鑫树房地产公司办公室管理制度

办公室管理制度第一节 行政管理制度第二节 保密制度第三节 档案管理制度第四节 出差管理制度第五节 员工学习制度第六节 会议制度第七节 采购流程制度及附属工程材料采购流程图第八节 绩效考核制度第一节 行政管理制度第一条 上级决策的分类及处理公司决策层做出重要决策后，办公室将决策内容进行分类和处理，根据其内容形成正式的文字材料（规章、制度、管理办法、方案等），内容完善后按有关程序进入实施阶段。第二条 下级汇报情况的报送公司人员向上级反映情况或汇报， 由办公室作为中间环节进行联系。下级单位或人员须向上级反映情况时， 首先将情况以书面形式递交办公室，主任进行分类后转送主管领导。 领导对下级反映情况处理后交给办公室，办公室将处理结果送给当事人。第三条 公文的处理1、外部公文的接收及处理。公司来自外部各类单位的文件（包括直接的文件、传真以及信函），均由办公室负责接收。外部单位送文件至我单位时，由办公室主任签收，并作详细的文件签收记录。主任因故无法亲自签收文件时， 由主任指定的人员负责签收。文件签收后，主任进行初步审阅，根据文件的来源和指向，转交公司内相关部门或报送上级领导。2、公文的行文及下发。公司公文的起草工作由办公室负责。当公文的指向对外时，文件内容由主任亲自起草。初稿完成后，送上级领导进行审核，无误后由专人负责打印和校对，正稿盖章后送交相关单位。当文件的指向对内时，可由办事员负责起草，但主任一定要对文件内容进行详细审查，无误后方可下发到各部门。3、公文的打印。公司内公文的打印工作由办公室专人负责，打印初稿后交领导审核，无误后打印正稿。所有公文在未正式下发前均需保密，负责打印、校对的人员需注意保密工作，存盘资料也需妥善保管。第四条 来访人员的接待办公室负责公司的接待工作。 外单位人员来访时，由办公室进行接待，接待人员了解对方来意后安排与相关部门或领导会面。 在特殊场地（如施工现场等）接待的，还需发给来访者活动证明，限定其活动范围，以保证其安全。接待人员接待完毕后，收回发给来访者的活动证明，并作详细的来访记录。第五条 办公电话的接听公司的办公电话由办公室人员负责接听， 对重要的业务电话应做详细记录。找公司总经理的来电，应询问其来意后再决定是否转接。对于来历不明或具有骚扰性质的电话，不予转接。第六条 内部关系的协调办公室负责协调和处理公司各部门和公司人员间的关系， 当部门或人员发生冲突或脱节时，办公室应协助领导进行调解， 将冲突对公司内工作的影响降低到最小程度。第七条 办公用品的管理1、公司各部门需要的办公用品由办公室统一购买，集中管理，按需发放。各种办公用品按照各部门上报的需求，填写《办公用品购置申请单》，定期购买，以获得较低的折扣。2、各科室需领用办公用品时，由各部门填写《办公用品领用表》，按实际需要领取，不得重领、冒领。如发现领用者将所领取办公用品用于私用或其他用途，一经发现将处以所领用办公用品的市场价格两倍以上，五倍以下的罚款。3、各科室人员必须在办公用品保管员的陪同和监督下领取所需办公用品，不得私自进入办公用品保管室拿用相关物品或物料。第八条 公章的管理公司的公章由总经理负责管理。公章的使用必须经过严格的审批程序方能使用。需加盖公司公章的文件，必须由总经理亲自审阅，无误后方能盖章。没有得到总经理的批准，不允许使用公司公章，以防止任何人假冒公司名义进行不法活动。 已盖公司公章但已作废的文件必须及时销毁，不得保留。第九条 各办公场所备用钥匙的管理公司内各办公地点的备用钥匙均由办公室统一管理。公司人员需要使用备用钥匙时，必须凭总经理签署的证明办理使用手续。每次使用备用钥匙时，主任必须进行详细的记录，包括使用的人员、时间、去向、配制数量及归还时间等内容，并将总经理签署的证明文件附在记录之后，以便将来查考。没有办理使用手续的情况下，任何人不能使用备用钥匙。第二节 保密制度第十条 为保守公司秘密，维护公司利益，公司人员需按以下要求严格执行保密制度。第十一条 公司秘密是关系公司权利和利益， 依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。第十二条 公司所有人员都有保守公司秘密的义务。第十三条 保密工作执行过程中，需在确保秘密不被泄露的同时保证工作的顺利开展。第十四条 公司的秘密包括以下事项：1、公司重大决策中的秘密事项。2、尚未付诸实施的经营策略、经营方向、经营规则、经营项目及经营决策。3、公司内部掌握的合同、协议、意向书、可行性报告和主要会议记录。4、公司财务预决算报告及各种财务报表、统计报表。5、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。