内蒙古技术参数2.1

内蒙古自治区档案局数字档案馆项目规划方案第43页共47页内蒙古自治区档案局数字档案馆项目内蒙古自治区档案局数字档案馆项目规划方案2012013年4月目录TOC\o"1-5"\h\z\u1 项目背景 72 项目建设目标及依据 92.1 数字档案馆项目定义 92.2 项目建设目标 92.3 项目建设原则 92.4 项目建设依据 102.4.1 信息生命周期管理理论 102.4.2 一体化管理理论 102.4.3 ISO15489标准 112.4.4 OAIS参考模型 112.4.5 其他依据 123 项目建设规划 134 系统建设要求 164.1 总体要求 164.1.1 软件体系架构 164.1.2 系统开发技术 164.1.3 运行环境 164.1.4 系统接口 164.1.5 档案数据标准化转换 174.1.6 档案可配置要求 174.1.7 性能要求 174.1.8 数据管理要求 174.1.9 数据存储及利用要求 184.1.10 安全保障要求 184.1.11 数字档案馆相关评估指标要求 184.1.12 基础平台要求 204.2 档案服务平台要求 224.2.1 档案指导 234.2.2 档案采集 234.2.3 档案整理 234.2.4 档案管理 234.2.5 档案利用 234.2.6 档案移交 234.2.7 系统管理 234.3 政务服务平台要求 244.3.1 电子文件中心 244.3.1.1 文件收集 244.3.1.2 文件保管 254.3.1.3 文件利用 254.3.1.4 系统管理 264.3.2 电子档案接收 274.3.2.1 档案接收 274.3.2.2 档案整理 274.3.2.3 档案移交 274.3.3 目录中心 274.3.3.1 目录收集 284.3.3.2 目录汇总 284.3.3.3 目录导出 284.3.4 信息资源利用及服务 284.3.4.1 用户注册 284.3.4.2 用户登录 284.3.4.3 信息查询 284.3.4.4 借阅申请 284.3.4.5 标准规范下载 294.3.4.6 业务指导 294.4 核心档案业务平台要求 294.4.1 数字化加工 294.4.2 档案接收 304.4.2.1 上报接收 304.4.2.2 批量上载 304.4.2.3 手动著录 304.4.2.4 接收检查 304.4.2.5 档案处置 304.4.3 档案整理 304.4.3.1 排序 304.4.3.2 查看编号 314.4.3.3 自动编号 314.4.3.4 批量修改 314.4.3.5 组卷、拆卷 314.4.3.6 编目打印 314.4.3.7 封卷 314.4.3.8 回收站 314.4.4 档案管理 314.4.4.1 数据管理 314.4.4.2 日常检查 324.4.4.3 鉴定销毁 324.4.4.4 全宗卷管理 324.4.4.5 专题管理 324.4.4.6 编研成果管理 324.4.4.7 档案统计 324.4.5 库房管理 334.4.5.1 库房信息管理 334.4.5.2 库房出入库管理 334.4.5.3 库房情况跟踪 334.4.5.4 库房设备管理 334.4.5.5 库房温湿度管理 334.4.6 专题档案管理 334.4.7 多媒体档案管理 344.4.8 档案发布 344.4.9 档案利用 344.4.9.1 档案检索 344.4.9.2 数据显示 344.4.9.3 流式播放 344.4.9.4 档案借阅利用 344.4.9.5 电子文件浏览 354.4.10 系统管理 354.4.10.1 用户管理 354.4.10.2 权限管理 354.4.10.3 数据定义 354.4.10.4 功能管理 354.4.10.5 流程管理 364.4.10.6 安全管理 364.4.10.7 OCR识别 364.4.10.8 断点续传 364.4.10.9 标准规范管理 364.4.10.10 存储策略 374.4.10.11 日志管理 374.5 馆内利用平台要求 374.5.1 窗口业务 374.5.1.1 来访登记 374.5.1.2 检索 374.5.1.3 提供利用 374.5.1.4 收费 374.5.2 电子阅览室查询 384.5.2.1 终端管理 384.5.2.2 方案管理 384.5.2.3 结账管理 384.5.2.4 档案检索 384.5.2.5 收藏夹 384.5.2.6 申请审批 384.5.2.7 多媒体档案在线利用 384.6 互联网信息平台要求 394.6.1 网上展厅 394.6.2 档案征集 394.6.3 网上抓取 394.6.4 信息发布 394.6.4.1 信息检索 394.6.4.2 预约查档 394.6.4.3 视频点播 404.6.4.4 在线投稿 404.6.4.5 内容管理 404.6.4.6 模板管理 404.6.4.7 权限管理 404.6.4.8 系统配置 414.6.4.9 网站定制 414.6.4.10 评论管理 414.6.4.11 预约查看管理 414.6.4.12 咨询管理 414.6.4.13 投稿审查 414.6.4.14 利用统计 414.6.4.15 日志管理 424.6.5 网站群 425 项目实施要求 436 项目培训要求 447 项目服务要求 458 其他设备要求 469 项目规划要求 47项目背景随着政府信息化工作的加速推进，网络数据流量越来越大，数据归宿和信息资源开发利用问题日益突出。