物业管理处如何与各相关单位进行协调

Word版本，下载可自由编辑物业管理处如何与各相关单位进行协调物业管理的主体是指物业管理活动的参加者,主要包括政府有关部门、物业建设单位、物业管理企业、专业公司、业主及非业主使用人、业主大会及业主委员会等。这些主体在物业管理活动中都饰演了一定的角色,互相之间形成了一种特定的关系,各享有一定的权利,同时也担当相应的义务。物业管理处在运作过程中协调、处理好各方的利益关系,是确保物业管理工作正常运行并取得成效的基础和重要保证。

一、管理处与政府及相关部门的协调

(一)管理处与物业管理行政主管部门的协调

物业管理行政主管部门是指建设部、省(自治区、直辖市)建设厅(建委)和市房地产管理局,是物业管理企业的行业领导。其制定的政策、规矩以及传达的行业信息等,对物业管理企业的日常管理工作起着非常重要的作用。因此,管理处必需加强与物业管理行政主管部门的联系与协调。一是乐观支持和协作物业管理行政主管部门的工作,如仔细落实物业管理行政主管部门的有关指示精神,参加物业管理行政主管部门组织的各种活动等;二是准时获得物业管理行政主管部门的有关信息,便于按新要求和新标准改进和完美物业管理;三是将管理处在运作过程中浮现的一些疑难问题以及行业进展过程中碰到的一些冲突和困难,乐观向物业管理行政主管部门汇报,争取得到物业管理行政主管部门的支持和协助。(二)管理处与政府有关部门的协调

政府有关部门是指市政、绿化、卫生、交通、治安、供水、供电、供气、供暖等行政主管部门和物业所在地人民政府。管理处加强与政府有关部门的联系和协调,可获得政府有关部门的支持和协作,从而有利于冲突的顺当化解和事情的顺当解决。如:管理处在入伙前期预备阶段加强与自来水公司、供电局和煤气公司的联系和协调,可尽早开通水、电、气;加强与消防局的协调与联系,可尽快利用消防验收等;日常管理中,加强与派出所的联系与协调,有利于物业治安的管理和突发大事的处理。

二、管理处与物业建设单位及业主的协调(一)管理处与不同类型物业建设单位的协调原则

因为物业建设单位数目众多,各单位的内在素养以及对物业管理企业的要求不同,因此,管理处在实际操作过程中,要针对不同类型的物业建设单位,实行不同的策略。现按以下两种方式举行分类论述。

按首次和多次开发楼盘的物业建设单位分类:第一次开发楼盘的物业建设单位:此类物业建设单位因为初次开发楼盘,对物业管理的运作不太认识,普通都比较虚心,能耐心地聆听管理处的看法,对物业管理工作也比较协作,因此,物业管理处与这类物业建设单位之间较易形成一种比较融洽的合作关系。对于此类物业建设单位,管理处应多协作、多提看法,多帮助,真正从物业建设单位的角度为物业建设单位着想,替物业建设单位分忧解愁。

多次开发楼盘的物业建设单位:此类物业建设单位因为开发了多个楼盘,因而对物业管理的运作有一定程度的了解。正由于这样,他们可能自以为是,听不进管理处的看法,两者之间也较难相处。对于此种类型的物业建设单位,管理处要多与其举行商议,多听听他们的看法,以便改进物业管理,改善两者之间的关系。

按物业建设单位对物业管理是否协作举行分类:对物业管理协作的物业建设单位:此类物业建设单位普通是初次开发楼盘或是多次开发楼盘,但有一定品牌的物业建设单位。对于此类物业建设单位,管理处要乐观协作,努力提升管理服务质量,提高物业建设单位的品牌知名度。

对物业管理不协作的物业建设单位:此类物业建设单位普通开发过多个楼盘,他们对物业管理要求高,但对物业管理的工作不太协作。他们会把管理处当做一个下属的专业化公司和一个帮他们打工的“马仔”来对待。对于此类物业建设单位,管理处要按照物业管理服务合同据理力争,讲清道理和是非,维护自己的正值权益。假如的确难以相处,且对方有违约行为,管理处可考虑退出物业管理。

(二)管理处在入伙前期预备阶段与物业建设单位的协调在物业入伙之前一段时光,物业管理单位要成立一个物业接管筹备小组,对物业的全面、正式接管举行前期筹备工作。这个接管小组就是今后该物业的物业管理处的雏形,接管小组的负责人普通就是今后这个管理处的负责人.物业接管筹备小组(以下称管理处)的成员也就是这个管理处的主要工作人员。物业接管筹备小组的成立标志着管理处运作的开头。在物业入伙前期预备阶段,管理处对物业建设单位的协作主要表现在以下几个方面:

