应用文各要素及其要求 （人力资源文书写作课件）

应用文主题的表现方法（一）标题示题即在公文的标题中直接点明该文的主题。这种表现主题的方式简洁、明快，直截了当，在信息社会中显示着独有的优势。这种表现主题的方法，在各类公文中都有比较突出的表现。如《国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定》、《让法制贯穿全过程——湖南衡阳农贸市场实行“双责任制”的调查》，这些标题本身就是文章的主题，其目的就是以最快的速度把文章的主题传递给阅读者，实现在众多的阅读材料中，迅速“抢占”阅读的“第一时间”的目的。（二）开篇破题这种方法，在正文开篇即直接、明确的揭示主题，使阅读者在开篇就知道全文的主题所在，便于把握全文。如《沈阳市人民政府关于实行商品和收费明码标价的通告》的开篇：“为了适应社会主义市场经济发展的需要，鼓励正当竞争，保护消费者合法权益，根据国家和省有关规定，特对商品明码标价和公开收费问题通告如下：”机关公文中的公布性、告知性文体及规章制度性文体，多采用这种写法。（三）片言立题用一两句精辟的话，点明主题，使文章的主题单纯、集中，给人以鲜明深刻的印象，达到“片言居要”的效果。如《中华人民共和国国防部告台湾同胞书》，开篇以片言立主题，留给人极其鲜明的印象：“我们都是中国人，三十六计，和为上计”。主题的片言，在文首、文中、文尾均可，究竟立在何处，要因文章而定。若立在文首，常常同时具有“开篇破题”的效果。（四）篇末点题在文末点明主题，或在文末再次强调主题，使文末与开头相呼应，收到篇末点题，首尾圆合的双重效果。在公文中，这种表现主题的方式，主要运用在一些叙述性较强的文种中，如总结、调查报告等。（五）一线贯题这种方法主要在事务类文书和经济类文书中使用。这类文书，往往篇幅较长，全文在形式上分成几个部分，使用的材料较多。主题在文中犹如一条线，贯穿在全文的各个部分之中，形成一个有机的整体。阅读者读完全文，对主题的认识亦更加深刻。（六）典型显题通报、调查报告等，行文中的叙述性较强，其主题不是单靠议论来表现，而主要靠典型人物、典型事例体现主题。主题往往蕴含在典型材料之中。这样，对典型材料就要精心筛选，以保切中题意。应用文主题的概念主题，就是主要目的、用意，是文章思想内容的核心。清代学者李渔说：“古人作文一篇，定有一篇之主脑；主脑非他，即作者立言之本意也。”

应用文的主题，是行文机关或作者通过载体的内容表达出来的制文意图与目的。它包括行文目的、具体要求、领导意图及对其说明。应用文主题的作用（一）主题决定应用文的价值应用文多在现实工作中形成和使用，是行文机关意志的反映，是对事物本质和规律性的认识。如果应用文的主题含混不清，在实际工作中就难以贯彻执行，甚至造成工作上的损失和失误，这样的文章毫无价值可言，只能是一纸空文。正如刘禹锡在《陋室铭》中所言：“山不在高，有仙则名；水不在深，有龙则灵。”应用文的主题就是山中的“仙”，水中的“龙”。没有主题，写作公文就无从谈起；没有主题，即使强行拼凑写成的文章，也不会有什么价值。（二）主题决定应用文材料的选择现实工作涉及的内容是复杂的，应用文写作涉及的材料也是多方面的。无论一篇应用文表述的是哪一方面的内容，其材料的选择都必须服从于表现主题的需要，一切材料的选择都是为主题服务的。与表现主题有关的材料就留下，与表现主题无关的材料，即使再生动也要坚决剔除。（三）主题决定应用文结构的安排应用文体式的规范性特征，使文章的结构方式有别于其他文体。应用文的书写、排印、行款式样、结构环节、习惯用语等都有严格的规定或约定俗成的体式。但是，在具体的写作中，其结构安排仍然受主题的制约。要围绕主题恰当地安排好文章怎样开头，怎样结尾；怎样划分层次和段落；怎样过渡和照应等。只有这样，才能使应用文的内在内容和外在形式有机地结合起来，取得满意的表达效果。（四）主题决定应用文的表达方式和语言运用应用文的特点决定其在表达方式上的选择也必须服从主题的需要，这主要是受主题的政策性、思想性和法规性等方面的限制。在表达方式上主要使用叙述、议论、说明等方式，很少使用描写和抒情。应用文的主题也决定其语言的运用，例如，机关公文与经济类文书的语言运用有较大的差别；同是机关公文，命令与函的语言运用特点也不相同，这些都是由应用文的主题所决定的。材料的概念应用文材料，是用来说明行文机关（或作者）意图、观点和行文目的的具体事实、基本情况、数据数字、理论资料，以及具体化了的党和国家的方针、政策等。

