空调企业原材料采购管理系统分析

年4月19日空调企业原材料采购管理系统分析文档仅供参考某空调企业原材料采购管理信息系统分析与实现作者姓名:XXX专业班级:XXXXXXXXXX指导教师:XX摘要本文以某空调企业空调事业部ERP系统实施中的采购管理模块的具体操作为实例。对空调原材料的采购业务流程进行分析,进而给出了针对某空调企业空调原材料采购业务管理信息系统设计方案。从采购过程中的询价、申请、审批、下单、出入库、缺料预警、供应商管理等多个方面出发,以面向对象的系统分析开发方法阐述了各个功能模块的详细设计与实现过程。以期达到建立一套顺应采购发展新要求的采购管理信息系统,最终实现采购业务的全自动化。该系统基于C/S的模式,采用C#和SQLServer进行开发。关键词:采购;采购管理信息系统;面向对象方法;系统分析设计

目录第1章前言 1第2章项目概述 22.1项目开发的背景 22.2项目开发的目标 32.3项目开发的方法 4第3章系统总体规划 53.1.系统初步调查 53.2.可行性分析 53.3.组织机构调查 63.4.系统逻辑业务规划 73.5.系统数据类规划 8第4章系统分析 104.1.系统详细调查 104.2.需求分析 114.2.1.系统面向的用户 114.2.2.系统管理员需求 124.2.3.供应商管理员需求 134.2.4.采购、计划员需求 134.2.5.仓管员需求 144.3.业务流程分析 154.4.数据流程分析 204.5.数据字典 24第5章系统设计 305.1.模块结构设计 305.2.数据库设计 315.2.1.概念模型设计 325.2.2.逻辑模型设计 345.2.3.物理模型设计 355.3.编码设计 375.4.输入输出设计 381.输出设计 382.输入设计 385.5.人机界面设计 395.5.1.登录界面 395.5.2.系统管理主界面 395.5.3.供应商管理主界面 395.5.4.采购管理主界面 395.5.5.库存管理主界面 395.5.6.预警处理主界面 39第6章系统实施 406.1.系统配置 406.1.1.软硬件配置 406.1.2.网络配置 406.2程序设计 416.2.1开发语言 416.2.2代码设计 416.3系统测试与调试 426.3.1.功能测试 426.3.2.性能测试 426.3.3.系统调试 42第7章系统运行管理与评价 437.1.系统的运行管理 437.1.1.系统运行的规章制度 437.1.2.系统运行情况的记录 437.2.系统的运行维护 447.2.1.系统维护的内容 447.2.2.系统维护的过程 447.3.系统的评价 447.3.1.经济指标评价 447.3.2．性能指标评价 457.3.3.管理指标评价 45结论 46致谢 47参考文献 48附录 49第1章前言采购已经发展成为一种能够为企业节约成本、增加利润、获取服务的重要途径,它把握着整体供应链中的上游控制。采购是任何生产活动和消费活动的先导,具有十分重要的战略地位。国内外的跨国集团公司常常设立独立的采购中心进行集中式采购,以减少采购渠道,获得价格优势。或者将采购业务外包给专门从事物流采购的第三方公司,以便专注于其核心业务的发展。从下游企业或各分公司提出采购申请,经企业内部管理层逐级审批,到采购中心进行具体的采购行为,准确迅速的信息交流与工总控制是非常关键的一环。实施采购管理信息系统是必然的选择。总之,物流供应已经成为中国现代经济生活中的一个热点话题。采购环节处于整体供应链中”上游控制”的主导地位,因此对现代企业来说,采购已经发展成为一个战略环节,科学的采购管理已成为企业价值链中重要一环

第2章项目概述2.1项目开发的背景当前,中国企业采购流程不尽科学、采购机制不尽合理,究其原因,信息不畅和采购模式的落后是企业采购存在的根本问题。采购管理上的种种问题也引起了业界极大的关注,现代先进的采购模式受到足够重视的同时,经了解市面上也出现了许多与采购相关的信息系统。主要分为一下几种。一是专门为某一类企业的采购管理系统,如超市采购、政府采购、饭店采购等,也有比较通用的采购业务管理软件。如恒达采购管理软件等。还有应用于小企业的”进-销-存”系统的采购管理。如用友通系列之业务管理解决方案中的采购流程处理。这类产品的特点是:简单易用、提供采购业务处理,如采购计划、订货、收获、退货、付款、查询、统计分析等。但这些系统只是将一个单一企业里的采购职能部门的具体工作信息化而已,帮助采购部门的用户将其繁琐的订单处理、收退货、查询跟踪等工作用系统来完成,用户仅限于采购部门经理和采购人员。这些系统只是传统的采购模式下的信息化处理,不能满足现代先进的多个企业或分公司集中化采购的需求。二是企业资源计划(ERP)系统和供应链管理(SCM)软件先的采购模块。如SAP系统的采购模块,能够处理采购活动建议、跟踪采购订单、处理收、退货,维护供应商档案,支持一揽子采购合同,提供总计报告等。她注重供应商的关系管理,整合各方面的采购信息,降低双方的信息成本。可是,现有的ERP系统都不能很好地支持基于供应链的采购管理。虽然市场上也出现了一些供应链管理(SCM)软件,如实达供应链管理软件、Oracle供应链管理等。这些供应链管理软件一般一定包括采购模块的处理。可是就当前的的ERP和SCM软件下的采购模块虽然很诱人。可是都无法将采购管理的信息化做到”专”,这样就带来的问题是,同样不能一套系统同时满足多家企业或多个子公司集中化的采购处理。