如何管理和保存电子政务中产生的电子文件和电子档案，如何使电子化的信息在为领导决策和机关服务中发挥积极的作用，已成为档案部门和所有参加电子政务单位共同面临的问题。因此，在建设数字政府的同时，与电子政务同步建设数字档案馆，是防止出现电子时代的“历史失落”，政府“记忆断代”，甚至出现“失忆政府”的正确举措和有效手段，更是在电子政务外网络条件下，对档案工作与国民经济和社会协调发展所提出的必然要求。2003年，国家档案局、中央档案馆就颁发了“关于认真贯彻《电子公文归档管理暂行办法》的通知”，明确指出要加强电子公文的归档工作，使电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用。2005年2月，国家档案局、中央档案馆在“关于加强档案信息资源开发利用工作的意见”中指出，要加强档案信息资源管理、促进档案信息资源利用、优化档案信息资源开发利用工作的保障环境。2009年12月18日，国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在全国档案局长馆长会议上指出“要加强档案馆档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心‘五位一体’建设。”、“大力推进档案信息化建设，加快电子文件中心建设，对本级各机关电子文件进行统一备份和集中管理，确保电子文件的安全保管和有效利用”、“要善于主动围绕中国特色社会主义建设重点、热点、难点问题，对档案信息进行深入研究、综合加工、深度开发，主动为各方面提供经过提炼的、深层次、高质量的档案信息产品，真正把‘死档案’变成‘活信息’”。为了推进档案信息化工作，以信息化带动档案事业的发展，借助于计算机技术、网络技术、通讯技术、软件技术等数字技术的支撑和国家对档案事业的重视以及档案理论的不断突破，国内的许多省市都以不同形式开始了数字档案馆的研究和建设，上海、北京、浙江、广东、山东、福建等相继推出了文档一体化管理系统、虚拟档案室系统、档案目录中心系统、现行文件中心系统、电子文件中心系统等综合性应用系统，深圳、青岛、珠海更是先后投入巨资开展了“数字档案馆”建设的综合研究，形成了初步的各具特色的建设成果、建设思路和理论框架。兄弟省市的建设成果既警示我们尽早开展档案信息化工作的紧迫性和重要性，同时其经验和教训也为我们下一步开展数字档案馆建设提供了有益的借鉴。从国内的总体情况看，虽然“数字档案馆”的探索与研究已经开始，但多以硬件建设、数字化加工为主，应用系统建设虽然有所进展，但总体上仍然缺少规划和系统性、应用水平不高，档案信息化标准的建设也相对滞后并制约着数字档案馆建设，数字资源的整合和关联也存在一定的问题导致利用效率较低。对什么是“数字档案馆”以及如何建设“数字档案馆”还未形成较完整的概念和模式，更没有建立集中的理论体系。简单来说，还处在重局部、轻体系，重阶段、轻整体，重实践、轻理论的初级阶段。我们相信，随着相关探索和研究的不断深入和强化，“数字档案馆”的概念将进一步明确和完整，相关理论的建立将体系化并具有普遍的推广意义，从而形成一整套数字资源收集、归档、管理、加工、利用的基本理论、基本方法和基本思路，极大地促进档案信息化的建设。可以预见，“数字档案馆”将是二十一世纪档案现代化建设的主要方向。项目建设目标及依据数字档案馆项目定义数字档案馆应用系统是档案馆的整体解决方案，涵盖了档案馆局域网、政务专网和因特网，为在政府机关和档案馆之间进行档案资源信息捕获、存储、归档、组织、控制、检索、访问和利用提供了一个统一的环境。项目建设目标在“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则上，立足最先进的信息技术和全新的发展思路，逐步建立起全区档案数字资源的收集、存储、加工、管理、利用的过程体系和政府、企业、事业、社区、家庭等档案管理的模式，建立全区的包括各委办厅局、各市区县的二、三级档案目录资源库、现行文件资源库、电子全文资源库，最终形成基于各种网络（局域网、政务网、因特网）平台上并覆盖全区的档案信息资源共享的数字信息系统，不断满足档案利用者和档案管理者需求。项目建设原则统一规划，加强领导。数字档案馆的建设必须按照国家信息化领导小组的统一部署，制定总体规划，避免重复建设。档案局（馆）领导与其他各协助单位领导要亲自抓，防止各个部门或者基层单位各自为政。要正确处理局机关和基层单位，处室和处室之间的关系，明确各自的建设目标和重点，要对档案局（馆）需求进行详细分析，对现有的软件和硬件进行最大化的整合和重用。充分发挥各方面的积极性，分类指导，分层推进，分步实施。需求主导，突出重点。数字档案馆的建设必须紧密结合政府职能转变和管理体制改革，根据我局（馆）所负责的职能业务的需要，突出档案局（馆）服务于公众的职能。结合人民群众的要求，突出重点，稳步推进。要讲求实效，坚持经济效益和社会效益相统一。当前要重点抓好建设统一网络平台、建立统一的数据交换平台、建立标准、健全法制。整合资源，促进发展。数字档案馆的建设必须充分利用已有的网络基础、业务系统和信息资源，加强整合，促进互联互通、信息共享，使有限的资源发挥最大的效益。在符合标准的条件下我局（馆）的系统要逐步推进系统建设、运行维护的外包和托管模式促进档案信息化建设的进一步发展。统一标准，保障安全。加快制定统一的档案管理标准规范，大力推进统一标准的贯彻落实。要正确处理发展与安全的关系，综合平衡安全成本和效益，一手抓数字档案馆建设，一手抓网络与信息安全，制定并完善网络与信息安全保障体系。数字档案馆的建设要坚决执行国家及自治区制定的电子政务标准规范，建立一套规范和安全的数字档案馆系统。