打开高效会议的大门

打开高效会议的大门第1页/共96页晨会、夕会、周会、月会、年会，全员会、项目会、临时会……会议日程满满当当，分身乏术；会议欠缺目标，发言离题，推诿扯皮，贸然决策，无记录，无跟进，无落实……参会人员晕头转向，效率低迷。面临这样的窘况，你是否找到了破解方法？根治会议顽疾，向会议要效益！向会议要效益第2页/共96页低效能会议的现象与特征团队高效会议的7个特征召开高效会议的7个目的筹备高效会议的6个要素高效会议必备的8大铁律高效会议的记录及落实评估高效会议的2种途径分享内容第3页/共96页低效能会议的3个关键词：很多会议大多低效或者无效，决策会象讨论会，讨论会象演讲会，台上开大会，台下开小会……整个会议表现出来的状况就是：高成本低效率低业绩低效能会议的现象与特征第4页/共96页2.低效能会议的5个现状人多的会议不重要，重要的会议人不多。开会的人很少干事，干事的人很少开会。小问题大讨论，大问题小讨论。上会的事未必真干，真干的事未必上会。会上发表的意见不认真，会下交流的意见很认真。低效能会议的现象与特征第5页/共96页

日会、周会、月会、项目会议，临时会议……从国企到民企，从政府机关到各组织机构，会议多多，我们总能听到各种声音：“芝麻大的事有必要开会吗？”“唉！又要开会了，半天时间又搭进去了！”“没完没了的会议，都坐出我的痔疮来了！”……低效能会议的现象与特征第6页/共96页1不守时，会议总是推迟数分钟。2随意缺席，个别关键人不到会。3会议参与者没有进行发言的准备。4会议随意延长，无端浪费大多数人的时间。5没有会议记录，没有会议评估和信息反馈。6没有达到会议目的，缺乏有效管理。7决策会成了讨论会，讨论会成了茶话会。8管理层临时起意，没有确切的议程。低效率低业绩会议的表现问答：结合公司的会议现状，你认为存在哪几条？低效能会议的现象与特征第7页/共96页低效率低业绩的会议造就了一个会议高成本的问题低效能会议的现象与特征第8页/共96页会议的成本分类和计算直接成本时间成本机会成本设施租用+场地+布置+差旅+文件服务等费用与会人数×会议时长×小时薪资三者的乘积因开会而耽误的工作效益,乘以这个工作成功的几率会议的高成本低效能会议的现象与特征第9页/共96页低效能会议效率危机一个人喋喋不休地讲，一群人默默无“闻”地听多数人七嘴八舌地说，少数人不知所云地听管理层台上开大会，基层台下开小会决策表决会跑题，转变成组织扩大会会议低效率危机的4个特征低效能会议的现象与特征第10页/共96页团队高效会议的7个特征

执行力强的团队，其团队会议也一定是高效的。如何才能利用会议，培养团队做高效和超强的执行力呢？从团队成员的主人翁心态抓起，尊重团队成员的意见和建议，让团队成员通过会议形成一种合力，最终达成团队目标。团队高效会议的7个特征第11页/共96页1.给予尊重、支持、表扬，让与会者融进会议

主持人与会者尊重：1.不要有偏见2.有礼貌地仔细地倾听支持：1.不要中途打断或催促2.对发言者的讲话内容表示支持与兴趣表扬：1.及时肯定，如引导大家鼓掌2.对某人批评前，先对他作一番鼓励和夸奖团队高效会议的7个特征第12页/共96页2.大家都可以提问，一起发现问题会议是一个集合的载体，通过会议使不同的人、不同的

