内部控制视角下高校合同管理的现状及优化策略分析

内部控制视角下高校合同管理的现状及优化策略分析

Summary：目前，我国高等教育事业不断深化改革，加快发展，参与经济社会生活日渐频繁，而合同管理作为其中重要组成部分，合同的合法合规性以及作用发挥直接影响着高校参与经济社会活动的成效。从当前我国高校合同管理工作实际情况看，存在的一些问题必须实施相应的优化，对此，本文基于内部控制视角，阐明了高校合同管理的重要性，浅析了高校合同管理现状，并提出了针对性的优化措施。致力于进一步加强高校合同管理规范性、科学性，促使高校有效防控经济风险，推动高校教育事业健康稳定发展。Key：高等院校;合同管理;内部控制;现状;优化对策随着国家积极深化高等教育体制改革，高校参与社会市场经济活动逐渐增多，对合同管理工作提出了较高要求。作为公益性事业单位，高校在各类活动中，都会涉及到合同业务，比如合作办学、技术转让、政府采购、工程建设、业务培训等等，都需要通过合同明确双方权利和义务，用于保障活动顺利开展。为此，我国高校也相应提升了对合同管理工作的重视程度。可从实际情况看，现有合同管理仍存在制度不健全、管理流程不合理、执行过程缺乏监控、信息化水平较低等问题，而本文主要基于内控视角，提出了有针对性的优化措施，借此来保障学校教学科研事业健康、可持续发展。1内部控制视角下高校合同管理重要性高校开展合同管理过程中，主要就是在法律法规范围内，通过专业机构，借助配套管理制度，涵盖合同起草、合同签订、合同履行等各个环节的监督管理行为。通过规范合同管理，可以推进高校依法治校、依法办学，此外，规范合同管理也是高校内部控制工作的重要组成部分，有助于提升学校内部管理水平。而高校在开展教学、科研以及其他活动过程中，往往涉及到一定的利益，加强管控合同管理工作，可以为协议各方权利义务提供保障。规范合同起草、签订、履行、变更、解除、终止等环节工作，能够在最大程度上保护学校切身利益，有效降低风险，在公正公平下促使学校获取到最大利益[1]。2高校合同管理现状2.1制度不健全从当前高校合同管理制度看，存在不健全不完善的情况，也未能和其他管理制度相互协调。部分高校合同管理制度中，缺乏了合同管理业务相关流程方面的内容，比如，合同审核制度、监督评价管理制度等。还有个别院校直接参照其他院校的制度，未能结合本校实际情况适时调整，导致可行性、实践性较低。比如，在某些高校中，当经费支出超出某一确定标准才签订合同。基于内控视角下，结合高校经济体量，若是采用此种方式，必将会严重影响到学校资金运转效率，反而增加内部控制成本。除此之外，部分高校在制定合同管理制度过程中，缺乏对其他制度的考量、协调，导致各个制度之间存在一定冲突和矛盾。2.2管理流程不合理有的高校在开展合同管理工作中，并未专门设置机构审核、归档、管理、监督、评价，导致合同整个管理流程缺乏系统性，而合同的签订授权是通过相应的执行部门负责，一个人来完成合同文本起草、审核直到履行全过程，此种情况势必会增加合同潜在风险，个人业务能力、专业知识以及法律意识等情况将会直接影响到合同管理水平和效果。不仅如此，一些原本不相容的岗位没有做出明确分割，非常容易出现一些腐败、舞弊等情况，导致学校遭受不必要的经济损失[2]。2.3执行过程缺乏监控从合同起草、签订、审核直到归档管理，各个环节都应当进行合同监督与评价，可实际情况，一些高校在开展合同管理过程中，并没有重视这些环节。由于缺乏全面的监控，非常容易在各个环节发生漏洞，增加潜在风险，若是无法及时发现、处理，容易引发法律控诉，带来不必要的经济损失，直接造成高校合法权益受损。2.4信息化水平较低信息化、网络化社会，要求合同管理也应当积极提升信息化程度，但现有部分高校的信息化合同管理水平并不高，甚至还存在沿用手工纸质审核、审批方式的情况，严重降低了合同管理效率，并且也缺乏一套完整的数据管理系统，造成合同订立、履行、变更、保管等环节难以有效衔接，制约了高校内部控制信息化建设[3]。3基于内部控制下的高校合同管理优化策略3.1构建高校合同管理程序化制度在制定高校合同管理程序化制度过程中，发起部门首要任务就是做好各项背景调研，科学分析、合理制定预算，最后实施合同起草。而后相关负责人组织合同会审，若是通过，可进行立项程序，若是不通过，则需重新制定。在合同发起部门初次审查后，需要移交给合同管理部门实施二次審查，与此同时，也应当由专业的法务人员同时进行查阅，确保合同合规合法。而针对没有通过审查的合同，则需严格按照批复意见修改直到合同盖章正式成立。确立后的合同需要存档留在合同管理部门，为后续核实账务提供参考[4]。除此之外，高校还应当依照《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招投标法》《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》等规定，制定合同管理制度，并完善其他配套制度。确保从合同策划、起草、签订、执行、监督、归档等各个环节，有明确的规定和要求。与此同时，应当执行责任制，促使学校各个部门相互协调、相互制约。3.2优化合同管理业务流程控制分析合同管理具体流程可知，除了合同调查、拟定、审核、签订、变更等环节，还涉及合同的具体实施以及发生合同纠纷问题的解决、评估等内容。