如何规范管理电话会议

如何规范管理电话会议第1页/共29页

会议管理服务——在提供高性价比会议服务的同时

协助您进行更有效的会议管理第2页/共29页内容1管理服务的目标全时如何协助您进行管理2CaseStudy3第3页/共29页会议管理方面的常见问题全时在中国服务已有八年，在这八年中我们看到……大量帐号需要及时关闭帐号信息不完整帐号长期未变更花费大量的精力与user确认费用不能正确使用重要会议得不到有效帮助帐号被盗用时，竟不知道损失是如何造成的。使用方式不恰当，造成公司成本的浪费对财务结算、分析带来困扰问题、故障得不到有效解决问题不能得到及时传递结果不能得到有效反馈第4页/共29页协助User正确使用保障信息安全管理的目标保障服务质量一致性符合财务管理规范会议管理的目标第5页/共29页内容1管理服务的目标全时如何协助您进行管理2CaseStudy3第6页/共29页全时如何协助您进行管理端到端的服务流程（流程）全时会议管理中心（系统）帐号、组织结构管理财务分账、对账、出账服务透明化管理、Case追踪升级财务风险预警帐号安全管理使用行为控制……定义服务标准（SLA）建立与客户间的服务流程全时内部服务流程通过功能强大的的会议管理系统&端到端的服务流程协助您进行管理。第7页/共29页系统：全时会议管理中心全时会议管理中心——保障客户个性化需求顺利实施用户使用行为信息安全财务管理服务质量

使用行为记录系统用户数据系统Case追踪系统智能分析系统第8页/共29页全时如何协助User正确使用3

使用行为控制第一次使用会议服务

N方内的会议，使用自建系统未使用经济接入大方数会议开通帐号很久却未使用1使用卡片、桌卡、海报、邮件可定制个性化的卡片、海报及Welcome邮件，方便User使用2培训个性化培训内容及课件现场+远程大客户服务经理提供培训4客户服务站点快速使用指引查看接入号下载Outlook、Notes插件第9页/共29页全时如何协助进行安全管理

邮件自动提醒Admin

邮件自动提醒EndUser

-未使用帐号提醒对于一段周期内未使用的帐号，主动提醒Admin，Admin可确认帐号情况后采取相应的动作（例如：禁用、删除等），避免此类帐号所带来的财务风险。-会议密码定期更新以邮件的方式提醒User更新密码，User单击邮件中的按钮即即可完成更新的过程；Admin可选择强制更新User密码，或User确认后才可更新。

-呼叫异常预警两方会议且有一方总是被外呼入会，这个帐号存在一定被盗打的风险。对于一段周期内总是存在该使用行为的帐号，以邮件的方式提醒管理员，管理员核实后可采取对应动作。避免风险帐号所带来的不必要的损失。帐号长期未使用的帮助对于开通后，长期未使用的帐号，邮件提醒使用者。

-会议密码定期更新对于一段周期内帐号密码未更新的用户，以邮件的方式提醒User更新帐号密码，User只需单击邮件中的按钮即即可完成更新的过程；

-帐号使用提醒（即时信息安全管理）会后24小时内，邮件或短信提醒User该帐号被使用。安全管理第10页/共29页全时如何协助进行财务管理可按照以下方式分账-项目（会前或会后）-部门（系统自动分）-CostCenter（系统自动分）-会议主题（会后分）

可在线查看账单-可选择起始时间-可选择显示的项目-可选择包含的人员范围财务管理账单管理出账分账对账-选择账单格式PDF/Excel/html可按照每个User、

每个项目、每个

CostCenter、每个

部门分别出账-对账周期（24小时、一周、月底）

-会后系统可自动发邮件至指定邮箱以核对该场会议的账单信息。

User只需在邮件中单击确认键，即可完成账单的核对第11页/共29页3

会后邮件分账会议结束24小时内收到确认邮件，填写分账信息。1会前输入项目编号分账进入会议时输入项目对应的数字编号，系统便可自动分账2系统自动分账帐号开通时，填写CostCenter信息。该账号的会议都会被系统自动分到对应的CostCenter全时如何协助财务管理：提供多种分账服务第12页/共29页全时如何协助财务管理：快速对账服务系统在规定的时间自动发邮件给各User确认会议的时长、方数、接入号码等详细信息。User单击邮件中的确认键即可完成确认过程。第13页/共29页设定帐号的预算金额例如：设定帐号的预算为1000RMB，当达到该帐号预算金额的90%时，即发送提醒邮件。（1000元预算，即在900元时预警）帐号的实际费用即将达到设定金额时通知帐号的Admin及UserAdmin可暂时禁用帐号，避免超预算全时如何协助财务管理：账号预算控制第14页/共29页如何保障服务质量服务透明化管理SLA服务报告

