基建工程档案管理规定

基建工程档案管理规定六祖寺基建工程规定 (试行)六祖寺基建管理办公室2014年5月六祖寺基建工程资料管理基本规定加强基建工程建设全过程、规范化的资料管理，建立健全工程建设档案，为工程建设的决策、管理、使用、维护，提供资料档案。所有计划开建、新开建的工程项目，应严格按本规定建立该工程项目的资料管理档案，在该项工程竣工验收二个月内，将该工程项目的档案副本送六祖寺基建办存档。所有在建工程项目，应按照本规定的要求，建立工程资料管理档案，收集整理并补充相关工程建设资料，在该项工程竣工验收二个月内，将档案的副本送六祖寺基建办存档。已经建成投入使用的工程项目，应根据工程建设资料的现存情况，对历史资料收集整理，在2014年底前建立相应的工程档案，并将副本送六祖寺基建办存档。3、参照标准与术语照标准建设工程文件归档整理规范(GB/T50328---2001)。科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T)。《技术制图复制图的折叠方法》(GB/)。《城市建设档案案卷质量规定》(建办[1995]697号)。工程档案：按照规定的要求或标准，对相关工程资料进行整理，形成可以长期保存与利用的档案文件。六祖寺基建管理办公室的档案管理职责各建设单位的档案管理职责5、工程档案的归档范围及质量要求对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现，整理立卷后归档。(详附件3)归档的工程文件应为原件。工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。6、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计工程档案的收集文件形成后，文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。工程档案的整理按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进工程档案的立卷工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件(如果设有监理)、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件按建设程序组卷。监理文件按单位工程、分部工程组卷。施工文件按单位工程、分部工程组卷。竣工验收文件按单位工程组卷。工程档案的编目每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日工程档案的装订案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧工程档案的归档内，负责的资料员要完成该工工程竣工档案移交的资料员将完整的工程竣工档案一份移交基建办档案室。工程档案的索引工程代号由六祖寺基建办统一规定，档号由工程档案中心根工程代号如大雄宝殿为单位代号如六祖寺代号为17、工程档案的保管期限工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。8、工程档案的统计工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。附件3：建设工程文件归档范围和保管期限参照表序号序号建设单位代号备注茂名灵惠寺门茶庵寺4德庆湘山寺菩提寺南岳方广寺兴禅寺衡阳古城寺9岐山仁瑞寺123456789永久永久永久永久永久永久永久长期永久永久长期永久永久永施工单位件设计单位监理单位附件3：建设工程文件归档范围和保管期限参照表一1234567二123456归档文件工程准备阶建议书项目建议书审批意见及前期工作通知书可行性研究报告及附件可行性研究报告审批意见关于立项有关的会议纪要、领导讲话调查资料及项目评估研究材料建设用地、征地、拆迁文件选址申请及选址规划意见通知书用地申请报告及县级以上人民政府城拆迁安置意见、协议、方案等建设用地规划许可证及其附件划拨建设用地文件保存单位和建设单位段文∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨设计设计单位监理单位永久永久永久长期长期长期长期长期长期长期三123456789四归档文件、地震建设用地钉桩通知单(书)报告有关行政主管部门(人防、环保、消物、通卫生等)批准文件或取得的有关协议保存单建施设工单单位位久永久永久永久永久永