6、公司掌握的设备或产品的技术资料、特殊工艺、专有技术。7、公司的客户资料、市场分布信息。8、公司向特定客户提供的产品价格信息。9、公司员工人事档案、工资性、劳务性收入资料。其它的一般性公文，如决定、决议、通告、行政管理资料、对外宣传资料等不属于保密范围。第十五条 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级：绝密是最重要的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害。机密是重要的秘密，泄露会使公司的权力和利益受到严重的损害。秘密是一般性的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。第十六条 秘密的确定：1、司经营发展中，直接影响公司的权益的重要决策文件及尚未公开的公司经营事项为绝密级。2、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营状况、客户资料、市场分布信息、向特定客户提供的产品价格信息为机密级。3、公司人事档案、合同、协议、工资、尚未进入市场或未公开的信息为秘密级。第十七条 各类秘密文件、资料均有保密期限，保密期过后或经总经理批准，秘密文件解密，转为一般档案。第十八条 属于公司秘密的资料的制作、收发、传递、使用、复制、保存均由办公室主任执行（财务资料则由财务部负责人执行）。各部门利用计算机处理的秘密内容，由各部门负责人负责保密事项。第十九条 对公司的秘密，采取以下措施保护：1、秘密的资料，不得复制或摘录，确属工作需要的，需经总经理批准后方能复制或摘录，并须严格控制复制内容的使用范围。2、秘密资料需携带出公司的，由专人负责携带，并详细记录使用情况。3、采取专柜管理，常用钥匙由办公室主任持有，配制一把备用钥匙由总经理亲自持有。第二十条公司开拓的市场资料、客户信息，只由从事直接工作的人员和相关领导掌握。掌握资料的人员不得向其它无关人员透露有关情况。第二十一条需要保密的会议选择专门的地点召开，限定参加人员的范围并由专人负责会议的记录工作。第二十二条公司任何人不准在私人交往中泄露公司秘密，不准在公开场合谈论公司秘密。第二十三条公司人员发现公司秘密已经泄露或可能泄露的，应及时汇报办公室主任或副总经理，主任、副总经理再转报总经理，及时做出相应的处理措施。第二十四条 出现下列情况之一的，给予当事人警告：1、 露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。2、 违反本制度中的相应保密规定的。3、 已泄露公司秘密但能及时采取补救措施的。第二十五条出现下列情况之一的，处以当事人最高至辞退、解除劳务合同的处罚，并追索所受损失：（一）故意泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。（二）违反公司保密制度，为他人窃取、刺探、收买公司秘密提供便利或违章提供公司秘密的。（三）利用职权强制他人违反保密制度的。第二十六条 泄密是指使公司秘密被不应知悉者知悉的行为。第二十七条 泄露公司秘密的处罚：1、工作或日常生活中，因疏忽大意造成公司秘密被泄露的，公司对责任人给予经济处罚，视泄露秘密的严重程度决定处罚的力度。泄露公司一般秘密，给公司造成的损害不大的，扣发当月工资的 10%——30%作为处罚。泄露公司机密、绝密，采取补救措施后尚未给公司造成重大损失的，扣发当月工资的50%。泄露公司机密、绝密，给公司造成重大损失的，扣发当月全部工资，给予辞退、解除聘用合同的处罚，不予办理其社会保险的转移手续。2、故意泄露公司秘密的，无论泄露的是何种秘密，公司均对责任人给予辞退、解除聘用合同的处罚，不予办理其社会保险的转移手续。责任人的行为构成犯罪的，公司依法向检察机关报案，追究责任人的刑事责任。3、员工在离开公司后（包括正常辞职和被辞退的），仍需保守公司的秘密。在员工离开后，如公司客户无故流失或公司的重大经营信息被他人知悉的，被查实与离开的员工有直接关系的，公司依法起诉该人，追偿因其行为给公司造成的全部损失。公司同时对该用人单位行使诉权，追偿公司遭受的损失。第三节 档案管理制度第二十八条为保护公司各种档案资料，维护公司的合法利益，公司的档案管理依照以下要求执行。第二十九条公司档案由办公室专人负责管理，保证资料齐全，属于秘密的档案需确保安全。密级的分类按公司有关保密制度划分。第三十条归档范围。公司的经营计划、统计资料、技术资料、财务资料、工资福利、经营状况、人事档案、会议记录（纪要）、方案（办法）、合同（协议）、报告、通知、证书（证件）等文件资料均属于归档范围。