试想,一个第三方的采购服务商如果要使用ERP采购模块,则其下游所有的客户企业都必须不计成本地上线该模块才能有效配合,即使这样,也无法很好地将所有客户的采购信息集成起来做统一的分析处理。这样也就失去了集中化采购的部分意义。综上所述,在上述大背景下致力于专业的采购业务管理、满足现代化先进的采购模式特别是集中化采购所需、建立一套与时俱进的采购管理信息系统,将是一个非常有意义的研究。2.2项目开发的目标本系统考虑系统组成各环的功能需求,基于使用成熟技术和实用化的原则,向企业提供一套先进的应用系统。这套系统应该具有最先进的技术特征;配置必要的数据库和应用服务程序;组织完整的管理员操作界面。软件系统的界面要美观,布局要合理,窗口的内容尽量简单明了提供的信息,语言要通俗易懂,有层次感,分类要清晰明了,便于管理。主要需要实现下列目标:1.建立一套顺应采购发展新趋势的采购管理信息系统完整的现代采购管理系统能有效地管理从需求预测,到采购决策、下订单、物流、库存和采购综合评价整条链。实现全过程的信息化、网络化,最大限度的满足生产需要、降低采购物流成本,实现采购目标。本系统需要完善的是在供应商管理上能够对其价格合同、信息档案、供货比例等信息化的管理而非手工繁琐且易错的操作。2.加速库存商品周转速度,进而加速资金的周转速度,达到降低费用、提高经济效益的目的现代化的采购系统能够同时满足多家企业或多个子公司集中化的采购处理,这样集团公司就能够进行统一采购,进行统一、灵活、快速、及时的配送,减少企业过多的进货环节,大大降低流通费用。3.集中采购提高了企业的议价能力,而且能够保证子公司经营的商品质量以及获得更多的供应商的支持集中购买能够大大提高买方的议价能力,批量购买能够使企业获得比其它企业更低的价格,而且能够获得更多供应商其它方面的支持,如服务以及相应的资金支持和更好的销售条件保证等,而更重要的是能够给予企业以更大的自主选择余地,从而保证商品的质量的同时使经营主体赢得市场。真正实现”子公司-集团采购部-供应商”在信息化平台上的无缝对接。4.在信息化上保障对库存的实时更新,凸显计划的重要性库存的实时更新能够保证物料链条不断,能够提供表格、饼图、柱状图来展现统计结果进而反映物料的动态变化。系统不但需要做到编制计划而且能够良好的切换计划功能,一旦订单取消会迅速更改脱节需求的计划,以免造成物料呆滞。5.对于我个人来说,将所学的系统开发专业的基础知识和以后将要从业的采购管理系统的业务技能结合起来,是完成有实际意义的工作。2.3项目开发的方法在管理信息系统的长期实践中,由于管理信息系统种类很多,情况各异,研制的具体方法、途径有多种,从而形成了多种系统开发方法,如结构化生命周期法、原型法、CASE方法、软系统方法和面向对象方法等。最常见的三种方法:结构化生命周期法、原型法、面向对象方法,在所有这些开发方法中没有任何一种方法能适用于所有类型的系统,而且有些类型的系统至今仍缺少一套行之有效的开发方法。在本文的项目中,综合以上三种方法的优点和不足,决定在需求分析阶段使用原型化方法,在系统分析和设计阶段使用结构化方法,在程序开发中使用面向对象方法,以这样的形式将三种方法结合起来开发本项目系统。

第3章系统总体规划采购管理管理系统的总体规划是其生命周期中第一个阶段的工作,其质量直接关系到系统建设的成败。接下来,本论文会对项目系统从初步调查、可行性分析、逻辑业务规划、数据类规划以及系统开发的进度安排上进行总体规划,便于从全局上把握好这个系统的整个过程。3.1.系统初步调查经过与系统用户的重复交流之后逐步明确用户需求,初步了解到整个系统的功能结构和业务流程。这个系统大致需要实现系统管理模块、供应商管理模块、采购计划管理模块、库存管理模块、缺料预警模块。整个系统的实现还需要依赖后台对原始数据进行一系列的处理、录入系统。以上这些是对系统的初步了解,详细调查将在系统分析部分讨论。3.2.可行性分析1.技术可行性从软件角度来看,当前的软件技术发展的已经比较成熟,无论是数据库还是应用程序都能够实现系统功能。各种语言包括C#、JAVA等均能完成程序代码并实现信息系统功能。各种数据库包括SQLSever,Oracle等均能为企业搭建数据库;从硬件角度来看,系统所要用到的硬件均能够以较为低廉的价格购买,满足系统要求。从人员角度来看,本系统的用户是制造型企业的采购部人员,懂得基本微机操作即可,无须另聘专人即可使该系统正常实施运行。从技术角度来看,开发技术和数据库技术已经具备了完备、成熟的理论和体系结构。因此本系统的开发在技术上完全可行。2.经济可行性在经济上,用此系统加强了企业采购的管理效率,此项目系统中,能够将总公司-分公司、公司-供应商以及公司内部之间实现无缝对接,直接影响是提高周转库存、加速资金的周转速度,方便公司用户对供应商进行有效管理,进而产生非常可观的经济效益。3.运行可行性本项目系统具有友好的界面,操作简单,帮助信息详尽,工作人员只需经过简单的培训之后就能够熟练操作;系统运行环境的服务器采用visualstudio开发平台,WEB服务器采用IIS,客服端只需配置浏览器就能够运行该系统,这样的运行环境都是很好配置的。从以上三方面的分析,能够得出该系统在技术上得到了保证,投入使用可带来很好的经济效益,且在运行方面较为简单。因此,本项目系统可进行开发工作。3.3.组织机构调查该系统能够在公司总部、分公司以及供应商的采购中心运行,该企业下属多个部门,其中与采购部门有直接关联的由生产部门、仓储部门、财务和质检部门。