想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。会议是一个集思广益的渠道团队高效会议的7个特征第13页/共96页2.大家都可以提问，一起发现问题分享：你认为会场缺乏讨论氛围的原因是什么？团队高效会议的7个特征第14页/共96页2.大家都可以提问，一起发现问题主要原因预防措施补救措施与会者拒绝参与怯场感觉气氛不对不喜欢主持人的态度认为会议不具实效努力创造和谐的气氛避免表现个人的偏好设法排除与会者的心理障碍鼓动与会者的兴趣无人回应与会者准备不足该话题为重复讨论有更权威核心人物在场提前让与会者了解会议议题避免影响大家发言的人物到场点名发言通过眼神来鼓励与会者发言开好会议的头团队高效会议的7个特征第15页/共96页主要原因预防措施补救措施少数人垄断会议多数人并不积极参与少数人思考快速少数人好于表现会议之前做好动员工作事先与可能垄断会议的沟通要求轮流发言巧妙地阻止指派工作给喜欢垄断会议的人去做将视线避开垄断者出现小范围讨论个别问题牵住主管或经理的注意力管理者对某些问题置之不理讨论开始离题充分考虑议题在与会人员中的共性考虑出席者的均衡建议其他员工也就此发表意见重复议题，将讨论引导到正题请其他人确认此问题有无共性2.大家都可以提问，一起发现问题团队高效会议的7个特征第16页/共96页3.自由发言、一问一答，共同分析问题头脑风暴法不予批评自由鸣放欢迎大量方案遵守三个准则有四条原则提出自己的案会议之前准备会议中自由联想想法说完再评论确认要讨论的问题准备会场组织人员宣布主题BrainStorming整理问题，找出重点问题会后评价流程团队高效会议的7个特征第17页/共96页4.围绕核心讨论，针对同一问题团队高效会议的7个特征预先告知会议主持人终止辩论简明归纳第18页/共96页5.总结讨论内容，一起研究方法注意：相关决策人必须在会议现场问题已经充分讨论过2所提出的方法应当具有可执行性4重申此次会议的目标31所提的方法与此前的讨论相联系33总结讨论内容时，主持人紧密联系以下四项要点：团队高效会议的7个特征第19页/共96页目的问题一问题二问题三问题四问题五问题六一级工作二级工作三级工作一级工作团队高效会议的7个特征

会议总结的工具：鱼骨图第20页/共96页6.归纳、总结、点评，考虑每一个团队成员的意见“术业有专攻”，每个人都有自己擅长的领域，如果仅仅依靠一个人的智慧，考虑问题时难免有所疏漏。通过开会集思广益，形成对某一问题的多侧面、多角度的全面看法，这样可以让组织决策更科学。团队高效会议的7个特征第21页/共96页7.百花齐放、百家争鸣，积极参与讨论不要做自始自终都没有发言的那个人！

积极参与讨论是会议对每一位与会人员的要求。无论你是主持人、主讲者还是与会者，有技巧、有号召力的讲话都能使会议取得成功。团队高效会议的7个特征第22页/共96页上次开会讨论的问题还没有解决，怎么办？今天再开个会讨论、讨论。召开高效会议的七个目的第23页/共96页商量办法解决问题信息交流沟通有无汇报成绩量化目标

资源共享协调矛盾激励士气优化团队管理团队巩固地位宣传政策开展培训召开高效会议的七个目的第24页/共96页思考题请问:最近一周开了多少会?第25页/共96页一、商量方法，解决问题目的：发现问题、解决问题为剖析问题、寻求方法提供一个平台。将需要解决的问题分析透彻，给出合理化建议。完整的会议经过以下六个环节：列举问题问题归类问题排序列举方法方法归类执行步骤最终形成有效的决议第26页/共96页人力资源部门中有14位聪明能干的员工，我只是名义上的

领导，因为这十几位员工都非常负责。在大多数情况下，

部门成员之间都非常配合，大家互相协作与支持。然而惟一让我头痛的问题就是开会。

在我的部门里，没有固定的时间开会。只是有人感觉到需要对某个问题进行讨论时，会议才开始召开。会议的主持者并不总是我，而是那个需要开会的人。

在至少7人到场后主持人才开始会议。因为总是有人迟到，会议总是在预定时间的5～10分钟后才可以开始。开始后的前10分钟总是讨论一些与会议无关的话题。当会议正式开始后，主持人口头说明一下开会的原因。这些说明就成为会议的议程，然后组织对议题展开无目的的讨论。发言很零散，也很容易偏离主题。对议题不感兴趣的人往往会进行脱离主题的发言，还有人会大声打断别人的谈话，观点不同的人会争论不休，受到攻击的人往往不愿意再暴露自己的观点。案例：如何组织高效会议第27页/共96页在会议结束的时候，经常会陷入以下的局面：

1、除了再开会讨论外，会议没有达成任何共识；

2、发现了额外的任务，并分配成员继续解决；

3、任务确定下来了，但是没有人去具体负责解决；

4、会议达成了一定共识，但是却不能清楚表述共识是什么。案例：如何组织高效会议以上局面带来的后果是：再开一次会议意味着浪费大家的时间；额外任务通常不会被重视，往往会被更重要的事情挤掉；由于无人负责，结果任务无法完成；共识由于没有被成员理解而变得不合理。第28页/共96页讨论1、你对我有什么建议？2、若你是我，你会限制开会时的人数吗？3、电子会议对于解决这个问题有效吗？案例：如何组织高效会议第29页/共96页讨论意见组织内部应明确强调会议主持人在会议中的责任和权利。

