道贺高速公路工程建设项目文件材料编制与归档指导意见

3道贺高速大路工程建设工程档案文件材料编制与归档补充指导意见〔施工单位〕一、纸张规格。1、各项要求参见《湖南省高速大路工程文件材料编制与归档范本〔2023〕执行。2、少于A4纸的文件材料，用A4〔注：双面都有文字的文件材料，只裱糊其中一边空白地方即可〕二、版本要求1、统一使用原件归档。2、个别特别缘由使用复印件，则必需在卷内文件名目的备注栏和备考表中说明原件的保存位置。3、不能在复印件上加盖红章作原件归档。三、签名1、严格依据《范本》要求执行。2、授权代签名必需签代理人的名字，并把授权托付书归档。四、盖公章1、成套文件材料，如工程月报、开工报告等，要在文件材料的封面加盖公章。2、工作总结、汇报材料等文件材料，要在文件材料末页的单位落款上加盖公章〔之前没加盖的要补盖公章〕3、重要的统计汇总数据表格，如征地拆迁汇总表、总体进度打算〔表、试验检验结果汇总表、合同段评定表、合同段工程质量评分表等，要在表格首页的单位名称处加盖公章〔很有必要，也很实际。交通厅及高管局等上级部门已经在考虑这个问题，《范本》的修改会增加这个内容。而且上述的几类表格很少，就几页纸而已，但却是相当〕五、文件材料归档范围12〔小范围的针对性文件应视同针对性文件，应当归档〕3、国家、省等各级印发的法律法规、制度、标准等，业主可视业务有关状况归档，施工单位不需归档。六、文件材料的配套、闭合1、监理指令与回复：同一个问题的监理指令和回复必需配套、闭合当作一件归档，回复排放在指令之前，不能拆开。2、批复审批与请示报告：同一个问题的批复审批与请示报告必需配套、闭合当作一件归档，批复审批排放在请示报告之前，如进度打算审批文件等。3、会议纪要与签到表：同一次会议的会议纪要与签到表必需配套、闭合当作一件归档，会议纪要放在签到表之前。4、整改回执与整改通知书：同一个问题的整改回执与整改通知书必需配套、闭合当作一件归档，整改回执放在整改通知书之前。5、复工申请单与停工指令：同一个问题的复工申请单与停工指令必需配套、闭合当作一件归档，复工申请单放在停工指令之前。七、文件材料的分拆、合并1、同一种文件材料的数量太多，超过一卷的规定厚度，可分拆成几卷。一种文件材料的数量太少，组成一卷太薄，可把几种合并组成一卷。2、分拆合并，依据问题内容——分局部项——里程桩号——工程部位——施工挨次——时间等层次进展综合考虑。3、分拆合并，肯定要依据类别划分的层次和相邻位置依次进展，不能混乱或跨越。4、分拆合并，不能在两卷中分别同时存在同一类的文件材料。即同类分拆、同类整体合并，不能把同一类的文件材料分拆开合并到另一类。到另一个问题。合并到另一个桩号。要么不同桩号的全部文件材料合并组成一卷，要么只在同一个桩号里分拆开逐一成卷。合并到另一个部位。⑷、按时间点分拆合并，不能在两卷中分别存在同一时间点〔同一年度、同一月份、同一日期〕的文件材料，不么不同年度的全部文件材料合并组成一卷，要么只在同一个年度里分拆开逐一成卷。月、日同样如此。八、文件材料的分类、组卷严格依据《范本》部、册、分册的划分进展分类。但凡《范本》中有明确分类的，就应当归入相应的类，不能混乱。1、第四部第一册第一分册⑴、先按施工资质、组织机构、人员、治理制度、往来文件、会议纪要的挨次把文件材料分类，同一类中再按时间进展组卷。文件材料的分拆合并、案卷排列也要按这个挨次。⑵、施工资质、组织机构、人员及其证件可到投标文件中复印，把复印件归到此处，建议用彩色高清复印。使用黑白复印件，应当保证清楚。施工资质、人员的证件等文件材料在投标文件中归档的本身就是复印件，那么再复印到件中复印到此处归档，应在此处的卷内文件名目备注栏和备考表中注明“原件见投标文件××页⑶、人员及证件尽量供给一套完整的，如人员有更换则要把相应的人员更改的文件及其证件一并归档。