信息化背景下开展档案管理的举措,图书馆学论文

信息化背景下开展档案管理的举措,图书馆学论文企业档案是企业在各项活动中构成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展经过，对维护企业经济利益和历史相貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。能够讲，企业档案管理对企业的发展有着非常重要的意义和作用，对企业项目的运作、市场定位、营销策略有着重要的指导性作用。企业怎样做好档案管理与档案管理怎样在新时期为企业服务，已成为企业档案管理工作的核心问题。一、档案管理的内涵进行档案管理的一系列活动的对象就是各种各样的档案，而其最终所服务的目的群就是需使用此档案的人员，档案管理人员主要的工作就是将分散、杂乱、数量大且种类繁多的各种文件，根据企业所规定的相关制度进行统一整理，并集中化、系统化以及整洁性对其进行分类归档工作，这也是社会对于档案管理所提出的最基本的要求。档案的管理水平还将决定着社会对档案的要求以及人们对于档案的知足程度，并且也随着社会的变化而变化，二者之间的关系，也从原先的互相之间不协调渐渐的转变为息息相关，不可分离的地步。由于当代化的大多企业对于档案管理的要求太多，其工作性质已变得相当复杂，因而对其进行多层次管理的方式方法进行管理，在进行管理的第一层次中，都是将档案管理中的实体管理以及信息开发等方面的管理进行区分，这两个系统之中又包含了一系列的子系统。档案管理的整个系统以及子系统在其进行正常运行的经过中都会自动的构成信息反应机制。而档案管理的最主要目的是为社会实践中提供档案信息服务的，档案管理的所有的在系统与构造上所产生的变化都是围绕着这一目的而进行的，华而不实所进行的每一项工作都是不可或缺的，它们的存在都具有一定的价值和必要。二、我们国家企业档案管理存在的问题〔一〕企业对档案管理工作重视程度缺乏由于一些企业对档案管理工作的重视程度缺乏，使企业档案管理工作水平过低。现今多数企业只关注企业发展的经济因素，以经济利益和眼前利益为主，造成了档案管理工作只存在于形式，没有发挥档案管理的核心作用。随着我们国家市场经济体制的日益成熟，企业内部管理层也应对档案管理工作加以重视，以此促进档案管理的信息化建设，使档案管理发挥其应有的作用。〔二〕企业档案管理的制度不够健全在一般的企业之中，都会出现一些对档案的收集、整理、保管、外借、保密的等方而的制度不够健全情况。有些企业固然已经建立了一些管理制度，但是在实际的执行方而力度不够，还有些档案管理的相关人员的责任心不够强，对于文件和资料的整理不够及时，有些档案的收集不够齐全，有的出现过档案丢失的情况；对于一些借出的档案，借阅手续不够健全，有借无还的现象时常发生，时间久了之后，一些档案就不知去向；还有些人借着借阅档案的时机，对一些数据和资料进行涂改，严重影响档案的真实性和有效利用的价值。〔三〕档案管理评估体系不健全档案管理的评估工作是经过性与阶段性总结档案管理工作的关键所在，很多企业没有根据本身档案管理工作特点与工作流程制定相应的管理评估体系，致使对档案管理工作状况欠缺了解与准确分析，难以制定切实可行的工作调整与优化方案，制约企业档案管理工作优化与发展。〔四〕档案管理信息化问题企业内部信息处理网络虽已得到很大程度的发展，但文件和资料传送经过缺乏灵敏性，一定程度上制约了公司档案管理工作效率和工作质量的提升。档案管理信息化缺乏的根本源头是企业没有能建立高效的档案管理信息系统，档案管理工作没有良好的技术与系统支持，工作质量与工作效率难以提升；另外，一些企业固然认识到档案管理信息系统的重要性，并建立了相应的管理信息系统，但系统建设与完善工作没有能紧跟档案管理工作实际作出调整，致使企业档案管理工作效率难以提升。〔五〕是档案管理人员专业素质参差不齐，直接影响档案管理工作水平近来来，随着企业的深化改革，油田内部进行了一系列重组，档案管理人员内部涌进了不少新人，这些新人上岗后，从思想上对档案管理工作缺乏应有的认识，以为档案管理工作是一个轻松的活，领导部门对新参加档案管理队伍的员工也没有进行系列的培训教育，即便有的单位组织了培训学习，也是流于形式。