1.提出合理化建议,对物业项目举行整治

管理处应按照拟接管物业的实际状况,对物业项目的整治提出合理化建议。假如这些合理化建议能尽早提出并被采用,一方面将有助于物业的整治;另一方面也便于日后的物业管理。管理处在详细运作过程中碰到的问题主要有以下几种:空调位确实定及冷凝水的排放、垃圾房的建设、物业环

境的绿化和美化、车辆进出口确实定等。下面以空调位确实定及冷凝水的排放为例加以说明。

因为种种缘由,部分物业在规划设计时并没有考虑到空调位的设置及空调冷凝水的排放。因此,管理处应建议物业建设单位改进并设法预留空调位及冷凝水的排水管道。假如工程已经竣工无法转变时,管理处应按照物业建设单位的要求,对业主安装空调的位置以及冷凝水的排放方式予以规范,以保持物业外观的统一、美观,同时避开空调冷凝水污染墙面或影响他人而造成投诉和纠纷。

2.接管验收发觉物业缺陷时的处理

在业主入伙前期,管理处要代表小业主的利益与物业建设单位举行房屋接管验收。在接管验收过程中,管理处一切要从严从细要求。管理处将在物业接管验收过程中发觉的问题准时报予物业建设单位,由物业建设单位通知和催促施工单位准时整改。

3.代表或协作物业建设单位与其他部门举行协调在物业入伙之前,物业建设单位要完成无数工作,如将物业管理的收费标准及有关管理文件报政府有关部门批准和备案,与自来水公司、供电局、煤气公司协调开通水、电、气等。对此,管理处要代表或协作物业建设单位向自来水公司、供电局和煤气公司等单位申请,准时开通水、电、气等。下面以电的开通为例加以说明。

物业一旦竣工验收,就不再使用施工用电。在启用物业正规供电系统之前,供电局要对物业的供电系统举行检验和封表处理。此时,管理处应代表或协作物业建设单位做好以下两个方面的工作。第一,报停暂不使用的变压器,以免造成损失。由于变压器一旦投入使用,不管用电多少,都要交纳一定数额的基本电费。而在实际工作中,普通状况是:一是物业的规划、设计的变压器容量可能富余,不需要开通全部的变压器;二是入伙前,特殊是分期建设、分期入伙的物业,一定时光内不需要开通全部的变压器;三是利用对变压器及用电的合理规划和使用,也可降低变压器的台数。利用报停暂不投人使用的变压器,可有效地降低管理成本。其次,对有条件的物业,管理处应乐观向供电局、自来水公司和煤气公司申请抄表到户,以削减用电、用水和用气环节,降低公用水、电、气费用的开支,同时减轻管理处的工作压力。

4.物业管理用房及其他用房确实定管理处应从便于日后物业管理的角度,按照物业的实际状况,提出物业管理用房和其他用房(主要是员工住宿用房和商业用房)的详细要求,与物业建设单位举行协调。终于由物业建设单位按管理处的要求建设或支配解决。

5.帮助物业建设单位发放入伙通知书

部分物业建设单位,特殊是首次开发楼盘的物业建设单位,他们不但对物业管理不太了解,而且对入伙的有关手续也不太清晰。因此,管理处要按照物业的建设速度、售房合同以及物业建设单位的特别要求,协助物业建设单位制作和发放入伙通知书。(三)管理处在入伙期间对物业建设单位和业主的协调

业主入伙是物业管理正式运作的开头,也是囫囵物业管理活动中最难的一步。物业开发和销售过程中的诸多问题都会在入伙期间表现出来。因此,入伙工作处理得好,物业建设的无数遗留问题就会得到妥当解决,否则,就会为以后的管理工作留下隐患,易启发纠纷和争吵。管理处在入伙期间与物业建设单位及业主的协调主要表现在以下几个方面:

1.管理处与物业建设单位及业主协调的基本原则物业建设单位是管理处的托付方,业主是管理处的服务对象和顾客,管理处在两者之间起一个中介和桥梁作用。因此,管理处的角色是一手托两家,左手托着物业建设单位,右手托着业主。对于两个自立的主体,管理处都应尽心尽力地为他们服务,设身处地地为他们解决实际问题。在碰到两方主体发生冲突时,管理处应站在客观、公平、公正的立场上处理问题,尽量予以协调解决,弱化冲突,使事件化小,小事化了。总的处理原则是:“一手托两家,两手都要重;不偏又不倚,息事又宁人”。

2.管理处在入伙期间与物业建设单位及业主协调的内容

管理处在入伙期间需要与物业建设单位及业主之间协调的事无数,涉及到物业入伙的方方面面。主要有以下几点:(1)管理处对业主验房时发觉问题的处理

虽然经过竣工验收和接管验收,但业主在入伙验房时仍会发觉无数问题。对业主验房发觉的问题,管理处应仔细记录,准时提交给物业建设单位由物业建设单位催促施工单位准时整改。管理处应建议物业建设单位在一定时光内(如3个月、6个月)留一支施工队伍特地从事业主房屋的整改工作。