这些环节的工作内容各不相同，但是却又相互联系、制约，因此，必须结合学校实际情况予以优化、完善，全面理顺合同管理业务流程，切实保障学校的合法利益。下面选择几个主要环节进行分析[5]。首先，在合同文本拟定中，由于高校合同涉及种类较多，再加上部分承办部门、经办人并非法律专业、财会专业，缺乏足够的风险意识和法律意识，导致合同拟定各式各样，缺乏统一性。对此，高校可以根据自身情况，组建专门的审核小组，负责拟定或者搜集各类合同范本，并严格依照范本去审查各经办人签订的合同，若发现问题应当依照规范和标准予以修改、补充，保证合同风险能够降到最低。其次，对于合同审核的控制，高校可以成立合同审核小组，这其中包含了学校办公室、财务部门、监察审计部门、法律顾问等专业技术人员，针对合同实施审核。基于内部控制视角，高校要注意分割合同审核、合同拟订岗位，保证审核真实有效[6]。再次，高校应当加强管控合同签署和登记保管。校长作为合同的法定签署人，有权通过书面方式授权校内相关负责人签署合同，这也是考虑到各学院、各部门的实际情况，借此授权方式提高合同管理效率。这就需要各学院负责人在签订合同前，应当先明确是否具备授权审批、签署权限，若是得到授权，則可以以学校名义签署相关合同，但是要在授权范围内进行签署。此外，对于部分重大合同的签订，应当由上级领导审批后，依照国家、学校的相关规定，而后按照合同流程，加盖合同专用章后再开展后续工作。作为合同登记部门，必须做好合同授权审批单，加盖合同专用章，并对合同原件进行连续编号，登记合同文本原件，而在合同保管过程中，相关工作人员应当按照学校档案移交制度，在一定时间内将编号的合同装订成册，移交给学校档案管理部门统一保管[7]。最后，在合同实施环节中，也应当加强管理控制，在保证坚持诚实守信原则签订合同后，履行实施阶段需要按照合同条款执行各项工作，并在此过程中开展相应的监督管理，确保合同双方能够按具体的条款履约。而后当承办单位核对标的数量、验收质量后，办理相应的财务结算手续，作为学校财务部门，则必须认真审核原始单据并依据合同条款支付款项。3.3加强建立监督考核评价体制从以往高校合同管理工作看，针对合同的监督管理主要是由部门负责人实施。但这些部门专业知识领域存在一定局限性，非常容易忽视监督管理，进而引发一系列的合同纠纷隐患。所以，必须建立健全合同监督机制，确保合同管理各个环节都得到全面把控。比如，在策划合同前，应当针对合同发起人的需求实施论证，开展可行性分析调查工作;而在合同执行过程中，需要全面实施财务控制，严格依照签订的合同内容，具体落实流程等，进行相应的预算，按照规定的日期进行预算执行报告提交。在开展监督工作时，合同管理人员必须充分发挥监督职能，明确自身职责，确保合同执行、验收、监督工作能够顺利开展。除此之外，在整个监督管理过程中，工作人员应当积极应用合同管理信息系统，随时根据工作需要调取、审查合同实际执行情况，如发现问题需及时处理，并制定相应的预防措施，避免再次发生此类问题。另外，还应当制定相应的考核评价标准，以合同管理工作成效为指标，全面完善评价机制，通过绩效奖惩方式，切实提升工作人员积极性，同时也起到很好的约束作用，督促工作人员严谨处理业务，有效提升合同监督管控成效。3.4建立高校合同管理信息系统高校实施的合同管理，应当及时融入先进管理思想，引入先进管理技术，充分发挥信息技术作用，构建出一套涵盖合同起草、监督、审批、变更、履行全过程的信息化管理系统，通过采集各个环节的数据，集中管理，在很大程度上实现了合同的高效管理，改变合同资料分散化的现状，切实强化合同管理水平，促使高效开展各项业务，推动高校发展[8]。而合同管理信息系统的构建，需要由专业的技术人员进行开发、维护，并在系统实际运行过程中做好系统监督工作，为合同管理信息化发展提高技术保障。在信息化系统作用下，有关合同的所有信息都可以在线上完成记录、审查，提高了合同管理人员工作效率，减轻了工作量。同时，将合同金额、时间等关键信息输入系统后，会自动生成标准合同，保证了合同格式的统一，为后续审核工作提供了极大便利。不仅如此，该信息管理系统还可以和学校财务管理系统对接，实现信息的共享，从而更好的把控学校资金流转情况，确保资金流动、使用规范性。4结束语综上所述，基于内控视角下的高校合同管理工作，必须明确当前存在的不足，而后有针对性的完善、优化各个环节管理内容，保证各个环节组织机构、管理制度科学合理，积极发挥信息化管理优势，全面提升高校合同管理内部控制水平。Reference[1]徐爱芳.基于新制度下内部控制视角的高校经济合同管理研究[J].行政事业资产与财务，2020，12（21）：122-123.[2]王东晓，郑妍.内部控制视角下合同管理现状调研与探究[J].

2021（2016-9）：54-55.[3]汤守宏.风险防范视角下高校经济合同管理分析[J].无锡商业职业技术学院学报，2019，67（5）：123-124.[4]袁晓华.内部控制视角下施工企业合同管理风险及防范对策探析[J].商讯，2020，220（30）：132-133.[5]丁尧尧.浅析科研事业单位内部控制管理的若干问题[J].经