有效的时间管理

有效的时间管理第1页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间与管理顾计平第2页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间管理1、请回答下列几个问题：你昨天工作几个小时？你做了几件事？有几件事是你计划要做的？做事时有没有被干扰？被干扰了几次？你是否觉得事倍功半？你是否觉得部分的光阴被虚掷了？你昨天的睡眠有几个小时？如果再从新有昨天，你会如何过？对于未来只剩下的有限时间可以运用，你害怕吗？如果让你每天多出百分之十的时间，对你有何意义？ 第3页，共56页，2023年，2月20日，星期六2、时间是否：

是抽象的具体的是整体的切割的是松散的紧绷的是个人的组织的是可以调整的固定的是有限的可以创造出来的是有价的是免费的时间还有什么特性？时间管理第4页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间管理3、身为一名上班族，您的时间是怎么应用的？

作计划组织开发作报价/建议书旅途/交通处理人际问题拜访客户职工辅导联系协调作报告阅读资料开会、受训其它第5页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间管理4、现代上班族时间使用特征：需要高度的个人精力：不同的需求来自组织的内部与外部超荷和超时工作：每日工作十四小时狂热投入：电话、开会、资料过滤、作示范、拜访客户、社交活动破碎的时光片段：过多的干扰与意外肤浅：无暇深入而被迫作急就章的决策被日历作时间管理：无议程、无意义的会太多第6页，共56页，2023年，2月20日，星期六4、现代上班族时间使用特征：经常变更优先顺序过分着重于眼前的问题无法顾及长期的工作目标授权与被授权的不足拜访客户时的等待交通的拥塞与等待时间管理第7页，共56页，2023年，2月20日，星期六课程大纲第一单元：时间领导

--绩效与效率

--时间投资报酬原则

--个人时间领导

--计划型工作规则第二单元：目标管理

--部门时间领导

--员工时间规划第8页，共56页，2023年，2月20日，星期六第三单元：行动技巧

--部门时间运用的分配与分析--最佳时间计划

--员工时间运用辅导技巧

--行动方案第四单元：效果

--无压力的工作情境课程大纲第9页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间的特性时间永远不少，因为它永远不缩时间永远不够，因为它永远不多在期望时，总嫌它蹉跎在欢乐时，总嫌它飞梭从大处看，时间可以无限延伸的从小处看，时间可以无限分割的我们常忽视时间，却更常为它的消逝扼腕没有时间，我们无事可成在生命的延续中，我们从未真正的将它遗留给子孙然而，但它的价值却是无可磨灭！------麦迪格：《缘迹》第10页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间管理的法则第一法则：掌握时间及掌握生命*资源的掌握与管理*增强掌握度*发挥管理效能*常见的现象*时间的损耗第11页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间管理的法则第二法则：个人的时间价值观与成就感第12页，共56页，2023年，2月20日，星期六第三法则：实践个人的价值观

*未来远景*使命感*生命的TIMELINE*目标与任务*优先策略时间管理的法则第13页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间管理法则第四法则：突破障碍第14页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间管理法则第五法则：专注 *杠杆原理 *时间计划 *计划时间*激光思考法*每日工作表*毅力与习惯第15页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间绩效的基本认识时间绩效=时间的产出（有行的、无形的）/时间的投入（的多少）

或=计划所需使用的时间/实际使用的时间时间的生产力=时间的报酬/时间的成本工作的时间绩效

=工作的成果/工作的时间投资第16页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间绩效的改善途径：1、降低资源的投入：改进时间效率与工作方法—省工、省时、无浪费2、增加成果/报酬：改善绩效与目标规划—增加成果、增加品质、创造附加价值时间绩效的基本认识第17页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间规划原理组织经营宗旨角色目标角色目标计划时程安排授权长期性规划事物（计划型）第18页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间规划金字塔

每日每周每月每季每年长期时间规划原理

第19页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间管理的基本认识1、基本观念

—时间是独特的资源，需要完备的分析与计划，才能获利

—时间管理的原则不仅在了解时间的运用，并要利用时间以解决问题

—通过时间管理可以增进工作的效率与绩效

—时间管理是一种个人的管理技巧，适合于个人的作业风格与状况

—增进时间的工作绩效，需要有破除旧习的勇气与毅力第20页，共56页，2023年，2月20日，星期六2、管理的原则

原则一：控制时间的分配 原则二：掌握影响时间的因素：必要性、适用性、效率性 原则三：充分利用高效能时段（PrimeTime） 原则四：设置优先顺序：判断法、比较法、适时法 原则五：计划时间的运用时间管理的基本认识第21页，共56页，2023年，2月20日，星期六3、管理效益

