工程档案管理工作指引

工程档案管理工作指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人指引概述流程目的规范工程档案的的管理，确保保工程档案的的完整、适用用和有效性。适用范围工程归档文件的的收集、标识识、审核、发发放、回收、销销毁过程。定义工程档档案：特指公公司、监理单单位、施工单单位在工程建建设过程中产产生的与工程程建设相关文文件资料的总总称。流程要素描述支持文件无支持文件无流程CP点收文处理发文处理档案分类责任部门主导部门：项目部参与部门：城市公司：工程管理部、综合管理部流程KPI文件归档及时性文件归档完整性输入条件收文登记记录输出结果文件存档目录按存档规则保存的工程文件档案管理工作指引流程CP点描描述CP点对流程的影响控制要点难点／风险点提提示收文处理收文登记可对文文件完整性产产生影响，避避免漏登情况况发生·及时登记───发文处理发文登记可避免免文件丢失，使使文件处于受受控状态，便便于管理·及时登记───档案分类统一的存档规则则有利于档案案管理，便于于查找·档案的分类规规则───工作程序收文管理项目收文，按文文件的来源单单位分为监理理来文、施工工单位来文、政政府单位来文文和其他来文文。涉及工程程收文一律由由档案员统一一登记处理。政府来文应及时时交办公室存存档。收文处理程序档案员收到各单单位来文后，由由项目部负责责人指定项目目跟进人，档档案员交项目目跟进人处理理。可由项目跟进人人直接协调、回回复的，跟进进人在收文上上签署回复意意见，进行处处理。附回复复意见的收文文原件交档案案员归档。需由项目负责人人协调的，跟跟进人将收文文提交给项目目负责人进行行协调、处理理、回复，项项目负责人在在收文上签署署回复意见。附附回复意见的的收文原件交交档案员归档档。档案员收到知会会类文件后，可可直接交相关关人员传阅。传传阅完毕后，原原件归档。发文管理以项目部名义发发出的文件，需需经项目部负负责人审批后后发出，项目目部留存正式式发文一份，交交档案员归档档。以公司名义发出出的文件，需需填写《发文文审批表》，经经项目负责人人审核、公司司相关部门会会签（必要时时）和领导审审批后，加盖盖公司印章方方可发出。办办公室留存《发发文审批表》、拟拟稿原件、正正式发文一份份归档。归档文件管理项目部日常工作作中产生的文文件均由档案案员登记归档档。移交给档档案员最终归归档的文件要要求是签字盖盖章手续完备备的正式文本本，移交时要要填写《文件件交接登记表表》，由移交交人与接收人人签名确认。项目归档文件分分类、编号及及归档范围按按相关规定执执行。工程文件有效版版本标识收到的文件已有有版本标识，则则照实登记。无版本标记的，按按以下编号规规则标识：根根据文件不同同版本的产生生时间及内容容标识，修订订状态从0、1…到9依次递增，版版本由A、B…到Z依次递增。文件状态监控施工图纸的发放放、回收与作作废图纸的监监控按《施工工图纸工作指指引》执行。发放给施工单位位、监理单位位的其他工程程文件，需填填写《文件收收发记录》，并并经双方签字字确认。若发放给施工单单位、监理单单位的其他工工程文件失效效，档案员应应及时回收，并并在首页及骑骑缝加盖“作废”章，留存一一份备查，其其余复份销毁毁。文件立卷要求立卷时可根据文文件的多少单单独立卷、组组合立卷。几几个分类组合合起来立卷，必必须在卷内明明确区别、明明确标识类名名，卷内文件件分类排列。文件夹背签标识识要求清晰明明确，易于查查找。标识信信息必须包括括：项目名称称、项目期数数、工程文件件类别名称、该该类文件夹序序号，其他信信息可根据实实际需要标识识。各类工程文件卷卷内需建立卷卷内文件目录录。文件归档及利用用工程文件在标识识清楚完备后后，由档案员员按分类编号号存放，要有有固定的文件件夹，放入编编有序号的资资料柜中妥善善保管。资料借用、调用用、查阅需先先由借阅人填填写《文件借借阅申请单》，经经项目部负责责人批准后登登记借阅。文件移交工程竣工时，所所有工程文件件由档案员负负责收集，并并在项目竣工工结算一个月月后交办公室室存档。依据政府要求按按时向城建档档案管理部门门移交工程竣竣工档案资