科技创新管理中的时效性问题探析

科技创新管理中的时效性问题探析董大旻【摘要】科技创新中的时效性管理本质上是一项降低不确定性、进行时间风险管理的工作，是决定科技创新项目成败的核心内容.科技创新管理中涉及的主要风险大致可分为市场风险、执行风险、技术风险、开发成本风险和时问管理风险等五类，在实践中，常常通过研究科技创新过程中的时间进度及其风险,突显其时效性.文章重点论述了科技创新时效性因素的辨识和分析，提出科技创新过程中的重复(变更或返工)、构成科技创新过程的活动情况及风险管理措施等是科技创新时效性的影响因素，分析了其导致时效性的作用机理和过程，旨在为科技创新进行有效的时效性管理提供依据.【期刊名称】《科技管理研究》【年(卷)，期】2009(029)001【总页数】3页(P12-14)【关键词】科技创新;时效性;风险管理【作者】董大旻【作者单位】华东理工大学,商学院，上海,200237【正文语种】中文【中图分类】G3111引言科技创新遍布很多领域，如常见的建筑设计项目，其创新过程中的不确定性较小；而在另外一些行业中，如新型飞机的研发设计、化工产品的研究开发，其科技创新中的不确定性很大，由此带来的风险也会很大。综合许多文献中的风险分类法，可以得到以下几类科技创新中常见的风险：开发成本风险、时间管理风险、执行风险、技术风险和市场风险（AFSC/AFLC，1988；DOD，1992；Draves，1993；DSMC，1983；Justicc，1996；Kockler，1990；Roberts，1996；Shishko，1996；Smith，1991）。从某种角度看，科技创新管理是一个降低不确定性和重在风险管理的过程。在具体的科技创新管理中，时间进度节点控制常处于核心地位。每个科技创新项目都有明确的时间限制，过久的开发造成时间延滞，往往导致科技创新项目所具有的核心要素为竞争对手掌握并超越，导致创新核心竞争力不足乃至创新失效；而科技创新过程中的时间控制也经常成为科技创新项目管理的难点，时间控制计划往往是科技创新管理成败的关键，创新的本质特征使得创新过程中的时间节点难以精确把握，从而使得创新的时间管理风险大大增加。因此，科技创新具有极大的时效性。本文通过对科技创新管理中影响时间进度的诸多因素进行分析，试图找出一些方法来降低科技创新中的大量时间管理风险，提出科技创新管理中的时效性问题及对此问题的思考。限于篇幅，论述重点放在时间管理风险影响因素的辨识与分析上。2科技创新管理时效性的影响因素科技创新管理的时效性来自于时间不确定性。在数学上，可以用与预期持续时间的偏差来表示时间不确定性。可能持续时间分布偏差越大，不可接受持续时间的概率越大，则时间不确定性或时间管理风险越大。根据对前人资料的分析及科技创新项目实践的研究，时间管理风险主要受创新过程中的以下因素影响：重复、活动的持续时间与偏差、活动集的完整性、活动灵活性、附加因素及未知因素等。上述因素实际是通过影响时间不确定性而导致科技创新管理的时效性。科技创新中的时间管理风险来源具有多样性，但结合科技创新项目的本质特征，可以发现它们都与科技创新项目中活动的重复次数、活动情况和所采取的风险控制措施有关。本文将逐一展开对这三方面的因素进行深入分析。3重复——时效性的主要影响因素重复表示科技创新过程中的变更或返工，是时间不确定性的一个主要来源。Osbome(1993)发现在他研究的Intel半导体开发项目中，整个项目工作重复的数量平均为33%(13%—70%)。当重复出现在过程的关键活动线路上时，会产生非常突出的影响。重复分为有意重复和无意重复。