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文字处理软件本节介绍字处理的常规方法，主要以Word2003为蓝本，也兼顾金山文字2003软件〔简称为WPS〕的特点介绍。1文字处理概述1.1字处理软件的开展eq\o\ac(

,随)着计算机技术的开展，文字信息处理技术也进展着一场革命性的变革，用计算机打字、编辑文稿、排版印刷、管理文档，是五彩缤纷的高效实用新技术的一些详细内容。优秀的文字处理软件能使用户方便自如地在计算机上编辑、修改文章，这种便利是与在纸上写文章所无法比的。最早较有影响的是ＭｉｃｒｏＰｒｏ公司在1979年研制的ＷｏｒｄＳｔａｒ〔文字之星，简称ＷＳ〕，并且很快成为畅销的软件。风行于80年代。汉化的WS在我国非常流行。1989年香港金山电脑公司推出的WPS〔ＷordProcessingSystem〕，是完全针对汉字处理重新开发设计的，与WS相比其优点主要表如今：字体格式丰富、控制灵敏、表格制作方便、下拉菜单方便、模拟显示实用有效。在当时我国的软件市场独占熬头，但不能处理图文并茂的文件。从WPS97起，汲取了Word软件的优点，功能、操作方式与Word相似，成为国产字处理软件的出色代表。１９８２年，微软公司开场了字处理软件的市场争夺，比尔·盖茨将微软开发的这款字处理软件命名为ＭＳＷｏｒｄ。１９８３年，ＭＳＷｏｒｄ正式推出，成千上万的观众被Ｗｏｒｄ１．０版的新功能所倾倒。人们第一次看到Ｗｏｒｄ使用了一个叫“鼠标〞的东西，复杂的键盘操作变成了鼠标“轻轻一点〞。Ｗｏｒｄ还展示了所谓“所见即所得〞的新概念，能在屏幕上显示粗体字、底划线和上下角标，能驱动激光打印机印出与书刊印刷质量媲美的文章……这一切造成强烈的轰动效应。随着1989年Windows的推出和宏大成功，微软的字处理软件Ｗｏｒｄ成为文字处理软件销售的市场主导产品。早期的字处理软件是以文字为主，现代的字处理软件可以集文字、表格、图形、图像、声音于一体。1.2Ｗｏｒｄ２００３的功能作为字处理软件，一般具有如下功能：〔1〕文档管理功能文档的建立、搜索满足条件的文档、以多种格式保存、文档自动保存、文档加密和意外情况恢复等，以确保文件的平安、通用。〔2〕编辑功能对文档内容的多种途径输入、自动更正错误、拼写检查、简体繁体转换、大小写转换、查找与交换等，以进步编辑的效率。〔3〕排版功能提供了对字体、段落、页面的方便、丰富、美观的多种排版格式。〔4〕表格处理表格建立、编辑、格式化、统计、排序以及生成统计图等。〔5〕图形处理建立、插入多种形式的图形、对图形编辑、格式化、图文混排等。〔6〕高级功能进步对文档自动处理的功能，如建立目录、邮件合并、宏的建立和使用等。2文档的输入要将文文件成为电子文文件，首先要将其输入。在字处理软件中，输入的途径有多种：最常用的通过键盘输入；新增的输入方法有语音输入、联机手写体输入、扫描仪输入等。在文档输入时要注意的是，每当文本输入到右侧边界时，字处理软件会自动会插入一个“软回车〞使光标到下一的左边界处，用户不必按回车键〔Enter〕；当要产生一个新段落时，利用回车键〔Enter〕参加“硬回车〞符来完成。显示与隐藏硬回车符通过执行“工具|选项〞命令，在“视图〞选项卡的“段落标记〞选中与否。2.1键盘输入键盘输入汉字最方便和快速的输入法是“智能ABC输入法〞。“智能ABC输入法〞是一种以拼音为主的智能化键盘输入法。其接口友好，输入方便。字、词输入可按全拼、简拼、混拼形式输入。此外，除了提供大量词组的根本词库外，还有自动挑选才能的动态词库，用户自定义词汇，设置词频调整等操作，具有智能特色，不断适应用户的需要。对于各种符号的输入：常用的标点符号，只要切换到中文输入法时，直接按键盘的标点符号；数学符号、序号、希腊母等，在“标准〞输入法时右击软键盘，直接选择有关类和所需的字符。特殊符号，可通过“插入|符号〞命令。其它符号，在不同的字处理软件有不同的符号，例如，在WPS2003中，提供了还可通过“图文符号〞工具条获取其它的符号，化学实验图文符号。2.2语音输入语音输入就是用语音代替键盘输入文字或发出控制命令，也就是要让计算机具有“听懂〞语音的才能，这就是语音识别技术。