办公自动化笔记

笔记一、正确的开机和关机的方法：开机：先开显示器后按主机箱关机：先关主机后关显示器二：鼠标的使用方法：左键：单击双击拖动中键：用来浏览网页或长文档（滑动上下拖动）右键:单击拖动单击左键:选定对象或确定操作双击左键：打开对象左键拖动：移动对象单击右键：弹出对象的右键菜单右键拖动：移动或复制对象三:键盘的分区（一）：功能键区:ESC F12ESC放弃键:取消当前执行的操作或退出。（二）:主键盘区:字母键区ASDFJKL;FJ:盲点双符键：上下两种字符组成Capslock：大写字母锁定键Shift:上档键--#-档,如信函、传真、公文、报刊、书刊和简历等，在商务办公领域应用广泛，文员必不可缺少的一门专业技能，办公室不可短缺的重要工具。二:Word的特点：1、所见既所得:打印的效果在屏幕上一目了然2、直观操作：鼠标直接可以操作3、图文混排：文本和图片同时排版，并能很好的处理文本和图片之间的关系4、强大的制表功能5、拼写与语法检查6、自动更正7、自带实用模板8、邮件功能9、打印输出功能先进，设置方便快捷三：Word的启动方式：1、桌面快捷方式图标2、开始/所有程序四:界面组成；.标题栏.菜单栏.工具栏4。标尺（视图/标尺）文本对齐滑块.滚动条:滚动条页面便于用户查看不同的位置。（工具-选项-视图—“水平、垂直滚动条"）.视图方式7。状态栏视图方式：1、普通视图：用于输入、编辑和编排格式,分页不明显.2、Web版式:窗口左侧显示文章结构图，联机版式添加背景不能打印.3、页面视图：显示速度慢,在屏幕上模拟打印所得到的文档。（常用）4、大纲视图：可以折叠文档，适合于层次性较强的文章。（创建目录）5、阅读版式：2003新增功能,针对长文，阅读方便。Word文档的基本操作：1、创建新文档：.文件--—新建错误!.新建空白文档按钮错误!.Ctrl+N错误!.2。文件的打开；文件菜单—-—打开错误!标准工具条———打开按钮错误!错误!Ctrl+O3.保存文档保存（ctrl+S）和另存为（ctrl+shift+S）的区别（存储的默认位置是我的文档）新文档保存和另存为是一致的，对已存文件则有区别;保存：将更改的结果存储到现有的文档上；另存为:会再次让选路径和更改名称。文字的录入:1、闪动的光标所在位置（双击定位插入点）调整文字大小:Ctrl+[/]加粗文字：Ctrl+B倾斜：ctrl+I加下划线:Ctrl+U文字对齐:左对齐：ctrl+L 右对齐:ctrl+R居中对齐:ctrl+E撤销：ctrl+Z反撤销：ctrl+Y背景：格式———-背景只有水印能打印插入特殊符号：1。插入--—符号2。右键—符号工具栏编辑文本：1、文本的选定人、任意选取：鼠标拖拽刷黑B、词中双击C、段中三击（段落标记，非打印字符其出现说明一段落结束了）0、选定矩形块:按Alt+拖拽E、非连续文本的选定按氤瑁+拖拽（快捷键）2、移动文本A、选定后直接拖动到目标位置（适合同一文件）B、选定-剪切一定位一粘贴（复制、剪切分别四种方法）3、删除文本a、Delete删除光标后面的字符b、BackSpace光标前面的字符c、选定内容一编辑-清除（格式、内容）4、替换文本：A、编辑-查找和替换 批量更改文章时候很重要。格式刷：的作用复制文字的格式但是不复制内容。.字体的格式设置:选中文字-——格式菜单--—字体.文字的上标和下标：选中要上标或下标的文字--—格式—--上标和下标3．字间距的调整：间距：文字与文字的距离（靠空格键来添加文字的距离位置：文字的提升或降低六:通过格式栏进行格式设置:1段落:选择内容-——格式-—-段落2特殊格式：首行缩进：每段的第一行：除了第一行选中内容或定位光标的位置将标尺上的首行缩进或悬挂缩进的按钮，单击拖动1。