所谓有意重复，是科技创新工作人员将含有互相依赖活动的过程进行设计整合，将其合并为一个预期的方案；所谓无意重复，则是在科技创新的过程开展中所产生的新信息而导致的重复，它们并非人为设置，而是由科技创新活动的本质特征所引起，如失序、长周期的单向活动、设计中的流畅性要求等。在风险因素的来源集合中，与重复有关的参数包括：有意重复、无意重复及重复范围和持续时间。3.1有意重复有意重复的次数受到四个变量的影响。性能不确定性。成功的重复有希望使科技创新过程更接近预期目标(Eppinger，1994；Singh，1992；Smith，1997；Whitney，1990)。科技创新的抽象水平越高，过程评审越频繁和越一致，则重复次数越少，即性能随着每次重复单调提高的假设越有效。重复生产率。重复生产率是指每次重复在〃通过提高实际科技创新质量、缩小性能差距上的效率”。每经过一次重复所产生的缩小性能差距的比率，就是重复的生产率(质量或成果)。如果在规定时间内(通过更快地进行重复)进行的附加重复使得重复生产率降低，那么附加重复就是没有用的(增加了重复次数，却降低了重复生产率，那么这种重复并没有效益)。⑶活动耦合度。科技创新过程中高度相互依赖的活动将比分散的活动更缓慢地收敛到一个多维性能目标(clark，1991；Eppinger，1994)。耦合量指相互依赖活动或小组的相对数目，耦合的紧密度指相关活动或小组之间彼此依赖对方输出(作为自己的输入)的程度，现把二者结合起来用〃活动耦合度”表示耦合的数量和紧密度，耦合程度越高，意味着需要通过重复解决的〃鸡和蛋”问题越多。研究表明，可以通过周密的策划把藕合度降低到一定程度(Clausing，1994)，也可以通过提高活动排序质量降低耦合量。(4)管理决策。通常科技创新项目管理者只根据可用时间和可用预算来预先设定设计重复的次数(倒排时间进度和预算)，而与科技创新所要求的性能没有直接关系(Bell，1987)，这将导致在科技创新过程中把技术人员的工作和管理完全分割，技术人员负责性能指标的实现，而管理者则只要确定在时间点内获得目标成果。这种做法必然会降低成本风险和时间管理风险而增大性能风险，最终仍然会影响成本和时间进度。尽管管理者倾向于在事先确定较少的重复次数来提高科技创新的效率，但最终实际上并没有减少重复数量。3.2无意重复无意重复的次数则受到六个变量的影响。(1)性能不确定性。有时活动性能不确定性(或某种性能缺陷)会导致预料之外的重复。例如，科技创新活动中不合理的活动排序会导致某些信息只能在过程中产生，反馈则要等到过程结束之后，这就必须重新对该过程或活动进行分析以纳入新的结果，导致重复。以飞机功能创新开发为例，由于到了开发的后阶段才给出飞机重量分析结果，而该结果显示当前的开发设计已经超出预定的重量目标，那么就必须进行无意重复，即进行“减轻重量”的设计。一般而言，性能不确定性通常导致有意重复，但当它是由活动排序不佳或协调不佳所弓I致时就属于无意重复了。(2)活动排序质量。在科技创新项目的活动排序中应当重点考虑过程中的活动输入和输出要求，这样就可能减少过程中回溯信息的数量和范围。如果简单地依据一般项目管理的WBS分解原则进行活动排序，而没有考虑科技创新组织的过程，则很可能仅仅因为没有在正确的地方和正确的时间提供正确信息而必须进行重复。当然，活动排序还受到诸如长周期活动、资源可获得性、活动内容知识以及科技创新质量要求、简洁性及稳定性等的影响，这些内容在本文后面也将谈到。过程中的沟通、协调和综合质量。高度成功的沟通有助于信息的最优流动，使得信息能够在正确的地方、正确的时间以正确的方式获得(Browning，1996)。沟通不良会导致事后才发现问题，从而只能返回重做某些事情。信息交换、决策以及跨子过程重复的同步对于保证所有科技创新过程和活动都能够使用最新的、最有用的信息起着重要重用。