集团综合部管理规范及流程

集团综合部管理规范及流程文件编码(GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968)目录第一章综合部组织结构图第二章综合部岗位职责一、部门岗位职责1.根据领导意图和集团公司发展战略，负责重要文稿的起草工作；2.负责对集团所属各公司综合事务的监督及指导工作；2.负责集团公司资料、证照、资质、印章、信息、宣传报道等日常行3.组织制定公司有关规章制度；4.公司会议组织、记录及记录归档工作；5.负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作；6.负责公司日常安全保卫及消防管理工作；7.负责公司车辆调动管理工作；8.负责公司总务后勤管理工作；9.负责公司对外宣传工作、公关工作；10.完成公司高层临时交办的工作。二、部门员工岗位职责(一)部门负责人岗位职责1.根据公司阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划2.负责集团综合部办公、行政、总务、安全保卫、等日常监督管理及制度的制订工作；3.负责所属部门及各分公司综合部的组织建设日常工作指导、考核等4.负责召集集团公司办公会议，跟踪落实各项工作的进展情况；5.负责公司比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实6.负责编制公司行政用款计划，做好行政费用的预算及控制工作；7.负责组织本部的工作，并督促部门人员完成职责范围内的各项工作8.按时完成公司领导交办其他工作任务。(二)网络管理岗位职责1.负责公司网络基础建设，根据公司需求提出网络改造意见并实施；2.负责公司数据安全管理，对重要数据应定期进行备份，并严格控制3.负责网络的监控，病毒防治及网络安全防护，以及客户端及相关准4.负责对公司计算机系统设置和安装及对计算机的相应调整分配的权5.负责计算机软硬件的安装、维护和管理，网络线路连接及网络设备参数设置，网络故障排除及系统优化，做好日常工作日志；6.负责信息设备登记入帐，维修，报废，保障电话系统、打印系统的7.负责公司监控系统及OA系统平台的建设工作；8.完成领导安排的临时工作。(三)办公事务主管岗位职责1.负责拟订办公事务季、月度发展计划；2.起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况；3.负责集团各部门及所属公司的月度、周工作计划的收集、汇总、跟4.负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作；5.负责起草会议文件及通知，及时完成会议记录、纪要工作；6.负责集团报宣传人员的选拔及管理工作，定期做好报刊的出版发行7.负责集团大事记的收集、整理、汇编及集团月度信息简报的编辑、8.负责集团公共邮箱往来文件的检查、跟踪处理及信息回馈工作；9.协助处理与集团宣传、秘书、物品印刷等有关的其它工作。10.完成领导安排的临时工作。(四)档案资料管理岗位职责1.负责公司内部及外来文件的传递工作，严格执行文件签收、登记、传递办理、分类立卷、归档等工作；2.负责集团公章的保管工作，严格执行公章用印登记审核程序；3.负责集团管理制度、通知、通告等重要文件的公示、保管、分发、4.负责集团各部门及所属公司相关资质、证照、专利、文件资料、合同、档案等归档工作，并进行分类整理、保管、编制检索工具；5.严格档案借阅程序，按规定办理档案借阅登记手续；6.负责做好档案的防盗、防火、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光等工作，确保档案材料完整无缺；7.负责公司会务接待、会务安排、会场布置及服务等工作；8.完成领导安排的临时工作。(五)后勤总务主管岗位职责1.负责拟订综合部季、月度资金使用计划；2.负责油卡、电话、房租、水电等费用的管理工作；3.负责组织办公行政用品的购买、登记、发放与管理；4.负责公司固定资产进出、分类、编号及台帐等管理工作；5.负责公司财产物资安全及设施的维修工作；6.负责公司行政车辆的调度，协调各部门车辆的使用7.负责员工宿舍的登记、分配、租赁及管理工作；8.负责公司所有钥匙的登记、编号、配制、领用登记等管理工作；9.负责公司证照、法律、合同文件的变更、登记及年检工作；10.及时安排并完成综合部主管临时下达的各项接待或领导宴请任11.完成领导安排的临时工作。(六)前台岗位职责1.负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整2.负责访客、来宾的登记、接待、引见，严禁无关人员出入公司；3.执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员4.负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登5.负责办公区域内环境卫生、绿化等监督管理工作；6.负责公司办公用品的领用、发放、登记、入库及盘存等工作；7.负责公司员工通行录及邮箱的更新等工作；8.负责会议室管理及开会期间的服务工作；9.配合办公事务主管完成部分文件的打印、复印、文字编制等工作；10.