第三十一条 档案的借阅、复制：1、总经理、副总经理可直接借阅公司所有档案资料，直接提文件，并可对档案进行复制。2、其它人员需借阅档案（只限普通档案，密级档案不得借阅），须持有公司总经理签署的证明文件方可办理借阅手续。一般情况下，对公司的档案资料不得复制， 确需复制的，须持有公司总经理签署的证明文件方可进行复制，且仅限于普通档案，秘密档案不得复制。3、借阅的档案只能在规定的地点阅读，必须爱护、保持整洁、严禁涂改、注意安全和保密，未经公司总经理批准严禁复印、摘录、转借、遗失。第三十二条 档案的销毁：任何组织或个人未经允许无权销毁公司的任何档案资料。1、规定需进行档案销毁的，普通档案、密级档案均需报公司总经理批准后方能执行。2、经批准销毁的档案，档案管理人员须详细编制销毁清单，并由总经理监督销毁过程。第四节 出差管理制度第三十三条 为配合公司各项业务，达成经营目标，公司视需要派遣员工出差。出差人员按以下程序及标准办理出差手续。第三十四条 员工出差办理程序：1、出差前由出差人一式两份填写《出差申请表》，一份留办公室存底，另一份到财务办理相应手续。出差期由本部门负责人视情况需要，事先予以核定，并由总经理进行审核。2、出差人凭核准的《出差申请表》向财务部门预支相当数额的差旅费。返回公司后，出差人员应在一周内进行报销手续。如在规定时间内未进行报销又无合理解释的， 财务部门于当月工资中先予扣除，待完成报销手续后再核支工资。第三十五条 审核程序。公司内的出差事项首先由本部门负责人进行核定，无误后在《出差申请表》的相应位置签字确认。出差事项经部门负责人核定后，交总经理最终审核，经总经理签名确认的《出差申请表》为有效凭证。第三十六条出差行程视为正常工作时间内的勤务，不得报支加班费，如出差占用假日时间的，公司可安排补休，不报支加班费。第三十七条出差中途如遇特殊原因确实需要延长出差时间的，需报本部门负责人同意，回到公司后在《出差申请表》中相应位置填写延长原因，并由本部门负责人签字确认。不得因私事或无故拖延出差时间，否则将不予报销延长期间的差旅费用，并作相应的处罚。第三十八条差旅费分为交通费、住宿费、餐费及特别费（出差过程中与客户联系的通讯、邮件费用，部门经理以上出差人员可按标准支出招待费），各项标准见公司制订的有关规定。第三十九条出差人员在完成出差任务后，应对出差过程中所完成工作做书面汇报，先交本部门负责人审核，然后交办公室存入员工档案备查。出差过程中遇重大事项的，出差人员必须提交详细书面报告，并交总经理审核。第五节 员工学习制度第四十条 为了提高员工思想觉悟和职业技能， 熟悉掌握并执行国家的相关法律法规以及企业的各种规章制度， 充分发挥自己的聪明才智和专业知识，更大限度地为企业做出贡献， 公司制定如下学习制度和相关规定，望所有员工自觉遵守和执行。第四十一条 学习时间和方式每个星期的星期四下午为学习时间（遇工作需要，可根据实际情况对时间进行调整），方式为员工集中学习。届时，根据需要邀请一些老师、专家、学者、律师给员工上课，讲授相关知识。或者员工之间举行学习讲座和业务知识交流。第四十二条 学习内容和目的学习内容：1、邓小平理论和“三个代表”精神。2、国家大政方针、重大法律法规。3、国家对房地产行业有关法律法规。4、《公司法》、《劳动法》、《合同法》等法律条文。5、公司《员工手册》以及公司制定的各种规章制度。6、行政、财会、外贸、工程、营销等专业知识和法律条文等。学习目的：旨在加强员工品德修养，敬业爱岗。充实和提高自己的业务知识和水平，以便更好地完成岗位责任任务。开拓自己知识层面，增强法律观念，依法办事。第四十三条 学习态度和要求每个员工都要以积极、认真、虚心的态度参加学习。要求学习时间要按时到位，做好学习笔记。公司员工既是学习的主体，也可以作为授课的主体。公司按各员工所掌握专长组织员工间互相学习， 要求员工从事授课的，员工应认真对待和负责，课前做好充分准备，不能无故拒绝和懈怠。员工空余时间要加强自学，并以实践相结合，学以致用。第四十四条 考勤管理公司组织的统一学习属于公司的正常勤务范围，同样记录考勤。如员工确因紧急工作无法参加的，应办理请假手续。无故缺席的，以旷工处理。每次学习结束后，参加学习的员工需在公司的 《学习考勤表》上签字。第六节 会议制度第一条为加强各部门之间的沟通，正确贯彻公司的经营管理决策，公司在需要时召开工作会议，会议按参与人员的不同分为全体职工会议、部门间例会、部门内部例会等。第二条会议的安排及召开（一）全体职工会议。全体职工会议一般在每年度结束或每年度开始时召开，由公司总经理发出会议的指令，行政办公室负责召集。