借款和报销管理制度

南京祥运电子商务股份有限公司借款和报销管理制度总那么〔一〕为了加强公司内部管理，标准公司财务行为,倡议一切以业务为重指导思想，合理限制费用支出，特制定本制度。〔二〕本制度适用公司全体员工。二、借支管理规定及借支流程〔一〕借款标准1、员工借款须确有工作须要，个人借款一般不超过其半个月工资总额；2、试用期员工原那么上不允许借款，确需借款由主管领导担保，方能办理手续，假设借款人未能归还借款，主管领导应负连带责任；3、借款人需遵照借款单上注明还款日期还款〔财务部应刚好提示、督促借款人员报销或归还借款〕，如不能刚好冲销需说明状况并经总经理同意，否那么逾期未冲销借款将从工资中扣除4、个人非公缘由一律不得向公司借支。借款管理规定1、员工到财务部办理借款手续时，必需持有经人事行政总监或总经理审批报告，例如：①办理出差借款须要先填写《出差申请表》，经相关领导审批；②购置办公用品借款，需先填写《办公用品购置申请表》；③其他借款如周转金，活动经费等须要先申请报告并经相关领导审批。2、出差借款：出差人员凭审批后《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

3、其他临时借款，如业务费、周转金、购置办公用品等，借款人员应刚好报帐，除周转金外其他借款原那么上不允许跨月借支。

4、各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

5、借款销账规定：借款销帐时应以《借款单》为依据，据实报销，超出申请单范围运用，须经人事行政总监或总经理批准，否那么财务人员有权拒绝销帐；

6、借款未还者原那么上不得再次借款，逾期未还借款者转为个人借款从工资中扣回。借款流程

1、借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一样，不得涂改)、支票或现金。

≤5000元，行政总监审批2、审批流程：部门主管签字→财务经理审核→

＞5000元，总经理审批3、财务付款：借款凭审批后《借款单》到财务部出纳处办理领款手续。

三、日常费用报销制度及流程〔一〕报销人必需取得合法有效报销单据(发票)，发票抬头必需是公司名称。无法取得合法有效报销单据财务部拒绝放款，除非得到总经理特许。〔二〕费用报销单填写及票据粘贴要求：1、报销单据填写应力求干净美观，不得随意涂改；不得用订书机，回形针，大头钉黏贴，必需用胶棒或胶水黏贴坚实。2、报销单封面及封面后票据必需大小一样，各票据不得突出于封面之外〔票据过大时应按封面大小折叠好〕；3、各票据应匀整贴在报销单封面后，整份报销单各局部厚度应尽量保持一样；4、假设报销票据面积大小一样或相像〔如车票等〕，需有层次序列张贴；5、报销单据金额、类型一样〔如车票等〕，应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地查阅到报销金额；7、报销单据一律用黑色签字笔填写；8、报销单各工程应填写完整，大小写金额一样，并经部门领导有效批准；9、有实物报销单据须由验收人验收后在发票反面签名确认，需入库实物单据应附入库单。人事行政总监审批费用报销流程：人事行政总监审批≤5000元财务负责人复核部门负责人签字确认财务负责人复核部门负责人签字确认经办人填写报销单总经理审批总经理审批＞5000元经办人签字领款出纳审核并付款经办人签字领款出纳审核并付款〔四〕差旅费报销规定1、出差报销金额：①住宿费报销时必需供应住宿发票，实际发生额未到达住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准局部由员工自行担当。

②实际出差天数计算以所乘交通工具启程时间到返京时间为准，12：00以后启程(或12：00以前到达)以半天计，12：00以前启程(或12：00以后到达)以一天计。

③伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原那么上接受额度内据实报销形式，特殊状况无相关票据时可按标准领取补贴。

④宴请客户需由总经理批准前方可报销款待费，同时按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天伙食补贴。

