公司档案管理制度(5篇)

第第10页共15页公司档案治理制度第一条为了标准公司档案治理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。其次条档案治理机构及其职责1、公司档案工作实行二级治理，一级治理是指公司综合治理部的统筹治理;二级治理是指各部门的档案资料治理工作。2、综合治理部档案治理员负责公司全部档案资料的统一收集治理，各部门的档案治理员负责本部门档案资料的使用治理。3、档案治理人员要严格执行公司档案治理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。4、综合治理部档案治理员有责任对二级档案治理工作进展监视和指导，每年对二级档案治理进展一次检查验收。第三条归档制度1、但凡反映公司战略进展、生产经营、企业治理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一治理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必需是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保存的，综合部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要准时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合治理部备案。6、由公司对外签订的经济合同，应保存三份原件，综合治理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特别状况只有一份原件时，由综合部保存原件。7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合治理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。第四条档案保管制度1、公司综合治理部设存放档案的特地库房，各部门应依据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进展登记，编制归档名目。3、档案治理员要科学地编制分类法，依据分类法，编制分类名目;依据需要编制专题名目，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次清楚，存放科学。5、库存档案必需图物相符，帐物相符。6、档案治理人员要生疏所治理的档案资料，了解利用者的需求，把握利用规律。7、依据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年年终据此进展整理、剔除。8、经确定需销毁的档案，由档案治理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。10、凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作，方可办理调动手续。第五条档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必需在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。3、借阅档案，必需履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案治理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6、借阅档案资料者必需妥当保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。7、借出档案材料，因保管不慎丧失时，要准时追查，并报告主管部门准时处理。8、重要档案、机密档案不得借阅，必需借阅的要经分管副总经理同意，必需外借的，由总经理审批。第六条二级档案应依据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必需保存的尽量留复印件，其余资料交综合治理部统一保存。第七条本制度从二O 年 月 日起执行。公司档案治理制度〔二〕公司档案治理制度〔二〕1、总则1、1公司的进展和经营效劳，特制定本制度。1、 本制度所称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营治理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。1、 公司全部部门和个人均有保护公司档案的义务。1、 公司的档案工作实行统一领导、分级治理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。1、 本制度适用于公司全部档案资料的治理。2、档案治理的机构与职责2、 公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。2、 公司办公室为公司档案治理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常治理，并对公司各部门的档案治理进展指导、监视和检查。具体工作由办公室的档案治理员负责。2、 公司各部门为档案治理的分管部门，负责治理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集、保管本部门的档案资料并催促其准时归档。2、4应保持相对稳定，名单须报到办公室进展备案，各部门的档案工作人员如有变动须准时通知办公室。2、 档案工作人员消灭工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。2、 全部档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密制度，严守公司隐秘，不得向无关人员泄露档案内容。