其采购主要架构及功能大致如下:供应链管理中心下设采购部和计划部,采购部下设采购开发课、成本控制课,采购开发课主要是制定采购策略,供应商开发及日常管理;对供货比例、价格的确定和稽查;对新品送样跟进以及交货异常的支持等。成本控制课主要是对空调整机成本的走势统计以及监控分析;新品成本的目标设定与监控分析等。而供应链下设的计划部主要设有生产计划课以及采购计划课,生产计划课负责对工厂产能的落实与调配,对销售订单的评审以及月度预测的跟进,对计划达成率、订单达成率的监控与保障等。采购计划课需要对采购订单的下达与跟踪、生产齐套保障、物料周转控制、原材料库存控制以及PSI跟进处理等。本论文项目系统对应的组织结构图,如图3-1所示:供应链管理中心供应链管理中心采购部计划部采购开发课成本控制课生产计划课采购计划课图3-1系统的组织结构图某空调制造企业生产部门财务部门质检部门仓储部门3.4.系统逻辑业务规划本论文项目系统的逻辑业务规划图,如图3-2所示:系统管理系统管理供应商管理采购管理库存管理预警处理登录用户管理权限管理登录登录登录登录供应商管理采购管理库存管理预警处理图3-2逻辑业务规划图3.5.系统数据类规划经过上面逻辑业务的规划之后,对本项目系统的数据类进行规划。采用实体分析的方法,建立相对稳定的数据模型结构,而对一些需求零散、随机的信息,放在系统分析和设计阶段考虑。按照实体分析方法设计的数据类有:1.用户基本信息数据类:该类数据反映用户的用户名、真实姓名、用户描述、密码、工号、部门等信息;2.角色管理数据类:该类数据记录角色的角色名、角色描述等信息;3.供应商管理数据类:该类数据记录供应商的基本信息,供应商名称、代码、联系人、联系方式等信息;4.资料管理数据类:该类数据记录基本资料的信息,如物料信息、仓库信息等;5.订单管理数据类:该类数据记录订单的基本信息,如订单号、物料编码、供应商编码、单据日期、数量、仓库号、采购员姓名等;6.库存预警管理数据类:该类数据记录物料的库存的基本信息,如物料编码、供应商编码、采购数量、库存数量、缺料需求量等。第4章系统分析在空调原材料采购管理信息系统的开发过程中,需要经过系统分析才能把对系统功能和性能的总体概念描述为具体的系统需求说明,便于整个系统开发工作的进行。接下来,经过系统详细调查、业务流程分析、数据流程分析和系统数据分析之后,确定出本项目系统的逻辑模型,对系统进行功能性详细分析为下一章的系统设计提供详细的参考方向。4.1.系统详细调查系统详细调查的主要任务是收集系统所要用到的数据,因为在后期的系统设计阶段要用到许多的数据,资料收集是进行系统分析的前提,资料收集的方法有实地调查,填写问卷,交流交谈等。经过和该系统用户的当面交流之后,可知:1.整个采购管理信息系统从原始数据的初始化开始到数据传输表现层包含的因此功能有系统管理基础资料设置、供应商管理基本信息初始化、采购计划管理采购单据以及库存管理入库出库查询、物料统计分析缺料预警等。2.在整个采购管理系统的开发过程中会涉及到得一些术语需要对其进行说明定义,这些术语在系统分析和系统设计中有助于加快理解系统的业务过程,从而准确的画出业务流程图和数据流程图。其主要涉及到的术语及说明如下:预处理:对基础数据设置,包括一些数据的基本格式规范等。采购计划:是指计划部下采购计划课根据工厂排出的生产计划进而下达合理时间内的物料采购计划的过程。供货比例:是指同一种物料并非是由独家供货,多家供应商分别承担供货的比例,其总和为100%。送货通知单:是指我司下达采购计划后形成采购订单,供应商在信息化平台上就可打印出双方承认的送货通知单,由仓管员签收,账务员核实后录入到系统。缺料预警:是对采购计划、现有库存统计分析后结合安全库存量形成物料缺料监控警告的过程。3.在预处理对初始资料的录入中要求供应商、物料编码的唯一性,而且在物料BOM单中对物料大类小类严格区分对应,不能混淆。4.整个原材料采购管理系统的总体流程如下:系统管理系统管理基础资料设置预处理下采购订单报检入库、出库统计分析结束资料管理采购管理库存管理预警处理采购单据送货通知单图4-1采购管理系统总体流程图开始4.2.需求分析4.2.1.系统面向的用户本论文项目系统面向的用户分为四类:系统管理员、供应商管理人员(供管)、原材料采购人员(采购员)、仓库管理人员(仓管)以上四类用户使用系统做什么,具体阐述如下:1.系统管理员使用该系统对用户信息、用户组信息、用户密码信息、用户角色权限、在线用户进行管理;2.供应商管理人员使用该系统主要是对合格供应商的基本信息进行维护、(包括删除已有供应商、更新供应商信息、添加引进的供应商评估工作)、对供应商合同协议进行在线维护(包括采购合同、供货保障协议、质量保障协议的在线查阅编辑更新等功能);3.原材料采购计划人员使用该系统主要编制采购计划、下达采购订单、追料回复以及对采购订单的基本维护,对缺料预警及时处理等工作;4.仓库管理人员使用该系统主要是查询库存、根据送货通知单准确更新库存量,以及对物料缺料做出统计分析等工作。4.2.2.系统管理员需求1.概述需要提供对系统用户的管理界面,实现增加、删除、修改、查询用户的功能,为用户设置使用本系统的权限,以及在线用户监控的功能。2.用户组管理要求系统提供对具有相同权限的用户设定用户组的功能,以便系统管理员实现职责:增加和删除用户组,以及给用户组设置权限;增加和删除普通用户,以及给普通用户设置权限。3.