.1.2经理/总监级：配备签字笔2支、文件夹1个、文件筐1个、笔记本1本、笔筒1个、工牌1个；按需配置计算器、订书机/针；7.1.1.3（副）总裁级：配备签字笔3支、文件夹1个、文件筐1个、笔记本1本、笔筒1个、订书机/针1套、计算器1个、铅笔/橡皮1套、工牌1个。7.1.2个人领用办公用品应据实填写《个人办公用品申领单》，经部门负责人审核并签字后，交行政部审批，由管理员负责发放。7.1.3前台/行政人员根据个人领取情况做出详实登记，负责建立办公用品领取档案，根据申请单对应详实填写《办公物品出入库登表》。7.1.4总监级/（副）总裁级的办公物资（包含办公用品、办公桌椅、电脑等）由行政部前置配备齐全并整齐放于办公桌位上。7.2部门办公用品的发放7.2.1剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、美工刀按部门分配，每部门分配一套。7.2.2计算器除必备部门配备外同样按部门分配。7.2.3前台/行政人员根据各部门已编制签批的《办公用品领取申请单》建立档案，制《办公用品领取登记表》，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后需签字确认。7.3会议期间办公用品管理规定7.3.1公司会议期间会务组按需填写《办公用品领取申请单》，由会务组负责人审核签字后交行政审批同意后方可进行领用。7.3.2管理人员认真核实申领单后方可发放物品，同时要做好会议期间物品领取登记表，注明会议主题、时间、各会务组名称、负责人、所领物品品名等，以备核查。7.4电话、计算器、订书机、文件框、文件夹、笔筒、剪刀、美工刀、直尺、鼠标、键盘等耐用办公用品，已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领；如人为损坏或遗失由个人负责赔偿。

7.5各部门管理员应做好办公用品的出、入库登记及盘点，依据当日《办公用品领用申请表》填写《年办公用品出入库明细表（电子帐）》，每月底盘点库存数量，编制《月行政报表》内，将需补库的办公用品按申请周期报团行政部统一采购，保存相关单据。行政部每年3月、6月、9月、12月初完成《办公用品领用申请表》、《年办公用品出入库明细表（电子帐）》的对帐盘点，保存盘点资料，作为下次办公用品提报的依据。8.前台/行政人员职责8.1前台/行政人员须建立和登记办公用品表，定期核查所领物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。8.2管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。8.3管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。8.4管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。8.5前台/行政人员须提前配备好（副）总裁办公室办公设备/用品，如（副）总裁办公室有特殊需求请按需求配备。9.办公用品的交接与收回

员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收程序。9.1移交人需逐项列出物品清单，接收人在监交人的监督下，仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面标明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人（保管人）的责任，另行处理。9.2管理员需据清单核实后填写员工离职表中办公用品一栏，存档备查。若接收人为管理员本人时，管理员需仔细点验，并且做好登记入库工作。10.考核行政部负责执行情况的考核，浪费或不配合工作给予20元/次处罚，情节严重的给予50元/次处罚。11.附录附件1：《季度办公用品采购计划》附件2：《年办公用品出入库统计表（电子账）》附件3：《办公用品领用申请表》附件4：《月办公用品进销存明细表（电子帐）》附件1季度办公用品采购计划日期:序号物品名称单位分公司1分公司2分公司3分公司4分公司5单价总数总额备注总额编制：审核：批准：附件2：年办公用品出入库统计表办公用品名称入/出库日期计量单位入库数量入库金额出库数量出库金额申领原因领用部门申领人备注附件3：附件4：月办公用品进销存明细表序号品名计量单位单价（元）期初本期入库本期出库本期结余备注数量金额数量金额数量金额数量金额