久长期长期长期永久长期长期永久位和保管期限∨∨∨∨∨∨∨∨设设计单位监理单位123456五12345678归档文件文件和图纸、缴纳绿化建保存单建施设工单单位位长期长期长期长长期期长期长期永久永久永久永久永久永久长期长期位和保管期限长∨期∨∨∨∨∨∨∨∨施工单施工单位长期设计单位监理单位长期短期短期短期长期长期六1234七1231①②③234归档文件工程项目管理机构(项目经理部)及工程项目监理机构(项目监理部)及工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单监理文保存单位和保管建设单位短期短期短期短期长期长期长期件长期长期长期长期长期∨∨∨∨∨∨∨建设建设单位长期长期长期长期短期短期长期长期长期长期长期长期长施工单位设计单位监理单位长期长期长期长期长期长归档文件①工程开工／复工审批表②工程开工／复工暂停令5质量控制①不合格项目通知②质量事故报告及处理意见①预付款报审与支付②月付款报审与支付③设计变更、洽商费用报审与签认④工程竣工决算审核意见书7分包资质①分包单位资质材料②供货单位资质材料③试验等单位资质材料①有关进度控制的监理通知②有关质量控制的监理通知保存单位和保管∨∨∨∨长长期长期长期归档文件③有关造价控制的监理通知9合同与其他事项管理①工程延期报告及审批②费用索赔报告及审批③合同争议、违约报告及处理意见④合同变更材料10监理工作总结①专题总结②月报总结③工程竣工总结④质量评价意见报告施工一建筑安装工程(一)土建(建筑与结构)工程1施工技术准备文件①施工组织设计②技术交底保存单位和保管建设单位期长期永久长期永久长期长期长期长期长期文件施工单位设计单位监理单位期长期长期长期长期长期短期短期长期长期∨∨∨∨∨归档文件③图纸会审记录④施工预算的编制和审查⑤施工日志2施工现场准备①控制网设置资料②工程定位测量资料③基槽开挖线测量资料④施工安全措施⑤施工环保措施3地基处理记录①地基钎控记录和钎探平面布点图②验槽记录和地基处理记录③桩基施工记录④试桩记录录①设计会议会审记录保存单建施设工单单位位长长期期短短期期短短期期长长期期长长期期长长期期短短期期短短期期永长久期永长久期永长久期长长期期永长久期和长期监理单位监理单位城建档∨∨∨∨∨∨∨∨长∨期长长期长期长期长期短期短期短期长期长期长②③5①②③④⑤⑥⑦6①②③归档文件明文件及复筋、防水材轻集料试筋、防水材轻集料出筋、防水材预制构件(钢、混凝土)出厂合格土壤(素土、灰土)干密度试验报告土壤(素土、灰土)击实试验报告保存单建施设工单单位位永长久期永长久期和长期监理单位监理单位城建档∨∨∨∨∨∨∨∨建设单建设单位期长期长期长期长期长期施工单位设计单位长期长期长期长期长期永久短长期长期长期长期长期监理单位④⑤⑥⑦⑧⑨⑩7①②③④8①②归档文件砂浆(试块)抗压强度试验报告混凝土(试块)抗压强度试验报告钢筋接头(焊接)试验报告表保存单位和∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨建设单建设单位期短期短期短期长期长期长期长期长期长期永久长期长期永久永施工单位长期长期长期长期长期长期长设计单位监理单位长期长期长期长③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩9①②③④归档文件保存单位和保管∨∨∨∨∨∨∨∨长期长期短期短期永久永久永久长期长期长期长期长长期长期长期长期长期⑤1①②③2①②③3①②③④⑤归档文件分部(子分部)工程质量验收记录存单建施设工单单位位久期永长久期和位期∨∨∨∨∨∨∨∨建设单位建设单位期短期长期长期长期长期长期长期长期永久长期长期永久施工单位长期长期长期长期长期设计单位监理单位长期长期长期456①②③④⑤⑥78①②③归档文件、电话水、通、阀门分部(子分部)工程质量验收记录保存单位和保管∨∨∨∨∨∨∨∨短期短期长期长期短期长期长期长期长期短期短期短期长期长期短期长期长期长期长期短期短期监理单位12二1234123456归档文件室外安装(给水、雨水、污水、热照明、电视、消防等)施工文件室外建筑环境(建筑小品、水景、道路园林绿化等)施工文件录保存单建施设工单单位位长期长期和设计单位∨∨∨∨∨∨∨长长期长期长期长期长期长期长期长期短期监理单位12123456789归档文件报告砂、石、砌块、水泥、钢筋(材)、保温材表砂、石、砌块、水泥、钢筋(材)、保温材书和出厂检(试)验报告及现场复试报告沥青混表沥青混格证和试的施工安装使用说明保存单建施设工单单位位长长期期长长期期和设计单位∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨建设建设单位长期长期长期长期长期短期长期长期长期短期长期长期长期施工单位设计单位监理单位12①②③④3①②③④4①②③5归档文件砂浆、混凝土试块强度、钢筋(材)等汇总表录告定记录钢筋(材)焊、连接试验报告保存单位和∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨建设单建设单位长期长期短期短期短期施工单位设计单位长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期监理单位67891①②③2①②③④3①归档文件理外观质桩基础试(检)验报告图记录钻孔(挖孔)桩混凝土浇灌记录钢结构等保存单位和长长长∨∨∨∨∨∨∨∨∨建设建设单位期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期施工单位期长期设计单位短期短期短监理单位②4①②③567891234归档文件厂(场)、站工程大型设备安装调试录保存单位和∨∨∨∨∨∨∨∨建设单建设单位期短期短期短期短期长期长期长期长期长期长期长期长期长期施工单位长期长期长期长期设计单位监理单位567812312345归档文件记录支(吊)架位置、各部位连接方式等供水、供热、供气管道吹破(冲)洗漆等检查记录隐蔽工程质量检查(验收)记录保存单位和∨∨∨∨∨∨∨建设单位建设单位长期长期长期长期长期长期永久永久施工单位长期长期长期长期设计单位永久永长期长监理单位67891212一1①②归档文件管网试运行记录录竣工总平面布置图(包括建筑、建筑小保存单位和永久永久图∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨建设建设单位久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永施工单位期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长设计单位监理单位③④⑤2①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩归档文件电气(包括电力、电讯、电视系统等)综合图保存单位和∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨建设建设单位久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久施工单位期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期设计单位监理单位1234567二123归档文件保存单位和∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨永久永永久永久永施工单位长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期设计单位监理单位456789一12二1归档文件空、水运等交通工程力、电讯等地竣工验收单位(子单位)工种质量验工验收记保存建设单位永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久文件单位和长∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨建设单位建设单位久永久永久永久永久永久永久永久永久永久施工单位期长期长期长期长期长期长期长期长期设计单位永久长期永久永监理单位234512345三12四1①②归档文件录竣工验收备案表(包括各专项验收认竣工验收备案表(包括各专项验收认保存单位和∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨23①②归档文件保存单建施设工单单位位久永久永久永久位和保管期限∨∨∨设计单位监理单位。由于寺院建筑的独立性，当没有地方政府的特殊要者卷卷内料其其人：月卷盒、卷夹封面AxB=310x220AxBx21030档号附录7：案卷脊背式样档案馆代号DD密密级保管期限共卷第卷档号B构造特征其他 工程概况表工程名称载客(货)建设单位：致致监理单位：位已取得主管单位审批建设许可证，我方已完成了开工前的各项准备工作，计划年月日开工，请审批。