绿洲集团档案信息管理制度

绿洲集团档案信息管理制度一、总则1、为确保工程档案的齐全、完整、精确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺当达到《建设工程文件归档整理规范》的要求，特制定本制度。2、基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性探讨、评估、勘测、设计、施工、调试、生产打算、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。二、形成的文件材料要符合要求1、完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标2、真实性。现场记录，同步进行。3、精确性。施工原始记录数据精确，竣工图编制规范，图物相符。4、规范性。试验检测表格填写应按规范进行，自检看法、监理看法应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清晰，字迹材料应能满意长期保存须要。（签字、填写的内容、格式、载体）三、工程档案管理制度1、档案资料管理1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。1.2为了便于各个管理环节的连接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案爱护设施和办公设备。1.3工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。1.4购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按安排办理，或托付有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。2、归档文件的质量规定2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必需有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必需加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必需签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。2.3调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或一般色带打印件，以保证字迹的耐久性。2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。2.5书写规定A）书写字迹工整，图样清晰。B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。2.6书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。3、工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的供应利用，特制定本制度。3.1、工程文件接收3.1.1各单位供应应工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。3.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。3.1.3设备文件，物资组汇同有关部门对设备开箱验收后，刚好将设备资料立卷归档；设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关单位。3.1.4档案资料室对接收的工程文件资料，必需进行数量和外观质量检查，发觉问题应刚好通知寄发单位补发。3.1.5档案资料室对接工程文件应刚好建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。3.1.6登记完毕的工程文件，应刚好予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表刚好分发给有关单位和部门。3.1.7对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥当收存，并细致执行密级文件资料的借阅规定。3.1.8档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。3.2工程文件资料发放3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。3.2.2呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。3.2.3档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），档案资料室仅供应施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可托付档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。3.2.4分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。3.2.5为避开工程文件资料分发过程中可能出现的错发觉象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。4、声像档案管理方法4.1建设工程声像档案主要是指在管理、施工活动中干脆形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。4.2照片档案应符合以下要求：（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；（3）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）；（4）运用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学辨别率不得小于400万有效像素（不允许插值）。4.3录像档案应符合以下要求：（1）主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；（2）需注明工程项目所在的地理位置、外观、四周环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；（3）报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（DVD或以上素养的格式）。文字说明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。5 档案、资料、图书借阅制度本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为水利建设发展服务的效益，凡因工作须要借阅者，须办理下列手续：5.1借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途、领用时间、归还时间）。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。5.2借阅档案、隐私技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。5.3绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作须要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容供应利用。5.4外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。5.5借阅的档案材料要妥当保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必需妥当保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。如遇丢失，要刚好写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。5.6借阅时间在两周以内，如需接着运用可办续借手续。对特别状况需较长时间利用的要经主管副总批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。对长期借阅档案不归还，又不说明缘由，不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经济责任制考核方法执行。5.7凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不运用者，必需将档案或资料退回档案室，否则不能办理调离手续。同时档案室如因工作须要有权将档案、资料调回档案室。6 设计修改通知单、工程联系单管理规定6.1设计变更制度6.1.1应尽量削减施工中的设计变更与签证，如若不行避开，按本制度执行。6.1.2各现场专业工程师要有剧烈的责任心，严格履行自己的职责，把好工程质量关，并努力降低工程造价。在工程开工前，细致探讨图纸，并组织图纸会审，将施工图中出现的问题提前解决，对工程图纸不齐全的部分，需刚好督促设计单位补充、修改图纸。6.1.3工程设计变更的详细经办人是项目部技术负责人，详细负责与公司总工及运用单位、设计单位、施工承包单位联系，并负责分发设计变更通知单。6.1.4全部设计变更必需有文字记载，禁止口头承诺。特别状况下，可以先口头承诺，事后必需在7日内补办完设计变更通知单。6.1.5设计院以邮寄、传真等方式的设计变更资料，由项目经理负责签收并报送工程部备确认案后，技术负责人转发专业工程师组织实施。6.1.6各专业工程师在接到设计变更资料后应当天分发到施工承包单位、监理单位并监督实施。6.1.7设计变更的内容完成后三天内由分管的专业工程师填写执行结果，并报送项目经理审核。6.1.8经审核的执行结果备案登记，作为今后结算的依据。6.2签证管理制度6.2.1签证涉及到投资、工期等工程内容。为了做到有效限制工程造价和工期，全部现场管理人员在开工前须熟识合同书、招投标文件，需审核施工单位提交的施工组织设计，严格限制现场签证。6.2.2发生合同中约定可以变更的状况或非施工单位缘由造成的工程内容及工程量的增减经批准后，且在确保工程技术标准和质量标准保持不变的前提下，方能实施签证。工程施工现场签证由施工单位、工程监理和项目部现场管理人员共同签证，严禁事后补签。6.2.3现场签证单由施工单位报送，经现场监理工程师审核签字盖章后，由现场专业工程师和项目经理复核后，共同签字并盖章，签证有效。6.2.4一次性签定金额在10万元以内，或工期延误在5天以内，由现场专业工程师审核后报项目经理审批。超出上述金额（或天数），项目经理需上报公司工程部经理，经工程部经理批准后方可签证。如遇紧急状况，现场代表可先作处理，但必需按审批程序刚好补办签证手续。6.2.5工程运用材料的质量、价格如有特别状况需签证时，由工程监理、项目部有关人员共同签证，必要时可进行招标确定6.2.6已审核同意的签证，施工单位必需按期执行，否则，造成的损失由施工单位担当。由于施工单位对施工图阅读不细致等缘由造成的返工不予认可，因此延误工期由施工单位负责。6.2.7凡涉及到施工单位为评定优质工程等须要，而增加的施工管理、技术设施和部分材料、人工的费用，应由施工单位自行担当。7工程竣工图编制管理规定7.1编制竣工图的形式和深度7.1.1凡按图施工没有变动的，则由施工单位（包括总包和分包施工单位，下同）在原施工图上加盖“竣工图”标记后，即作为竣工图。7.1.2凡在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必需是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明。加盖“竣工图”标记后，即作为竣工图。7.1.3凡结构形式变更、工艺变更、平面布置变更以及有其他重大变更，不宜再在原施工图上修改、补充者，应重新绘制变更后的竣工图。由于设计缘由造成的，由设计单位负责重新绘图；由于施工缘由造成的，由施工单位负责重新绘图；由于其他缘由造成的，由建设单位自行绘图或托付设计单位绘图。施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标记并附以有关记录说明，作为竣工图。重大的改建、扩建工程涉及原有工程项目变更时，应将相关项目的竣工图资料统一整理归档，并在原图案卷内增补必要的说明。7.1.4竣工图肯定要与实际状况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图面整齐、字迹清晰。不得用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制。竣工图要经担当施工的技术负责人审核签认。7.2编制竣工图的分工7.2.1建设项目实行总包制的各分包单位应负责编制分包范围内的竣工图，总包单位除应编制自行施工的竣工图外，还应负责汇总整理各分包单位编制的竣工图。总包单位在交工时应向建设单位提交总包范围内的各项完整、精确的竣工图。7.2.2建设项目由建设单位分别包给几个施工单位担当的，各施工单位应负责编制所承包工程的竣工图，建设单位负责汇总整理。7.2.3建设项目在签订承发包合同时，应明确规定竣工图的编制、检验和交接等问题。7.2.4建设单位应组织、督促