医院公务机票操作细则

医院公务机票操作细则本操作细则适用于院级党政领导干部因公出差、出国（境）（经费来源不限），以及行政职能部门职工使用行政性经费（不包括使用科研、社会捐赠经费）因公出国（境）购买机票事项。本操作细则所涉及的医院内经办部门如下：1.国内机票经办部门：院务办公室2.国际机票（含境外）经办部门：合作交流处3.我院指定公务机票代理机构：上海商航航空代理服务有限公司一、公务机票管理流程（一）乘机人提出申请1.国内机票乘机人向院务办公室提交身份证复印件（姓名和身份证号码必须清晰），以及航程要求（建议的出发、返还航班号、具体时间、航空公司、停靠机场等），填写《医院公务差旅审批单》。2.国际机票（含境外）乘机人向合作交流处提供护照复印件（姓名、性别、护照号码、出生年月日、护照到期日等信息必须清晰），以及航程要求（建议的出发、返还航班号、具体时间、航空公司、停靠机场等），填写《医院公务差旅审批单》（详见附件1）。乘机人向合作交流处建议的因公出国(境)航程须符合如下规定：（1）国外目的地城市为我国航空公司已通航城市的，必须选择我国航空公司承运的航班，不得选择国外航空公司航班，例：上海--洛杉矶。（2）国外目的地城市非我国航空公司已通航城市的，应选择我国航空公司直达目的地最近通航城市的航班，再转乘国外航空公司航班，不需要审批。例：上海--洛杉矶--迈阿密。（3）国际行程中出发地和目的地城市均在境外，且两地间无我国航空公司承运航班的，可以选择国外航空公司，不需要审批。例：洛杉矶--纽约。（4）因特殊原因需选择国外航空公司的，或乘坐我国航空公司航班到达国外目的地需中转一次以上(不含一次)的，需事先填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》（详见附件2），并经分管院长和总会计师审批后，方可购买机票。（二）预订机票医院经办部门根据乘机人所建议的航程信息，负责向公务机票代理机构预定机票。（三）公务机票代理机构出票操作1.航空公司出票后，公务机票代理机构向乘机人和医院经办部门分别推送短信通知。2.公务机票代理机构打印报销凭证，包括标有政府采购机票查验单号（GP标识）的电子客票行程单（公务机票报销凭证）或其他代理服务协议中规定有效的报销凭证。3.公务机票代理机构将报销凭证快递给医院经办部门。（四）支付机票款项1.根据医院与公务机票代理机构签署的协议约定，公务机票款项应在医院收到报销凭证后15个工作日内支付完毕，每月15日、30日为付款日。公务机票代理机构每月中及月底向医院提供上一结算周期的交易明细报表。交易报表含医院应付公务机票总金额及明细情况。2.经办部门在收到公务机票代理机构快递来的报销凭证后，应及时通知乘机人（或其代理人）前来领取，乘机人（或其代理人）应立即赴财务部门办理公务机票报销手续，并向财务人员提供经审批的《医院公务差旅审批单》以及报销凭证。3.票款以转账方式支付，财务部门应将票款转账到公务机票代理机构开设的政府采购机票一般结算账户，用途标注为“***（姓名）公务机票购票款”。（五）搭乘飞机乘机人持本人有效身份证件，根据公务机票代理机构发送的出票信息乘机出行。二、公务机票变更或注销流程（一）变更流程1.乘机人需改变行程，应及时联系经办部门，告知原航班信息、新的建议航程信息（换开票时，乘机人信息不能修改）；

2.经办部门向公务机票代理机构提交改期信息，代理机构进行改期操作（由于多种原因存在改期可能不成功，就需按照退票重新购票处理）；3.如需补交票款，财务部门需及时与经办部门核对，将补交的票款支付给服务商。（二）注销流程1.乘机人行程中止时，需及时联系经办部门，告知需要退订的机票信息；

2.经办部门向公务机票代理机构提交注销信息，代理机构向航空公司申请办理退票手续；3.退票成功后，代理机构需及时通知经办部门，并通过转账方式将退票款退到医院的一般结算账户（不得通过现金进行退款）。退票涉及退票手续费需要报销时，由航空公司销售机构开具退款单据。医院可据此单据作为报销凭证，报销退票费用。三、报销注意事项（一）财务人员如需对购票单位、购票时间及购票价格等信息进行核实的，可登录政府采购机票管理网站按查验号码查询。（二）乘机人应当做好公务出行计划安排，尽可能选择低价机票，原则上不得购买全价机票。对于各航空公司提供的低于政府采购优惠票价的团队价格或促销价格机票，乘机人可选择购买，但应保留同一购票时点在航空公司官网或政府采购机票管理网站截取的同时同刻同航班舱位价格截图等