某集团总工办资料及档案管理办法

PAGE16-某集团总工办资料及档案管理试行办法第一章总则第一条为规范总工办资料及档案管理工作，特别是项目前期资料及档案的管理工作，充分发挥资料及档案在工作中的作用，按集团公司《档案管理办法》、《技术管理办法》及行业相关档案管理规定，特制定本办法。第二条总工办资料及档案是指在技术管理、项目前期等工作中直接形成具有保存和利用价值的文件材料，工程项目前期档案是我公司档案的重要组成部分。第三条总工办资料及档案管理的基本原则是：统一管理，及时收集，适时移交，合理利用。第二章档案管理体制、职责及分工第四条在集团公司的统一领导下，总工办主任负责本部门资料及档案管理工作，各主管负责本管辖项目文件资料的收集工作，兼职档案员负责资料及档案归档工作，总工办档案管理工作网络图见附件1。第五条总工办负责本部门的资料及档案管理工作，其主要职责是加强本部门技术管理及项目前期文件材料的收集、保管工作，及时向集团公司移交项目前期工作中产生的文件材料。第六条兼职档案员资格（一）兼职档案员需经档案管理知识、档案管理制度和工程项目知识培训合格后，方能上岗。（二）兼职档案管理人员应保持相对稳定第三章资料及档案收集、归档和移交第七条资料及档案收集范围（一）总工办评先材料、创优争先活动材料、工会方面工作材料，协会、学会、社团方面工作形成的具有保存价值的文件材料。（二）部门管理工作形成的总经理办公会议材料、工作简报、会议记录、纪要、工作计划、总结、考核工作形成的文件和材料，招标文件和招标限价审查工作收集或形成的记录及资料，部门岗位职责、职工教育、进修、培训方面文件及材料。（三）前期工作中的项目建议书、项目可行性研究报告、工程初步设计报告、技术审查意见、项目请示、批复、协议、合同等文件及资料。容（四）参与乡生产企业乌技术改造估及沉解决相关技哭术问题修形成浑的资料越。寿（五）勤参与杯工程踩建设蝇技术审查所、方案调整威、重大设计丢变更工作中狭形成的材料令，参与下解决梅建设热工程反技术问题桑工作符中关收集赴的资料驱。轮第拔八乡条嗓资料屋归档时间芝在每项仰工作结束绿或告一段落需后递必须铜及时归档。赤匪第坊九锄条归档要叉求都（一）归档传的文件材料妖应筛齐全完整，付能准确地反鸡映管理工作究、匪项目前期工王作、参与工储程缓建设活动及遥其他各项活险动的真实内象容和过程。顷（二）怎编制较为完摩整的案卷分窜类目录敲并编号浸（京分类德编号俗方案湾见附件2扩，分类表见没附件3椅）竖，属卷内文件育暂按归卷时震间顺序拳编目。纷（三）形成炼的文件材料股，一般归档川一式一份，指对重要的和炉使用频繁尽的等应适当增加连保存份数。席（败四承）凡归档的愁文件材料，鱼应做到线条敏、字迹工整唉、清晰、纸疗质优良、签挂署完备。书板写材料用碳名素墨水或蓝脱黑墨水，禁远止使用铅笔幼、圆珠笔、欧复写纸、红秋墨水、纯蓝沾墨水书写，单以利于但资料及勺档案的保存脱。厕第四章打殃项目紧前期工作刺资料及草档案管理忆第十条控夏项目测前期工作资喂料及凡档案是指从表建设项目的还提出、立项狼、策可行性研究驳、初步设计滥阶段的勘察勇、设计、审犯查、审批换过程中直接皮形成的具有骄保存价值的盼文字、图纸察、图表、声栋像及电子忽文件胜等各种不同旱形式文件材爬料。敏第十析一雪条基本建跪设项目摩前期工作资岁料及事档案是旗总工办档案宴的重要组成调部分，言应加强收集娘、归档、伪整理、保管僵和移交圾工作。斗第十养二坡条穷贞资料的收集看应做到与项悠目熟前期工作店同步进行。坐第荡十姨三确条剩身基本建设项枯目弃前期工作资半料及储档案的移交番。蚂工程前期工爬作结束珠时查，按照摸相关记规定将封项目晶前期工作绳文件材料袄移交饥给筒项目工程渡建设笑管理部门晒，对本部门滨有利用价值馒的资料熔留码一份悼复制贡件份。设计蔽报告垫及闷设计喊图电子版本惹与纸质档案秋同时移交。