⑷、成立安全治理机构、安全人员及其证件属安全类，应归入第五分册。⑸、治理制度、往来文件、监理指令与回复、监理通用函、会议记录，应当严格按《范本》的部、册、分册进展分类，但凡《范本》中有明确分类的，就应当归入相应的类，不能把施工进度、工程变更、安全生产、工程质量治理等其他类的文件材料混进来。如合同段总开工令归入第一册其次分册，全部设计、工程、工程量等各种变更归入第一因质量问题引起的质量和安全两种问题同在一起的文件材料归入其次册。2、第四部第一册其次分册总体施工组织设计已装订成册的则成册归档，没有成册的，则把批复放在申请之前，配套闭合归档。总开工令假设是红头文件，则不需要签字，但必需是原件，文件上盖的必需是红章。照理来说，总开工令是红头文件的形式，那么施工单位就必定有一个红头的申请文件，这个红头申请文件也必需归档，同样不需要签字，但必需是原件，文件上盖的必需是红章。和申请文件合二为一的形式，直接归这份表就可以了，不需要另外找别的总开工令和申请文件。同样必需是原件，各签字栏中的签字必需齐全。⑵、按总进度、年度、第一季度、第一季度各月、其次季度、其次季度各月、第三季度、第三季度各月、第四季度、第四季度各月的挨次排列文件材料和案卷，排完一个年度后依照上述挨次依次排列文件材料和案卷。⑶、有批准文件的，肯定要和相应的打算配套，批准文件排在打算之前。3、第四部第一册第三分册参见《范本》4、第四部第一册第四分册⑴、变更类的文件材料，严格依据土石方、排水、小桥渡槽、涵洞通道、防护、路面、大中桥、互通立交、环保绿化、交通安全设施等单位、分部、分项、子分项工程的类别挨次排列，排完一个类别后再排下一个类别。另地勘、设计、优化的变更排在同类变更的最前。⑵、一个变更，其全部文件材料必需配套闭合在一起组卷，按批复、变更报告、往来文件、文字说明、表格、图纸、会议纪要、变更方案申请表的挨次排列。属于通用的针对性的会议纪要、变更方案申请表等文件材料，则要复印备注栏和备考表中注明原件的存放位置，如“原件见4.1〔同一个变更使用的文件材料<复印件>可能不止一个，备注栏写不下，可不在备注栏中说明，但在案卷备考表中还是要一一说明〕⑶、同一分项、子分项工程的变更，能按里程桩号的挨次则按里程桩号的挨次排列，桥梁的变更要按工序的挨次排列。⑷、保险类，按险种的重要程度排列，同一险种的保险单、协议、发票应排列在一起。⑸、工伤赔偿标准、理赔指南、空白索赔告知函、空白受益人权益转让书等普发性、参考性的文件材料，不需要归档。5、第四部第一册第五分册⑴、严格依据《范本》的安全组织机构及各类人员证件、安全生产治理文件、安全生产规章制度、操作规程、安全技术措施……等的挨次进展分类，然后再按时间挨次进展文件材料排列、分拆合并、组卷、案卷排列。〔包括特种作业人员〕及证件尽量供给一套完整的，如人员有更换则要把相应的人员更改的文件及其证件一并归档。⑶、安全生产治理文件，只归入安全生产综合性治理文件。其他安全生产文件依据内容分别归入各类，如安全生及总结类、安全检查通报和整改的归入检查及整改类、事故处理的归入安全事故类，等等。⑷、安全生产治理文件，按时间挨次排完一个年度的全部文件之后，再排下一个年度的文件。国家及上级各部门下发的安全生产治理法律、规章、制度等普发性的文件不须归档，只需要把上级各单位下发的针对本合同段的文件，以及本合同段自己下发的文件归档即可。⑸、安全生产规章制度、操作规程:按时间排完全部的安全生产规章制度之后，再按时间排操作规程。⑹、安全技术措施：按时间排列。