用户管理要求系统提供一个系统管理员名和初始密码;要求系统提供用户的基本信息的增加、删除、修改、查询功能,能够设定用户的姓名、工号、部门等基本信息;系统管理员能够给普通用户分配权限到功能点,权限分为两种,查看和控制。只有查看权限的用户就只能看此功能点的运行信息、告警信息。拥有功能点控制权限的用户能够管理该功能点,同时有查看该功能点信息的权限。4.密码管理要求系统自动生成新增用户的默认密码,系统管理员和普通用户都能够修改自己的密码。5.在线用户监控要求系统提供在线用户信息的监控功能,记录用户每一次登录到系统中的起始和结束时间,展现当前正在使用系统的用户ID和姓名等信息。4.2.3.供应商管理员需求1.概述需要提供对公司合作供应商进行有效的管理的界面,实现添加、删除、修改、查询供应商信息的功能,而且能够对与供方重要相关的资料如价格合同协议等实现在线管理,与供方协同。2.供应商资料管理要求系统对我司录入的供应商资料(供应商名称、供应商代码、公司地址、联系人、联系方式)实现添加、删除、修改、查询的功能、维护供应商基本信息。其中需要保证供应商编码的唯一性。3.供方合同协议管理要求系统能够提供在线查阅供应商的价格合同、质量保障协议、供货保障协议,除了基本的维护功能(草拟合同协议、上传下载等)还能对这些资料实现传阅共享,使供方、我司有权限用户均能够随时查询、下载。4.2.4.采购、计划员需求1.概述需要系统提供采购计划、采购过程管理、订单管理界面,采购员能够根据计划部门提供的采购计划,经过审核后下达采购订单给相应供管维护过的供应商,而且实时对采购过程进行管理监控,一旦出现缺料要及时处理。同时采购员还需要对系统订单进行管理2.采购计划管理采购员根据库存部门发来的库存单,生产部门提供的外购清单,采购员制定月采购计划。将采购计划交与审核部门审核,审核经过的采购计划,作询报价请求操作,采购计划可分为基于工作令的采购计划和非工作令的采购计划(非工作令物料一般指零星物料或一次性使用)。若未经过的计划返还采购员进行调整重新制定。3.采购过程管理当经过审核后(审核物料采购订单的过程一般分为需要手工下单的物料和经过系统下单的物料,手工下单需得到相关部门领导审核经过,而一般经过系统下单的只需要在系统中可查询到供管员对其物料供应商已经进行维护即可),按照系统提供的供应商供货比例,选择供应商及采购数量,生成采购订单。4.订单管理采购订单及采购合同只是表现形式不一样,数据相同。合同比订单多了条款等附加信息,故下将合同订单作为一张单据。订单(合同)一式四份,文档留底,给供应商一份、财务一份,订单跟踪员一份。订单跟踪员读取采购订单信息,查询到货日期将至及到货日期已过货未到的订单所属的供应商,发送催询单,并对未按时到货的供应商作”过期”评价记录。4.2.5.仓管员需求1、概述需要系统提供仓库管理员对仓库物料库存实时更新、对出库入库有清晰的记录功能、而且能够经过统计分析,根据设置的安全库存,做到缺料预警功能。2.库存查询系统提供仓库库存的查询,包括仓库代码、名称、仓管员、物料代码、名称、库存量等基本信息3.出库入库管理原材料进厂后,仓库员必须依”送货通知单”的内容,核对供应商送来的物料名称、数量、规格和送货单并点清数量无误后,将收货日期及实收数量填记于”入库单”内给予入库,如发觉所送来的材料与”采购订单”上所核准的内容不符时,应即时通知采购,成品材料进厂后,仓库人员依"送货通知单单"核对材料名称、数量、规格并清点数量及件数,并将收货日期及实收数量填于”入库单”内。对于客户确认之后,短缺货物时应按实际收货数量为准入库,收货数量比客户发货单上数量少时,不予入库,等货全到齐后方可给客户入,同样为了最大化的减少成本,实现零库存,对于收获量比送货通知单数量多时,原则上也不予入库,紧急特殊情况除外。当出库使用部门领用材料时,由领用经办人员开立"领料单"经主管签字后,向仓库办理领料,仓库必须执行”见单发料”的原则,只有在收到领料单之后,仓库方可发料。发料内容须与”领料单”内容一致,不能出现多发、少发、错发的现象。各类材料的发出,原则上采用先进先出法。物料出库时必须有领料单,禁止先出库后补单,库成品库存出货时必须开出库单。4.统计分析系统应满足仓管员对采购计划、库存查询以及统计分析的功能,仓管员需要每日导出库存、采购计划,统计分析出日缺料需求,缺料需求=计划需求量+安全库存量-现有库存量。4.3.业务流程分析经过对用户的详细需求分析和业务过程分析得知,该系统主要需要完成的业务有系统管理、供应商管理、采购计划管理、库存管理、缺料预警具体的业务流程分析如下:1.业务流程图中使用的基本符号,如下说明:业务处理单位或用户,它代表了某项业务参与的人或物;数据存储或存档,是一种数据的载体,作为档案来保存的;业务数据流动及方向,它表示了业务数据的流动方向;各类单证、报表,它表明了数据的载体;业务功能描述,表明了业务处理功能。其业务流程图基本符号,如图4-2所示:业务处理用户业务处理用户存档业务功能描述数据流单证、报表图4-2业务流程图基本符号2.系统的高层业务流程图,如图4-3所示:图图4-3系统业务流程图系统管理员用户信息表系统管理系统管理员供管用户信息用户权限表供应商资料供应商管理资料报表供管采购员采购计划采购计划管理送货通知单供应商仓管统计报表预警处理送货通知单库存管理统计报表采购员催询单3.经过进一步的调查分析,系统管理主要实现功能如下:增加、删除、修改和查询用户信息;增加、删除角色,而且为角色设置权限,初始化默认角色:超级管理员、供管、采购员、仓管员;增加、删除、修改功能模块数;提供用户信息的更改。