(2)管理处对水、电、气不能准时开通的处理物业入伙时,往往会因为众多缘由,导致水、电、气不能准时开通,影响了业主的生活。对此,管理处一方面要向业主做出解释,并表示歉意;另一方面要催促物业建设单位或管理处自己向有关部门协调,以便尽快解决水、电、气开通的问题。

(3)管理处对物业延期入伙的处理

对于延期入伙的物业,管理处应按照状况赋予区分对待。一是既然已经延期入伙,那么物业建设单位在入伙时就要把好物业质量关。在正式入伙之前,管理处建议物业建设单位要把道路及周边环境整治好,各种验收证件预备齐全,为业主入伙提供一个良好的环境;二是对于延期入伙的物业,管理处尽量向业主做好解释工作,争取得到业主的谅解;三是对于入伙时光被长久推延的业主,管理处建议物业建设单位按照实际状况赋予一定的补偿。

(4)管理处对售楼时所作允诺不能兑现的处理

现在物业建设单位普通都托付专业的物业代理公司举行物业销售。在物业销售过程中,代理公司或个别销售人员为了售房往往会做出过分的允诺,而且这些允诺大多数状况下是缺乏实据的口头允诺。对于业主而言,买房的同时,也就是买一种允诺,特殊对于初次买房的人。因此,在人住时,业主一旦发觉当时的允诺不能兑现时,就会大发牢骚,甚至有过激的行为。对此,管理处要向业主做出耐心的解释。管理处在处理此类问题时,一切要以国家的政策、规矩和售房合同以及业主公约为准则。

(5)管理处对不具备入伙条件物业的处理对于不具备入伙条件的物业,管理处要建议物业建设单位延期入伙,等入伙条件具备后才予入伙。假如物业建设单位一定要强行入伙,管理处一方面要代表物业建设单位向业主做出解释并表示歉意,另一方面应催促物业建设单位加快整改的速度,同时加快办证速度。对某些状况下的确不能很快解决的问题,如消防的验收,物业建设单位或管理处可与消防主管部门商议,由消防主管部门开据“可以人住,继续整改”的有关证实。

(6)管理处对业主拒收房屋的处理

管理处首先要弄清业主拒收房屋的真正缘由,并针对缘由做出详细的处理方法。假如是业主由于个别小问题而导致心情上的排拒反应,管理处一方面应向业主做出耐心解释并做好劝慰工作,另一方面应催促物业建设单位准时整改以满足业主的要求。对于重大问题,管理处不能单独解决的,应准时将问题提请物业建设单位并和物业建设单位共同解决。物业建设单位可以按照实际状况,实行赔偿、减免、赠送、让步、诉讼,甚至退房等处理措施。(四)管理处在物业入伙后期在物业建设单位和业主之间的联络

物业入伙大约半年后,物业建设单位在物业管理中的作用越来越小,与物业管理单位的联系也越来越少,但物业的无数项目仍处于保修期内。此时,业主如因故要找物业建设单位,管理处应代为联络。第一种方式是管理处向业主提供物业建设单位该项目负责人的姓名、联系地址和联系电话,由业主自己去与物业建设单位联系;其次种方式是由业主提出书面报告,由管理处转交物业建设单位;第三种方式是由管理处就有关状况写出书面报告,请物业建设单位予以协调解决。

三、管理处与专业公司的协调专业公司是指管理处招聘的,特地从事物业管理专业工作的公司,如清洁公司、电梯公司、保安公司等。管理处可以将物业管理的一些专业项目以外包的方式托付给专业化的公司举行管理,如将清洁卫生工作托付给清洁公司管理,将平安守卫工作托付给保安公司管理,等等,但管理处不能将管理项目所有托付给另外一家物业管理公司。管理处与专业公司的协调表现在两个方面:一方面管理处对专业公司的工作赋予乐观的支持和全面的协作;另一方面监督专业公司使其按管理处的要求和合同要求举行专业化管理和运作。

四、管理处与业主的协调

管理处与业主的协调是管理处的日常工作。管理处与业主的协调主要表现:一是提升物业管理的服务质量,获得业主的支持;二是对业主的投诉予以足够的重视,并尽快赋予解决;三是对业主的特约服务尽量予以满足,赋予业仆人性化的关心;四是妥当处理好业主与业主之间的纠纷,等等。五、管理处与业主大会的协调

(一)管理处帮助业主大会的召开

召开业主大会之前,管理处应不厌其烦地利用多种渠道帮助业主委员会通知全部业主,增加他们的参加意识和仆人翁意识,使业主大会的召开更具有代表性。同时利用业主大会的召开,增强与业主的联系和沟通。(二)重大管理事项报业主大会批准

在业主大会召开之前,管理处应就年度工作方案、物业管理的收支账目、修理基金的使用状况等重事件项拟好书面报告,在业主大会上宣读,经过业主大会审议利用后执行。

(三)接受业主大会的监督