⑺、事故应急救援预案及事故处理：事故应急救援预案类成立安全抢险领导小组、应急预案、演练记录等挨次排列，依据按时间排完全部的事故应急救援预案的文件之后，再按时间排事故处理的文件。⑻、技术交底及安全教育培训：按时间排完全部的技术交底的文件之后，再按时间排安全教育培训的文件。⑼、安全生产打算及总结：排完一个年度的年度打算〔目标、年度总结〔汇报、安全月报之后再排下一个年度的。惩罚单、罚款通知书、隐患排查检查、整改记录的挨次排完一个年度的全部文件之后，再排下一个年度的文件。⑾、安全日志：排列在安全生产检查及整改记录之后。按原来装订成册的单独成卷，不能拆分，也不能合订，1111⑿、安全生产投入：依据特种设备清单及检验资料、特种设备机械台帐等文件材料的挨次分类排列，同类按时间面的安全组织机构及其各类人员证件类。⒀、取消安全事故的调查、分析和处理文件类，这局部文件材料归入事故应急救援预案及事故处理类。⒁取消文明施工工作方案、总结、会议记录类，这局部文件材料归入安全生产治理文件类。6、第四部第一册第六分册⑴、按原来装订成册的单独成卷，不能拆分，也不能合并，1111记装在一盒内，盒内不需要封面、卷内文件名目、备考表。后，再排下个人的日志，尽量考虑工序和里程桩号的挨次。⑶、案卷题名的标准格式〔日记作者A04合同段2023年13331〔赵军峰。1127、第四部其次册8、第四部第三册9、第四部第四册第一分册⑴、路基工程单位工程评定放在此分册的第一卷的最前。⑵、依据分部、分项的划分，把同一个分部、分项的工程评定、开工报告、施工原始文件这三局部文件材料配套排完一个分部、分项之后，再排下一个分部、分项的文件材料。⑶、在同一个分部内，依据里程桩号挨次，排完同一个施工桩号内的清表、软土路基处理、路基填筑、精加工、台背回填、路基沉降观测、其它路基处理的全部文件材料，再排下一个施工桩号的全部文件材料。10、第四部第四册其次分册⑴、依据分部、分项的划分，把同一个分部、分项的工程评定、开工报告、施工原始文件这三局部文件材料配套排完一个分部、分项之后，再排下一个分部、分项的文件材料。⑵、在同一个分部内，依据里程桩号挨次，排完同一个施工桩号内的全部排水工程〔盲沟、渗沟〕的全部文件材料，再排下一个施工桩号的全部排水工程〔盲沟、渗沟〕的全部文件材料。11、第四部第四册第三分册⑴、依据分部、分项的划分，把同一个分部、分项的工程评定、开工报告、施工原始文件这三局部文件材料配套排完一个分部、分项之后，再排下一个分部、分项的文件材料。⑵、在同一个分部内，依据里程桩号挨次，排完同一个施工桩号的工程〔小桥、天桥或渡槽〕的全部文件材料，再排下一个施工桩号的工程〔小桥、天桥或渡槽〕的全部文件材料。12、第四部第四册第四分册⑴、依据分部、分项的划分，把同一个分部、分项的工程评定、开工报告、施工原始文件这三局部文件材料配套排完一个分部、分项之后，再排下一个分部、分项的文件材料。⑵、在同一个分部内，依据里程桩号挨次，排完同一个施工桩号的工程〔涵洞或通道〕的全部文件材料，再排下一个施工桩号的工程〔涵洞或通道〕的全部文件材料。13、第四部第四册第五分册⑴、依据分部、分项的划分，把同一个分部、分项的工程评定、开工报告、施工原始文件这三局部文件材料配套排完一个分部、分项之后，再排下一个分部、分项的文件材料。⑵、在同一个分部内，依据里程桩号挨次，排完同一个施工桩号的防护工程的全部文件材料，再排下一个施工桩号的防护工程的全部文件材料。14、第四部第五册15、第四部第六册⑴、依据分部、分项的划分，把同一个分部、分项的工程评定、开工报告、施工原始文件这三局部文件材料配套排完一个分部、分项之后，再排下一个分部、分项的文件材料。⑵、在同一个分部内，依据里程桩号挨次，再按0#台、1#墩、2#墩……、第一跨、其次跨……的挨次，排完同一个台的全部文件材料，再排下一个墩〔或跨〕的全部文件材料。