文书档案整理方法步骤

学习内容一、2015版与2000版《归档文件整理规则》的区别二、云南省档案局文书档案整理新思路三、文书档案整理方法步骤第一页，共56页。

一、2015版与2000版《归档文件整理规则》的区别1、将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；2、调整归档文件的分类方法为：（1）规模大的单位采用“年度—机构（问题）—保管期限”或“年度—保管期限—机构（问题）”三级分类法；（2）规模小的单位可以采取“年度—保管期限”两级分类法；第二页，共56页。3、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；4、增加归档文件档号结构要求；（1）档号：归档文件在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合第三页，共56页。

（2）文书档案档号结构宜为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号上下位代码之间用“—”连接，同一级代码之间用“·”分开。如：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001。

第四页，共56页。5、将室编件号和馆编件号统一为件号；第五页，共56页。6、在附录中增加归档章示例、直角装订法。归档章式样（全宗号）（年度）（件号）（机构或问题）（保管期限）（页数）归档章示例1Z10920151BGSY38归档章示例2Z10920151办公室永久38

长：3×15mm宽：2×8mm第六页，共56页。直角装订法第七页，共56页。7、归档文件目录由7列增加到了9列，并且须横向打印归档文件目录序号档号文号责任者题名日期密级页数备注第八页，共56页。

二、云南省档案局文书档案整理新思路

文书档案统一分为四大类：发文件、办文件、批示件和其他，且保管期限均为永久。第九页，共56页。

三、文书档案整理的方法步骤

最重要的一点：首先依据8号令（机关、团体）或10号令（企业）制定文书档案归档范围、保管期限表及分类方案。步骤：收集—鉴定—装订—分类—排列—编号（编页）—编目—装盒—入柜九个步骤第十页，共56页。第一步收集

将同一年度下本单位产生的所有文件材料以及外单位来文全部收集起来。第十一页，共56页。第二步鉴定

根据本单位制定的文件材料归档范围和保管期限表对文件材料进行鉴定，剔除重份和勿需归档的文件。第十二页，共56页。第三步装订

正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议记要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。去除易锈蚀的订书钉，厚一点的采用三孔一线装订，稍溥一点的采用直角装订、缝纫机压边装订或不锈钢订书钉装订起来。注意：正本在前，副本在后。第十三页，共56页。第四步分类

根据省档案局要求分为：发文件、办文件、批示件、其他四大类，保管期限都是永久。即云南文书档案分类方法归结为四种：（一）规模大的单位按“年度-机构（问题）-保管期限”分1、“年度-发文件-永久”2、“年度-办文件-永久”；

3、“年度-批示件-永久”4、“年度-其他-永久”。或按“年度-保管期限-机构（问题）”分1、“年度-永久-发文件”2、“年度-永久-办文件”；3、“年度-永久-批示件”4、“年度-永久-其他”。（二）规模小的单位按“年度-保管期限”分“年度-永久”第十四页，共56页。（一）发文件

涵义：指本单位正式发文（包括编有文号的发文、编号发出的传真电报、有编号的简报、信息等）形成的材料。其正本文件+发文审批单+文稿+附件（如：拟办意见、依据材料、背景材料、有关材料等）为一件档案。第十五页，共56页。

注意：

1、由单位公文管理部门或人员负责归档。

2、发文件应全部归档；3、机构（问题）栏填写其“发文机关代字”。如：“云档发”、“云档办发”等；4、同一年度的每种发文件，分别按其发文字号顺序排列，并从“1”开始编制“室编件号”。第十六页，共56页。例：发文件第十七页，共56页。例：发文件第十八页，共56页。（二）办文件

涵义：指对外单位来文（包括编号及未编号文件、传真电报、信函等）或本单位内设部门上报文件进行办理形成的材料。其“文件处理签+办理意见+来文或材料”为一件文件。不是所有办文件都需要归档。普发性文件或仅传阅而无须其他处理的文件不归档，可根据需要纳入资料管理。第十九页，共56页。

注意：

1、根据各单位具体管理模式，可由单位公文管理部门集中统一归档，或由承办部门初步整理后，按年度批量归档。

2、机构（问题）栏统一填写“办文件”；

3、同一年度所有办文件按归档时间排列，从“1”开始顺序编写“室编件号”。第二十页，共56页。例：办文件第二十一页，共56页。例：办文件《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》第二十二页，共56页。例：办文件第二十三页，共56页。（三）批示件

涵义：指上级领导对本地区本单位事务进行批示，本单位领导在相关材料上直接批示形成的材料。注意：

1、每份领导批示为一件文书档案。

2、由其管理部门或人员负责归档。3、批示件应全部归档；

第二十四页，共56页。

4、机构（问题）栏统一填写“批示件”；

5、同一年度的批示件按归档时间排序，从“1”开始顺序编制“室编件号”；

6、即使当年度批示件数量较少，也应单独分类整理装盒。

7、如领导仅在某份文件上仅签名表示已阅而无其他意义的，无须归档。第二十五页，共56页。例：批示件第二十六页，共56页。例：批示件第二十七页，共56页。例：批示件第二十八页，共56页。例：批示件（国家档案局定于10月13-17日在广西南宁举办口述历史采集培训班（针对广西档案部门），拟请我局熟悉该项工作的一位领导于10月16日下午到培训班作一个小时的讲座，食宿由国家局负责，请派员支持，盼复。）第二十九页，共56页。（四）其他

