房地产有限公司财务档案管理方法

房地产有限公司财务档案管理方法总则为了提高XXXX（中国）房地产有限公司（以下简称集团公司）会计档案的质量，达到档案管理的标准化、规范化、程序化、依据国家财政部、国家档案局《会计档案管理制度》，依据《XXXX（中国）房地产有限公司财务管理制度》的相关规定，结合公司档案管理实际状况，特制定本方法。会计档案是公司的重要档案资料文件资料，必需设专人妥善保管，出纳人员不得兼管会计档案。本方法适用于集团公司及所属各中心、分子公司及关联公司（以下统称各公司）。会计档案的分类和归集会计档案分为：账簿类、凭证类、报表类、工资表类、其他等五大类，分类要清晰，分类方法前后要全都，不得随便变更。凡是本公司形成的会计凭证、会计账簿、会计报表、工资表、会计资料文件资料、各类协议与协议以及其他有保留价值的会计核算档案均应归档。在财会工作中形成的收文和发文、会计制度、会计工作方案、总结等文书材料也要归档。归集的会计档案，必需齐全完整，做到不缺年、不漏月、不缺件。归集范围会计凭证：包括原始凭证、记账凭证；会计账簿：包括总账、日记账（现金、银行日记账）、各种明细账等；会计报表：包括月度、季度、年度会计报表（年度决算批复文书档案、会议档案各存一份）；工资表：工资单、奖金发放表、三金扣款表、工资说明等系列与工资相关资料文件资料。协议与协议：房屋销售协议、工程施工协议、投资合作协议、委托管理协议等；其他：包括动态目标成本表、动态目标收入表等、会计档案的移交清册、保管清册、成本计算表、固定资产卡、备查簿等。会计档案的整理装订会计凭证原始凭证按记账凭证大小折叠整齐，按月整理存放；会计凭证的装订要规范，一律左侧装订，不得订角；填写会计凭证封面和卷脊，应统一按规定填写；次月20日前履行当月凭证装订工作。记账凭证封皮内容填写齐全，按编号挨次排列。会计账簿次年2月前打印当年所有科目总账、最明细账及现金日记账、银行存款日记账；每本装订页数在400页以内；会计账簿的卷皮、卷内名目要设计统一格式和填写内容。会计报表会计报表按月份、年度分别装订；会计报表的卷皮、卷内名目，要设计统一格式和填写内容。各公司会计报表需要财务负责人、公司负责人签字，每月将签字手续齐全的会计报表传至财务管理中心存档。工资表工资表按年度结合组织机构立卷；工资表的卷注应注明部门、年度、月份、卷号。协议与协议房屋销售协议依照楼号分类进行单独管理；工程施工协议依照项目进行单独管理；投资协议与协议依照投资类型分类管理（包括长期投资、短期投资等）；委托管理协议进行单独管理。其他类按名称、重要程度结合时间立卷。会计档案在装订前要去掉金属物，大小规格不一的要折叠整齐、裱糊，遇有破损、缺页要进行修补，用线绳装订结实。会计档案的排列编目会计档案的排列会计凭证：及时间挨次从月度开始到年度为止；会计账簿：按年度挨次排列，年度中再按总账、日记账、明细账挨次进行排列；会计报表：一般按年、月挨次排列；工资表：一般按年、月挨次排列；其他类：按重要程度结合时间挨次排列。会计档案的编号会计档案的编号采用分类编号的方法。账簿、报表、工资表和其他案卷较少的档案均采纳分阶段跨年度编流水号的制度。阶段年限的划分，可依据案卷数量的多少而定，原则上一个阶段内不超过三位数。数量较多的会计凭证档案采纳一个年度编一个流水号的方法。填写会计档案名目会计档案按类填写案卷名目；案卷名目的填写方法：案卷号：按挨次填写，以固定案卷的位置；标题：填写案卷的类别名称；起止年月日：按案卷形成时间填写；保管期限：按已划定的保管期限填写；填写案卷封面、卷脊、备考表项目时，要选用质量好的碳素墨水，用毛笔或钢笔书写，严禁用圆珠笔、铅笔书写，为了醒目可加盖规格统一的橡皮章。会计档案的归档会计档案整理装订后，由财务部门保存使用一年，然后移交给档案管理部门。对电子档案每月末将电子版财务资料文件资料刻盘备份一式两份，财务和行政人事部各存一份，应妥善保管避开消磁等损毁。向档案部门移交时，应填写会计档案移交清册一式二份，财务部门保存一份，另一份随档案移交档案管理部门。档案部门对接收的会计档案，原则上应保持原卷（盒）的封装，个别需要折卷重新整理时，应征求财会部门的建议或意见，并与财会人员共同拆卷整理。会计档案的借阅财务人员因工作需要查阅会计档案时，必需按规定及时归还原处，按原挨次排放；若要查阅入库档案，必需办理关于借阅手续。因公需要查阅会计档案时，必需经财务经理同意，由档案管理人员接待查阅。公司外人员因公需要查阅会计档案时，应持有公司介绍信，经财务部经理同意后，由档案室管理人员接待查阅，并具体登记查阅人员的工作公司、查阅日期、会计档案的名称及查阅理由。会计档案一般不得带出公司，如有特殊状况，需要带出公司，必需经财务经理批准，并限期归还。会计档案保管责任人财务部经理指派人员保管存放在财务部的重要经济协议、协议、资金预算、资金方案、项目可行性报告、预算、方案成本和公司下达资料文件、通知。财务部经理指派人员负责保管公司原始凭证、会计账薄、会计报表(含年度报表资料文件资料)、纳税资料文件资料，公司经济往来财务核算发生时各种原始资料文件资料，公司使用的收据、发票存根，销售协议等。会计档案的保管期限会计档案的保管期限分为永久、定时两类，其中定时保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。依据国家关于规定，各类会计档案最低保管期限如下：

档案名称保管期限(一)会计凭证类：1、原始凭证、记账凭证15年其中：涉及外来和对私改造的会计凭证永久2、银行存款余额调整表3年(二)会计账簿类：1、日记账15年其中：现金和银行存款日记账25年2、明细账、总账、辅助账15年3、涉及外来和对私改造的会计账簿永久(三)会计报表类：1、主要财务指标报表3年2、月、季度会计报表15年3、年度会计报表永久(四)其它类：1、会计档案保管清册及销毁清册25年2、财务成本方案3年3、主要财务会计资料文件、