公文、资料文件资料管理规程

公文、资料文件资料管理规程1目的确保对资料文件和资料文件资料(包括电子媒体方式形成的资料文件资料)进行规范、科学的管理。2适用范围适用XX嘉园管理处所有公文、资料文件资料的管理，包括公文、物业资料文件资料、业主/用户资料文件资料、财务资料文件资料等。3职责3.1客服中心设专人负责公文、资料文件资料的管理。3.2客服中心负责所有公文、资料文件资料、书籍等的监控及归档管理工作。3.3客服中心负责质量体系资料文件的存档工作。4质量要求资料文件资料文件资料管理全过程资料文件资料文件资料的归档范围行政文书：外来资料文件、内部资料文件、对外发文、外部来函、专业书刊、协议正本、备份软盘、相关报纸。人事劳资：职工或员工档案、培训档案。经营财务：经营协议、财务资料文件资料。业主/用户管理：业主/用户工程技术、设备设备管理：竣工验收资料文件资料（图纸、说明书、质量保证书、公共设备设备验收资料文件资料）、建筑物使用功能改造及结构变更资料文件资料、房屋及公用设备修缮养护资料文件资料（大、中修年度方案、预算、审批、执行、验收等记录）、接管验收资料文件资料、功能结构改造及重点部位的修理修缮资料文件资料、设备设备管理及技术资料文件资料、所有权基本资料文件资料、设备运行维护保养资料文件资料。管理资料文件资料：为业主/用户提供服务所需的资料文件，如政府部门或上级管理机构发布的各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准等外来资料文件，以及业主/业主/用户提供的图样和技术要求、具体的工作资料文件等。资料文件资料文件资料的归档要求归档时必需进行认真查验，并办理交接登记手续，同时必需确保资料文件资料文件资料的完整性、系统性、准确性和真实性。归档的资料文件属自有资料文件或经济资料文件必需是原件，在特殊状况下可使用复印件，但必需附上说明。归档资料文件必需进行科学分类、立卷(格式见标识一)和编号，档案名目应编制案卷名目、卷内名目。资料文件资料文件资料的保管资料文件资料在排列上架时，应依照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。资料文件资料存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。胶片、底片、光碟等特殊资料文件资料需用特制的密封盒或专用卷盒。每年年底进行一次对库存档案的清理、核对和保管质量检查工作，对破损或变质档案要及时进行修补和复制。档案盒的运用(格式见标识二)档案资料文件资料的借阅资料文件调阅权限：财务资料文件资料除主任外，非财务人员查阅财务档案资料文件资料须经客服中心负责人及主任批准，财务人员因工作需要借阅的须经客服中心负责人批准。查阅职工或员工档案须由客服中心负责人批准。查阅工程技术、设备设备档案、业主/用户档案、非工作范围内的质量管理资料文件须由管理处负责人批准。本管理处人员调阅超出权限，或涉及隐秘的档案资料文件资料时，应填写《借阅申请单》，资料文件资料员依照阅档批准权限办理手续后借出并在《借阅登记表》上作好记录。文书档案只阅不借，科技档案借出后20日内归还，书籍45日内归还，如需长期使用者，须归还后办理续借手续。外借档案资料文件资料不得随便折叠和拆散，严禁对档案随便更改、涂写。听从档案管理人员管理，在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案资料文件资料只在办公室内查阅，不准携带回家。保密档案阅读后不允许相互泄露。借出和归还档案资料文件资料时，应办理清点、登记手续，由档案管理人员和借阅者当面核对清晰。档案如有丢失、损毁或隐秘材料泄密，不得隐瞒不报，应马上写出书面报告，并按情节追究当事人的责任。分项管理要求公文的管理要求通知、工作联系函、会议纪要：通知、工作联系函、会议纪要等主要是管理处、管理处、部门之间的资料文件联系。对外发文(业主/用户)：凡是对外的发文均代表管理处形象，因此对外发文必需由客服中心统一打印、编号，管理处主任审核同意后方能发放。对外联系函：由相关部门起草，管理处负责人审批（重要事项）后发文。外部来函：管理处外部来函统一由综合部客服中心接收，客服中心留存外部来函的原件，复印件依据主任的批示建议或意见转发放给相关单位，同时做好签收记录；如有需要，客服中心应对批示的执行状况进行监督、检查。业主/用户资料文件资料的管理要求为便于把握各业主/用户的基本状况，应建立一户一档制，并实行电脑化管理。业主/用户资料文件资料应包括楼层座号、业主姓名、业主/业主/用户姓名(是单位的还应有营业执照、法人身份证复印件等)、人员状况、紧急联络电话及联络人等。业主/用户档案建立后，需将所有的状况输入电脑，以便及时查找，更新关于内容。业主/用户资料文件资料要严格保密，严禁外借。工程技术、设备设备资料文件资料的管理要求工程资料文件资料的管理分为资料文件档案管理和电脑管理两大类。所有的资料文件、资料文件资料均需按分类名目建档存放，同时图纸等资料文件资料要在电脑或光盘上备份存储，以方便调阅。工程资料文件资料原则上不得借出。如确需借出，需办理相关借阅手续，由管理处主任签字，外借时间不得超过一周。记录、标识标识一:立卷格式标识二:档案盒卷脊格式(侧面)标识三:对外发文(业主/用户)格式标识四:对外联系函、传真号码格式《借阅申请单》《借阅登记表》档号：档号：案卷题名编制单位编制日期保管期限密级2.首页名目:卷内资料文件名目序号资料文件编号责任者资料文件资料文件资料题名日期数量备注册份张标识二:卷脊格式:档案盒(侧面)档档号案卷题名案卷题名标识三:通告通告编号：敬启者：正文此致中航物业xx分公司华菱嘉园管理处年月日关于×××的通知关于×××的通知编号：正文特此通知中航物业xx分公司华菱嘉园管理处年月日联系联系函致：事由：特此函达顺颂商祺！年月日呈送：抄送To：××公司To：××公司From：××公司××先生/女士××先生/女士Attn：(转呈)Address(办公地址)Fax：×××