科技创新的规范/要求的质量、简洁性及稳定，性。Gupta和Wilemon(1990)及Mello(1997)发现，“要求定义不佳”是导致科技创新项目时间进度拖延的首要原因。明确的规范/质量要求在科技创新过程中最难获得，复杂或含义模糊的要求增大了第一遍工作中遗漏某些事情而导致以后返工的可能性；不完整的要求增大了某项活动完成后由于产生新的信息而导致返工的可能性；不稳定的要求更导致科技创新项目目标不确定，如先后次序的改变很可能导致新的权衡和创新结果。在这些情况下，都需要用多次无意重复来消除“要求”的冲突。市场不确定性。对市场、顾客和政策法规的理解越好，则进行正确、务实的科技创新项目规划和时间进度计划编制的可能性越大。例如事先确定的计划可用时间也会带来科技创新中的时间进度风险，导致无意重复。如果科技创新过程很久，则在此过程中顾客需求改变的可能性越大，因此短周期的科技创新过程遇到要求变更的可能性较小，其无意重复的频数也较少。科技创新过程中的错误。科技创新过程本身缺乏先例，特别是原创性项目，彳艮难避免出现错误。错误意味着上游活动的无意返工。科技创新中的错误不能归因于其他原因的过失的集合，其特征是范围越大，错误频数越高，无意重复越多，过程持续时间越长。3.3重复范围和持续时间科技创新重复的范围和可能持续时间也是带来时间管理风险的一个重要因素，它们与科技创新项目构成及其活动数量有关。研究表明，科技创新过程中应用多个短周期重复来代替数目少、周期长的重复，将大大缩短科技创新时间，降低时间管理风险(Clark，1991；Singh，1992；Eisenhardt，1995)。重复范围和持续时间往往受到三个变量的影响。科技创新活动排序质量。在安排倾向于要求重复的科技创新活动时，应使得重复的范围最少和持续时间最短，我们可以用受影响活动的数量和返工量这两个参数来表示。要求重复的活动的数量越多，则重复的范围越大，持续时间越长。活动排序质量对给定重复需要返工的活动数量的影响巨大，如果目标是加快重复工作的速度，那么可以通过排列活动次序使得目标重复的临时活动数目最少，加快重复工作的速度也有可能以较少的、更容易管理的返工更快地揭示出科技创新过程中的问题。活动排序质量同时会影响计划中需要协调输出的并行活动的数量，活动数量越大意味着出现不能按时完成而阻碍整个过程进展的可能性越大。科技创新活动的资源可获得性。当需要加快科技创新活动进程时，必须能够获得相关的信息、人员、经验、设施及预算，并且这种可获得性必须是可预计的和稳定的，因为资源缺乏而产生的瓶颈会延长活动持续时间(从而增大过程持续时间的偏差)，且使我们无法利用改进活动排序的优势。各个活动对各种资源短缺的敏感程度不同，同时资源可获得性本身受到可用预算、人员和其他过程或计划的并行需求、总可用资源的极限、资金面的稳定性、材料短缺、人事问题导致的停工以及沟通、协调和综合的质量(决定信息资源的可获得性)的影响，项目优先权也是其中一个重要因素。Adier等(1995)提供了一个明确说明资源可获得性对科技创新过程的影响模型。⑶有意和无意重复的次数。由于学习曲线效应，进行多次活动重复会缩短后来返工的周期，但是如果管理人员预计会有很多次重复，那么应该防止〃我们将在下一次解决它”的心理，否则这会导致重复生产率增高和成果损失。4活动情况——时效性的重要影响因素对于科技创新活动情况，我们可以选用三组参数来进行表达，它们分别是:构成活动的持续时间与偏差、活动集的完整性以及活动灵活性。4.1活动的持续时间与偏差科技创新项目中的许多活动或子过程的持续时间都不确定，对于子过程而言，导致偏差的很多原因都与项目本身导致时间不确定性的原因相同。