⑤出差时由对方接待单位供应餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。⑥凡购置打折机票〔票面有不得签转更改字样〕，在报销时必需按打折后实际价格填写，如有弄虚作假，一经发觉后将加倍扣还。附件：差旅费报销标准职务交通工具住宿标准伙食标准外埠市内交通费用一般员工火车硬卧150元/天50元/天30元/天部门负责人火车硬卧200元/天60元/天40元/天总经理及以上飞机实报实销实报实销实报实销2、因公出差办理程序：①因公出差员工必需事先填写《出差申请单》，注明出差伴同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。②出差人员借款需持批准后《出差申请单》填写《借款申请单》，由部门负责人批准，财务负责人复核，公司负责人审批前方可借款，原那么前次出差没有销账，本次出差不予借款。③凡及原《出差申请单》规定地点、天数、人数、交通工具不符差旅费不予报销，因特殊缘由或状况变更需变更路途、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署看法前方可报销。④出差期间发生共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。⑤出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，依据差旅费标准填写《费用报销单》，后附《出差申请单》，执行费用报销流程。办公费报销规定1、办公用品将由行政部依据各部门实际工作需求在月底统计物品种类、数量，编制《月度选购 准备》，填写购置办公用品《借款单》，后附《办公用品请购单》；月度选购 准备表经财务负责人审核，行政人事总监签字同意前方可选购 。2、所购办公用品、低值易耗品，实行定人验收、保管、领用登记方法。3、行政部选购 专员在借款之后3个工作日内，必需选购 完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程；4、报销单填写确保正确、干净，并供应正规发票、签呈等。〔六〕交通费报销规定1、员工外出办事原那么上应尽量乘坐公交车，特殊状况经部门经理以上〔含〕事先批准，可以乘坐出租车；2、整理交通车票(含因公公交车票)，报销单上需注明时间、路程起始点、外出工作内容等。3、按日常费用审批程序审批，执行费用报销流程。〔七〕软件及固定资产购置规定1、填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。

2、报销标准：相关合同协议及批准生效购置申请。

3、结账报销：(1)资产验收(软件应安装调试)无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单(经办人在发票反面签字并附出入库单)；(2)按资金支出规定审批程序审批；(3)财务部依据审批后报销单以支票形式付款；(4)假设需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

〔八〕其他专项支出报销制度及流程

1、费用范围：其他专项支出包括其他全部特地立项费用(含询问参谋、广告及传播活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。

2、费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理依据实际须要向总经理提交请示报告(含工程可行性分析、费用预算及相关收益预料表等)，经总经理签署审核看法后报董事长及其授权人审批。.审批后报告文件到财务部备案，以便财务备款。

3、签订合同：由干脆负责部门及合作方签订正式合作合同，(合同签订前由公司法律参谋审核，合同应注明付款方式等)。

4、付款流程：(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写标准参照日常费用报销一般规定)；(2)按审批程序审批：主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批；(3)财务部依据审批后报销单金额付款；(4)假设需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。〔九〕款待费、培训费、资料费及其他报销规定

1、款待费：为了标准款待费支出，款待费应事前征得行政人事总监或总经理同意。款待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

2、培训费:为了便于公司依据须要统筹支配，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应刚好报送人力资源。人力资源依据实际须要编制培训准备报总经理审批。培训费由人力资源部人员依据审批程序及报销程序办理报销手续。

3、资料费：在保证满足须要前提下，尽量节约本钱，留意资源共享。各部门在购置资料前必需先填写《资料申请表》，在报销前必需到行政部资料管理人员处进展登记(资料管理人员在资料发票反面签字)。资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后报销单及申请表到财务处办理报销手续。4、其他费用：依据实际须要据实支付，报销参照日常费用报销制度及流程办理。

〔十〕为了便利员工费用报销，财务部将报销时间具体支配如下1、每周报销一次，公司财务部每周五为财务报销日，每周五中午十二点之前将审批过报销单集中到出纳处；假设当月最终一个报销日在该月28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停顿财务报销。2、借款