负责每日公司就餐人数的统计并登记，安排落实员工就餐等工11.完成领导安排的临时工作。(七)司机岗位职责1.认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员2.根据公司的年度预算及车辆使用状况，编制车辆年度、月份维修保3.保持车辆内外的卫生整洁，经常进行车辆保养，保持车辆的良好运4.按规定到指定地点维修，并提供详尽、有效的费用明细；5.严格出车登记制度，按照公司规定时间，规定路线发车；6.负责车辆违章记录的查阅及处理工作；7.负责车辆费用、公里数的统计，按公里数核算相关部门费用；8.负责公司车辆的管理、存放、年审、保险等工作；9.完成领导安排的临时工作。第三章综合部管理流程1.预约客人来访接待工作流程综合部前台接待客人各职能部①整理当天①整理当天预约记录②确认与提醒访问事宜③来访登记④通知被访者⑥引领会见⑦来访信息录入，记录汇总⑧存档开始告知来访者情况配合⑤确认来访告知相关准备接待来访客人接待来访客人送走客户来访客人等待审2.来电转接流程外部单位前台接待各部门或外部单位前台接待①听到电话①听到电话②拿起话筒③倾听来电④处理⑤转接不⑥告知情况⑦留言记录开始拨通电在单接电范围3.信函收发工作流程前前台接待综合部各职能开始①接收信审②登记③分信是否有明确无④拆信有接审⑤回信⑥寄信⑦登记信⑤⑤接到服务4.寄送信函、快件工作流程前台接待外部单各职能部前台接待外部单开始①交待寄送②签②签收③登记事宜④联络相应处理发送5.传真发文工作流程前台接待前台接待开始审①提出填写申请表审①提出②登记③发传真④原件存档签接签接收6.传真收文工作流程前台接待各部门或前台接待各部门或开始①收文②登③复④存⑤转交7.重要接待流程相关部综合部分管领公司领是是审否是①规②提④执审否③组织是审是开始提出配合是审审否否8.入住酒店管理流程公司领导综合部前台接待部门/员工否否①审员工住宿登酒店安排办理入住手③酒店退订开始填写《住宿申请②办理入住入住否审是是9.前台接待流程开始开始看到客人，礼貌招问明来访事由，登通知被访人安排客人等待地点引领客人到达等待奉茶，请客人稍等10.发文管理流程相关部综合部有关部门公司领开始草拟文①审否②审否③会是会④审寄发公文校稿、更正复印、盖章正式公文11.收文管理流程公司领导综合部相关部门综合部主管开始外部文件领导审阅是①领否核定文件是②传否③秘书回复传阅④具体资料存档12.档案归档流程相关部①准备资料③重新整理否开始搜集资料②资料汇是分类归档上13.档案借阅归还流程分管领导相关部开开否③审是借阅否①审②审是是机密否办理手续档案使用是办理注按相关规定结否否14.档案销毁流程相关部综合部司领开始①提出②审④销信息否③审是结15.印章制刻申请流程相关部门相关部门公司领导综合部开始制刻申请管否①审③公安部门否是②审是启用印章④制刻印章16.印章使用流程相关部门相关部门公司领导综合部开始用章申否①审否否②公否加盖部门用印登③审是④请加盖印用印登是⑤审是17.公司证照管理流程移交人移交人使用部综合部开始①移交年是登记、保③是②申请使④使用流否否否18.会议管理流程与会各单与会各单召开会议综合部开①会议准会议通知②会议服③会后管结提出接受时形成会接受时19.办公用品购买审批流程综合部相关部门分管领采购人综合部相关部门开始①购买申②审③审④③审④审是20.办公用品领用流程相相关部开始①填写领否②审是否③③审④按清单⑤信息存21.车辆使用流程部门领审综合部开始①办理车辆使用手续审辆使用②调配检查③提供车信息写辆请用接车使用第四章综合部管理表格1.公司前台来访客人登记表年月日被被访人时间序姓来访是否预事备所在单位姓到离号名人数约部门由注名达开12…2.信函与快件签收登记表日日期来件单数量密级接收部门签收人(签位字)3信函与快件寄送登记表日日期送寄部数量密级送达单接收人送寄人(签门位字)部门领导意见部门领导意见领导批示4.收文登记表第页处处理情况来文文件单位号文件标题(内容)承办人签字到期月5.拟文处理签行文单位文件主题主送单位文件编号发文日期〔年月起草人抄送单位号份数份日(加盖印章)月日日受理部门意受理部门意见6.文件处理签秘级传真秘级传真来文单位文件名7.周例会签到表签名部门个人签名签名签签名8.用印审批表用用章印申请审批级别保管员备注部门主部门主管分管领导事由人9.发文目录表注注备部拟件文号10.文件档案借阅登记表借用途借用人借用途借用人有无损坏经手人备注11.办公用品采购审批单使用人填表时使用人间序单物品名称规格数量特殊要求需求时间位年月日年月日12.办公用品台账项编号数量单价入库时间备注目物品名称13.办公用品领用表日日物品名称数量领用人备注期14.外出员工登记表入司时入司时间所属部门间姓名事由15.车辆出入登记表加加油费(元)加费至至至至表数(公本次数(公至至至至车辆往返时间签名16.油卡登记表卡上余卡上余额加油金额还卡时间领卡人还卡人备注17.车辆登记列表车辆类别车辆类别大小客货货客保险编号日期价格排气量2318.车辆登记卡使用人姓名牌照号码型初检日期保险记保险公司录购置价格?收音机驾驶住址司机姓名名购车日期复检日期保险证号码保险期限保险内容经销商?放音机?热风?冷风电员住址话电话19.车辆请修表请修前里号程数请修申请人请修项目损坏原因预算