3、档案治理3、 档案的归档3、1、 公司应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建工程档案等。3、1、 对于应当立卷归档的材料，各部门须依据规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中治理，任何个人不得据为已有。3、1、3整理分类，立卷和归档治理。人力资源部的档案治理亦遵循本制度。3、1、 公司各部门(人力资源部除外)的档案工作人员应于每年的 月 日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。3、 档案保管3、2、 公司全部档案资料均进展专人、专柜治理。3、2、 档案治理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷名目等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应协作档案治理员进展。3、2、 档案工作人员应做好案卷的准确、准时归档，并依据档案的密级和保管期限的不同，分类进展治理。3、2、 档案工作人员应参照国家的规定和公司<保密制度>，对档案资料进展密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。3、2、 全部档案资料划分四个密级：一般级、隐秘级、机密级和绝密级。具体划分标准见<保密制度>。3、2、 档案工作人员应留意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。3、2、 对于档案的治理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。3、 档案的查阅、借阅3、3、公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅(借阅)手续，由档案治理员对查阅(借阅)人、所查阅档案名称、查阅(借阅)时间和归还时间进展具体登记。、2或公司外部人员，须填写<档案查阅(借阅)申请单>，经档案治理员审核，批准人审批前方可进展查阅(借阅)。公司员工不得查阅(借阅)档案内容与本身工作无关的档案。3、3、 档案查阅(借阅)的批准权限：一般档案由办公室主任审批;隐秘级档案由行政总监审批;机密级档案由总经理审批，绝密级档案由董事长审批。3、3、4需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。3、3、5和涂改，不得损坏档案。3、3、6公司<保密制度>的有关规定予以惩罚。3、 档案的销毁3、4、对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期3、4、2室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。3、4、3批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见<档案销毁程序>。3、4、 档案销毁时应有 人以上进呈现场监视，严禁私自销毁档案。4、附则4、 本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。4、 本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。4、 本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。4、 施行。有用的企业档案治理制度1.目的标准全公司的档案治理。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门档案治理。3.治理原则分类分部门治理，行政部统一监管。4.职责与权限各部门必需设兼职的档案治理员，标准部门档案治理。行政部不定期对各部门档案治理工作进展监视和检查(每月至少抽查一次)，对违反本制度的部门有权进展惩罚。 档案的分类(1)证照类：如营业执照及各类证照。(2)文件类：格外来文件和内 文件。(3)制度类。合同类。打算总结和 类。财务类。图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。人事治理类：人事档案、培训记录、安康档案、安全、消防等等。 档案的归口存放部门公司级档案存放在行政部。其它档案由归口部门负责存放。 档案建档要求建立档案时要有档案编号和档案名目。 档案装订档案须装订成册保存，某些特别贵重的手稿、照片等，承受卷盒、相册等保管。9.保存年限原则上公司重要档案永久保存，进展档案销毁时经公司领导批准。10借阅借阅手续(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，经办人在公司借阅登记表上签字前方可借阅。(2)档案归还时，档案治理员填写归还日期。档案借阅审批权限证照类：由公司总经理或者其授权人审批。文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。制度类：由行政部审批。合同类：由公司总经理或者其授权人审批。(5)打算总结和 类：由行政部审批。(6)财务类：由总经理或者其授权人审批。(7)图纸类：由总经理或者其授权人审批。(8)人事治理类：人力资源部审批。借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。借阅人必需在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必需归还，特别状况不得超过七天。假设人为丧失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进展内部行政或经济惩罚。销毁 公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。