项目建设依据信息生命周期管理理论信息生命周期管理(ILM)并不仅仅是某种或几种软硬件产品，而是一种结合了人员、流程和技术，旨在有效管理数据和信息的战略。确切的说，信息生命周期管理是一种信息管理模型，对信息进行贯穿其整个生命的管理，从创建和使用到归档和处理，信息生命周期管理是一种针对信息主动管理的过程策略，其宗旨在于保证信息传播的连续性。该理论在纵向应用上将系统分为存储层、管理层和应用层。信息生命周期理论是数字信息管理的普适规律，同样也适合电子文件（包括原生电子文件和数字化电子文件）的管理。一体化管理理论一体化理论是信息生命周期理论、文件生命周期理论、文件连续体理论等在具体项目开发时应遵循的管理原则。这三个在档案管理、电子文件管理领域的理论是从不同层面对文档生命周期的解读，在实践层面上可以进行较大程度的整合。将该管理原则应用到档案管理领域，可以理解为文档一体化（对档案室而言）、馆室一体化（对档案馆而言），还可引申出电子文件管理领域内的前端控制与全程管理等基本原则。ISO15489标准ISO15489《信息与文献——文件管理》是国际标准化组织颁布的第一个文件管理国际标准，目前已经有16个语言版本，18个国家将其采纳为国家标准，我国也正在进行该标准的采标工作。该标准的权威性已得到国际公认，该标准可指导从国家层面到具体机构的文件管理流程、政策等方面，指导进行全程管理，帮助建立文件管理的各项工作，包括文件政策和各级文件管理部门的职责分工，文件管理系统的前端设计，文件的处理、控制、捕获、登记、分类、存贮和利用、确定处置状态、跟踪、实施处置，以及迁移、仿真、转换等电子文件长期保存技术的规定。国际标准《ISO15489信息与文件-文件管理》规定了文件管理的顶层框架，提出了实现有效文件管理所能产生的作用，并明确规定了文件管理的法规环境要求、文件管理的政策与职责的要求、文件管理的要求、文件管理系统的设计与开发的要求、文件管理过程与控制要求等五个方面。OAIS参考模型开放档案信息系统参考模型(ReferenceModelforanOpenArchivalInformationSystem，简称OAIS)是一项基于信息长期保存与获取的国际标准（ISO14721:2003），在国际信息资源领域受到广泛关注。该参考模型是对于数字信息保存系统相关的环境、功能模块以及信息对象的概念化，是数字保存系统建立的起点，任何致力于数字信息长期保存活动的系统和组织都可以在其基础上构建自己的长期保存系统框架。OAIS的目标包括（1）为长期保管数字信息所需理解的存档概念提供框架，以提高对此的关注度；（2）为非存档组织有效参与保存过程提供所需概念；（3）提供包括术语和概念在内的框架，以实现对现有和将来的存档机制和操作进行描述和比较；（4）提供描述和比较不同的长期保存策略和技术的框架；（5）为比较数字信息的数据模型，探讨数据模型与基础信息如何随时间变化提供基础；（6）为实现对长期保存的非数字形式信息（如实体介质和实体样本）的扩展提供基础等。其他依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《全国档案信息化建设实施纲要》《中办国办关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》项目建设规划数字档案馆建设并不是简单的建设一个软件系统，而是一项系统工程。数字档案馆应用系统在数字档案馆建设中发挥着核心作用。数字档案馆的应用系统是一个安全、标准、开放的网络应用系统，其功能涵盖对档案的数字化加工、对数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、发布及利用的全过程，具有可扩展性和实用性的特性。应用系统的建设也是本项目建设的核心内容。我局（馆）根据业务、网络、国家档案局相关指导，拟建设三网、五库、五平台，从而实现我局（馆）数字档案馆应用系统的建设。资源库根据不同的网络情况和实际需求，需要在不同的网络上构建不同的档案资源库。政务网资源库政务网上分别是委办厅档案资源库、政务资源库。档案资源库：用来存储各委办厅在虚拟档案室中的档案资源的信息库。政务资源库：用来存储电子文件中心、电子档案接收和政务网可开放资源的信息库。局域网资源库由于我局内部网络正实行分级改造，需要根据分级保护要求，构建馆内业务平台。核心资源库：是数据最全的信息资源库，其他对外利用的资源库中的信息都是通过核心资源库发布出去的。馆内利用资源库：为来管查询业务提供数据资源，包括窗口查询和电子阅览室查询。因特网资源库因特网信息资源库：为因特网的数据展现和利用提供数据。系统平台从系统的使用、管理和未来发展角度，在不同的网络构建统一的信息平台，实现各业务应用。政务网信息平台档案服务平台：为委办厅提供虚拟档案管理系统服务，使委办厅可以通过访问我局（馆）提供的档案信息服务平台实现本厅档案的管理。同时可以通过档案服务平台实现我局（馆）对各委办厅的档案业务指导。政务服务平台：实现对各委办厅电子文件、电子档案的收集、整理、管理和利用；收集各盟市档案馆的档案信息目录；为政务网的信息查阅提供统一平台。局域网信息平台核心档案业务平台：以建立档案核心资源总库为目标，功能涵盖了信息资源的采集、接收、整理、保管、鉴定、检索、发布、利用等全过程规范化管理，从而提高业务管理的效率和资源服务的安全可靠性，满足档案利用者和档案管理者需求。按照分级保护要求，该平台部署在馆内核心资源库，实现电子档案的管理和利用。馆内利用平台：为来馆查询服务，包括来馆的窗口查询和电子阅览室查询。