其系统管理业务流程图,如图4-4所示。系统管理员系统管理员用户信息表角色分配单用户管理用户信息用户管理密码管理用户组管理角色分配信息角色分配报表用户信息报表系统管理员图4-4系统管理业务流程图4.供应商管理主要实现功能如下:供管员对合格供应商的资料进行日常管理,查询、添加、删除、修改供应商的基本信息对供应商进行日常维护,特别是物料价格的维护供管需要实现对采购合同、质量协议、供货保障协议等合同协议在线管理,上传下载、查阅修改等其供应商管理业务流程图,如图4-5所示。供管供管评估资料供应商资料价格维护合同协议维护资料管理供管图4-5供应商管理业务流程图合同协议列表5.采购管理主要实现功能如下:采购计划管理,计划员根据生产课提供的生产计划以及查询仓库库存量合理编制采购计划,经过审核部门的审核后形成采购计划列表采购员根据采购计划进行采购管理形成正式的采购订单然后根据供货比例和价格因素将相应的订单发送给供应商采购员随时需要对订单进行管理(更该、删除),而对于缺料没有及时供货的提前发送催询单与供应商沟通其采购管理业务流程图,如图4-6所示。计划员计划员采购计划管理生产计划库存清单采购管理采购订单采购员订单维护催询单送货通知单供应商图4-6采购管理业务流程图6.库存管理主要实现功能如下:库存查询:供管员能够根据物料、供应商等信息实时查询库存,物料的基本信息等出入库管理:根据送货通知单和领料单需对物料出库、入库进行管理,生成入库出库单统计分析:根据库存列表进行统计分析,为预警提供基本信息。其库存管理业务流程图,如图4-7所示。仓管员仓管员出库单出入库管理送货通知单领料单入库单物料信息表统计分析统计分析结果采购员图4-7库存管理业务流程图7.预警处理主要实现功能如下:采购员根据仓管员提供的库存列表、计划员编制的采购计划,做统计分析后若发现缺料,即将缺料信息发送给供应商、供管员催寻单。其预警处理业务流程图,如图4-8所示。仓管员仓管员计划员库存列表采购计划统计分析统计分析结果图4-8预警处理业务流程图催询单预警处理供管员供应商4.4.数据流程分析根据对系统的业务流程分析,把业务流程分为系统管理、供应商管理、采购管理、库存管理以及预警处理等几个模块,相应的,在数据流程分析中会针对这五个业务过程进行数据流的分析。1.该系统的顶层数据流分析:除管理员外,其它用户需要根据管理员给予的用户名和密码登录系统执行自己拥有的功能;供应商通向该系统提供供货基本信息给仓储部门而且接收送货通知单;计划部根据生产部门编制月度采购计划,采购部门的采购员下达采购订单,供管员管理供应商基本信息以及价格合同管理等;而仓储部门需要对物料的出入库进行管理,编制出入库单。数据流程图中使用的基本符号说明,如图4-9所示:外部实体外部实体图4-9数据流程图基本符号数据存储处理功能系统的顶层数据流程图,如图4-10所示:采购管理系统采购管理系统仓库采购部计划部供应商入库单采购订单采购计划送货通知单供货信息库存列表供应商资料图4-10顶层数据流程图系统用户信息2.对系统管理的数据流分析:系统管理员经过用户名和密码登录系统;对用户基本信息、权限进行操作;根据用户是否在线,对在线的用户进行监控,可查看用户的操作日志;将所有变动的信息重新保存到数据库中。系统管理数据流程图,如图4-11所示:用户用户组管理用户角色表用户管理用户表登录登录日志功能模块管理功能表图4-11系统管理数据流程图管理员3.对供应商管理的数据流程分析:供管员经过用户名和密码登入系统后,根据供方提供的基本信息和商品(原材料)信息对供方进行评审,审核未经过的进入我司外围供应商数据库,审核经过后进入我司供应商信息管理,生成档案给供管员,然后依据供货比例信息与供方签订采购合同以及正式协议等。供应商管理数据流程图,如图4-12所示:基本信息基本信息原材料信息供方评审系统数据库不合格合格供管员信息维护供货管理供货比例供方档案采购合同供应商一览表图4-12供应商管理数据流程图供应商4.对采购管理的数据流程图分析:采购员、计划员经过用户名及密码登入系统后,计划员依据生产部门提供的生产计划以及查询库存列表编制采购计划;经过审核后的采购计划交给采购员下达采购订单,未经过的返给计划员修改;采购员需对采购订单进行管理维护,缺料需求时要及时发送催寻单给供应商。采购管理数据流程图,如图4-13所示:生产计划生产计划库存清单采购计划经过计划员不经过采购员计划审核采购订单订单维护单据信息图4-13采购管理数据流程图生成送货通知单供应商订单列表5.对库存管理的数据流程图分析:仓管员经过用户名以及密码登入系统后,需要对物料出入库进行管理,仓管员接收到送货通知单后将入库物料信息录入系统,而当生产车间计划员依据领料单领取物料时则需出库物料信息录入系统;仓管员还要有计划性地进行库存分析,进而采购员可根据统计分析的结果作预警处理。库存管理数据流程图,如图4-14所示:仓管员仓管员出入库管理送货通知单领料单出库单入库单统计分析库存列表采购员预警信息图4-14库存管理数据流程图6.对预警处理的数据流程图分析:预警处理操作员(采购员)得到预警警告后即作出预警处理,发送催询单给供应商和供管员,当处理完预警信息后,系统给出预警处理的日志。预警处理数据流程图,如图4-15所示:采购员采购员预警处理预警告知预警处理预警处理日志库存列表采购计划预警信息图4-15预警处理数据流程图4.5.数据字典在系统数据流程分析的基础之上,可对系统从数据元素、数据结构、数据流、数据存储、外部实体和处理功能等六类条目进行数据分析。