因此，在一定程度上，低层次偏差把不确定性传给较高层次的过程，这就决定了时间管理风险是一个递归的、由下到上的综合的过程。我们用一个称为〃累积时间不确定性”的变量表示基层过程偏差的综合影响。科技创新项目的规模越大、越复杂，则向上累积的层次就越多，出现导致偏差的问题的可能性也就越大。对于单个活动而言，资源可获得性、资源稳定性以及对资源波动的敏感性决定着持续时间及其偏差。活动持续时间不确定性也受到有关各活动需求的知识（即对活动内容的了解，它是科技创新过程新颖度的函数）的完备程度以及性能不确定性（活动达到目标的可能性）的影响。有些过程活动实际是一类重要的决策，例如设备参数确定，这种活动的延误或停滞（即决策可获得性）会对整个科技创新过程产生严重的拖延效果。4.2活动集的完整性如果构成一个过程的活动不明确或定义模糊，就会增大出现未说明事件的可能性。活动集知识受到科技创新项目新颖性的影响。Rechtin将〃这项工作比我们预想的复杂得多”列为导致时间进度变更的主要原因之一。当然，如果科技创新项目本身目标不明确或不固定，活动集也就会很难确定，而项目计划和协调计划正是依据这些活动集做出的，因此也就增大了时间不确定性，导致时间管理风险。4.3活动灵活性活动灵活性是在必要时可以重新安排或排列过程活动的程度。如果在出现意外情况时能够很容易地调整时间进度，就会极大地降低这些意外事件阻碍科技创新项目达到预定时间进度目标的可能性。灵活性来源于对科技创新活动内容知识的掌握，并受到组织适应活动排序变动的能力制约。Clark和Fujimoto(1991)认为，下游活动及组织快速适应意外变更的能力是科技创新活动灵活性的重要指标。5时效性的其他影响因素最后我们可以看到，为了降低时间管理风险所采取的技术措施、管理措施和管理策略的改变以及计划的修正，都会成为科技创新中新的时间管理风险来源，我们可以概括为三个方面。5.1降低时间管理风险的措施进行时效性管理的手段一般为时间管理风险辨识、时间管理风险评估和时间管理风险控制，对于降低和规避时间管理风险非常重要。然而，这些降低时间管理风险所采取的技术措施和管理措施也会成为新的风险来源，例如：对这些措施的过分依赖或不当使用；完全凭借数据说话，而忽略了对事实的分析。它们往往成为束缚人的创新性的重要原因，而科技创新的关键是最大限度地发挥人的创新能力。5.2未知因素没有任何一个框架或计划能够预计到时间不确定性所带来的全部影响因素。已有的管理策略改进或消除了已知活动的时间不确定性，而新的未知因素又会成为重要的不确定性来源。因此，时间管理风险在科技创新过程中贯穿始终，需要我们定期进行风险辨识、评价和采取相应的风险控制措施。5.3附加因素有些计划因素是所有时间管理风险的来源，比如计划规模、计划范围、科技创新的新颖性目标等。计划范围和计划规模是放大器，它们扩大了许多变量对时间管理风险的影响；科技创新的新颖性目标影响到科技创新的质量、简洁性和稳定性，同时影响活动集的完整性、过程中出现错误的多少以及活动内容知识等。例如一个超大型的科技创新项目产生的不确定性要比多个分步完成的小型项目大得多。6结论本文论述了科技创新管理中时效性的来源及影响因素。理解时间管理风险的一个关键步骤是识别不确定性的来源及影响因素，并研究其相互之间的关系。因此，我们可以通过建立时间管理风险影响因素辨识的模型来指导进一步的科技创新管理工作。通过更好地了解时间管理风险影响因素，同时改善科技创新过程中的时间管理风险评估，用定性描述和定量计算科技创新过程中各种可能的结果和出现的概率，最终通过时间管理风险分析，研究风险影响因素带来的科技创新目标影响程度，提供积极有效的时间管理风险管理策略和措施，解决科技创新中的时效性问