互联网信息平台互联网信息平台：以门户网站为主，实现征集数据的登记、互联网信息的对外发布，以及涵盖各盟市的数字档案馆网站群。业务应用为满足我局馆现有业务需要和未来发展，而设计的业务应用。政务网业务应用应用以政务网的电子文件、电子档案、档案目录中心的接收、管理和利用为主，同时为委办厅提供档案信息系统的应用。包括虚拟档案室、电子文件中心、电子档案接收、信息资源利用及服务、目录中心等。局域网业务应用以馆内业务为依据，设计各个应用，包括馆内管理和来馆利用两部分。馆内管理，通过涉密网络访问，包括档案接收、档案整理、档案管理、库房管理、专题档案管理、档案发布、档案利用、系统管理、多媒体档案管理等。来馆利用，涵盖窗口查询和电子阅览室，包括来访登记、终端管理、方案管理、结帐管理、身份证识别、档案检索、收藏夹、申请审批、多媒体档案管理、专题档案利用等。因特网业务应用以互联网上的信息收集和发布为主。档案门户网站支持一般文档、多媒体信息的发布，通过文字、声音、图片、图像等方式，动态展示各种信息，提供开放档案查询检索、文件阅览。包括网上展厅、档案征集、信息发布等。系统建设要求根据项目建设规划内容，我局（馆）提出具体的技术和应用要求如下。总体要求数字档案馆系统是数字档案馆建设的关键，根据数字档案馆建设范围、应用需求和信息技术发展情况，对系统的相应方面有着一定的要求。软件体系架构根据目前信息系统的技术发展，数字档案馆系统的架构需要采用完全B/S结构，系统使用JAVA语言开发，采用Struts框架实现MVC模式的展现层，构造可靠、稳定、实用、方便的具备行业领先标准的数字档案馆系统。保证软件至少在5年内满足需要，在系统更新时数据可以通过迁移转入新的系统中。系统开发技术考虑到与各委办厅电子政务系统的集成，实现电子文件网上接收，要求数字档案馆系统应基于业界成熟的J2EE架构开发，采用JAVA、JSP、Servlet、WebService、XML等编程技术开发。采用组件式开发。运行环境数字档案馆系统应支持UNIX、Linux、Windows等操作系统，Oracle、DB2、SQLServer数据库以及Weblogic、Websphere、Tomcat等中间件。系统接口系统应支持国际化标准的网络协议、软件体系结构和接口标准，便于系统扩展和升级，保证在未来能与相关系统进行集成，实现电子文件和电子数据的网上接收。系统的接口包括：JAVA接口系统应提供JAVA的接口来保证各立档单位J2EE开发的业务系统进行无缝集成，主要用于各业务系统和本档案系统进行数据交互。WebServices接口系统应提供WebServices的接口来保证各委办厅其它非J2EE开发的系统进行无缝集成，主要用于数据交互。JAVASCRIPT接口系统应有选择的提供JAVASCRIPT的接口来保证其它各系统能够直接调用数字档案馆系统提供的一些界面，从而简化未来其它系统的开发难度。ActiveX控件针对某些特殊功能，数字档案馆系统应提供一些控件来让各委办厅的其它系统可以直接进行集成，例如：扫描、打印等功能，数字档案馆系统应提供控件，各委办厅的系统可以直接调用这些控件，并且产生的数据可以直接归档到数字档案馆系统中。档案数据标准化转换系统应提供档案数据各种标准化转换功能,按照本馆提供的相关数据格式交换标准，进行大批量的数据格式转换。将WORD、EXCEL等Office文件转换为PDF格式进行存档。档案可配置要求由于档案业务不断发展，所以数字档案馆系统必须具备强大的可配置和自定义功能，以便能够快速的适应档案业务发展的应用需求。包括元数据自定义、分类自定义、界面自定义、报表自定义等。性能要求数字档案馆系统的管理对象主要是非结构化数据，非结构化数据一直是信息化系统建设过程中的难点。所以要求系统在设计过程中要针对这些难点，进行优化设计。包括支持负载均衡、双缓存、断点续传、压缩存储等。数据管理要求我馆每年接收的电子文件格式多样，要求数字档案馆系统可接收与管理各种结构化和非结构化数据，如DBF、MDB、Excel等格式目录数据，PDF、DOC、WPS、RTF等格式文档数据，TIFF、JPEG、PDF等格式的全文图像数据，WAV、MP3等音频档案数据，MPEG、ASF、WMV等视频档案数据，和其他常用的XML等格式的档案信息数据。整个应用系统应实现对海量的结构化与非结构化数据的组织、管理和应用。数据存储及利用要求要充分满足大容量数据存储和利用的要求，并保证系统的安全性和稳定性。系统支持存储容量≥10T。系统应支持海量（T级）的档案数据的运转与管理，支持海量数据属性检索、高级检索、关联检索、筛选检索、二次检索等多种检索途径，还需提供档案信息的全文内容检索。安全保障要求要求系统支持按照全宗、部门、角色、人员进行权限划分。权限可以设置到字段级，可以设置权限的有效期。对于电子文件和电子档案可以进行加密存储。对系统中的所有操作都应有详细的日志审计功能。对系统中的电子文件下载后也要提供安全控制手段。应提供与CA系统集成的接口。数字档案馆相关评估指标要求为保证本次项目的建设成果可以满足国家档案局对数字档案馆建设的相关评估要求，具体要求如下：项目建设内容覆盖涉密网、局域网、政务网、因特网等四个网络。收集功能要求要求可以接收目录数据和全文数字化转换数据；接收系统可以与立档单位系统数据对接；可以接收不同数据类型档案；可以对接收的数据进行准确性、完整性、可用性、安全性等四性检验。管理功能具备数据分类和组织功能；具备目录数据管理功能；具备电子档案与档案数字化成果管理功能；具备档案实体辅助管理功能。保存功能系统应具备长期保存策略；系统应具备数据保存及检测功能；方案应包括数据备份及恢复策略。