数据分析是为了对数据流程图中出现的所有命名元素加以定义,使得每个图形元素的名字都有一个确切的解释。1.数据元素分析在系统中有很多数据元素,现以物料编号为例分析,如下表所示:表4-1物料编号定义数据元素编号:001数据元素名称:物料编号简述:代表系统采购物料的编号别名:WL-NO长度:10个字节类型:字符型取值/含义:第1位~第2位类别第3位~第4位牌号第5位~第10位品名编号有关的数据结构::供应商、库存列表部分数据元素一览表,如表4-2所示:表4-2数据元素一览表编号数据元素名称别名类型长度DE001物料编号WL_NO字符10DE002物料名称WL_NAME字符20DE003物料规格SPECIFIC字符50DE004物料单价PRICE字符20DE005供应商编号SUP_NO字符50DE006供应商名称SUP_NAME字符50DE007供应商地址SUP_ADDRESS字符100DE008部门标识DEPT_ID字符10DE009部门名称DEPT_NAME字符50…………2.数据结构分析在上面讲述了对数据元素的定义,但还需要进一步描述数据之间的关系,特别是组合的关系,在数据字典中使用数据结构对数据之间的组合关系进行定义。数据字典中数据结构包含:数据结构的编号和名称、数据结构的组成、对数据结构的简单描述、与之有关的数据流或数据结构。下面给出采购管理信息系统中部分数据结构的信息,如下表所示:表4-3数据结构定义表数据结构编号001数据结构名称空调物料简述空调企业原材料(物料)基本信息类型字符型长度50(字节)组成物料编号物料名称物料规格物料单价供应商有关的数据流/数据结构采购订单、库存有关的处理功能下达采购计划表4-4数据结构一览表数据结构编号数据结构名称简述数据结构的组成001物料物料基本信息物料编号、物料名称、物料类别、物料规格、物料单价、供应商等002供应商物料供应商信息表供应商编号、供应商名称、供应商地址、供应商负责人等………3.数据流分析数据流表示数据的流向,一般来说,在数据字典中只需定义系统的输入输出的数据流,在系统分解过程中产生的数据流就不需要定义了,一个数据流基本上包含数据流的来源、数据流的去处、组成以及流通量等下面给出采购管理信息系统中部分数据流的信息,如下表所示:表4-5数据流定义表数据流编号DF001数据流名称送货通知单简述我司向供应商采购生成的单据来源处理功能”生成送货通知单”去处外部实体”供应商”组成物料代码物料名称约定交货量日期供应商代码流通量根据计划而定高峰时流通量每周二、四下单量大表4-6数据流一览表数据流编号数据流名称来源去处组成DF001送货通知单处理功能”生成送货通知单””供应商”物料代码物料名称约定交货量日期供应商代码DF002入库单外部实体”供应商”处理功能”入库管理”物料代码入库量仓管员仓库号…………4.处理功能分析处理功能的定义是指最低一层数据流程图的处理功能(功能单元)的定义,实际上每一个处理功能就是程序,能够使用判断树、判断表和结构式语言等进行描述。在数据字典里只能给出简单的描述,处理功能的定义有以下内容:处理功能编号、处理功能的输入输出、功能描述、有关的数据存储下面给出采购管理信息系统中部分处理功能的信息,如下表所示:表4-7处理功能定义表处理功能编号P001处理功能描述生成送货通知单输入数据流采购员下达采购订单输出数据流外部实体”供应商”处理采购员下达”采购订单”,经过系统生成”送货通知单”通知到外部实体”供应商”,供方只有凭借”送货通知单”向仓库按约定交货量、交货期完成交货有关的数据存储供货比例、采购计划单、库存列表表4-8处理功能一览表编号处理功能名称输入/输出数据流名称来源/去处数据存储P001生成送货通知单输出单据信息供应商送货通知单P002供应商信息维护输入供方基本信息供管员供应商档案表5.数据存储分析数据存储是指在系统中应该保存的数据结构以及具体的数据内容,实际上它是信息系统的资源,用户要从系统中获取的全部数据都来自于数据存储。数据字典中定义的数据存储内容有以下几项:数据存储编号及其名称、简述、输入数据流、输出数据流、数据存储的组成、是否有立即查询的要求。下面给出采购管理信息系统中部分数据存储的信息,如下表所示:表4-9数据存储定义表数据存储编号DB003数据存储名称供应商基本信息档案输入数据流实体”供管员”维护供应商基本信息输出数据流系统管理员组成供应商代码供应商名称供应商地址联系方式联系人立即存取要求有表4-10数据存储一览表数据存储编号数据存储名称组成部分立即查询要求DB001用户信息工号有部门职务系统权限DB002物料明细目录物料代码有物料名称基本属性……..…….……..……6.外部实体分析外部实体在数据字典中的定义包括一下内容:外部实体的编号和名称、简述、有关的数据流、外部实体的个数。下面给出采购管理信息系统中部分外部实体的信息,如下表所示:

表4-11外部实体定义表外部项编号E01外部项名称供应商简述向我司供应空调物料的单位或个人输出数据流供应商发货单、应付款通知输入数据流送货通知单、付款单个数约400个表4-12外部实体一览表外部项编号外部项名称输出数据流输入数据流个数E01供应商供应商发货单送货通知单400应付款通知付款单EO2客户客户订货单发货单1000客户付款单…………

