公司档案管理规定模版模版

档案管理规定 第一条为了加强档案的规范管理，充分发挥档案的作用，特制订本规定。第二条本规定所称的档案，是指本单位有保存价值的各种文字、图表、账册、报表、证件、音像、图片、电子文档、技术资料、电脑盘片、荣誉实物等各种形式的历史记录。第三条指定专人（或兼职）管理档案。第四条档案管理包括档案材料的收集、整理、鉴定、保管、编目、统计和提供利用等工作。第五条档案工作实行统一领导、分级管理、分级查阅的原则，逐步推行网络化管理，实现档案管理的规范化、系统化和现代化。各单位办公室应根据单位实际不断完善档案制度，确保档案安全保管和利用。第六条各单位档案管理人员要严格执行国家有关档案工作的法律、法规，履行工作职责，刻苦钻研业务，不断提高档案科学管理水平。第七条各单位应依据国家档案管理的有关规定，积极创造条件设立、设置集中统一的档案室（柜）。按分级管理的要求，对常用的档案资料和当年的档案资料，由负有档案管理责任的部门设立档案室（柜）自行保管。需长期、永久保存的档案资料可集中统一管理。第八条档案的形成与立卷归档（一）各单位应指定专人负责做好档案的预立卷工作，归档前负责收集、整理、立卷、装订，于次年3月归档。各单位办公室应对档案工作适时进行指导和检查。（二）为充分制与保管工作。（三）各单位办公室要严格执行有关档案管理工作的方针、政策，接受上级档案部门的业务指导、监督和检查。第九条文件材料的归档要求（一）按照归档范围，应归档的文件材料必须齐全、完整。（二）进。（三）案卷标题拟写要简明扼要，能确切反映卷内文件的内容，便于保管和利用。（四）卷内文件要逐页编号，填写卷内目录，备考表。（五）立卷装订时，应将文件排列整齐，破损的文件要进行裱糊，并去掉其中的金属物，用坚固的线绳装订，做到案卷装订结实，封面书写整洁。第十条文件材料的归档时间各单位将当年办理完毕具有长期保存价值的各种文件材料，按照它们的自然形成规律，保持它们之间的历史联系，正确分类、整理、立卷、编目、装订、造册，并于次年三月底之前向集团办公室移交归档。第十一条向集团办公室移交归档时，交接双方根据移交目录一式二份清点核对，经确认无误后履行签字手续。第十二条文件档案的管理与利用（一）档案应建立检查统计制度，对档案的收进、移送、保管、利用等情况进行定期的检查与统计，并按规定向上级业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。（二）定期检查档案保管情况，如发现有破损或变质的档案要及时修补与复制，延长档案寿命。（三）档案室（柜）应做到安全、整洁，案卷排列整齐，库房要落实防火、防高温高湿、防虫、防光、防尘、防盗等防护措施。（四）档案借阅，根据档案的密级确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，做到既保密，又便于利用。各单位或个人查阅与之业务有关的档案，需经管理部门负责人批准，方可借阅。凡查阅其他部门或单位的重要档案，需经集团分管领导批准。未经集团人事分管领导批准不得查阅人事档案。档案阅毕，须当面检点清楚，并及时办理归还手续。如发现档案有遗失、缺损、涂改等情况，应立即追查并及时向管理部门负责人报告，严重的需及时向上级分管领导报告给予处理。（五）档案管理人员和档案借阅者，必须爱护档案，维护档案的历史面貌。不得对档案进行任何勾划、折卷、剪裁、涂抹或损坏，未经许可不得擅自复制。（六）档案应根据需要，编制必要的检索工具和各种参考资料，做到查找迅速，方便利用。（七）文件档案逐步采用计算机辅助管理，实现档案管理科学化、现代化。第十三条档案的鉴定与销毁（一）鉴定档案的目的是为了准确地确定档案的保存价值，更好地保管和利用。各单位于每年3月底之前做好历年保存档案的鉴定工作，对失去保存价值的档案，由集团办公室会同有关单位（部门）负责鉴定工作，在集团分管领导的主持下进行统一销毁处理。（二）销毁档案必须注意保密，应该指定专人负责监销，防止档案遗失和泄密，监销人员要在销毁清单上签字。（三）未经鉴定或未报集团领导审批之前，任何人不得私自销毁档案。如有随意摘录、销毁档案者，应根据具体情节予以行政处分，直至追究法律责任。第十四条档案备份（一）各单位所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。（二）部门应尽量采用计算机管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入计算机的资料、档案，按《信息系统管理制度》相关规定执行。（三）备份盘与源盘应分开存放，特别重要的备份盘应异地存放。第十五条档案管理人员在调离原岗位或离职时，应按规定办理移交手续，经检验无误后，才能办理其他相关人事手续。第十六条音像资料归档（一）各单位应按档案管理的要求做好音像资料的收集、保存工作。（二）音像资料的归档时间与文件归档时间同步。第十七条报刊、杂志及音像资料整理（一）图书、报刊、画册按年代、主题分类和编号。（二）照片档案按年代、主题分类。同属一类的照片按时间顺序填写其底片号，底片在卷宗内编流水号。数码照片转刻光盘后编号存档。（三）音、视频资料按年代、主题分类，按内容编号，相同内容录、刻数盘的视为同一个案卷。第十八条音像资料保管（一）保管期限视内容的重要程度、可靠性、有效性等划定。（二）资料归档前要进行检查，对已被污损的要进行必要的技术处理。（三）底片、胶片、光盘、音、像带等要按一定的存放要求进行保存，对不能满足保存条件的，则必须加强日常的检查。（四）归档的音像资料任何人不得私自进行涂改和撤销，其鉴定和销毁按本制度第十四条的有关规定执行。第十九条违规处理有下列行为之一，据情节轻重，按照《保密工作制度》予以处理，若构成犯罪依法追究法律责任：（一）毁损、丢失或擅自