利用功能系统应具备利用管理功能，包括电子阅览室、来馆窗口查阅和打印凭证等功能；目录和内容检索，提供包括目录检索和全文检索在内的检索功能；内容编辑和挖掘，提供对档案信息的收集、统计分析等功能；提供凭证服务。系统管理用户管理，包括身份认证、用户设置、赋权、角色管理等功能。支持系统管理员、安全员、审计员三员设置；系统审计和日志管理；数据字典；流程配置，系统提供信息生成、处理、传输、审核、发布等流程配置功能；数据安全保证数字档案资源真实、完整、可用，系统具备电子档案接收的准确性检测措施、数据访问控制措施、数据转换迁移的规范操作记录、数据更改检测手段，防止数据被非法更改；误操作防范措施；信息泄漏防范措施。档案管理支撑能力档案资源管理效能，系统应包括档案接收、档案征集、档案整理、档案编目、档案上架存放、档案入库出库、档案鉴定开放、档案销毁、档案数字化、档案检索、档案利用、档案统计等业务功能；系统服务，应具备网上展览、信息互动等功能，包括数字档案馆因特网网站子系统有馆藏介绍、利用指南、数据检索、数字档案浏览、预约查档、在线咨询等服务。基础平台要求根据数字档案馆评估要求中的“具备对非结构化数据采取的管理新技术手段”以及信息化建设要求。本项目的建设系统应采用专业的非结构化数据管理平台作为系统支撑。具体要求如下：平台特性要求可扩展性平台应采用模块式开发理念，要求所有功能都是即插即用的，未来在功能升级时提供给开发人员使用的API将不会改变。业务连续性平台的宗旨是管理所有非结构化数据，要求所有的数字档案馆系统都是基于平台开发的。任何一个子系统中断不会影响的其它子系统，同时中断子系统的非结构化数据都将保存在平台中不会丢失，并且可以继续为其它的业务系统提供服务。安全性平台应为数字档案馆建设提供强大的安全保护，在非结构化数据的整个生命周期中平台都应将始终对它们进行保护，应至少通过有效的加密策略、权限控制、来保证数据的安全，不同的用户将对存入的非结构化数据应拥有不同的权限。标准化平台在数据的结构、内容分发类型、存储类型等都将遵循国家和行业的相关标准，为数字档案馆系统建设提供统一的标准，使数字档案馆的各子系统可以轻松的统一相互之间的标准。管理功能要求元数据管理平台应具备面向数据、可扩展的元数据管理功能。在此基础上，应可以随意的对元数据信息进行更改，增加描述信息。应支持对库结构、对象类型、数据属性、功能模块、枚举值等元数据进行自定义。文档管理平台对各类文档应都可以进行有效的组织、管理、查询和再利用。平台在文档的采集部分提供丰富的功能，这里包括：扫描、OCR识别、手工录入、批量转换、业务系统接口获取等多种文档采集方式，通过这些功能可以显著减轻录入人员的工作强度。将他们的视线更多的专注于业务过程的处理上。平台应提供灵活定制的管理手段和高效安全的存储机制，平台还应该提供多种检索手段，方便用户快速的定位到所需的文档。多媒体管理平台应提供对影像、视频、音频的采集和存储功能，支持批处理的方式，并自动创建索引。由于多媒体文件大都体积比较大，平台应支持双缓存、断点续传等功能。组织机构管理平台应支持组织机构定制，应可以根据组织的特点、外部环境和目标需要划分各工作部门。应可以规定组织机构中的各种职务或职位，并授予相应的权限。权限管理存储在平台中的非结构化数据从产生到销毁的整个生命周期中，都应处于权限保护的控制之中。应可以多维度的设定权限，包括对象权限、角色权限、功能权限、权限时限等。同时，应权限支持分级，不同人员自动继承其组织结构中的权限。平台应提供细致的权限管理，针对某一功能模块、针对某一条元数据信息都在权限管理的控制范围之中。平台应在内容的整个生命周期中记录内容的所有审计信息，例如：内容审计者、内容使用时间、从什么位置使用、内容打印、内容拷贝、使用权限回收、完整使用记录等。日志管理应支持操作、安全和平台系统三种日志管理方式。存储管理应支持多种存储介质，并且应可以对存储到平台中的内容自动进行加密，防止内容被非法复制、传播。应可以和硬件配合进行分级存储，将不同文件存储在不同存储介质中。消息管理平台应提供丰富的消息传达方式，包括站内信、即时消息、电子邮件、手机短消息等。工作流管理平台应可以提供工作流管理功能，对业务处理过程中的各个办理步骤、步骤的执行顺序、子任务的嵌套、任务的办理人员、执行任务所调用的应用程序等相关信息进行管理。应支持多步审批、多人办理、并发处理、子流程嵌套、各节点回退等。系统管理员应可自行定义流程的节点、传输线、相关数据、应用程序、事件、组织机构中的角色、岗位、人员等，可完成较复杂的流程。发布管理应支持对传统的文件进行打印，例如：文档模板化、批量打印、套打等。平台应支持WEB发布功能，可以自行定义元数据结构、视图等。将组织内部的各种隐形资源通过简单的定义、配置，纳入到平台中，并有效的对这些资源进行梳理、分类、管理发布到所需的门户网站中。档案服务平台要求档案服务平台为委办厅提供虚拟档案管理系统服务，使委办厅可以通过访问我局（馆）提供的档案信息服务平台实现本厅档案的管理。同时可以通过档案服务平台实现我局（馆）对各委办厅的档案业务指导。档案服务平台将在网上为各委办厅构建虚拟档案室，以全宗为单位，为每个委办厅提供档案管理服务，各委办厅之间不能互相访问。档案指导通过档案指导模块，管理人员可以将相关的档案指导文件和制度，发布给下级档案馆和委办厅。档案采集为各委办厅的档案管理提供档案数据的采集功能，包括档案的手工录入、批量导入、批量上载、扫描录入等。档案整理为各委办厅提供档案整理功能，包括数据导入、接收、退回、信息维护、打印、组卷、拆卷、归档、排序等功能。