外贸函电书写格式

7CofBusinessLetter1、Courtesy礼貌2、Consideration体谅3、Completeness完整4、Clarity清楚

5、Conciseness简洁6、Concreteness具体7、Correctness正确第一页，共40页。Abusinessletteriswrittenforthepurposeofrequestingorconveyinginformation,makingarrangementsforbusinessactivitiesordealingwithmattersconcerningbusinessnegotiations.Whatonewritesshouldbefreefromgrammaticalblemishes,andalsofreefromtheslightestpossibilityofbeingmisunderstood.Clarity,concisenessandcourtesy

aretheessentialqualitiesofbusinessletters.Moreover,completecontents,correctinformationandlanguage,concreteideasandconsiderationforthecustomers’needsarealsoimportant.Althoughalessconventionalandfriendlierstyleispreferrednowadaysinbusinessletterwriting,itisstillbettertofollowasetstandarddeterminedbycustomasthebusinessworldhasbecomeaccustomedtosuchestablishedpractices.第二页，共40页。PartsofaBusinessLetter

信件组成部分EssentialParts必要部分1.Theletterhead 信头2.Thedateline 日期3.Theinsidenameandaddress收信人名称地址4.Thesalutation 称呼5.Thebodyoftheletter 信文6.Thecomplimentaryclose 结尾敬语7.Thesignature 落款第三页，共40页。OptionalParts附加部分8.

Theattentionline

具体收信人9.Thesubjectline 事由10.Thereferencenotation 案号11.

Theenclosure

附件12.

Thecarboncopynotation

抄送13.

Thepostscript 附言第四页，共40页。1.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-602810.OurRef.YourRef.2.Date:15thNovember,20--3.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England8.Attention:ImportDept.4.DearSirs,9.AquaticProducts

5.Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

6.Yourstruly,

7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)10.QS/AN11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOffice13.P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.信函组成部分示例点击察看示例第五页，共40页。组成部分分项示例1.

ChinaNationalCereals,Oils&FoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028 OurRef.YourRef.2.Date:15thNovember,20--信头日期第六页，共40页。3.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England8.Attention:ImportDept.4.DearSirs,9.AquaticProducts收信人名称和地址具体收信人称呼事由第七页，共40页。5.

Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

6. Yourstruly,

7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)结尾敬语信文落款第八页，共40页。10.QS/AN11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOffice13. P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.案号附件抄送附言第九页，共40页。LayoutofaBusinessLetter

商业信函的格式ThreemajorformsIndentedForm

缩格式BlockedForm

齐头式ModifiedBlockedForm

改良齐头式点击察看示例第十页，共40页。缩格式示例日期靠右具体收信人和事由居中段首缩格结尾敬语和落款偏右第十一页，共40页。除信头外全部左对齐段落之间用空格齐头式示例第十二页，共40页。案号和日期靠右落款偏右改良齐头式示例第十三页，共40页。各部分写法信头和收信人名称、地址

英语：名称在上，地址在下

地址先小后大中文：名称在上，地址在下地址先大后小第十四页，共40页。名称、地址AUKaddress:

AirEnvironmentalMechanicalEquipmentLimited2076WestMainStreetDevon,EX140RAU.K.

公司名称门牌号街道城市邮编(在国家之前)国家第十五页，共40页。中国地址名称用英文写SinochemJiangsuImportandExportCorporationJiangsuInternationalBusinessMansion,50ZhonghuaRoad,Nanjing210001,P.R.China

单位名称门牌号大楼名称街道邮编(在国家之前)城市国家第十六页，共40页。用汉语拼音直译;一个地名只大写第一个字母例如：“河南新乡青岛” Xinxiang,HenanXinXiang,HeNan可用缩写:

Rd.=Road,Fl.=Floor,Ave=Avenue中国地名的翻译规范第十七页，共40页。日期位置：美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下均可以齐头，也可以靠右写法：美式：月-日-年英式：日-月-年第十八页，共40页。美式日期举例日期信头收信人名称地址第十九页，共40页。英式日期举例日期收信人名称地址称呼信头第二十页，共40页。日期写法注意事项月份最好用文字，如：

1. 2ndMay,20--

2. 2May,20--

3. September21st,20--4. September21,20--

5. 25Aug.20--

6. Oct.10,20--避免月份用数字，如11/12/20--主意标点符号！第二十一页，共40页。称呼位置：必须齐头正规场合下常用：对男士：DearSir,或DearSirs,或Gentlemen:对女士：DearMadam,或DearMesdames,建议使用：DearMr.Johnson,或DearJack,

词首字母全大写，用逗号或不用标点符号Gentlemen后用冒号第二十二页，共40页。结尾敬语位置：齐头式靠左对齐，缩格式偏右正规场合下常用：1.Yoursfaithfully,2.Yourstruly,3.Faithfullyyours,4.Trulyyours,建议使用：Yourssincerely,或Sincerelyyours,第二个单词小写，结尾用逗号或不用标点符号第二十三页，共40页。称呼与结尾敬语的对应关系建议使用第二十四页，共40页。落款结尾敬语手写签名打印签名职务公司名称第二十五页，共40页。具体收信人位置：

1.

收信人名称地址之下2.齐头式靠左，缩格式居中3.要加下划线表示的是承办本信件的具体个人或部门

1.Attention:Mr.H.A.Donnan,ExportManager2.AttentionofMr.Cave3.TotheattentionofMr.LiuMing

4.ATTN:Mr.Iverson第二十六页，共40页。事由位置：

1.称呼和正文之间2.齐头式靠左，缩格式居中3.要加下划线表示的是该信函的主题

1.Re:YourOrderNo.4632.Subject:SHEEPWOOL 3.ContractNo.8904第二十七页，共40页。附件位置：

落款之下，左对齐说明该信件有附件

1.Enclosure2.Enc.3.Encl.AsStated4.Enclosure:Brochure第二十八页，共40页。抄送位置：附件之下，左对齐表示该信件同时抄送给他人1.明抄：ccMarketingDepartment2.暗抄：bccMr.SimpsonCarboncopy,收信人知道被抄送Blindcarboncopy,收信人不知道被抄送，只出现在发给被抄送人的信件里第二十九页，共40页。EnvelopeAddressing

信封格式第三十页，共40页。写信人在上，收信人在下信封格式不一,根据收信人名称地址的写法通常分两种格式：缩格式：收信人名称地址逐行右缩齐头式：收信人名称地址左端对齐第三十一页，共40页。缩格式举例收信人名称地址：逐行右缩写信人名称地址第三十二页，共40页。齐头式举例写信人名称地址收信人名称地址：左端对齐第三十三页，共40页。邮寄方式ViaAirMail(ByAirmail,orParAvion)航空Registered 挂号ParcelPost 邮包Express 快递SamplesPost 样品第三十四页，共40页。捎交Mr.CharlesWoodKindnessofMr.J.W.Smith由Mr.J.W.Smith捎交给Mr.CharlesWood第三十五页，共40页。转交最终收信人转交人转交人地址第三十六页，共40页。LayoutofE-mails

电子邮件格式第三十七页，共40页。外发的邮件收件人被抄送人被暗抄人事由主体部分添加附件处第三十八页，共40页。接收的邮件主体部分发件人收件人被抄送人事由日期附件第三十九页，共40页