行距:格式——-段落—--缩进和间距——-行距--—固定值基本排版：1、格式—-字体、段落（通常想在紧密一些用固定值来调整）项目符号和编号：（为了使叙述更具有层次性）1格式——项目符号和编号边框和底纹的设置:格式下的边框和底纹（应用于文字和段落）使用时选定要编辑的文本段落则定位光标即可为段落加边框的时候可以选择性的添加页面边框：格式-边框和底纹默认是针对整篇文档。（多了个艺术型的设置）页眉和页脚的设置：视图——页眉和页脚双击页眉会自动出现工具栏插入自动图文集时光标定位在英文则为英文,中文则为中文。添加页码:1.“页眉和页脚”工具栏上,有插入“页码按钮”--—格式可在“设置页码格式”按钮中进行.2。可在正文编辑状态下选择“插入” —“页码”，从而设置页码。3。设置奇偶页不同:单击“页眉和页脚”工具栏中的”页面设置”按钮—--—“版式”——“奇偶页不同"———确定。4。设置首页不同：视图————页眉和页脚--——页面设置按钮-—版式-——-勾选“首页不同”-———“插入页码”按钮—关闭批注：选中文字—插入———-批注隐藏\显示标注：视图—-—标记删除批注：在批注上右击删除批注脚注和尾注:给文字加注释插入-——引用--—脚注和尾注删除脚注和尾注：选中文章中文字的标号—--Delete脚注加在页面的左下角，尾注加在文章的左下角书签：插入—书签—输入数千名（汉字或字母）--添加查看书签：插入-—-书签--—选中书名——-定位显示书签符号：工具--—选项-——-视图勾选“书签”删除书签：插入-—--书签—--—选中书签名-—-—删除巧妙排版1、分栏对部分内容进行分栏要选定部分内容。选定文本时候注意段落标记的选和不选，内容少的时候不选段落标记则分栏成功。目录的制作1、自动创建目录适合于长文档输入有级别的文字（标题一、标题二、正文之类的）--大纲视图—--—设置级别——光标定在文章的起始位置-—插入/引用/索引与目录——目录 确定回到页面视图（按ctrl可以链接目录）更新目录：全选目录 右键 更新域更换页面:ctrl+回车（可把目录与正文分开）按住ctrl键用鼠标点击要看的内容的目录的位置，即可实现一步到位，跳转到要看的页数.图片和图形的处理图片的导入:插入——-—图片-—-—剪贴画 管理剪辑 office收藏集 选中图片直接拖入文件中图形的创建（工具/选项/常规/自动创建绘图画布）文本框：插入—文本框（横排、竖排）文本框右键设置文本框格式艺术字:插入——-图片———艺术字；绘图工具栏中的艺术字按钮组织结构图插入图片———组织结构图超链接：.本文件下的链接:插入书签-—-定光标—--插入-—--超链接————书签—-—选中书签名称-—-输入要显示的文字——-确定.连接其他文件:定光标—--右键———-超链接————浏览文件—选择文件（文件类型选择所有文件）-—-输入要显示的文字—--确定表格表格的创建与删除：“表格和边框”工具栏中的“插入表格”按钮表格—--插入——-表格“表格和边框”工具栏中的“绘制表格”表格的删除：选中—--退格键调整行高、列宽：拖动行高、列宽的间隔线。（按住Alt键实现小幅度移动）同时调整多行多列：选中多行、多列—-—-右键———-表格属性———-行或列下输入数值（勾选指定宽度）整表的调整：拖动表跟右下角的按钮。合并单元格：1。选中—--—右键-—-—合并单元格2.选中——--“表格和边框”工具栏的“合并单元格"按钮3。橡皮擦拆分单元格：1、单击“表格和边框”工具栏上的“拆分表格”按钮2、将光标定位在要拆分的单元格中--—-右键———-拆分单元格表格内容的对齐方式：选中内容——-—--右键—--——单元格对齐方式选中内容———--单击“表格和边框”工具栏上的“对齐方式”按钮更改文字方向：1。右键——--文字方向2。