责任是：保证达到开会目的；为会议效率负责。

权利是：会议过程中提问“沉默人士”的权利；裁决跑题发言的权利。

每个与会者都可以有礼貌地打断跑题发言，但是否跑题主要由会议主持人确定强调每个与会者的责任

每人与会者都有责任积极发言、围绕主题发言、监督他人围绕主题发言第30页/共96页

可以有意识地轮换做主持人和普通与会者

角色的转换有利于认真体会、执行围绕主题发言开会迟到的问题

开会前挨个儿叫是个恶习

不论到会几个人，准时开始

对迟到的人，可酌情进行“罚站”、“罚请客”等，使其成为大家注意焦点主持人会前最好发送提纲或主要讨论内容

有时候发言跑题和主题不明确有关第31页/共96页散会可以考虑强制作总结：结论是什么？后续问题责任人是谁？今天的会议效率如何？不限制会议人数：最理想是包括且仅包括与主题关系密切人物，一般关系的会后发记录抄送就可以说到沟通效率，面对面的最有效，电子只是一种不得已的替代，不是什么改进第32页/共96页二、信息交流，沟通有无目的：信息的有效沟通。会议功能可以细分为三种子类型：信息收集信息发布建立有效的沟通渠道第33页/共96页二、信息交流，沟通有无做好与会准备：客观描述，真诚表达；大胆质疑，勇于提问；避免空话，以理服人；简洁明了，把握时间。第34页/共96页发言要领首先从重要的部分说起。从肯定性的方面说起。有逻辑地、简单地表达。一句话表达一种想法。思考发言提纲。使听者能够理解。使用切合业务的表达。第35页/共96页采用其他的方式，免去很多不必要的会议。二、信息交流，沟通有无第36页/共96页三、汇报成绩，量化目标以汇报为目的的会议是企业战略执行的重要保障与工具。是管理者实现进程控制、员工体现自我价值的重要途径。第37页/共96页三、汇报成绩，量化目标不同的角色有不同的具体目的。管理者了解决策依据掌握进度和员工的工作状态提升自己的管理能力执行者现自己的工作价值呈现自己的工作绩效总结阶段工作的经验和教训分享：经营办公会关键词：定义、标准、量化第38页/共96页四、资源共享，协调矛盾此类会议一般是临时性的会议。项目推进中，或在个人之间、部门之间产生矛盾或误解的时候。组织者需要做好充足的准备，将矛盾了解清楚，并确保相关人员均能到场。案例分享第39页/共96页年初展望关键点把握年终总结激励士气，鼓舞团队五、激励士气，优化团队通过会议，促进团队保持长久的激情。需要把握好以下几点：让员工认同富有挑战性的工作体现业绩与市场导向的评价体系展现更多的发展机会第40页/共96页互动：庆功会“完成一个较大的项目，或接下关键的大单子。如何策划黄埔班期末总结大会？第41页/共96页六、管理团队，巩固地位