涵义：本单位除发文件、办文件、批示件外的其他文件材料。如：本单位党组会议记录和其他有价值的记录本；本单位发出的未编号的文件、信息；本单位召开会议、组织重大活动形成的会议（活动）指南、方案、签到表、领导讲话、交流发言、参阅材料、席位单、总结等文件材料；本单位重要的合同、协议、资产管理的凭证性材料、各类介绍信、证明存根；人事、纪检方面具有保存价值的文件材料；本单位年度收发文登记册、用印登记册、业务统计年报；各类报刊有关本单位的新闻报到；本单位认为有归档保存价值的文字、表册等。第三十页，共56页。

注意：

1、按照“谁形成、谁办理、谁负责”的原则，采取“随办随归”的方式，办理完毕即刻向档案室归档。或由部门初步整理后，按年度批量向档案室归档。

2、每份／册为一件；

3、机构（问题）栏统一填“其他”；

4、同一年度归档的“其他”类文件材料，按归档时间排列，从“1”开始顺序编制“室编件号”。第三十一页，共56页。例：其他第三十二页，共56页。例：其他第三十三页，共56页。例：其他第三十四页，共56页。要注意办文件向发文件的转换以及批示件向发文件、办文件的转换第三十五页，共56页。第五步排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。注意：会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

1、发文件按各自的发文编号排列，发文编号就等于流水号；归档章和档案盒脊上机构（问题）一栏填写“发文机关代字”；

2、办文件、批示件、其他件可以相近问题相对集中，然后按文件时间的先后顺序或者处理文件的先后顺序排列。第三十六页，共56页。第六步编号（编页）

盖归档章在文件首页上端的居中位置、或空白处盖规范的归档章并填写相关内容。盖章要清晰端正，填写齐全准确。第三十七页，共56页。

1、编号：根据文件的排列顺序给文件编制“室编件号”即：从“1”开始编制流水号。2、编页：以件为单位，在文件正面右上角或背面左上角的空白位置编写页码。第三十八页，共56页。2015版《规则》归档章式样第三十九页，共56页。40

归档章16×45mm（全宗号）

（年度）（件号）＊（机构或问题）（保管期限）(页数）下图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置2×83×15第四十页，共56页。首页上端空白处7620161SDFY38第四十一页，共56页。首页上端空白处7620161昭市档发永久38第四十二页，共56页。

注意：在编号时不应考虑分盒问题，即装盒后最低一级类目中各盒内的文件编号是连续的，如第一盒从1—20号，第2盒从21号开始编起。第四十三页，共56页。第七步编目

编制归档文件目录使用云南省档案局统一要求的档案管理软件，按要求录入相关信息后，自动生成归档文件目录，打印输出即可。第四十四页，共56页。归档文件目录填写式样序号档号文号责任者题名日期密级页数备注10076-WS·2015-Y-SDF-0001昭市档发〔2015〕8号昭通市档案局关于转发《省档案局关于开展档案201504253第2页有破损安全执法检查的通知》的通知第四十五页，共56页。归档文件目录封面式样及填写

归档文件目录全宗名称昭通市档案局年度2015

保管期限永久

机构昭市档发（问题）第四十六页，共56页。将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并逐项填写档案盒封面、盒脊和备考表。第八步装盒第四十七页，共56页。文书档案的装盒

同一类型的档案集中装一盒，属于发文的，每一种发文单独装盒，只有一件的单独装盒。第四十八页，共56页。全宗号76年度2014保管期限永久*机构（问题）昭市档发起止件号128盒号档案盒盒脊式样全宗号76年度2014保管期限永久*机构（问题）昭市档发起止件号128盒号档案盒底边式样第四十九页，共56页。

盒内文件情况说明盒内第1件第2页原件有破损，第8件原件缺第4页整理人：李玉芳年月日检查人：王丽红年月日盒内备考表填写式样第五十页，共56页。第九步入柜1、涵义：按照档案分类方法和目录装订方式，将已经整理好的文书档案案卷（盒）按次序进行装橱或上架。

2、入柜原则：从左至右，由上至下。第五十一页，共56页。3、排列方法（1）期限—年度法永久：2001（发、办、批、其）-2002（发、办、批、其）-2003（发、办、批、其）-……-2013（发、办、批、其）……；

30年：2001-2002-2003-……-2014……；

10年：2001-2002-2003-……-2014……。

※（2）年度—期限法

2001年：永久（发、办、批、其）+30年（发、办、批、其）+10年（发、办、批、其）；

2002年：永久+30年+10