档案管理为各委办厅提供档案管理功能，包括鉴定销毁、库房管理、借阅管理等功能。档案利用为各委办厅提供档案利用功能，包括档案检索、档案浏览、档案编研等功能。档案移交为委办厅提供档案移交功能，对于需要移交档案馆的档案，可以在档案服务平台进行移交。系统管理各个委办厅可以通过档案服务平台管理本单位的档案，与其他单位的档案互相不冲突。档案服务平台，应支持云计算设计，可以为每个委办厅设置独立的数据库和独立了的存储空间，使数据资源在有效利用的同时，可以保证各委办厅数据资源的安全性。各委办厅可以通过系统管理，建设属于本单位自己的档案管理业务。包括用户管理、权限管理、库结构自定义、元数据自定义、分类自定义、业务规则自定义等。政务服务平台要求政务服务平台是为了实现对各委办厅电子文件、电子档案的收集、整理、管理和利用；收集各盟市档案馆的档案信息目录；为政务网的信息查阅提供统一平台。主要业务应用包括电子文件中心、电子档案接收、信息资源利用及服务、目录中心。电子文件中心部署在政务网上，以收集和管理各委办厅电子文件为目的。包括电子文件收集、电子文件保管、电子文件利用和系统管理四个方面。文件收集文件接收在线接收在线接收主要实现将部署在同一网络政务网上OA系统以及其它业务系统中产生的电子文件，通过数据接口自动将其转入电子文件中心系统中。应可以通过接口，实现与电子公文传输系统集成，获取其中的电子文件。离线接收离线接收主要是要求通过脱机方式接收各委办厅的电子文件。批量挂接系统提供批量上载的功能，将电子文件批量地上载到电子文件中心系统中来。新增文件应可以根据不同的字段属性提供不同的录入方法。用户可以将已有的电子文件上传到电子文件中心系统中，上传过程中，系统可以自动提取文件中的一些属性信息。价值鉴定系统应根据鉴定策略自动划分文件价值的功能，对于没有价值的文件可以不保管。文件整理可以对文件进行分类、排序、自动编号、修改、删除、复制、剪切、粘贴、订件、等整理功能。文件检查文件检查主要是对接收进来的电子文件进行一致性检查和“三性检查”。“三性”检查主要是包括对电子文件的真实性、有效性、完整性进行检查。安全性检查检测接收数据的安全性。文件处置文件处置主要是由文件整理人员对接收的电子文件进行处置。文件保管保管期限鉴定系统应自动根据制定好的保管期限表，对电子文件保管期限进行鉴定。开放鉴定对于未公开的电子文件需要定期的进行开放鉴定。移交进馆将已保存到期且仍具有长期或永久保存价值的电子文件移交到档案馆。数据导出系统应提供数据导出功能，将电子文件元数据信息以及文件导出，形成标准的数据包文件。文件利用文件检索系统应提供丰富的检索功能，至少包含分类检索、属性检索、高级检索、模糊检索、关联检索和全文检索。同时，应可以对检索结果进行再次检索。文件统计应提供对电子文件的多样化的数据统计，包括：1、基本情况统计2、接收情况统计3、检查情况统计4、鉴定情况统计文件浏览对于一般格式的电子文件，如DOC、XLS、PPT、TXT、PDF、RTF、XML、HTM、ASP、JSP、JPG、GIF、BMP等应可使用系统内置的浏览器进行浏览。浏览时应保证临时文件不被盗取。系统管理用户管理系统应提供可以灵活定义组织机构和角色的用户管理模块。权限管理要求权限划分得很细致，可以建立浏览、访问、修改、删除、归档、录入、下载、打印、管理等多种权限。可以根据实际工作需要为用户分配所属角色，以决定用户登录系统后所拥有的权限范围。权限要求可以控制到字段一级。功能管理功能管理主要实现系统中的功能导航，功能导航控制了某一具体功能所管理的数据内容、各数据类型的功能操作以及所显示的数据内容。数据定义可以根据需要对相关内容进行定义，以便可以在实施过程中，根据调研内容建立符合实际需求的电子文件中心业务。包括电子文件库自定义、元数据自定义、代码自定义、界面自定义、报表自定义等。标准规范管理封装标准系统应提供电子文件封装标准的设置，为电子文件的长期保存提供标准支持也为系统间数据交换提供交换标准支持。分类规范系统应提供分类规范定义，为文件自动生成分类时划分分类信息的依据。订件规范系统应定义订件的规则，对不同单位定义不同的规则，订件的主要依据是标题。存储策略对电子文件中心中的存储策略进行管理，包括格式注册、格式转换、存储加密、存储压缩设置等。日志管理应提供日志管理,对系统中的所有操作进行记录，包括业务日志、系统日志和安全日志。电子档案接收实现对各委办厅电子档案的接收、整理和移交。档案接收实现对各委办厅的电子档案进行接收。主要以在线接收和数据导入为主。在线接收为各委办厅自己的档案管理系统提供接口，实现对各委办厅的档案管理系统中数据的在线接收。对电子文件中心和档案服务平台中需要移交进馆的数据进行接收。数据导入要求对各委办厅不在本单位档案系统、档案服务平台和电子文件中心中的档案数据提供导入功能。四性检查检测接收数据准确性、完整性、可用性、安全性。档案整理对接收的电子档案进行整理，包括档案信息的补录、鉴定、预编号等功能。档案移交对整理后的档案，进行进馆移交，将档案导出成符合要求的数据包，可以通过介质，转移到局域网的核心业务平台中。目录中心目录中心是为了接收各盟市档案馆的档案目录，进行汇总。为全自治区的档案查阅提供服务。包括档案的目录收集、汇总、导出等功能。目录收集应提供目录收集接口，对于在政务网上有档案信息系统的盟市档案馆，可以实现目录的自动收集。对于在政务网上未构建档案信息系统的盟市档案馆，提供目录导入功能，导入目录文件的格式包括EXCEL和XML等。目录汇总将收集的各盟市的目录信息进行汇总，形成内蒙古自治区档案信息目录。