建设工程规划许可证(复印件)施工组织设计(含主要管理人员和特殊工资格证明)、通讯等已达到开工条件项目负责人(签字)：施工单位(章)：年月日总监理工程师(签字)：年月日监理单位审批后，建设单位、监理单位、施工单位各存一份 工程竣工报告A3编号：工程名称施工单位工程结构类型建筑面积层数工程开工日期年月日计划竣工日期年月日致监理单位：根据合同的约定，我方已完成合同规定的全部工作内容，工完场清，具备竣工项目负责人(签字)：施工单位(章)：年月日总监理工程师(签字)：年月日本表由施工单位填报，经监理单位审批后，建设单位、监理单位、施工单位各存一份 工程停工报告致监理单位：编号：工程于年月日开工。目前由于以下方面的原因，现要求停工原因：项目负责人(签字)：施工单位(章)：总监理工程师(签字)：年月日同意不同意年月日本表由施工单位填报，经监理单位审批后，建设单位、监理单位、施工单位各存一份 工程复工报告致监理单位：编号：工程于年月日开始停工。目前具备复工条件，特此报复工具备的条件：项目负责人(签字)：施工单位(章)：总监理工程师(签字)：年月日同意不同意年月日本表由施工单位填报，经监理单位审批后，建设单位、监理单位、施工单位各存一份分析单位数量共页第说明：汇总人审核人填报日期年月日序号监理单位审批后，建设单位、监理单位、施工单位各存一份记序号时间内页容第页整理人监理单位审批后，建设单位、监理单位、施工单位各存一份不合格项处置记录：工程名称工程名称发生/发现日期年月日不合格项发生部位于原因：致：发生严重□/一般□不技术质量安全工作记录：(技术质量安全工作活动，技术质量安全、检查验收情况记录人不合格项处置记录：年月日最高/最低温度生产情况记录：(施工项目内容、机械作业、班组工作、生产存在问题等)不合格项改正措施：：不合格项整改结果：致：。验收人：建设工程质量事故调(勘)查记录期年月日时分至时分单位姓名性别年龄职务电话等其他调(勘)查人调(勘)查时陪同调(勘)片料字共张共张关单位均保存一份建设工程质量事故报告书建筑面积 (m2)工程造价(元)点 (元)事故经过、后果与原因分析：事故发生后采取的措施：事故责任单位、责任人及处理意见：负责人报告日期年月日人本表由调查人填写，各有关单位均保存一份工程技术文件报审表工程技术文件报审表B编号：工程名称日期年月日现报关于()工程的技术管理文件，请予以审定。类别编制人册数页数□□□□施工单位名技术负责人申报称人位审核意见：监理审核意见：位各存一份。技术交底记录工程名称工程名称交底时间年月日：： 法、技术措施和尺寸、位置；设计变更的具体情况；质量和安全操作要技术负责人交底人接受交底人图纸会审记录工程名称工程名称共页第页地点记录整理人日期年月日序提出图纸问题图纸修订意见号建设单位盖章设计单位盖章监理单位盖章施工单位盖章交底记录B编号：工程名称共页第页地点日期年月日 字 设计变更、洽商记录建设单位签字盖章栏工工程定位测量记录定位示意图：抄测结果：参加单位：期技术负责人测量负责人各保存一份。建设(监理)地基验槽记录日期轴线部位长度 )槽底宽度 ) ) 日备注存在问题及处理结果验槽结论本表由施工单位填写，城建档案馆、建设单位、监理单位、施工单位各存一份楼层放线记录日期年月日放线依据：放线简图：检查结论：见：建设(监理)沉降观测记录观测日期自年月日至年月日观测点布置简图：期高 量 号技术负责人审核人施测人观测单位印章一份。位工程名称：观观观观楼测本层累计楼测本层累计楼测本层累计楼测本层累计层日偏差偏差层日偏差偏差层日偏差偏差层日偏差偏差期期期期一层层层层层层层层层层最大偏差：技术负责人测量人建设(监理)单位工程名称工程名称隐蔽日期年月日我方已完成(层)(轴线或房间)(高程) (部位)的()工程，经我方检验，符合设计、规范要求，特依据：施工图纸(施工图纸编号设计变更/洽商(材质：主要材料)、)和有关规范、规程。□同意隐蔽□修改后自行隐蔽□不同意，修改后重新报验质量问题：参加建设(监理)单施工单位松滋市建筑工程总公司宜昌分公司人员位签字技术负责人质检员工长本表由施工单位填写，城建档案馆、建设单位、监理单位、施工单位各存一份预检工程检查记录表内容：检查日期预检楼层高程依据：施工图纸(施工图纸编号)、设计变更/洽商()和有关规范、规程。特殊工艺：查意见：□合格□不合格质量问题：技术负责人质检员工长编施工通用记录表施工内容：施工依据与材质：质量问题：建设(监理)单位参加人员签字工长检查交接记录表交接部位交接日期年月日交接简要说明方单位共同检查：留符合设计要求和(GB502-2002、GB502-2002)规定，验收合格，同意移题签字栏方方情拌养工程名称浇筑部位及结构名等级混凝土(标施工单位捣固方法机械施工日期良好气温℃拆模日