掉基本建设项她目催前期资料及筹档案移交时崖，移交单位揉要编制档案民移交清册和再案卷目录，花交接双方在介清点核对确贯认后，在移合交清册上签倾字、盖章，志交接双方单甘位负责人签邮字。档案移拆交清册应一亦式四份，交丧接双方各存占两份。菌第亿五据章爆姐档案信息利寒用狸第拣十计四彼条祥嚼要充分发挥佩部门湿管理、推前期工作、透审查似、泳咨询等技术邪活动排过程中形成染文件的作用罪，馋积极开发档缩案信息为祥部门订各项工作服尝务。铃第块十横五杀条桌建立健全架档案查阅、纽借阅和审批看制度(参见码附件烦4疲)，严格执梳行档案查阅败、借阅审批载程序，建立糊档案借阅登盲记台帐，并朗统计档案利教用效果。凯第薄六挥章菌血其他笋第绪十裕六忍条垂本办法自发红布之日起肚试袄行。惑附件１：办萌狼篮集团含公司忽总工办愉资料饼档案管理网秀络图部门负责人部门负责人集团公司总工办水利水电主管排水主管供水主管附件2：看集团公司总仅工办改资料及娘档案分类编扑号方案桶为提高搏部门资料及尿档案管理水铲平，促进羊资料及拿档案管理规腥范化，使档揪案能更好地挺为分部门形各项工作服两务，特制定芝本方案。喇第一条周嚼档案分类图输1词．一级类目咱的设置。根沫据摄总工办资料烟及虎档案特点，足一级类目共捷设置联五稍个，有些档便案难以归入臭以下大类的勤，可根据实脸际需要增设催一级类目。冬A党群工协作类卡潜属B拔部门喷管理类示C生产技术断类布D前期工作跪类应E宝基本建设白类返2．二级及教二级以下类商目的设置。倡二级及二级垒以下类目按矛部门锦管理职能和载资料及于档案的形成快特点设置碍。分类表中怀设置的二级够类目，是壁部门土资料及苏档案分类的董基本二级类握目，可结合旱实际需要增话设或异减少二级类贩目。二级以组下类目设置孟，可参照分脑类表中的基球本范围，结牌合枕工作哨特点足按革实际确定，度但分类层次腥不宜过多。考2线.课1野党群工作类挑、怀部门六管理类、生蝴产技术管理罪类档案分别伍按时间--炒问题分类设厌置二级及二威级以下类目毅。互2呀.伐2涝前期工作类晌和陡基本建设类驶档案二级类付目按裤专业设置外，三级类目怀按项目俘项目设置孤。盛3．柄类目标识：倡3侍.讯1一级蝶1严类目标识：处采用大写英淡文字母A、据B、C、D夕、E寺。栋3挥.载2二级及射二级以下类件目谦二级类目编持号：膀采用阿拉伯爪数字01～叔99标识。驻3兆.肾3泉阿拉伯数字絮标识的类目誓层次中间用助间隔号品“蓬．宗”温隔离开，大毙写汉语拼音廉字母与阿拉音伯数字之间邻不加间隔号债。裳4.类目飞标识示意：介例秒1虹：20歌10狐年鸦部门总经理解办公会议材英料露B株能部门浑管理牲工作敢类辽(一级类侵目)皂B回01赏管理拜工作综合魂(二级类目史)追例距2朴：翁金佛山水利外工程等项目建议书娇励辆D师波肝前期工作恐类(一级类突目)野D辫01汁陈苗费券前期工作斤水利水电专齿业报(二级类目赢)秆D叶01.0功1插把熊抹前期工作邻项目泉伴(三级类目丽)侵第糟二插条殖资料及绵案卷排架削（一）隶党群工作类疲、蹲部门胖管理类、生膏产技术管理眠类档案，分忽别按大类、挤年度、问题俘排架，即把勤同一大类的凡案卷首先按尤年度分排，型在各年度内渡，再将同一到问题的案卷奋按遍时间舞顺序排列。络（二）砖前期工作俱类、基本建星设类分别按伞大类、疑专业、榨项目（一个皆项目、一项醋工程、一台鸡设备仪器）片排架来。研第河三月条泽资料及删档号编制波（一）怎部门求资料及跌档案的档号督由分类号、疲案卷号组成隆。层1．党群工制作类、巩部门侨管理类、生盐产技术类分匠别按年度编创写案卷顺序渣号，一个年贷度一个案卷牌流水号。夜2．忽前期工作娃类、基本建坐设类谨资料及织档案，分别路以最低分类微类目编写案倚卷顺序号，歪便于补充案惧卷。豆3．分类号分与案卷号中送间用间隔号陡“凝-旨”漫隔离开。孩4．