选材的要求（一）真实真实，是公务文书的生命。公务文书自身的特点决定了它对材料的真实可靠性的要求是极为严格的，不能有丝毫的虚假。虚假的材料，必然导致错误的结论，其产生的后果是不堪设想的。公务文书材料的真实，包含两层意思。其一，它是“确有其事”，不是凭空杜撰的；其二，它不是个别、偶然的，而是反映了客观事物一定的本质和规律。（二）典型公务文书中选用的材料，不在于多，关键在于典型。典型材料，就是那些最有代表性，最能说明公务活动本质、特点的材料。典型材料，一要能够概括某类事物的本质属性，具有以少胜多的作用；二要能以个性反映共性，发挥以小见大的作用。（三）新颖新颖的材料，能够表现出新颖的思想内容，使文章富有吸引力。新颖的材料包括：新事物、新情况、新变化、新问题等别人尚未用过的材料；别人很少用到的材料；有新的感受与认识，体现事物新发展的材料；有个性的材料等。专门用语的使用1．称谓词称谓词即表示称谓关系的词。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门用语：第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称，如部、委、办、厅、局、厂、所等。第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称，如：部、委、办、厅、局、厂、所等。在应用文中，用“贵”字作第二人称，只是表示尊敬与礼貌，一般用于平行文或涉外公文。第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物，如：该厂、该部、该同志、该产品等。“该”字在文件中正确使用，可以使应用文文字简明、语气庄重。2．领叙词领叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文具体内容的词。领叙词在应用文中出现的频率较高，一般借助领叙词使应用文写得开宗明义。常用的有：根据

按照

为了

接

前接

近接

遵照

敬悉

惊悉

收悉

查为

特

现……如下应用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据。也有的用于文章中间起前后过渡衔接的作用。3．追叙词追叙词是用以引出被追叙事实的词。应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现得自然，常常要使用一些追叙的词语。有：

业经

前经

均经

即经

复经

迭经在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。4．承转词承转词又称过渡用语。即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，用于陈述理由、事实之后引出作者的意见、方案等。这种词语不仅有利于文辞简明，而且起到前后照应的作用，有：为此

据此

故此

鉴此

综上所述

总而言之

总之5．祈请词祈请词又称期请词、请示词。用于向受文者表示请求与希望。主要有：

希

即希

敬希

请

望

敬请

烦请

恳请

希望

要求使用祈请词的目的在于营造机关之间相互尊重重、和谐和协作的气氛，从而建立正常的工作联系。6．商洽词商洽词又称询问词。用于征询对方意见和反应，具有探询语气。有：是否可行

妥否

当否

是否妥当

是否可以

是否同意

意见如何这类词语一般用于公文的上行文、平行文中。在使用时要注意确有实际的针对性，即确需征询对方意见时使用。7．受事词受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。有：蒙

承蒙受事词属于客套语，一般用于平行文或涉外的公文。

8．命令词命令词即表示命令或告诫语气的词语。用以增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。表示命令语气的词语有：着

着令

特命

责成

令其

着即9．目的词目的词即直接交代行文目的的词语。人们在撰写应用文尤其是公文时，都有明确而具体的目的，对此，需有针对性地使用简洁的词语加以表述，以便受文者正确理解并加速办理。用于上行文、平行文的目的词，还需加上期请词，主要有：请批复

函复

批示

告知

批转

转发表示告诫语气的词语：切切毋违切实执行

不得有误

严格办理用于下行文的目的词主要有：查照办理

遵照办理

参照执行用于知照性公文的目的词主要有：周知

知照

备案

审阅10．表态词表态词又称回复用语。即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语，有：应

应当

同意

不同意

准予备案

特此批准

请即试行

按照执行

可行不可行

迅即办理在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。11．结尾词结尾词置于正文最后，表示正文结束的词语。主要有：此布

特此报告

通知

批复

函复

函告

特予公布此致

谨此

此令

此复

特此再次明确行文目的与要求的结尾词有：……为要．……为盼

……是荷

……为荷表示敬意、谢意、希望的结尾词有：

敬礼

致以谢意

仅致谢忱使用这些词语，有助于使文章表达得简练、严谨并富有节奏感，从而赋于文章庄重、严肃的色彩。应用文语言的特点应用文因其要交流业务、传递信息、宣传政策、探讨问题，甚至需录存凭证的实用要求，其语言必然具有一些自身的特点：（一）准确准确，是应用文语言的基本特征。应用文是实用性极强的文章，“有为而作”是其实用价值的体现。要求行文中使用的语言非常准确，一是一，二是二。要如实叙事，恰当说理，使阅读者不会产生误解。（二）简洁应用文是用于公务活动的，其语言一定要精练、简洁。行文要力求篇幅短小，节约阅读时间，提高工作效率。实现语言简洁，一要直截了当，不让文中有多余的话，无用的字；二要处理好引用、转述的其他文件的内容，尤其是多层转述内容上有重复时，要做好归纳整理；三要用好富有概括力的成语或俗语，起到“文约事丰”的效果；四要适当使用习惯用语和文言词语，这类词语往往表达的都是通用的含义，适当的使用，既可以使公文的语言简洁、凝炼，又容易为阅读者所理解。（三）得体