全体员工必须在会议规定的时间到指定的地点参加会议（除有值班任务或因伤、因病无法参加会议的意外）。会议地点按会议的需要确定。公司行政办公室负责会议的筹备工作，并对会议进行记录，在会后形成会议纪要存入公司档案。（二）部门间例会。为解决公司部门间遇到需要相互协调的问题，每周召开部门间例会，时间安排在每周星期二下午召开。此类会议由总经理发出会议的指令，行政办公室负责召集。会议由总经理、副总经理、相关部门的正、副经理及行政办公室参加。会议地点一般安排在公司会议室召开，确有需要的，可安排在其他地点召开。会议的议题由各部门经理在会议前一天提交给行政办公室，行政办公室进行汇总后安排会议议程。行政办公室对会议内容进行记录，在会后形成会议纪要，存入公司档案，并将会议决定的事项以通知或公告的形式发布。（三）部门内部例会。公司各部门内部事务需要以会议形式进行解决的，召开部门内部例会，会议时间一般安排在上班前或下班后，尽量不占用正常工作时间，具体会议时间由部门经理决定。会议由部门经理发出会议指令，本部门内部的全体人员必须按时参加会议。会议在公司会议室召开，由部门经理或副经理对会议内容进行记录，并将决定的事项当场向本部门全体人员公布。会议记录提交一份副本给行政办公室存档。第三条会议的参加者在会上可以畅所欲言，各抒己见，允许持有不同的保留意见。但会议一旦形成决议，无论个人同意与否，都必须认真贯彻执行。第四条参加会议人员必须遵守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议没有正式公布前，不得私自泄露，影响决议的实施。第七节 采购流程制度及附属工程材料采购流程图、采购流程制度公司购买任何办公物料或是为举办各种活动而须购买的活动物料，必须将所要购买的物料列单交予仓库保管部，经仓库保管部核对采购单和仓库相应物料后，如仓库有相应得物料的，先行使用仓库物料，仓库部报知相应人员后让相应人员重新列罗采购单，将新的采购单交予总经理确认并签字，然后才能由采购部人员去购买。2、附属工程材料采购流程图附属工程材料领用及采购流程图工程部提前2~3天提出用料申请，明确用料数量，使用位置等内容，并附简图。填写用料申请表给材料仓库。材料仓库材料仓库接到用料申请后立无存填写采购申请货或不足即检查材料的存货情况。表，报总经理审批。有通材存过料货审价批格材料仓库入采购部财务部填写用料申请表及向仓库提供材料库审查采购部提供《出库单》报主管副总经价格，按审批的内容执的价格是否合理。理审批，通过审批后发材行采购任务。审核入库凭证并料给工程部使用。凭有效的入库凭派统计员核实入库情证及购货单据到财务况，相符后准予办理部办理报销手续。报销手续。工程部按工程需要使用材材料仓库料。监督材料的使用情况，发现虚领、冒领、多领材料现象的，立即收回发出的材料，并向总经理汇报有关情况。未使用完的材料回收入库。配套表格：1、《附属工程用料申请表》；2、《附属工程用料采购申请表》；3、《入库单》；4、《出库单》；5、材料台帐。第八条第九条第十条第十一条计划；第十二条第七条第八节 绩效考核制度第一章 总则第一条 为改善员工的工作表现，完成公司下达的各项工作任务， 并提高员工的满意度和未来成就感，特制定本制度。第二条 本制度是根据《公司法》、《劳动法》等国家有关法律法规和公司的有关制度制定。第二章 考核的目的和意义第三条通过对员工的工作绩效进行客观、公正地评价和反馈，作为评价员工工作能力，发放岗位风险金的依据。第四条以此为依据，可有针对性地制定员工教育与培训计划，提升员工的素质和能力，使员工得到更好的发展机会。第五条为公司招聘甄选人才，员工工作有效分配和规划员工职业生涯进行评估。第六条 为公司各项工作、人力成本计算和人力资源规划提供依据。第三章 考核对象本制度适用于除总经理以外的所有员工。第四章考核依据公司的各项规章制度和管理办法；办公室提供考勤记录与违章、违纪记录；《岗位职责说明书》中界定的工作内容；公司下达的年度目标任务和经审批的各部门的年度工作其他公司下达的工作任务。第五章 考核形式第十三条考核分成两部分：纪律考核与工作绩效考核。纪律考核是公司对员工遵章守纪方面所做的考核；工作绩效考核是指公司对员工的工作成绩、任务完成情况所做的考核。考核分为月度考核和年度考核。第十四条 考核分为月度考核和年度考核，日常工作表现及日常业务的完成情况按月度进行考核；总体任务完成情况按年度进行考核。第六章 考核原则第十五条考核遵循公开、公平、公正的原则，不得存在任何偏见和感情因素。对考核结果存在异议的，可以向考核人提出，考核人应当对被考核人提出的问题进行解答