随着计算机技术的开展，语音输入已进入实用阶段，它将彻底改变我们与计算机的沟通方式，我们与计算机交谈的那一日为时不远了。计算机对语音识别方法主要是通过样板匹配法，即对输入的语音信息与识别系统中的词汇表内的词条进展匹配来实现语音识别。语音识别技术的复杂性与词汇表的大小、说话人的口音等因素有关。因此，为了进步识别率，一般语音识别系统为使用者提供了语音识别训练，以掌握使用者的口音、语调、语速以及朗读习惯，便于进步识别率。在OfficeXP中，语音输入有“听写〞和“声音命令〞两种工作形式，见图5.2.4。“听写〞利用语音输入文字；“声音命令〞利用声音来对菜单、工具栏和对话框发出控制命令，实现对文档的对应操作。不过和IBM的ViaVoice语音输入软件来相当用户第一次执行“工具|语音〞命令时，Offic将弹出语音识别向导，让识别系统对读者个人的语音进展识别训练，见图5.2.在OfficeXP中，语音输入必须在微软自带的输入法形式下才有效使用。2.3联机手写输入手写输入分为联机手写输入和脱机手写输入。对汉字识别系统联机手写汉字识别比脱机手写汉字识别相对容易些。联机手写输入汉字利用输入设备〔如输入板或鼠标〕模拟成一支笔进展书写，输入板或屏幕中内置的高精细的电子信号采集系统将笔画变为一维电信号，输入计算机的是以坐标点序列表示的笔尖挪动轨迹，因此被处理的是一维的线条〔笔画〕串，这些线条串含有笔画数目、笔画走向、笔顺和书写速度等信息。脱机手写汉字指利用扫描仪等设备输入，识别系统处理的是二维的汉字点阵图象，是汉字识别领域中一个难题，将在下一小节介绍。利用联机手写输入主要解决两个问题：对冷门字或只会写不会读的字；要求对电子文档进展手写体签名时。在OfficeXP中提供的手写输入有三种形式：“框式输入〞、“任意位置书写〞、“绘图板〞，见图5.2.“框式输入〞形式的手写范围限定在左边的范围内，选中右边的“查找〞按钮，在中间框显示与左边框相似的文字供选择，如图5.“任意位置书写〞形式可在屏幕任意位置，随意性较大，容易干扰视线。“绘图板〞也规定了书写范围，书写的字作为图形对象插入到文档中。2.4扫描输入文字的扫描输入是利用扫描仪将纸介质上的字符图形数字化后输入到计算机，再经过光学字符识别〔OpticalCharacterRecognition,OCR〕软件对输入的字符图形进展判断，转换成文字并以.TXT格式文件保存。扫描输入既为大量的文字输入带来了极大的方便；也可减少重要数据键盘输入时的人为键入错误。对输入的文字内容形式有两种：印刷字和脱机手写体。印刷字规那么，扫描仪自带的光学字符识别软件的识别率很高；对脱机手写体，一般要开发专用的识别软件对有限字符进展识别。图5.2.学号、姓名为计算机打印的印刷字；成绩为老师填入的手写体。从成绩单可知，印刷字有现成的识别软件，而且识别率高；手写字用自行开发的对0～9数字、不及格、及格、中、良、优等有限字符集的脱机识别，由于每个老师书写的差异，识别率有上下。为进步识别率，一方面要求书写者尽量工整书写，少用连笔，另一方面只能通过其他方法相结合加以弥补，例如，成绩单右下方人工对分数段人数的统计与扫描输入识别的分数段人数相比拟可判断识别的正确率。利用印刷字和脱机手写体相结合识别的技术为大量的学生成绩输入带来了便利。3文档的编辑文档的编辑是对输入的内容进展删、改、插，以确保输入的内容正确。这通过字处理软件提供的编辑功能来快速实现。3.1文本的选定、编辑选定文档众所周知，对文本进展复制或剪切操作前，必须先选定要操作的内容，再进展所需的复制或剪切操作。在以前的Word版本中，任何时候只能选定一块操作的区域，而在Word2003中，提供了可以同时选定多块区域，这通过按住“Ctrl〞键再加选定操作来实现。复制、剪切与粘贴我们在日常工作中要“复制〞一段文字，在字处理软件里分解成两个动作：先将选定的源内容“复制〞到剪贴板，再从剪贴板“粘贴〞到目的处；同样，要将一段文字挪动到另一处，也要分解成两个动作：先将选定的内容“剪贴〞到剪贴板保存，再从剪贴板“粘贴〞到目的处；要删除一段选定的文字，既可以通过键盘上的“Delete〞键实现，也可以通过“剪切〞来实现，区别是，前者直接删除，后者在剪贴板上保存着被“剪切〞的内容。