—主动规划生涯

—扩大学习领域

—增进人际关系

—改善优质生活

—突破人生挑战时间管理的基本认识第22页，共56页，2023年，2月20日，星期六4、业务人员的工作绩效

—增进客户沟通及销售机会

—促进客户关系与了解

—扩增新客户的接触

—良好的工作品质

—无压力的工作情境时间管理的基本认识第23页，共56页，2023年，2月20日，星期六5、节省时间的方法：创造出的自由时间=增加效率+少做事时间管理的基本认识时间的节约少做事增加办事效率授权说“不”少管他人瓦上霜过滤干扰排定优先顺序拟订作业系统使用录音机利用日历专心倾听有效会议定时反省第24页，共56页，2023年，2月20日，星期六A、授权：效果：助理受到激励，得到工作满足感。业务人员获得较多的时间去作计划与拜访。考虑因素：让助理了解

1、授权的目的与任务需求以及工作的过程与成果。

2、授权的范围：执行，并定期报告；执行，并随时报告；建议，经同意后才执行。时间管理的基本认识第25页，共56页，2023年，2月20日，星期六B、说“不”： 不接受与目标不一致的工作 不做拖泥带水性质的工作 不浪费时间在低优先性而又没有时间处理的工作 不重复办事时间管理的基本认识第26页，共56页，2023年，2月20日，星期六C、别人的“猴子”别人带 别人的责任别人扛——你只负共同饲养的责任时间管理的基本认识第27页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间管理的基本认识D、减少干扰 干扰的影响：重新温机，浪费时间 干扰的来源：电话、员工 减少干扰的方法： *过滤系统：助理、答录机 *设定私人时间第28页，共56页，2023年，2月20日，星期六E、排定优先顺序每日工作：照每日工作表“TODOLIST”执行，每日工作表在前一晚准备。包括：该做的事（不是能做的事）如：何时、何人、何事、何处（及电话号码）与携带品。每周工作：有明确的必须完成事项。每月工作：评估年度工作的达成率并做必要调整。年度工作：设定目标，并将其分成四类 *固定工作 *待解决的问题 *创新的工作项目 *个人的目标

时间管理的基本认识第29页，共56页，2023年，2月20日，星期六设立优先顺序的效果： *掌握时间的运用与分配 *掌握工作的执行 *有效的调节工作的压力 *潇洒的工作与有绩效的成果 *保留个人的生活与价值时间管理的基本认识第30页，共56页，2023年，2月20日，星期六F、文件处理流程——从淹没的文件中逃生文件的分类：

1）重要文件：采取行动

-立即办：立即着手，立即出手

-代办：注明办理日限

2）注意文件：读

-是否要传阅？注意别人也被淹没了

-是否要存档？如果你还要再看的话

-撕毁

3）垃圾文件：撕原则：每份文件以经手一次为原则。文件的过滤：由助手过滤第三级文件，并分类一、二级。时间管理的基本认识第31页，共56页，2023年，2月20日，星期六G、使用录音机做记录做笔记：每分钟二十五个字。做录音：每分钟一百二十个字，可以多人同时分享。H、使用时间备忘录包括每日、每周、每月的日历。目的：建立工作与时间的意识感，也让你的助手有一份你的时间备忘录。时间管理的基本认识第32页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间管理的基本认识

I、倾听的技巧第一次便得到正确的资讯，长期而言会节省你太多太多的时间。J、有效会议开会定时、有准备、有议程、有结论、有方案、有建设性。K、定时反省每周至少三次。第33页，共56页，2023年，2月20日，星期六6、节省时间的其他方法：80/20原则舍得牺牲：牺牲眼前，维持计划了解特定客户的会谈时间运用餐饮时间不要依赖记忆，使用重点记录，集中摆放运用助理的时间（安排、确认、后续追踪等性质的工作）时间管理的基本认识第34页，共56页，2023年，2月20日，星期六6、节省时间的其他方法：请教专家潜意识的时间观念：何时？耗时？做何？反省！关心时间：把表拨快，凡事准时准时认识自己的生理时钟交通工具的选择有效利用电话、传真站着打电话时间管理的基本认识第35页，共56页，2023年，2月20日，星期六6、节省时间的其他方法：管制电话的使用使用行动电话随身携带便条纸听卡带善用等待时间个人时间的运用确定拜访、电话、会谈的目的马上做，一气呵成随身携带阅读资料定时分配-休闲运动-信件处理-阅读-反省、评估