第5章系统设计在采购管理信息系统设计中,经过前面的系统分析对系统逻辑功能的要求分析从实际出发,进行各种具体设计,确定系统的实施方案,最终给出详细设计方案,为系统实施阶段制定详细计划。接下来,将从模块结构设计、代码设计、数据库设计和人机界面设计等方面来对系统进行设计。5.1.模块结构设计本系统是公司ERP系统中一个子系统,该系统主要实现功能有5个:系统管理模块、供应商管理模块、采购管理模块、库存管理模块以及预警处理模块。模块结构图中使用的基本符号说明,如图5-1所示:模块模块数据流调用关系(顺序、选择、循环)图5-1模块结构图的基本符号系统管理模块提供对用户的管理界面,包括系统对用户的管理、角色管理以及个人资料管理等基本功能,实现添加、删除。修改、查询用户的功能,为用户设置权限;供应商管理模块实现对供应商的基本管理,对供应商信息的维护,添加、删除、更新供应商的基本资料,特别是对供应商的采购合同、供货协议的管理;采购管理模块包括采购计划管理、采购过程管理以及对采购订单的管理;库存管理模块包括对物料入库、出库进行高效管理,对库存作实时统计分析,能够以EXCEL方式输出报表;预警处理功能模块主要是预警的告知以及预警处理两个基本功能。其系统功能模块结构分析,如图5-2所示:采购管理信息系统采购管理信息系统登录模块用户名、用户密码系统管理供应商管理采购管理库存管理预警处理图5-2系统总体模块结构图统计分析出库管理入库管理订单管理采购过程采购计划预警告知供应商维护信息管理用户管理资料管理预警处理5.2.数据库设计数据库(Database),是按照数据结构来组织、存储和管理数据的仓库,是用于查询的大量数据的存储区域。数据库的设计是指对一个给定的应用环境,构造数据库模式,建立数据库及其应用系统,满足各种用户需求。数据库设计的主要步骤包括需求分析、概念结构设计、逻辑结构设计、物理结构设计、数据库的实施以及数据库运行及维护。在本系统中主要对其概念结构设计、逻辑结构设计和物理结构设计作详细的分析。5.2.1.概念模型设计概念模型是一种面向问题的数据模型,它描述了从用户角度看到的数据库的内容及其联系,是一种纯粹的现实反映,而与存储结构、存取方式等数据库的具体实现内容无关。概念模型设计的目的是形成独立于机器和数据库的概念模式,其所用的工具为E-R图。E-R图由实体、实体的属性和实体之间的联系三个要素组成。本系统的实体关系图如5-3所示。计划员计划员编制采购计划审核供管通知采购员下单供应商供货领料物料库存仓库操作仓管图5-3系统概念设计E-R图MN1NMMMNMM1M1MM各实体属性图如下所示:供应商供应商地址联系人名称代码……..图5-4供应商实体属性图物料规格型号名称代码……..图5-5物料实体属性图采购员部门职位姓名工号图5-6采购员实体属性图仓库仓管属性名称代码图5-7仓库实体属性图……..……..5.2.2.逻辑模型设计采购管理和仓储管理的基本E－R图经过转化、关系模式的规范化,消除关系中的函数依赖和传递依赖,对于实体间的联系我们分不同的情况讨论:若实体间的联系是1:1,能够在两个实体转换成的两个关系中任意一个关系的属性中加入另一个关系的码;若实体间联系为1:n,则在n端实体转换成的关系中加入1端实体转换成的关系码;若实体间联系为n:m,则将联系转换为关系,关系的属性为诸个实体的码加上联系具有的属性,而关系的码为诸实体的码的组合。系统主要关系模型如下:物料:{物料代码、物料名称、规格、型号、单位、价格、供应商代码}供应商:{供应商代码、供应商名称、传真、电话、联系人、地址、邮编}部门:{部门编号、部门名称、员工编号、备注}员工:{员工编号、员工名称、职务、部门编号}采订购单:{订购单号、订购日期、供应商编号、采购员工号、约定交货量、交货地点、交货期、备注}入库单:{入库单号、入库日期、送货通知单号、入库数量、仓管员工号、仓库号、仓库名称、供应商代码、供应商名称}库存信息:{物料代码、入库单号、入库项次、还货单号、出库单号、库存数量、金额、警戒库存、存放位置}出库单:{出库单号、出库日期、领料员工号、出库数量、仓库号、仓管员工号}、采购合同:｛采购合同编号、名称、对应供应商、签订供管、审核人｝5.2.3.物理模型设计下面具体设计数据库的结构,其内容包括确定数据库对象的名称,表中的属性,表之间的关系,表中数据的大小等。数据表的设计要遵守以下原则:第一范式是指表中的属性应该是原子的,不能再进行分割;第二范式是指表中的非主键属性都依赖于主键属性;第三范式是指表中的非主键属性之间不能有相互依赖关系。一个非规范化关系可用以下步骤得到第三范式,如图5-11所示:和空白数据项和空白数据项消去重复项1NF消除部分函数依赖2NF消除传递函数依赖3NF非规范化关系图5-8非规范化关系到第三范式在系统数据库物理模型设计中,主要涉及到的数据库表,如下所示:1.用户信息表。存储用户的基本信息,如用户编号、用户密码等,用户信息表的详细设计如下表所示表5-1用户信息表字段列名字段代码字段类型主键用户工号USER_IDINTTRUE用户姓名USER_NAMEVARCHAR(50)用户密码USER_PASSWORDVARCHAR(50)用户所属部门USER_DEPTIDVARCHAR(100)2.物料类别表。存储物料类别的基本信息,如类别编号、类别名称、级别表5-2物料类别信息表字段列名字段代码字段类型主键物料类别IDTYPE_IDINTTRUE类别名称TYPE_NAMEVARCHAR(50)级别UPPER_IDVARCHAR(50)3.物料信息表。