管理

团队

固定地位树立权威层级关系例会例会作用：加强员工的纪律意识强化层架关系巩固管理者地位协助管理者做好团队管理第42页/共96页自检：当你工作出现失误时，能否在会上承认？你在会上提出的要求是否总能得到大家的支持？对团队工作有重大调整之前，你是否已经充分征询了团队成员的意见？六、管理团队，巩固地位第43页/共96页七、宣传政策，开展培训成本说服力七、宣传政策，开展培训新政策宣传三种途径：书面宣传面对面个别宣传开会宣传开会成本较低，还可以就新政策展开互动。第44页/共96页七、宣传政策，开展培训确定培训目标设计培训计划实施培训方案估计培训效果分析培训需求培训会议政策宣传功能相似。步骤：第45页/共96页准确的会议召开、结束的时间1明确的会议目的和会议议程5会议所需的相关设备3与会者明确的分工、责任4明确的会议地点、与会人员2与会者对会议内容的会前了解6筹备高效会议的6个要素第46页/共96页首先要考虑的是会议召开的目的，也就是说会议召开的时间必须有利于会议目的的达成。其次，就是要充分考虑每位与会者都能参加的时间。把会议安排在由同一批与会者参加的另一个会议之后。提前预设一个时间。是否可以采用电话会议或者网络会议的形式，以确保每位与会人员都能按预定的时间参会。一.准确的会议召开、结束的时间筹备高效会议的6个要素第47页/共96页一天中有哪些时间适合开会呢，以下是建议表：时间段员工状态是否适合开会适合会议类型8:00---9:00刚到公司，开始一天的工作,心绪比较混乱，需要一段时间才能进入工作状态否9:00---10:00已经开始进入工作状态是适合进行一对一的会谈或进行业务方面会谈是最佳时候10:00---12:00思维兴奋，但精力开始不集中是头脑风暴，经验交流13:00---15:00思维兴奋，但精力开始不集中是头脑风暴，意见交流15:00---17:00开始进入一天当中的倦怠期，期待下班否筹备高效会议的6个要素第48页/共96页会议时间的控制影响会期的因素（一次会议总的时间长度）会议准备不充分；议程安排拖沓，没有计算和控制发言时间；意义不大的讨论；会议地点选择不当。不适当的会外活动；筹备高效会议的6个要素第49页/共96页会议时间的控制控制措施尽量避免安排重复的环节和重复的内容；严格规定发言时间；合理衔接各个环节；筹备高效会议的6个要素第50页/共96页二.明确的会议地点、与会人员

开会地点会议的地理位置；与会议的内容、规模、级别相称；自然条件适宜；交通的方便；相对中心；筹备高效会议的6个要素第51页/共96页

评估与会者与会者主要价值提供意见提供信息授权行动提供专长筹备高效会议的6个要素第52页/共96页三.会议所需的相关设备会议相关的设备主要有：多媒体投影机、幻灯片、投影仪、录像机、电视机、数目监视器、电视墙、灯光设备、摄像机、音响设备、办公设备和其他设备。筹备高效会议的6个要素第53页/共96页四.与会者明确的分工、责任会议的目的，给予了每一位与会者不同的分工及相应的责任。在开会之前，组织者应当把与会人员的具体分工传达至每一名与会人员。筹备高效会议的6个要素第54页/共96页与会者在积极参与讨论的过程中，应注意以下几点：注意交流方式真诚待人，以求共识大胆提出疑问以理服人、以实服人

避免长篇大论及时调整自己的发言内容筹备高效会议的6个要素第55页/共96页五.明确的会议目的和会议议程会议目的的确定，大致分为以下三步：1.评估组织目的2.针对议题列量化指标3.主管领导审批筹备高效会议的6个要素第56页/共96页会议议程会议议程是为完成议题而做出的会议顺序计划，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。明确的会议目的，将有助于会议议程的制定。筹备高效会议的6个要素第57页/共96页六.与会者对会议内容的会前了解

第一步：了解会议需求第二步：拟定自己的发言稿第三步，制定相关文件

筹备高效会议的6个要素第58页/共96页高效会议的8大铁律高效会议一定是简练、有序、流畅、少干扰因素、没有重复的会议，遵守8大铁律是会议议程贯彻、流程有序、质量高效的保障，是会议组织者应该关注的重要内容。