“常用”菜单—-—文字方向在Word中，求表格中横向数据的和；原则:从最下列往上求和.（如果从上往下求和，求的是列数据的和）绘制斜线表头:表格-—--绘制斜线表头--—-输入行/列标题插入行/列：表格——--—插入或选中行/列-— 右键———-—插入行/列删除行/列:选中———右键—-——删除行/列排序：“表格和边框”工具栏-—-升序/降序重复标题行:光标定位在第一行内————表格-——标题行重复设置表格环绕：选中表格—-————右键—-————表格属性-——-—表格-——-选择环绕方式拆分表格:1.光标定位在要拆分的地方—-—--—表格———-拆分表格2。Ctrl+shift+回车删除表格：Delete键只删除内容退格键删除全部（内容和表格）打印：文件 —打印Excel2003电子表格制作一:界面组成：标题栏菜单栏工具栏编辑栏工作区状态栏编辑栏:名称框：显示单元格名称及选择单元格.编辑栏：a.显示单元格内容。b.编辑单元格内容二：Excel默认文件名为book。（工作簿）。每个工作簿默认包含3张工作表，最多可包含255张,每张工作表又包含256列，65536行。按ctrl+方向键：移至最后一行、最后一列。三：工作表的基本操作：插入工作表：.插入——-—工作表或工作表名称部位击右键—插入工作表.工具———-选项——-—常规--—-在“新工作簿内的工作表数"-—-—-中输入数值.工作表的移动:拖动工作表名称部位。（内容跟着移动）工作表的重命名：1。在名称部位双击2。右键—--重命名工作表的复制：.按ctrl拖动工作表名称部位.名称部位击右键—-—-移动或复制工作表——-—建立副本（可在不同工作簿之间复制）工作表的删除：工作表名称部位右键 删除工作表名称背景颜色的更改：名称部位右键—-—-工作表标签颜色单元格的选择:1。单个：点击或名称框输入；2。多个：连续的：对角线拖动；按shift键点击不连续的：按ctrl点击或拖动；行、列的选择:.单列：单击行、列号。.多列：拖动行、列号或按ctrl点击行、列号.整表的选择:1。Ctrl+A（光标定位，定在内容的表内选择有内容的表，定在外面，整张表格全选）2.单击行和列交叉的左上角空白位置。内容的输入:汉字和字母直接输入:数值的输入：.连续：相等的：输入一个数,拖动此单元格填充柄。.不连续:等差数列:方法：先输入两个数，拖动这两个数单元格填充柄。先输入一个数————重新选择有内容的单元格-——-编辑——--填充—序列（步长值为差值,终止值必须填）等比数列:方法:先输入一个数-—-重新选择此单元格-———编辑 填充———--序列（步长值为倍数，终止值必须输入）日期的输入:分隔符：“-”、“/"日期格式的设置:格式—--单元格—“数字”下选择“日期”分数的输入：0（零）空格分子/分母（正分数的输入法）减号0（零）空格分子/分母或把正分数放在括号内。注意：把0和空格跟数字一起放入括号中，但括号前无需放减号,输入完数值按回车。编号的输入：1。输入编号前先输入单引号“’”（英文输入法状态下）2。格式——-单元格 （数字下）文本多个单元格输入相同的内容：选中多个单元格—-——输入内容———-ctrl+回车单元格格式设置：1.在同一个单元格内换行输入：按alt+回车.2。自动换行:格式——-单元格“对齐”下勾选“自动换行”表头居中：选中单元格—--—格式工具栏点击“合并及居中”按钮表格边框:格式—--—单元格-—-边框或工具栏。行高、列宽的设置:拖动行、列的间隔线。选中行、列———右键—-—-行高、列宽—-—输入数值插入行、列：选中行、列-—-右键—--插入（注意：插入的是：所选行的上面、所选列的前面）表格在页中居中：文件-—-页面设置-——-页边距-—-勾选“水平”“垂直"或在打印预览中点击“设置”隐藏行、列：.选中行、列-—-—右键--—隐藏.