存储物料的基本信息,如物料代码、物料名称、物料类别、规格、供应商等表5-3物料信息表字段列名字段代码字段类型主键物料代码WL_IDINTTRUE物料名称WL_NAMEVARCHAR(50)物料类别IDTYPE_IDINT规格WL-STYLEVARCHAR(50)单价WL_PRICEFLOAT计量单位WL_UNITVARCHAR(10)供应商代码SP_IDINT供应商名称SP_NAMEVARCHAR(50)4.供应商信息表。存储我司供应商的基本信息,如供应商代码、名称、地址、联系人、联系方式等表5-4供应商信息表字段列名字段代码字段类型主键供应商代码SP_IDINTTRUE供应商名称SP_NAMEVARCHAR(50)地址SP_ADDRESSVARCHAR(200)联系人SP_LINKMANVARCHAR(50)联系方式SP_TELEPHONEVARCHAR(20)5.采购合同列表。存储了采购合同的基本信息,如采购合同单号、名称、对应供应商、签订供管员、审核人员等表5-5采购合同信息表字段列名字段代码字段类型主键采购合同编号CT_IDVARCHAR(20)TRUE合同名称CT_NAMEVARCHAR(50)签订日期CT_DATEDATETIME供应商名称SP_NAMEVARCHAR(50)供管员名称USER_NAMEVARCHAR(50)审核人员USER_NAMEVARCHAR(50)6.采购订单表。存储采购订单的基本信息如订购单号、订购日期、供应商编号、采购员工号、约定交货量、交货地点、交货期、备注等

表5-6采购订单信息表字段列名字段代码字段类型主键订单号OD_IDINTTRUE订购日期OD_DATEDATETIME供应商编号SP_IDINT采购员工号USER_IDINT约定交货量DL_NUMBERFLOAT交货地点DL_ADDRESSVARCHAR(200)交货日期DL_DATEDATETIME备注REMARKVARVHAR(200)7.库存列表。存储了某一物料库存的基本信息,如库存编号、物料代码、物料名称、库存数量、仓库编号、仓库名称、仓管员等表5-7库存列表字段列名字段代码字段类型主键库存编号ST_IDINTTRUE物料代码WL_IDINT物料名称WL_NAMEVARCHAR(50)库存数量ST_AMOUNTFLOAT仓库编号CK_IDINT仓库名称CK_NAMEVARCHAR(50)仓管员USER_NAMEVARCHAR(50)5.3.编码设计编码是代表系统中可观存在的事物名称、属性或状态的符号,可用数字、字母或其组合表示,能够使数据表示标准化,简化程序设计,加快数据输入速度,减少出错率,节省存储空间,提高数据处理的速度。在进行代码设计的过程中,需遵循的几项原则:唯一确定性、合理性、可扩充性和稳定性、简单适用、具有规范、易于修改以及标准化与通用性。编码具有很多功能:识别功能便于反映数据或信息间的逻辑关系,处理功能便于计算机进行识别、分类、排序和统计,利用代码能够节约计算机的存储空间进而提高运算速度,同时能提高系统的可靠性。如下列出本系统部分编码都是经过合成码的方法:1.部门编号:部门编号为4位,部门(2位)+课室(2位),如采购开发课的编码为06012.员工工号:工号为8位,部门(2位)+课室(2位)+顺序号(4位)3.物料代码:物料代码为10位,大类(2位)+小类(4位)+顺序号(4位)4.供应商代码:代码为6位,地区(2位))+顺序号(4位)5.4.输入输出设计系统设计的过程和实际工作的过程正好相反,并不是从输入设计到输出设计,而是从输出设计到输入设计,从系统开发的角度来看,输出决定输入,即输入信息须根据输出要求决定。1.输出设计输出设计需要给出输出的方式和用户界面的内容,如显示输出的屏幕格式、打印输出的格式,每个显示、打印项目的类型、长度等。因此在输出设计时,为了给用户提供有用的信息,我们要根据掌握的不同用户的需求显示不同的内容,最大限度满足她们的需求。良好的输出界面设计才能为决策者及时的提供信息,帮助决策者决策。2.输入设计在进行输入设计时,需要考虑会计工作的繁琐性和重复性,尽量减少用户的键盘输入;在必须进行键盘输入的时候,尽量规范用户的输入,例如在输入框下面或者后面添加提示文字,或者在用户输入错误的时候系统能给出明确的提示。在进行界面布局设计时,应充分考虑用户的使用习惯,使系统格式尽量和实际格式一致,以方便用户输入核对。5.5.人机界面设计人机界面设计的基本原则是从用户的角度考虑,而不是从设计人员设计方便来考虑,在设计系统人机界面时,考虑到输入设计上的最小量原则、快输入原则、简单性原则、早检验原则等,考虑到了输出设计上的使用方便,一目了然,符合用户的习惯,便于计算机处理,规格标准化,文字统一化,能满足系统的发展和项目增减的需要。5.5.1.登录界面5.5.2.系统管理主界面5.5.3.供应商管理主界面5.5.4.采购管理主界面5.5.5.库存管理主界面5.5.6.预警处理主界面

第6章系统实施6.1.系统配置6.1.1.软硬件配置在系统实施之前需要建立好系统的软、硬件平台,以便系统能顺利的实施。该系统在一个局域网下,采用服务器和客户机的分机方式进行实施。在开发系统的软、硬件配置上,具体如下:1．数据库服务器配置,如表5-1所示。2．应用服务器配置,如表5-2所示。表6-1数据库服务器配置表型号LENOVOPC服务器配置CPU:1个、内存:2G、硬盘:500G操作系统WindowXP操作系统数据库软件SqlServer数量1表6-2应用服务器配置表型号LENOVOPC服务器配置CPU:1个、内存:2G、硬盘:500G操作系统Window