档号示三意燕例：20夺10数年既部门总经理与办公会议材屑料呆B誉01.20冈10颈-0只2描洪膛寿锣案卷顺序号捆(20雁10根年窄部门管理餐类第迅2丧卷)势蛾己年度号务养部门管理缺工作综合俱(二级类目搏)答部门管理执工作(一邪级类目)斩例：项目前辟期宿工作偏资料:截金佛山水利渔工程爹项目建议书烟D材01.02吐-01如淹户吊势此核赏具哑案卷顺序号商（第1卷德项目建议书拢）攻宁彼陕毕苏金佛山水利料工程兵项目罩(三级类目荐)鹊赠街扒娱榴水利水电类垄项目(二级径类目)洋扫页镇醋牙前期工作灵类(一级类循目)棉第丹四睛条检索工流具忧依据本标准闹设置一级类填目，结合各帜类档案管理割的特点，对仇部门肝资料及锁档案进行登大记著录，建幼立但资料及复档案检索体窜系。研编制案卷目建录、案卷文贴件目录（全芳引目录）、取分类目录涂（一）案卷谈目录施案卷目录是巩以全宗为单弊位登录案卷贷的题名及其灾他特征并按遍案卷号次序款编排而成的端一种档案目往录。姥（二）案卷罚文件目录（梦全引目录）粗案卷文件目笼录（全引目抱录）是以全芽宗为单位将扰案卷目录与竿卷内文件目蓄录相结合按刚一定次序编舅排而成的一抽种档案目录其。适（三）分类傅目录购分类目录是匠依据分类表龟按照分类标揪识以一定次扛序编排而成墙的一种档案绪目录。朽第旅五厘条本方案享由法本部门府负责解释、羽说明。附件3:供集团愿公司艘总工办届资料及商档案分类表附件4:别集团公司总疮工办坏资料及醉档案查阅、得复制、借阅赛制度到第一条为聪保证档案安那全，防止案资料及其档案因查阅挺或借阅的原业因引起遗失群，特制定本镰制度。扛第二条绒资料及呜档案一般只虎供室内查阅蜓，机密档案根原则上不准浇查阅。聚第三条膏资料及虎档案查阅步（一）词部门抹员工因工作雕需要，可查醋阅本部门的努一般档案，男部门知负责人攻有权查阅本职部门的机密适档案。致（二）证部门蚀普通员工因妇工作需要查清阅本部门机扑密档案时，隐须填写《档沟案利用审批劳单》（见附况表一）由部绑门舟负责人兴认可，方可惩查阅。普（三）外单恒位查阅本散部门阁档案时，一咸律凭单位介锋绍信，填写千《档案利用滥审批单》（盲见附表一）楼，经贴部门马负责人批准刑后方可查阅欣。记（四）经授涝权，有关人跟员可查阅、授复制公司电的子档案原文达。融第四条严赏格执行恋资料及净档案借阅审圈批手续秒（一）本公膏司员工因工汤作需要借阅雾档案，填写揪《档案利用嗽审批单》（名见附表一）牢后，由部门朵负责人、公感司负责人批烈准同意，方焰可借阅档案取。菌（二）机密泉档案原则上冈不得外借，野如确因工作所需要外借档税案，则必须画由公司总经满理签字认可荡。楚（三）电子拆档案的借阅丑审批手续执黄行纸质档案健的借阅审批查手续。稻第五条建趁立档案借阅摆登记台帐。软档案借阅时兆应明确规定席归还期限，尘一般不得超努过十天。借顽阅的档案使活用后应立即怨归还。如不芽能按期归还罚，可续借，凝但需重新办稠理借阅手续米。雀资料及愈档案归还时舅，经检查、商清点无误后纹注销。借阅懂人请假或出召差，应将所色借的薯资料及侦档案归还病兼职削档案管理人蛋员。借阅者鼻对所借飞资料及滤档案应爱护博、保护卷面宿整洁，不得弦任意涂改和许拆装抽页，拾不得擅自翻鞋印。培第六条浑资料及渠档案查阅必谈须严格执行止档案苗相关酿规定，听从凝档案管理人野员安排。闻第七条摩资料及杯档案复制,讽应填写《数资料及仇档案利用审背批单》（见勇附表一），稼同时进行戴资料及学档案复制登记记（见附表煌二）后方可碑进行复印。围复印文件须弱加盖方章，顺注明赚再次复印无益效。纠绝密文件原午则上不予复奸印。扰第八条进旋行邮资料及术档案利用效错果登记。拆资料及观档案利用者可应在利用档足案后，应填膀写《君资料及跪档案利用登梨记表》腔（见附表三左）狐，以便于条资料及克档案管理盗人肃收集档案利须用效果信息励第九条本吓规定由部门魄负责解释、滨说明。表一：邪资料及无档案利用审漆批单胆孤降斤烂烦枪坑常副编号：终部门幸申请人叫文件名称骡文件编号结文件日期功文件形式肥□呀纸质档案闯堆□垒电子档案贫挑□踢其他：洋利用方式抛□尚查阅怕□氏借阅羊