16、第四部第七册见第六册。17、第四部第八册18、第四部第九册19、第四部第十册20、第四部第十一册21、第四部第十二册22、第四部第十三册九、页码的编制统一使用打码机编制页码，编错的页码要涂擦干净。十、卷内文件名目的编制、填写1、序号：居中。2、文件编号：有文件编号的肯定要填该项。分三行，均居中。第一行填发文机关代字，如“湘道贺高速监20234531个单位使用全称，24、文件材料题名⑴、左端对齐，首行空两个汉字。⑵、必需保持唯一性，每一条文件材料题名不能一样，也不能简洁用〔一〔二〕……来区分，要依据文件材料的内容分别编制不同的题名，同类型的文件材料可以用桩号、时间来加以区分。⑶、要把文件材料的内容完整地概括、标示出来，并编制文件材料的题名，不能缺漏，也不能把别的文件材料的内容包含进来。小范围。文件材料能用桩号来标示的，在题名中必需消灭桩号，标准格式为：桩桩号之间，统一用短破折号分割，不能用波浪线。互通要在案卷题名中标明是什么互通哪一个匝道的起止桩号。桥必须标明桥的名称，且要标明分部或分项。⑸、同类型文件材料太多，如同一种表格，没必要每张表格编一条名目，可以合并，但不能在一卷中只有一条目录。⑹、配套的文件材料，如监理指令与回复、批复审批与请示报告、会议纪要与签到表、整改回执与整改通知书、复工申请单与停工指令等，可以合编为一条名目，题名为：关于××的回复和监理指令，其他类推。也可以分别编写为两条名目。⑺、文件材料题名中不要消灭“资料”的用词，统一改为“文件材料⑻、很多文件材料需要在题名中用时间来标示，标准格式如“202320232、2023年12月8日石料强度试验报告2023年2月至2023年102023-7-2”这种格式。⑼、变更号不能放在题名的最前面，而应放在最终面，用括号括起来。标准格式如K40+130社子塘大桥5#-3桩基溶洞处理工程变更文件〔变更令号可以不写，统一在文件编号栏中标明。5、日期⑴、配套文件材料合编为一条名目时只要填最终的日期，如监理指令与回复、批复审批与请示报告、会议纪要与签到表、整改回执与整改通知书、复工申请单与停工指令等。⑵、同类的表格合编为一条名目时，填起止日期。6、页次每份卷内文件名目中，除最终一条名目填所属文件材料的起止页次外，其余均填所属文件材料的首页页次。十一、案卷题名的编制档案的封面、移交名目及其电子版的案卷题名要全都，不能消灭几个版本。⑴、案卷题名必需保持唯一性，每一卷档案的案卷题名不能一样，也不能简洁用〔一〔二〕……来区分，要根据每一本案卷的内容分别编制不同的案卷题名，同类型的案卷可以用桩号或时间来区分。⑵、要把每一卷中文件材料的内容完整地概括、标示出来，并编制案卷题名，不能缺漏，也不能把另外一卷档案的内容包含进来。⑶、案卷题名的桩号应当是该卷档案所包含的实际起止桩号，不是总桩号，不能任意扩大范围，也不能任意缩小范围。案卷能用桩号来标示的，在题名中必需消灭桩号，标准格式为：合同段名之间，统一用短破折号分割，不能用波浪线。互通要在案卷题名中标明是什么互通哪一个匝道的起止桩号。桥必需标明桥的名称，且要标明分部或分项。⑷、案卷题名中不要消灭“资料”的用词，统一改为“文件材料⑸、案卷题名需要用时间来区分和标示，肯定要标示清楚，标准格式如“202320232“202322023102023-7-20”这种格式。十二、备考表的填写1、本案卷为道贺高速大路××合同段……。说明“……”应和案卷题名全都。删除掉“共 本，本案卷为第 本”字段2、本案卷内含科技文件共××件，共××页。3、本案卷内第××份文件材料〔第××—××页〕为复印件，原件见××。说明：案卷内无复印件则无须填写该项。原件见××，是指原件的存放位置，