目录导出可以将汇总后的档案目录导出，导出的目录可以根据档案信息密级导出，也可以由档案管理人员进行划空后导出。导出的目录格式以EXCEL和XML为主，可以将不同的档案目录信息分别发布到政务网和因特网上，供不同的用户查询使用。信息资源利用及服务以门户网站的形式实现对政务网上信息资源的发布，为政务网上的用户提供服务。用户注册、用户登录、信息查询、借阅申请、标准下载、业务帮助等。用户注册政务网上的用户，可以自行申请注册，填写包括姓名、邮箱、工作单位、职务等相关信息。用户登录政务网上的用户可以通过用户名和口令登录到信息资源利用及服务系统中，查询相关信息资源。信息查询用户可以通过档案目录检索、全文检索和现行信息检索等查询相关的信息。借阅申请对于一些信息的全文，需要通过申请、审批后才能查阅。标准规范下载用户可以在信息资源利用及服务系统中，下载相应的档案管理标准规范，包括档案业务流程、系统使用手册、办理档案业务的相关表格、档案管理标准等。业务指导可以在信息资源利用及服务系统中申请业务帮助。由我局（馆）的业务专家给予业务指导。档案业务指导提供了档案馆工作、机关档案工作、企事业档案工作、重点档案工作等实际档案管理工作的在线指导。指导方式主要包括档案管理工作规章、文档查询和在线交流两种方式。应设有专门的业务指导栏目为企事业单位档案管理员通过指导服务。档案馆可以通过业务指导功能将日常档案管理工作涉及的管理方针、办法以及一些指导性文件，发布到平台中，机关企事业单位档案管理员可以直接下载使用。如果遇到具体问题需要进行业务咨询，还应提供在线交流功能。即咨询者可通过在线留言的方式与业务人员进行交流，如果业务人员在线则可进行直接的在线答疑，如果业务人员不在线，则系统会给出相应反馈，同时要求咨询者提供具体单位和电话等信息。业务人员可以通过咨询人员提供的问题和信息进行在线答复或者电话反馈。同时根据多数人关心的问题，也可整理成具体的咨询答疑手册发布到系统中，直接供咨询人员自助查询。核心档案业务平台要求档案核心业务平台部署在涉密网中，包括馆内档案的接收、整理、发布、利用等业务。数字化加工系统提供数字化加工功能，可以实现数字化加工工作，对历史纸质档案进行扫描、图像处理，形成电子档案影像，进行管理和利用。档案接收上报接收系统应提供上报接收的功能，由各个进馆单位将应进馆的电子档案及相关电子目录信息存成通用的XML、XLS等标准数据包格式，并将XML、XLS等格式的数据文件和电子文件复制到过渡移动存储介质光盘，然后将光盘等存储介质移交至档案馆，然后由档案馆人员通过数据导入功能将数据文件及电子文件导入核心档案业务平台中。批量上载对于数字化加工成果的接收，系统应提供批量上载的功能，将电子档案批量地上载到核心档案业务平台中来。在上载电子文档过程中，平台能够根据事先定义的规则将电子文档与案卷进行自动对应。手动著录应可以手动将档案信息录入到核心档案业务平台中，并可以将电子文件直接上载并挂接到相应的档案目录下。对于纸质档案，应能直接扫描并挂接到相应的案卷目录下。接收检查接收检查主要是根据国家档案局对于“三性保证的要求”，对接收进馆的电子档案进行检查，保证档案的真实性、有效性、完整性功能。档案处置档案处置主要实现对接收的电子档案经档案检查后进行处置，处置状态包括接收、退回、暂存操作。档案整理档案整理主要可以由馆内人员对馆内的档案进行相应的整理，系统提供排序、拆卷、组卷、编号、编目打印等功能对档案信息进行整理，整理完的档案可以封卷入库。排序用户应可以按照各个属性字段对各级文档进行排序，通过鼠标点击字段名，就可实现条目记录按照该字段升序或降序排列。用户还应可以手工调整条目记录的顺序，即自主修改重新排序。查看编号系统应提供查断号、查最大号功能；对于在档案整理过程中可在编号前通过查看编号查出断号内容，并在编号时加以利用以补充所缺断号的内容。自动编号系统应提供编号设置，并根据初始设置条件自动生成档案编号，同时编号完成的档案则认为其整理完成；系统应提供在编号的过程中可以自由设定每次编号的起始编号内容（起始流水号），以防止在编号的过程中出现断号或重号的情况。批量修改系统应提供批量修改，需要选中多条记录，可以修改这些记录的某一个字段，如保管期限、密级等，系统一次性将这些字段内容置为某一个同样值。组卷、拆卷系统应提供档案的组卷和拆卷功能，组卷应包括自动组卷和手工组卷。编目打印系统应提供编目打印功能，实现可以将选定的记录直接进行指定报表模版打印，可以自由定义打印输出项，可以打印输出各种不同档案类型的档案报表，如案卷目录、总目录、卷内目录、全引目录、归档文件目录、案卷盒脊背、卷内备考表、案卷封面等。封卷封卷主要是实现对整理完毕的档案数据进行封卷，正式进入档案保管利用，已经封卷的档案应不允许再修改，同时记录封卷相关信息。回收站为了保证数据安全，避免由于误操作带来损失，系统还应提供回收站的功能。档案管理数据管理数据管理实现对已封卷入库的档案信息的维护以及对封卷数据的数字管理，即需要对封卷信息进行修改时需要进行解卷，解卷后的数据可以进行修改，并导出。日常检查管理员日常对实体档案进行检查，应包括损坏检查登记、丢失检查登记和抽样检查。鉴定销毁档案鉴定应包括对档案的密级鉴定、保管期限鉴定、开放鉴定；对保管期限到期无保存价值的档案进行销毁，档案销毁需要经过流程审批。销毁的档案将自动进入销毁库保存。全宗卷管理全宗卷管理应详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性的文字材料。专题管理专题编研是档案编研的一种方式，目的是档案人员打破不同单位的限制将内容相关联的档案目录组织在一起，形成一个专题，并集中提供利用。