第59页/共96页高效会议的8大铁律1.内容相近会议合并，尽可能减少无意义会议

2.大会、长会少开，小会简开

3.高成本会议少开、短开，或以其他方式替代

4.减少会议参加者，避免无关人员到会

5.与会者先将工作安排好，避免临时退会

6.控制会议时间，超过1小时会议的要有书面通知

7.确保会议准时开始和结束

8.要有清晰、准确的会议记录第60页/共96页会后总结2.大会、长会少开，小会简开会议管理的四个核心环节会议执行会议分工与准备会议立项高效会议的8大铁律高效会议第一铁律：评估会议的必要性1.内容相近会议合并，尽可能减少无意义会议第61页/共96页高效会议的8大铁律直接取消的会议：按以往经验无法得出会议决议的会没有明确的会议目的和会议议程的会相关决策人、关键意见人无法到会的会第62页/共96页3.高成本会议少开、短开，或以其他方式替代如果议程要求的时间很长，就改成一系列的短时间会议如果会议时间超过两小时或者涉及的问题太多时，会议效率下降如果有比开会更好的方法就无须举行会议高效会议的8大铁律如果你是唯一可以作决策的人就无须召开会议节省会议成本第63页/共96页4.减少会议参加者，避免无关人员到会高效会议的8大铁律1会议的参与人员，应该和会议的议题密切相关2在会议中，可能有几个议案，某些议案只与部分人相关，机动的控制会议时间第64页/共96页5.与会者先将工作安排好，避免临时退会高效会议的8大铁律合理的安排工作时间，每天留些“机动时间”处理突发事件成功的会议不仅需要合格的组织者，还需要优秀的参与者第65页/共96页6.控制会议时间，超过1小时会议的要有书面通知调查和研究发现，一个半小时是开会的最佳时长，最长不要超过两个小时，一旦超出两个小时，大家的精力，反应力和注意力就会明显下降，进而导致会议低效。高效会议的8大铁律第66页/共96页高效会议的8大铁律思考：你参加过超时的会议吗？超时的原因是什么？第67页/共96页高效会议的8大铁律如何控制会议时间呢？及时提醒发言者控制每一个议题时间尽量避免讨论与会议议题无关的内容准时召开会议第68页/共96页7.确保会议准时开始和结束高效会议的8大铁律纠正离题的讨论提醒或中止过长的发言控制每一个议题时间选择合适的日期尽量提前通知第69页/共96页高效会议的8大铁律8.要有清晰、准确的会议记录会议记录的具体要求：完整的记录会议内容，公正，风格简明、清晰及时将会议记录分发给有关人员，并跟踪那些要采取的行动第70页/共96页会议要取得真正的成功，不仅取决于会议过程的顺利与否，更在于会议的诀议和精神是否真正被贯彻执行。因此，在会议结束之后，仍有许多总结和落实的工作需要认真去做。否则，会议就变成了纸上谈兵，没有任何实际的指导意义。高效会议的8大铁律第71页/共96页会议成员的三种角色？谁组织谁参加谁记录高效会议记录的重要方面第72页/共96页保持始终如一的态度，认真负责记录到底，记录者指出会议中容易产生困惑的发言并请该发言者解释清楚。要忠于事实。记录者的责任：高效会议记录的重要方面第73页/共96页议题多，与会人员多发言也多，详细记录比较困难，采用速记，概括核心内容。重要客户会议，商业谈判等正式会议上运用录音。重要的会议要录音：采用速记：高效会议记录的重要方面第74页/共96页完整、规范语言文字规范，以观备查真实、准确如实记录参会者的发言，不得添加自己的观点、主张、不得断章取义，一切记录都得忠实原意。清楚、有条理书写要清楚，笔记流畅，易于理解，突出重点，记录详细与简略根据情况定。会议记录本要固定选用纸质较好会议记录本，按会议性质分别记录，并按会议时间顺序完整记录。2.会议记录的要求高效会议记录的重要方面第75页/共96页3.高效会议记录要发挥5种功能素材功能备忘功能观察预防记录并维持程序依据功能高效会议记录的重要方面第76页/共96页依据功能：会议记录者与写作者的区别就是只有记录权没

有改造权。只能记录，不能随意加工、增添内容。

素材功能：会议记录未经整理、未经综合，是会议内容和情

况原始记录，也是后期形成会议简报和会议纪要

的重要素材和基础。

3.高效会议记录要发挥5种功能高效会议记录的重要方面第77页/共96页备忘功能：会议记录记录了会议时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况，对与会者发言、领导讲话、讨论和争议、形成决议等有详细记录，是会议情况和会议内容的原始凭证。3.高效会议记录要发挥5种功能高效会议记录的重要方面第78页/共96页

观察预防功能：观察到会议中一些主持人留意不到的地方，比如哪些人发言过长？哪些人没有发言？可以做到记录，提醒主持人！记录并维持程序功能：会后跟踪。3.高效会议记录要发挥5种功能高效会议记录的重要方面第79页/共96页时间地点主持人记录人参加人员会后签字会议主旨预定讨论事项会议情形与讨论事项结论与完成日期会议记录大体格式DATE:NO:高效会议记录的重要方面第80页/共96页4.跟进和落实高效会议的3项措施第81页/共96页会议文件资料的要求和内容收集范围：会前、会中、会后。及时性：确保在与会人员离开前全部收齐。会议文件资料收集整理的工作程序

登记、甄别、筛选、清理会议文件的立卷归档

真实面貌、完整与安全、秘书工作的连续性会议决策内容的资料整理4.跟进和落实高效会议的3项措施第82页/共96页传达工作要点

关键词：完整、及时、讲解反馈工作要点

关键词：完