这种状况势必影响了档案管理工作水平的提高。三、企业档案管理的优化对策及建议〔一〕提高对企业档案管理工作的重视程度企业相关人员需要充分认识到企业档案管理在企业生存发展中的重要意义。强调做好企业档案管理工作的重要性，加强相关人员的责任感。明确做好档案管理工作是各级领导义不容辞的责任，从领导层面重视档案管理工作，做到解放思想，紧跟时代的脚步，及时地改善企业档案管理工作，采用当代化的技术手段和管理方式方法，提高服务的质量，完善现有的管理设备，做好档案基础设施建设，建立当代化的企业档案管理体系。〔二〕强化企业档案管理的制度建设强化企业档案管理的制度建设能够提高企业的档案管理效率，确保企业档案管理可持续发展。企业档案管理制度建设应以(中国档案法〕、(档案管理整理规则〕等相关法律法规为基础，加强对档案管理制度的完善和强化，保证档案管理制度能够符合国家相关要求，确保档案管理制度能够到达国家标准。档案管理制度要针对各个企业在生产以及服务方而的要求不同，由企业本身的信息管理部门对其制定有效的、科学的企业档案管理制度，并与企业的各个部门的责任人以及企业的档案资料管理人员召开相关会议，会议中要对于企业档案管理的相关制度与注意事项进行相应的讨论，会议结束后，也要与各部门进行互相沟通与讨论，对于各部门所提出的相关意见或建议要子以重视，并最终起草出企业档案管理办法，先可在各部门中进行试用，如若适用就可正式确定，如若还存在某此方而的缺乏，则可对其进行针对性的更改。进而知足企业的发展形势和任务的要求，使档案管理工作符合企业的发展需求。〔三〕企业档案管理工作检查考核规范化对于企业的档案管理工作实现检查和考核，是保障企业档案管理工作正常开展的重要手段。但是在实际的档案管理之中，这个环节却容易被忽视。实现有效的管理，能够避免以们的一些管和不管、管好管坏一个样的情况，需要根据国家档案管理文件和要求，制定适介企业的、专业的档案管理标准。对这些标准应该进行具体的考虑，对于库房的档案管理标准，档案存放的标准和保管的标准，都需要做好具体的标准。还需要建立档案管理检查和考评制度，需要做好对档案专业部门进行检查和考评，还需要做好企业内部管理工作的考评。〔四〕以信息化建设为动力，推进企业档案管理体系改革一是加强信息化硬件建设。充分发挥计算机检索速度快、运算精到准确度高、存储信息量大等优势，优质配备档案管理计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度。建立并完善企业单位局域网，借助局域网开发网上档案业务，实行档案工作网络化，加强档案的利用，实现档案信息资源分享，逐步提升档案信息化水平。二是加强信息化资源建设。对纸质档案资料进行收集、挑选、加工，利用计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化录入、保存，转化电子信息形式，便于检索利用、科学管理。加强电子档案资料的归档工作，完善档案目录数据库建设，进一步开发标准化的档案管理系统，提高档案管理工作效率。三是加强信息化管理措施。制定档案信息化管理标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，确保电子文件、电子档案的齐全、完好、有效，建立、规范局域网，完善企业档案信息网络，实现企业档案数字化、资源分享化、服务对象与需求扩大化。〔五〕是加强档案管理队伍建设，不断提高档案管理人员业务素质随着油田企业生产建设的不断发展，为企业档案管理工作提出了新的更高层次要求，要实现档案管理工作科学化、标准化、规范化，在全油田范围内必需要建设一支高素质的档案管理队伍。因而，油田领导要定期对档案管理人员进行业务培训，使他们精通档案管理工作，为全油田档案管理工作创始新局面打好基础。同时，还要加强对档案人员的保密教育，提高他们的政治素质。四、结束语