编研成果管理把档案馆编研形成的各种成果，如档案馆指南、大事记、历史沿革、专业论文等统一上传管理，形成编研库成果库。档案统计统计功能是档案管理的重要工作，是了解、掌握档案信息的资源总量、分布情况以及借阅利用等信息的重要手段，是指导档案工作发展目标和工作重点的重要信息依据。统计功能应提供统计指标自定义、表格格式输出之外，还应可以以二维图形、三维图形等多种方式进行展现。常用的统计包括：1、馆藏情况统计；2、归档情况统计；3、借阅利用情况统计；4、鉴定、销毁情况统计。库房管理库房信息管理实现对库房科学、高效、智能的管理。应实现对库房物理结构管理，包括库房分布、区域编号和密集架等。应保证档案的“存址号”与库房结构信息保持一致，根据实际记录档案的存放物理位置，建立档案实体和库房位置间的关系。库房出入库管理实现实体档案的出入库电子化管理，系统应可以实现批量入库、出库。应提供与RFID集成的接口，可以融入物联网管理技术，实现档案的智能出入库。库房情况跟踪系统应以不同的颜色区分档案实体的不同状态，包括外借、损坏、丢失、馆展、扫描等状态；根据密集架信息，系统应可以自动展现库房情况。包括区域划分、使用情况、环境情况三部分。库房设备管理系统应提供库房设备管理，主要实现对库房的相关设备进行登记维护，库房设备库的字段描述属性可以自由定义，可以进行添加设备生产厂商、设备名称等信息。库房温湿度管理系统应提供良好的操作界面，提供库房温湿度信息的登记与修改、删除功能。专题档案管理对于我馆的婚姻、房产等档案要进行专题档案的信息管理规划。如婚姻档案的双方人员证件信息、证件类别等特殊属性的管理。专题档案管理是为专题档案利用服务的，根据利用的需求，组织专题档案管理的数据内容和格式。以便在利用时，方便查找和提供利用。多媒体档案管理可以对科技处处理的音像档案结果进行接收。在核心档案业务平台中进行管理，同时提供流媒体的点播服务。档案发布应对允许开放的档案进行发布利用的功能。档案发布需要将可发布的档案数据组织后，发布到因特网和政务网中。由于因特网和政务网与局域网是物理隔离的，所以需要将发布数据，发布成数据包的形式后，通过移动介质，导入到政务网和互联网的利用系统中。即根据发布平台提供的发布格式要求，将系统档案转换成指定的格式文件，供用户下载到本地，再以脱机的方式导入到开放平台进行开放的功能。发布格式，应符合国家档案局的相关标准要求。档案利用档案利用是供馆内人员访问系统检索查看。档案检索系统应提供丰富的检索功能，至少包含分类检索、属性检索、高级检索、模糊检索、关联检索和全文检索。同时，应可以对检索结果进行再次检索。数据显示查询结果文档应可以按照列表方式、图标方式、缩图方式、仿真方式进行浏览。流式播放系统应可以支持使用流媒体服务器对利用者提供音视频档案的在线播放功能。档案借阅利用实体档案借阅利用应提供实体档案借阅的功能，可以通过申请、审批、借阅、归还、催还等实现对实体档案借阅的管理。电子档案借阅利用应提供电子档案借阅利用的功能，电子档案借阅利用方式包括了在线浏览、下载、打印；用户的查询权限应受到严格控制，对于那些没有查阅权限的用户，可以通过结合审批流程，经过严格的审批流程后，才能对档案进行不同方式的在线利用。电子文件浏览应提供对DOC、XLS、PPT、TXT、PDF、RTF、JPG、GIF、BMP等电子文件格式的统一浏览工具。系统管理为了便于系统的维护和管理，应提供系统管理功能。用户管理系统的用户管理应采用LDAP(轻型目录访问协议)作为身份管理的核心，存储用户身份信息、角色、访问控制信息和策略信息，应具有广泛的数据整合和共享能力，易于实现单点登陆，应可以根据用户需求灵活定义组织机构（部门、科室等）及角色。应可以对登录用户进行IP过滤。权限管理权限应划分得很细致，应可以建立浏览、访问、修改、删除、归档、录入、下载、打印、管理等多种权限。应支持角色的权限管理和组织机构的权限管理。权限要求可以控制到字段一级。数据定义可以根据需要对相关内容进行定义，以便可以在实施过程中，根据调研内容建立符合实际需求的电子文件中心业务。包括档案库自定义、元数据自定义、代码自定义、界面自定义、报表自定义等。功能管理功能管理主要实现系统中的功能导航，功能导航控制了某一具体功能所管理的数据内容、各数据类型的功能操作以及所显示的数据内容。流程管理流程管理主要负责对档案业务相关审批流程的管理，即通过流程管理设置具体审批的人员或角色，以及审批的过程。安全管理在线监控系统管理员能应够对当前登录到服务器的所有用户状态进行监控。监测报警应可以根据实际情况定义针对不同操作用户的系统使用操作监测报警提示。脱机安全脱机安全是指在脱机的情况下系统仍能够对文档进行有效的跟踪和控制。应可以设置对哪些类型的文档起用脱机安全控制，一旦设定起用对文档的脱机安全控制机制，则系统会对下载的文档进行安全控制。OCR识别全文检索系统应内嵌快速OCR技术，可以无须人工干预，自动识别扫描文件，形成索引库，方便全文检索。断点续传系统应提供断点续传功能。标准规范管理封装标准系统应提供电子文件封装标准的设置，即管理接收的SIP包标准、封装的AIP包标准、导出的DIP包标准，为电子文件的长期保存提供标准支持也为系统间数据交换提供交换标准支持。发布规范发布规范主要实现档案开放发布过程中，接收档案发布信息系统所能识别的数据结构的数据规范，即系统应根据此规范和发布信息设置，生成接收系统可识别的数据信息。主题词规范系统支持为档案自动生成主题词的功能。并可手动维护主题词库。存储策略格式注册系统应提供格式注册功能，主要实现对系统内有效的电子文件进行统一管理和注册，并设置格式