地铁工程项目管理信息化系统建设与管理探讨

地铁工程项目管理信息化系统建设与管理探讨

Summary：基于地铁工程项目全寿命周期管理理念，从知识管理、业务应用、公共服务等层面，阐述地铁工程项目管理信息化系统业务框架和系统技术架构。介绍南京地铁建设工程项目管理信息化系统概算管理、合同管理、资产移交管理等主要模块的建设实践，最后总结信息化推进落地过程中的经验并提出思考，为地铁同行建设工程项目管理信息化系统提供借鉴。Keys：地铁工程；项目管理；信息化系统；建设；管理1地铁工程项目管理信息化系统设计思路1.1系统需求分析为了丰富管理手段，提高工程项目管理水平，利用信息化技术更好地承担起南京城市轨道交通工程建设管理任务，信息化牵头部门采用会议、访谈、问卷调查等调研方式，在合约处、财务处、质安处、工程处、设备处等各部门开展业务场景和信息化需求的沉入式调研。1.2系统总体架构在系统设计阶段，充分考虑实际业务需求、管理模式和信息化的有机融合，平衡好信息化的便利性和可实施性之间的关系，选择关键并且可利用电子信息技术提高工作效率的业务点，进行系统的总体架构设计，明确信息化系统的框架及业务板块，具体如图1所示。图1南京地铁工程项目管理信息化系统总体架构1.3系统技术架构本系统采用J2EE平台上层次化的、面向组件的软件体系架构，以B/S模式实现，可支持业界主流的浏览器和IE8.0及以上版本。应用软件开发遵循J2EE标准，采用Java语言开发，满足与各业务系统实现数据共享的需要,满足系统数据共享的要求，预留企业服务总线(ESB)平台接口。本系统支持EXCEL接口、XML接口，支持负载平衡、容错处理、支持集群部署。同时，支持与内网门户平台集成，可实现单点登录，待办集成，支持统一LDAP目录服务。2建设工程项目管理信息化系统及主要模块南京地铁建设工程项目管理信息化系模块主要包括：概算管理模块、招标管理模块、合同签订模块、合同变更模块、合同支付模块、合同结算模块、政府审计模块、履约管理模块、工程建设计划管理模块、资金计划管理模块、甲供材管理模块、资产移交管理模块、数据分析及工程建设可视化管控等。概算管理模块：该模块基于建设概算管理办法及当前概算管理工作实践，对概算编码体系进行规划、编制，形成概算编码编制规则。用户可对各线路概算金额及使用情况进行实时查询、追踪。通过概算使用分析和预警功能，为工程预算编制和概算管理提供可靠的数据来源。招标管理模块：该模块可实现招标各阶段输出的办文请示单流程、文档及日志更新、文件归档的电子化。合同管理模块：基于清单电子化的合同管理模块进一步规范、固化合同全过程管理流程，可实现合同的分类型管理，合同签订、合同支付、合同变更、设备/材料调拨单、设备/材料退货单等业务的标准统一管理及线上审核。保证了数据源头的一致性，方便管理者审查、维护各类合同数据，以及生产出各种统计和分析报表。资产移交模块：该模块以合同清单电子化为基础，基于资产分类目录和新线资产移交管理办法，完成新线建设期基于资产移交管理模式下的实物移交，做到账实相符。工程建设计划管理模块：建设计划管理模块可实现投资计划管理、计划进度指标化管理、项目建设进度管理、内控制度管理等多方面信息化管理。可视化的进度管理模块，实时动态跟踪工程进度，有助于管理者更直观地了解工程进展，做好进度控制。资金计划管理模块：资金管理模块可实现资金需求的填报及审批。数据分析及工程建设可视化管控模块：数据管理模块是对基础数据的综合分析，以实际的管理需求和场景为出发点，为管理层决策做好支撑，做好数据服务。3信息化系统推进、落地过程中的经验及思考3.1系统应用效益项目管理信息化系统的建设有助于业务流程逐步规范化、标准化、固定化。系统建设过程中的业务梳理，很大程度影响到系统的实用性。需求调研和系统架构讨论的过程，会上激励管理者对现行业务流、管理模式、管理办法进行一次全盘思考，之前一些被忽视的管理漏洞被重视并得以解决，意义重大。信息化系统的实施，让业务的流转有痕可追，系统手持端的使用，让业务审批单不再受限于审批人员的地理位置，大大提高了业务审核的效率。同时，系统的实施让数据不再处于孤岛，基础数据得以利用起来，继而产生更多有意义的信息和价值，为公司决策者提供数据支撑。3.2坚持整体规划、小步实施，逐步推广、逐步深化项目管理信息化系统涉及的业务覆盖范围非常广、最终用户及权限管理也比较复杂，新系统的上线，无论是对信息化管理部门，还是对系统承建单位、系统最终用户，都存在巨大的挑战。为推进系统落地，信息组坚持分阶段开发、分步实施上线原则，在一期主要以完成招标管理、合同管理、计划管理的业务流转为目标，打通业务流，初步实现相关业务的线下填报、打印、审批转至业务单据线上扫描上传及审核，给系统用户一定时间改变原有的工作习惯，给信息化管理部门一定时间深入思考需求的延伸，给系统承建单位一定时间在一期业务开发的过程中更好地了解地铁相关业务，以便系统得到更好地推广。在2018年系统一期投入使用后，2019年继续开展系统二期的建设工作，重点以实现合同管理的清单电子化和资产移交管理为目标，定义各业务环节的数据格式和字段，打通数据源，并对原有一期功能进行优化。同时，基于一期现有的框架，在供应商管理、CA签章等方面，进一步进行深化、完善，将信息化落实得更细致、更全面，人机交互更优，用户的体验感逐步提升。二期基于清单电子化的合同管理全过程，通过对合同清单、变更清单、支付清单、结算清单及政府审计清单等清单的实现，更好地对合同的过程管理进行精细化管控。综合来讲，一期偏流程，二期偏数据，分布实施、分线路逐步推广的模式达到了很好的应用效果。在规划好系统功能及框架的基础上，小步子前进，从易到难，让信息化系统的实施从规划至可行。3.3复合型人才需求高在系统开发、上线的过程中，总结得出信息化系统的推广对信息化管理人员、开发人员、最终用户的要求都较高。单位信息化建设人员不光需要有一定的信息化技术背景，还需要对公司所有业务、流程都比较熟悉。而现阶段，绝大分的信息化系统开发及推广由单位信息中心牵头，部分单位会出现系统需求与实际业务管理脱节脱钩的现象，所以牵头部门需要做好下沉式调研，继而得到相对稳定、实际的管理需求，不能依赖于系统开发单位或者咨询单位的构思，这对系统的实施落地至关重要。后期，基础数据的维护同样需要考虑专业人员的复合型培养，而不仅是依赖于系统开发单位的单向服务。另外，由于系统的用户不仅涉及单位内部用户，还涉及大量的外部单位，外部单位人员流动频繁、较分散，给权限管理、账户管理、以及系统培训工作都会带来不少工作量，这需要建设单位提前做好考虑和规划，制定一系列配套的管理制度，整理出清晰、完备的系统操作手册和业务指导手册。4结语本文以南京地铁为研究对象，结合工程管理实际，从概算管理、招标管理、合同签订、合同变更、合同支付、合同结算、资产移交管理、履约管理等业务考虑，搭建南京地铁工程项目管理信息化系统框架及功能。最后，总结了信息化建设推进过程中的几点经验思考，以期为地铁管理信息化建设提供借鉴。Reference[1]姚洁.地铁工程档案的信息化管理[J].陕西档案,2016,(06):29-30.[2]刘德欣,向伟