取消隐藏：选中所隐藏行、列的上下两行或列的左右两列————右键-———取消隐藏自动套用格式：格式-——自动套用格式（光标定在表内）自定义序列：自定义序列的应用：输入任意字段，拖动填充柄。添加自定义序列：工具--—选项-——自定义序列--—新序列-—--右侧输入字段（用回车分隔）————添加内容的移动、复制、删除：移动：选中拖动边框复制：选中 ctrl+拖动边框删除：1.选中一--Delete（只删内容）2.编辑清除格式或全部数据的运算：变量运算：引用单元格地址的运算（运算前必须先输入“=”号）.相对引用:复制公式时,单元格地址的引用会自动变更。.绝对引用：无论将公式复制到哪里，都将引用同一个单元格地址.绝对引用方法：在列号和行号前分别加“$”,如$人$1.混合应用：在一个单元格地址中，既有绝对引用又有相对引用，如九九乘法表函数运算：利用公式调用公式的方法：1．插入 函数.工具栏 “£”（西格玛）.编辑栏-—--“f”常用函数： xSum：求和Average:平均值Max：最大值Min：最小值Count（计数）：统计有数据的单元格的个数。（汉字和空格不统计在内）Countif（条件统计函数）：计算某个区域中满足给定条件的单元格的数目。IF函数:逻辑函数，具有判断力。参数1：表示（输入）被判断的条件.参数2：表示（输入）如果参数1的条件成立时，将产生的值。参数3：表示（输入）如果参数1的条件不成立时，将产生的值。注意：IF函数能进行循环使用，可连续使用7次，当进行循环时,光标要定位在第三个单元格内，（即条件的第三个框内）对话框中的“与”和“或"的区别：“与”:代表同时满足二者的条件；而“或”则表示:满足其中一个条件就可以的数值。保留小数位数调整:选中数据右键-——-设置单元格格式数值--—小数位数。数据排序：单列排序：可用常用工具栏上的“排序"按钮进行.多列排序:“数据"-—-—“排序"菜单分别在“主要关键字”、’次要关键字”和”第三关键字”框中选择需要的字段名和排序次序，单击“确定”按钮。注意“有标题行"表示选定区域的第1行作为标题行，不参与排序;“无标题行”表示第1行作为普通数据看待，同样参与排序。数据筛选：自动筛选：单击工作表中任一单元格—--数据—-—筛选自动筛选。•还可以“自定义”筛选。会有对话框弹出.取消自动筛选:数据———筛选——-自动筛选高级筛选：使用自动筛选命令的寻找条件不能太复杂,而高级筛选可以允许使用多个条件。使用高级筛选时,可以使用两列或多于两列的条件，也可以用单列中的条件，甚至计算结果也可以作为条件。具体如下：“输入列标志与筛选条件”——--“单击数据清单中的任一单元格”--—“数据”-—-“筛选”—--“高级筛选”.在“列表区域"中输入“数据清单中的所有数据”；在“条件区域中输入所列的条件"-——确定。注意：条件区域与数据清单之间至少要有一个空列或空行.取消高级筛选：数据—--筛选-—-全部显示同时满足几个条件:条件的输入可在任意位置,但几个条件要从左到右挨着输入,不能有空格输入；例：满足其中一个条件之一即可;例:性别女满足其中一个条件之一即可;例:性别女工龄10年民族汉分类汇总是对数据清单中的某个关键字段分类，相同值为一类,然后对各类进行汇总。步骤如下：1.在工作表中将要进行分类汇总的列进行升序或降序排列.2．选择该列中的任意一个单元格，选择“数据"—“分类汇总”菜单,打开“分了汇总"对话框。3.在“分类字段"列表中选择要分类的字段，在“汇总方式”列表中选择汇总方式，在“选定汇总项”列表中选择要汇总的项目,之后单击“确定”.删除分类汇总：在“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”按钮.PowerPoint幻灯片制作