服务透明化管理-订阅Case追踪-设定Case关闭条件-Case处理记录查询（已关闭及正在处理的Case）

SLA可选择是否提供SLA

服务-SLA标准服务报告用户可在界面自行定制服务

报告的内容项（SLAFulfillmentReport,ServiceCaseReport,

OverallUsageStatus,ReportPerLocations…）-可自动发送服务报告至指定邮箱定期Review

定期review-可定义review内容

-确定Review周期第15页/共29页流程：提供端到端的服务流程定义服务标准（SLA服务承诺）系统可用度门户可用度会议助理服务标准投诉解决周期、解决率客户满意度

……服务标准建立与客户间的服务流程

开通使用变更事件处理结算

……全时内部流程保障

交付服务开通问题处理

Case升级

……客户服务流程内部流程规范第16页/共29页全时如何协助您进行交付和实施定义服务内容文档&服务准备Admin培训&交付确定服务流程确定服务项服务流程文档服务系统配置服务报告&账单模板培训计划&培训文档桌卡、使用者

卡片、海报协助Admin更有效的管理培训专属服务经理协助风险预警&管理账单、服务报告使用清单可定制的财务账单个性化的服务报告每月例行Review后续计划&持续改进使用者培训&交付帮助User正确的使用随需培训专职服务经理指导正确使用第17页/共29页Step1:确定服务内容确定具体服务项组织结构信息会议主要功能海外接入的国家和城市账号安全管理使用行为控制账单、发票、服务报告后续管理模式服务交付物（桌卡、使用者卡、海报）确定开卡及后续服务流程第18页/共29页Step2:文档&服务准备准备服务流程文档配置服务系统制作服务报告&个性化账单培训计划&培训文档桌卡、使用者卡片、海报第19页/共29页通过大客户服务经理，可对Admin提供一对一的远程培训大客户服务经理全时专职大客户服务经理协助Admin掌握：如何下PO如何开通帐号问题处理流程及方法电话会议的使用方法Portal使用方法Step3：Admin培训&交付第20页/共29页未使用帐号提醒会议密码定期更新帐号使用提醒ABCD对于一段周期内未使用的帐号，全时会主动提醒Admin，Admin可确认帐号情况后采取相应的动作（例如：禁用、删除等），避免此类帐号所带来的财务风险。对于一段周期内帐号密码未更新的用户，以邮件的方式提醒使用者更新帐号密码，使用者收到提醒邮件后可选择更新或不更新帐号密码。两方会议且有一方总是被外呼入会，这个帐号存在一定被盗打的风险。对于一段周期内总是存在该使用行为的帐号，以邮件的方式提醒管理员，管理员核实后可采取对应动作。避免风险帐号所带来的不必要的损失。对于产生使用信息的帐号，24小时内短信或者邮件的方式通知该帐号的所有者。Step3：Admin培训&交付--协助进行风险控制呼叫异常预警第21页/共29页Step4：EndUser培训&交付1、个性化培训课件：产品/服务操作功能和使用方法；应用技巧：帮助用户在实际工作中更好地应用，确保最佳的使用效果；2、培训方法：现场：针对使用者比较集中的地区；远程（电话结合网络会议）：随需提供，使用者数量不限；3、培训课件发布：新员工入职培训相关内容部分；内部资源系统或帮助中心；GESupportCentralSample全时推广团队负责完成第22页/共29页全时系统可根据User的使用行为，自动发邮件进行提示。第一次使用会议服务开通帐号很久却一次也未使用已开通本地接入号，但开会时却未使用有海外接入的会议会议超过100方时Step4：EndUser培训&交付—关键时刻的协助第23页/共29页Step5:持续Review全时在您定义的时间（每月/每周），与您进行推广及服务情况的Review实时掌握推广进展，不断降低成本，进一步提升内部客户满意度。为此，全时将组建专属服务推广团队；与客户定义个性化服务内容；提供个性化的、完善的周期性Review报告，供客户进行分析和总结，并根据报告反馈的状况，由推广团队和客户负责人一起确定服务优化的方案和实施计划。第24页/共29页内容1管理服务的目标全时如何协助您进行管理2CaseStudy3第25页/共29页

100%覆盖了GE中国的核心事业部GE中国大陆及香港地区的34个LegalEntity开通了1400多个帐号

满足了GE复杂的财务管理需求；帐号使用率达86%以上，且协助定期删除不用的帐号；

User正确使用本地接入号的接入率可达80%以上；迅速响应客户问题，2小时内给出正式答复；协助GE进行新员工培训，将全时T电话会议作为GE新员工培训的一部分；连续4年，与GE进行月度Review，及时协助发现问题，解决问题。GE的管理服务&评价对全时服务的评价（部分）第26页/共29页JCI（江森自控）的管理服务100%覆盖了JCI中国的核心事业部JCI中国大陆及香港地区的25个LegalEntity开通了800多个帐号

满足了JCI复杂、严谨的内部管理流程；帐号使用率达89%，未出现帐号密码被盗用等风险问题；User正确使用本地接入号的接入率可达85%以上；推广期3个月内，与JCI进行每周进行“Week