对用户来说，剪贴板是透明的，只要正确地使用它。剪贴板剪贴板是Windows应用程序中都可以共享的一块公共信息区域，其功能强大，它不但可以保存文本信息，也可以保存图形、图像和表格等各种信息。在早期版本中，只能存放最后一次复制或剪切的内容，在OfficeXP中，可以存放最多24次复制或剪切的内容，通过执行“编辑|Office剪贴板〞命令依次显示剪贴板的内容。撤销和重复假设由于用户操作失误，这可通过可利用“撤销〞〔〕，恢复到原来的状态；通过“重复〞〔〕复原刚刚被“撤销〞的动作，即再次改变主意。3.2拼写检查、查找与交换文章输入完以后，往往需要对全文进展校对修正错误。“拼写检查〞、“查找〞与“交换〞将为用户带来很大的方便。拼写检查拼写检是指字处理软件对文档中的每一个词进展拼写正确性的检查。目前，字处理软件对英文拼写检查的正确性较高，对中文校对作用不大。拼写检查的工作原理是读取文档中的每一个单词，与已有的词典库中的所有单词比拟，假设一样，就认为该单词是正确的。假设不一样，屏幕显示词典库中相似的单词，供用户选择；或者是新单词，可添加到词典库；或者是人名、地名、缩写，可忽略。查找与交换查找与交换在字处理软件中经常使用、效率很高的编辑功能。根据输入要查找或交换的内容，系统可自动地在规定的范围或全文内查找或交换。查找或交换不但可以作用于详细的文字、也可以作用于格式、特殊字符、统配符等。例要对文档中所有的英文字母改为带有下划线的大写字母，插入点定位在“查找内容〞栏，按“特殊字符〞按钮后选择“任意字母〞选项，在“查找内容〞栏以“^$〞显示；在“交换为〞栏通过“格式〞按钮在对应的“字体〞对话框进展格式设置，界面见图5.利用交换功能，还可以简化输入，进步效率。例如，在一篇文档中，经常要出现“MicrosoftOfficeWord2003”一字符串，在输入时用一个不常用的字符表示，然后利用交换功能用这一字符串代替一个字符，当然交换4文档的排版为了使文档具有漂亮的外观，便于阅读，必须对文档进展必要的排版。早期的字处理软件〔如WordStar、WPS2.0〕对文档的排版通过对文档加排版命令，当打印或预览文档时才能观察到排版结果，目前的方正等排版系统还是使用这种方式；现代的字处理软件〔如Word、WPS97以后版本等〕一般都采用所见即所得的排版方式，也就是在屏幕所显示的字符格式就是实际打印时的形式，文档中的排版命令对用户是透明的，给用户提供了极大的方便。对文文件的排版有三种根本操作对象：即字符、段落和页面，由此有相应的排版命令。4.1字符排版字符排版是以假设干文字为对象进展格式化。常见的格式化有：字体、字号、字形、文字的修饰、字间距和字符宽度等，还有中文版式等。字符格式及设置“字体〞：是指文字在屏幕或打印机上呈现的书写形式。中文操作系统提供了常用的宋体、楷体、黑体等中文字体，也提供了TimeNewRoman、Arial等英文字体。要查看计算机上的字体，可翻开Windows控制面板的“字体〞程序。“字号〞：是文字的大小，是以字符在一行中垂直方向上所占用的点〔即磅〕来表示，1磅为1/72英寸，约为0.3527毫米。中文字习惯以字号表示，Word中字号从最大的初号到最小的八号字，磅值最大为72到最小为5；在WPS中，字号最大到128磅。由于Windows字库使用的是TrueType轮廓技术生成的，所以用户也可以根据需要直接在字号框内输入任意大小的字号。在默认〔即标准〕状态下，字体为宋体，字号为五号字。表局部“字号〞与“磅值“字形〞：是指常规、倾斜、加粗、加粗倾斜等形式。“字符间距〞：是指两个字符之间的间隔间隔，标准的字间距为0磅。当一行的字符数有规定时，可通过加宽或紧缩来调整，在Word2003中，通过页面设置功能，直接控制每行字符数和每页行数。“字符位置〞：是指字符在垂直方向上的位置。“特殊效果〞：是指根据需要进展多种设置，包括上标、下标、删除线、下划线、空心字、动态效果等。要进展以上格式设置可通过“格式|字体〞命令；也可通过“格式〞工具栏进展。图5.2.