-家庭活动-记录与计划家庭活动-记录与计划

时间管理的基本认识第36页，共56页，2023年，2月20日，星期六生理时钟与精力分配

100%0% 8:00am Noon 5:00pm第37页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间管理矩阵急迫性非急迫性重要性危机事件临界事件具有时间底线的计划型事件预防事件公关事件新机会计划型运动非重要性干扰：未预期的电话/拜访/文件/报告/会议寻常事件日常琐碎细节通常文件电话浪费时间—事件娱乐活动第38页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间管理矩阵传统的时间管理优先顺序

1、重要与紧迫

2、重要但不紧迫

3、不重要但紧迫

4、不重要与不紧迫新时代的观念 计划型、人际关系、角色时间扮演第39页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间手册的功能I、年历、月历、日历II、计划型功能

—年度计划*分年、分月、分周、分日

—月计划

—周计划III、执行型功能第40页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间手册的功能IV、计划型工作管理V、其它 —会议计划/纪录/跟踪

—约访日程表（每日、每周、每月）

—万年历

—重要客户年度管理表

—个人财务管理表

—个人资料VI、附件 —笔记簿

—相关资料第41页，共56页，2023年，2月20日，星期六纪律与自我管理1、最佳的计划与安排：有目标2、生活规范

—不迟、不拖、不延

—简单扼要

—不作烂好人3、专注：有绩效4、作时间的主人

—无压力的工作情境

—高度的工作满足度

—美满的人间与空间第42页，共56页，2023年，2月20日，星期六新时代的时间管理策略创造圆满人生的自然法则远景、使命、角色与目标、计划人际关系导向的时间管理策略内心的宁静与潜在的影响力第43页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间管理业务人员

完成时间总表完成时间损失分析将分析表报告主管与主管讨论完成时间运用计划执行计划并追踪结果业务主管评估业务人员的时间分配并计算部门的平均损失与员工讨论，就全部门的时间运用、分配做改进，以增加拜访客户的时间协助员工完成时间运用计划评估结果并做必要的建议第44页，共56页，2023年，2月20日，星期六时间管理—日程总结请回答下列问题：1、活动项目总次数 次2、工作时间（480分钟）3、每次活动平均时间（分钟） 分钟4、干扰次数 次5、活动地点（比例） 自己办公桌 %

老板办公室 %

组员办公桌 %

客户 %

其它 %

交通 %

合计 100%分钟第45页，共56页，2023年，2月20日，星期六6、活动时间之分配：时间管理—日程总结对象内容主题功能主管%同事%组员%客户%其他同事%公司外接触%正式会议%非正式会议%电话%社交活动%看，读%写%会计/财务%业务/销售%商品%人事%公关%训练%计划性%组织性%人事%辅导%协调%报告%第46页，共56页，2023年，2月20日，星期六7、回答下列问题：你是否每天都有太多的活动而无法有效处理你的工作？每项活动分配的时间是否太短而不能真正发挥作用？你是否每天都有太多的干扰活动？你的对象是否会为同一事件/案子重复找你好几次？你活动的地点合宜吗？时间管理—日程总结第47页，共56页，2023年，2月20日，星期六你是否期望改变你的时间分配？（对象、内容、主题、功能）你是否能做更多的授权？你是否需要更多的时间作思考？你是否需要更多的助手？电脑能帮助你节省时间吗？你是否用了太多的时间在电话上？你是否被太多的文件所淹没？时间管理—日程总结第48页，共56页，2023年，2月20日，星期六8、有效的活动： 你如何分辨你的有效活动？

—你是与谁沟通？

—你是如何进行这项活动的？

—这项活动的内容与功能是那一类的？9、无意义的活动： 你如何分辨你的无意义活动？

—你是与谁沟通？

—你是如何进行这项活动的？

—这项活动的内容与功能是那一类的？

时间管理—日程总结第49页，共56页，2023年，2月20日，星期六请考虑，您目前的工作使命是否1、可以延长您职能生涯？2、即使在压力下，仍能享受无忧无虑的生活？3、使得生命更具体与有意义？4、可以用来判断完成目标的优先次序与钻劲？5、可用来描绘未来的远景与每日工作方案的有效蓝本？6、可以作为各种决策调整与激励的指标？ （我是否要修正我的工作使命？）第50页，共56页，2023年，2月20日，星期六