应用文是处理事务的工具，又是沟通信息的基本方式，因此，强调用语朴实得体。朴实，即文风要朴实无华，语言实在，强调直接叙述。不追求华丽词藻，也不搞形象描写，更不用含蓄、虚构的写作技巧。得体，即指应用文语言应适应不同文体的需要，说话讲究分寸、适度。例如：撰写公文，其用语就应当符合公文的行文关系、使用范围与作者的职权范围（地位与身份）。对上行文，宜用语尊重、简要，体现出下级机关对上级机关负责的精神；平行机关之间行文，要体现出诚恳配合、自愿协作的态度，用语谦和礼貌；对下行文，要体现出领导机关的权威与政策水平，用语明确、具体，分寸得当；公布性文告的用语宜通俗、明白，尽力避免生僻难懂的词语、典故及专业术语。用于社会公共服务的文件，更要注意词语平和而有礼貌，表示出热诚服务的愿望。模糊词语的使用应用文需要模糊词语，是因为它具有相对明确性的作用和特殊的表达意义。在特定的语言环境中，模糊词语不仅不是模糊的，反而是明确的。模糊词语是应用文写作中不可缺少的语言形式，它具有弹性，在本质上具有中介性，在表意上既具有模糊性，又具有特殊表现力。

模糊词语是指自然语言中表意不太清楚的词语。

“××总统将在方便的时候访问中国。”

“方便的时候”是什么时候?这是个模糊的、不明确的时间概念。在当前语言环境下，“方便的时候”即为下次××总统来访的时间，当前无法具体指明。在应用文写作中，模糊词语是必然的，但却不能滥用，否则，就会适得其反，使模糊词语变成了词语模糊，从而造成概念不清或产生歧义。常用的模糊词语大致有以下几类：表示时间的：现在、正在、将来、同时、曾经、有时、最近、一直、适当时候等。表示范围的：有关、各部门、上下、左右、国内外等。表示数量的：许多、多数、广大、一些、某些、个别等。表示程度的：很、一般、更加、进一步、基本上、显著等。表示条件的：在可能的情况下、在……基础上、符合一定条件等。表示频率的：经常、有时、不断、反复、再三、多次等。结构的基本要素（一）层次层次是应用文思想内容表达的次序。作者为了更好地表现文章的主题，动笔之前要考虑先写什么，后写什么，分几部分写等。1．纵向式结构层次即以纵向展开的形式反映公文的思想内容，这类结构形式每个层次之间的关系是递进关系和时序关系。纵式结构又可以分为如下三种形式：以时间为序的纵向式结构。就是按照事物发生的先后时间顺序来安排结构。以事件发展过程为序的纵向式结构。即按照事物本身发生发展的顺序安排结构。以事理层次为序的纵向式结构。即按照事物的内在联系分层次地组织结构，层次之间表现为递进的纵深关系。2．横向式结构层次以横向展开的形式反映公文的思想内容，各个层次之间是一种并列关系。横式结构又可分为如下两种形式：按论点安排的横向式结构。把相同类别的论点归纳起来，或是一个论点一个层次，或是在一个论点里划分为若干层次，每个论点之间保持各自相对的独立性。按部分安排的横向式结构。把一个完整的公文的主题划作几个部分来表达，每一个部分反映主题的一个侧面，几个部分共同反映全部主题。3．纵横式结构层次把纵向式和横向式结构形式结合在一起安排公文的层次，这种结构形式适用于具有并列关系和因果关系的公文。（二）段落段落是构成篇章的最小的基本单位，它具有“换行”的明显标志，是文章内容在表达时，由于间歇、转折、强调等情况所造成的文字上的停顿。人们习惯上称之为“自然段”。完整的段落划分十分重要，它能使文章的脉络清晰，层次清楚，易于理解。划分段落时要遵循以下原则：其次，要根据文章的内容确定段落的表现形式，既不要划分得太零碎，也不要把段落分得过于宽泛。注意做到长短适中，格调一致。首先，要注意段落的单一性和完整性。单一性，是指一个段落要重点说明一个意思，不能把互无联系的意思放在同一个段落中。完整性是指在一个段落中，其内容是完整的。最后，尽量在段首明确表达段意。在段落之首设一个概括全段意思的句子，段意醒目，给人以鲜明、突出的印象。（三）过渡1．由开头转入主体这种过渡在通用文书中的机关公文和专业文书中尤为明显。如通知的开头部分，常用“现将有关事项通知如下”过渡到正文部分。2．由总到分这种过渡主要用在一些综合性的应用文中。如工作报告，在开头总述工作情况以后，在具体汇报工作内容时，常用“现将××情况报告如下”做过渡，引入分述的内容。3．由正面转入反面（由成绩转入问题，由经验转入教训等）这种过渡，主要采用“但”字转折来实现。往往是前半句肯定正面，然后通过“但”字做转折，转入另一个层次，进入反面内容。（四）照应1．开头与标题照应即文章的开头与标题紧扣，突出标题的基本意义。2．结尾与标题照