集团公司档案管理实施细则

细则》的通知为加强集团公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案,一、集团公司资料归档范围(一)政府机关或行业管理部门(简称职能部门)的文书材3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指；(二)公司文件资料1、公司内部管理文件。包括公司发行的各种标准、规章制2、企业的重大决定文件。包括集团公司董事长、总裁办公会及其相关行政会议等形成的决议或会议纪要等。3、请示性文件。包括公司针对工程项目向市规划局、国土4、凭证性文件。包括企业各部门上报的、在日常活动中形5、证件性文书文件。包括公司证件，如法人营业执照、开6、报告性文件。包括公司开发项目的可行性研究报告、策7、人力资源资料。包括企业各部门的员工档案，人事任免8、土地资料。包括建设用地批准，地籍调查表，土地他项9、工程类文件。包括工程前期的项目审批、项目立项、工程设计、工程竣工结算、工程图纸、监理文件、总(分)竣工资(三)非隶属单位的文件资料(一)部门收文附上部门的文档处理(传阅)单，组织部门内的传阅，并对资料审批流程，并进行归档。如涉及到公司其他部门、参建各方(施(二)部门发文(三)文档查阅1、部门文员应组织对本部门的文档管理体系进行讨论和讲3、部门文员应对本部门已归档文档负责，保证已归档文档(四)文档版本控制2、部门发文版本发生变更，部门文员应书面通知相关部门三、档案管理分类编号办法根据集团公司的实际情况将公司档案按照部门功能分为十五大类(具体分类办法见附件企业档案分类办法方案)，以后根(一)行政管理类(XZ)：01公司证照、02会议纪要、03(二)人力资源管理类(HR):01在职员工档案、02人事(三)财务管理类(CW)：01财务管理制度、02财务管理(四)营销管理类(YX)：01营销管理、02市场拓展、03(五)招标采购类(ZB):01年(季、月)度招标计划、(JS):01设计单位选择、02设计变更、M(十)公共事务部(GS)：01征用土地申请、批准文件、(十一)法务部(FW):01公司各部门签订的合同原件、02(十二)审计监察部(JC):01财务审计资料、02工程审计(十三)工程事务部(SW)：01前期政府批复文件、02勘(十四)商业管理公司(SG)：01基础调查表、02调研数(十五)装饰工程部(ZS)：01设计单位选择、02施工图各子公司的文员负责收集整理上一年度办理完毕的文件(请示、 (一)归档材料的质量要求音带、录象带等必须同其详细的文字说明材料一起归档。2、归档的文件材料必须是原件(定稿)，特别重要的文件的文件材料必须经过系统整理，准确地反映生产、真实内容和历史过程，4、归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存，同时要保5、电子文件的归档应遵守两个原则：第一、电子文件和纸子文件归档两方面的工作，网络归档是指将经过整理的电子文(二)文件的立卷立卷应遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联1、案卷不宜过厚，一般不超过40mm。6、填写卷内目录和卷内备考表。卷内目录的编制应符合下1)卷内目录式样宜符合本规范附录的要求。3)责任者：填写文件的直接形成单位和个人，有多个责任要责任者，其余用“等”代替。4)文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。5)文件题名：填写文件标题的全称。6)日期：填写文件形成的日期。7)页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件8)卷内目录排列在卷内文件首页之前。(三)档案室负责填写案卷封皮和案卷的装订1)案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面2)案卷封面的内容应包括：档号、案卷题名、编制单位、期限、共几卷、第几卷。3)档号应由分类号、项目号和案卷号组成，档号由档案保4)案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容，案卷题专业名称、卷内文件的内容。5)编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。6)起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。7)保管期限分为永久、长期、短期三种期限。(1)凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企(2)凡是反映企业一般工作活动，在较长时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；(3)凡是在较短时间内对企业生产、经营等有参考利用价该设备的使用年限划定具体年度。会计档案的保管期限有永久、 管理办法》)。8)密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密2案卷装订1)案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。2)装订时必须剔除金属物。(一)档案室建设原则：安全、实用、方便。(三)档案室库房承重：楼房作档案室的，楼板承重必须达档案库房在布置橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。主通道净宽不小于1m。两行装具间净宽(五)档案室的防护设施档案室应具备防火、防水(潮)、防高温、防盗、防虫、防2)线路铺设必须为暗线，且根据要求选用线材。开关、插4)灭火器材要选用气体或干粉灭火剂，灭火器材存放位置要方便取放，不应放在档案库房内，已到保质期应及时更换。)档案室要配备手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明。2、防潮(水)、防高温1)档案库房要根据面积配备一定数量的温湿度仪。2)档案库房在平房或一楼的，应配备除湿机。3)档案库房不宜安装水(气)暖。上下水管道禁止