中文版式在现代的字处理软件中，还提供了对中文字的特殊处理，如简体与繁体字的转换、加拼音、加圈、纵横混排等中文版式处理的功能，见图5.简体与繁体字的转换可通过“工具|语言|中文简繁〞命令或“常用〞工具栏的对应的按钮实现。其余功能可选择“格式|中文版式〞的对应命令。4.2段落排版“段落〞是文本、图形、对象或其他工程等的集合，后面跟有一个段落标记，一般为一个硬回车符〔按Enter键〕。段落的排版是指整个段落的外观，包括对齐、段缩进、行间距和段间距等，“段落〞格式对话框见图5.对齐方式在文档中对齐文本可以使得文本更容易阅读和明晰。对齐方式一般有五种方式：左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐。两端对齐是通过词与词间自动增加空格的宽度，使正文沿页的左右页边对齐，对英文文本有效，防止出现一个单词跨两行的情况；对于中文效果同“左对齐〞；分散对齐以字符为单位，均匀地分布在一行上，对中、英文均有效。对齐效果见图5.文本的缩进对于一般的文档段落都规定首行缩进两个汉字；为了强调某些段落，有时候适当进展缩进。一般缩进方式有：“首行缩进〞：控制段落中第一行第一个字的起始位。“悬挂缩进〞：控制段落中首行以外的其他行的起始位。“左缩进〞：控制段落左边界〔包括首行和悬挂缩进〕缩进的位置。“右缩进〞：控制段落右边界缩进的位置。注意最好不要用Tab键或空格键来设置文本的缩进，也不要在每行的结尾处使用Enter键，因为这样做打印的文章很可能对不齐。行间距与段落间距行距用于控制每行之间的间距，在Word中有“最小值〞、“固定值〞、“X倍行距〔X为单、1.5、2、多倍等〕〞等选项。用的最多的是“最小值〞选项，其默认值位15.6磅，当文本高度超出该值，Word自动调整高度以包容较大字体。“固定值〞选项，可指定一个行距值，当文本高度超出该值，那么该行的文本不能完全显示出来。段间距用于段落之间加大间距，有“段前〞和“段后〞的磅值设置，使得文档显示更明晰边框和底纹添加边框和底纹的目的是为使内容更加醒目。选择“格式｜边框和底纹〞命令，屏幕显示该对话框，见图5.“边框〞：对选定的段落或文字加边框，可选择线型、颜色、宽度等框线的外观效果。“底纹〞：对选定的段落加底纹，有“填充〞为底纹的背风光；“款式〞底纹的图案〔填充点的密度等〕；“颜色〞底纹内填充点的颜色，即前风光。“页面边框〞：对页面设置边框，各项设置同“边框〞选项卡，仅增加了“艺术型〞下拉式列表框。其应用范围针对整篇文档或节，效果见图5..工程符号和编号对于提纲性质的文档称为列表，列表中的每一项称为工程。可通过工程符号和编号方式对列表进展格式化，使得这些文档突出、有层次感，或者当增加或删除工程时，系统会对编号自动进展相应的增减。选择“格式|工程符号和编号〞命令翻开该对话框，见图5.2.“编号〞：为连续的数字、字母，根据层次的不同，有相应的编号。按“自定义〞按钮，进入该对话框，见图5.表对话框“工程符号〞：是一样的符号，可以是字符，也可以是图片。同样，通过“自定义〞对话框选择“字符〞或“图片〞按钮可改变符号的款式。“多级符号〞：多级列表可以明晰地说明各层次之间的关系。创立多级列表必须先确定多级格式，见图5.2.19；然后可输入工程内容，通过“格式〞工具栏的“减少缩进量〞和分栏编辑报纸、杂志时，经常需要对文章作各种复杂的分栏排版，使得版面更生动和更具可读性。选择“格式|分栏〞命令可翻开其对话框，在其对话框中可设置栏数、每栏的宽度等，图5.假设要对文档进展多种分栏，只要分别选择需要分栏的段落，然后进展上述分栏的操作即可。多种分栏并存时可以看到不同栏之间系统自动增加了双虚线表示的“分节符〞。假设要取消分栏，只要选择已分栏的段落，进展一分栏的操作即可。注意：在“普通〞视图下看不到分栏的效果，必须切换到“页面〞视图；当分栏是的段落是文档的最后一段，为使有效分栏，必须在分栏前，在最后添加一空段落〔按回车键〕。4.3页面排版页面排版反映了文档的整体外观和输出效果，页面排版包括页眉和页脚、脚注和尾注、页面设置等。页眉和页脚页眉和页脚是指在每一页顶部和底部参加的信息。这些信息可以是文字或图形形式，内容可