10.2.2清册上签名，并将监销状况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。移交需要进展移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进展移交。移交前，依据清册清点;移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。如有违反本制度规定的，公司对其进展行政、经济惩罚，严峻时移交司法机关。附则本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。公司档案治理制度〔三〕治理制度依据《 档案法》、《企业档案工作规章》，制定本制度。本制度适用于各单位。一、库房治理档案库房治理原则是“以防为主、防治结合”。库房应有防火、防盗、防尘、防光、防有害生物、防高温、防高湿、防污染等设备和器材，以保障设备、档案案卷的安全。应加强科学治理，便于档案的查阅利用。库房内温度把握在14--24摄氏度，相对湿度把握在45-- 内空调、排风等设备把握温湿度变化。库房内严禁吸烟，严禁明火，严禁存放易燃 品及其他与档案无关的物品。库房内承受气体灭火，发生烟感器自动报警时，快速关闭档案密集架，库房内人员撤离库房后关闭库房大门，防止人员气体中毒，马上通知楼内监控室，由专业消防人员查 警缘由，待报警解除后人员方可进入库房。保障库房通往地面的安全通道应保持畅通，标明安全疏散指示标志。定期检查库房门、窗、锁、空调排风开关把握盒及电器线路、电源的安全使用状况，觉察问题准时处理，保证电1定期检查消防设施，定期更换防虫药，保持库房清洁卫生。办公室档案人员负责治理门锁、温湿度调控等安全措施，各单位自行治理本部的智能密集架及档案。二、档案治理1.档案库房设在办公楼，面积 平方米， 区 列密集架保存办公室的文书、会计、科技、声像、实物(奖牌、工艺品)档案； 区 列密集架保存人力资源部的人事档案；区列密集架保存综合档案(列)及人事档案(列)。公室档案人员做好本部档案案卷进出库房登记工作，要求名目与档案相符，每年定期对库内档案进展检查，核实数量，观看保管的状况，记录检查工程，觉察问题准时汇报，确保档案的完整与安全。 人力资源部、有相应措施保障档案的安全，因保管方面觉察问题准时与办公室档案部门沟通，准时向上级汇报，尽快解决问题。各单位治理的电脑主要用于运行智能密集架软件，严禁电脑擅自连接互联网，由此造成的违禁、违法大事由各单位掌控电脑的人员负全责。各单位负责的每个区各列档案密集柜架进展自主编号，录入治理软件内的名目与档案存放地点相符，依据正确 方法使用智能档案密集架，通电时不能使用手摇移动密集架，不能人为损坏地面轨道。因违反操作流程导致设备受损，使用者担当一切损失。7.集团公司办公室档案人员做好库房的治理工作，每日检查库房的安全，并记录温湿度数据，变化大时使用设备调控温湿度，做好保洁、防尘工作，离开库房时应关闭集团公司a觉察门锁有问题要准时向保安部门反映，有重大问题时要准时向公安部门报警。8.b、c区的档案密集架，保管本区钥匙，保持本区地面的清洁，假设觉察安全隐患快速向办公室报告。3其次篇。档案库房治理制度１、档案保管工作，是承受确定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。２、按专业类项进展保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护治理。３、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防)工作，确保档案完整安全。４、加强库房根底设施建设，逐步购置先进设备，改善库房治理条件；引用先进科学技术，实行科学治理。５、库房要保持温度在摄氏１４－２４°ｃ，相对湿度在４５－ 之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。６、库房治理人员要做到每天清扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，觉察有字迹褪变和纸张破损的案卷，准时进展抢救。公司档案治理制度〔四〕７、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。公司档案治理制度〔四〕一、保管档案需有专用档案库房。档案库房必需具有防火、防盗、防光、防有害生物、防尘、防高温、防潮、防虫等防护措施和必要设施。二、每月初记载库房内温湿度，并依据条件准时调整库房温湿度(档案库房温湿度要求：温度14-24℃，相对湿度 ％)。三、档案柜内应准时放入和更换防虫药物。四、档案材料的进出库房要进展登记，定期进展库藏档案的清查核对工作，觉察问题准时向分管领导报告。五、档案人员要忠于职守，确保档案完整与完全。库房门窗必需紧闭，离开库房要准时关闭电源，所好铁门及门窗，下班前要认真检查，确保库房安全。六、库内档案应分类存放。箱、柜、架必需摆放整齐，并编上箱号，严禁在库内存放个人物品或堆放杂物，严禁烟火与明火装置。七、档案库房是机要重地，钥匙应专人保管，非档案室工作人员不得任凭进入。因公需进入者，须有档案室人员伴随。八、库房内应常常是保持清洁，每月一清扫，每季一大扫，做到窗明、门洁、地净、箱柜无灰尘。九、消防器材安置在便于使用处，定期检查，保持其良好性能。第四篇。机关档案库房治理制度为加强本局档案库房治理，确保库存档案的安全，依据《 档案法》和自治区档案工作有关规定，制定本治理制度。一、档案库房是保存档案的重要场所，由局办公室负责治理。除档案治理工作人员外，其他人员不能任凭进入档案库房，如工作确实需要，由档案治理工作人员伴随进出。二、档案进出库房，要履行登记手续，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。三、做好库房的防虫、防蛀、防霉和防鼠工作。接收入库的档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经技术处理前方可入库。四、库房内安置温湿度计，每天定时测记。库房的温