基本建设项目档案管理规范

/基本建设项目档案管理规范一、引言在基本建设项目的实施过程中，档案管理是不可或缺的一项工作。建立规范的档案管理制度，不仅可以提高项目的管理水平，也有利于保障项目的质量和安全。本文档旨在规范基本建设项目档案的管理，明确档案管理的职责、流程和标准，确保项目档案的完整性、准确性和有效性。二、档案管理的职责1.项目经理项目经理是基本建设项目的主要负责人，他负责整个项目的计划和控制，包括档案管理。他的档案管理职责如下：确定档案管理的标准、流程和文件模板；组织实施档案管理，并对档案质量进行监督和评估；确保项目档案的规范存放和保密性；负责档案查询、借阅和归还。2.建设单位建设单位是基本建设项目的承担者，他负责项目的设计、建设和验收，同时也要对档案管理有一定的职责。他的档案管理职责如下：确保项目档案的真实性、完整性和准确性；编制项目档案清单和档案目录，并及时更新；负责项目档案的整理、归档和保管，并在项目结束后移交相应的档案。3.档案管理员档案管理员是负责档案的管理和保存的专业人员。他的档案管理职责如下：负责项目档案的登记、分类、编号和检索工作；确保项目档案的规范化存放和管理，防止遗失或损毁；务必保证档案的机密性、完整性和准确性；负责档案查询、借阅、复制和档案管理软件的维护。三、档案管理的流程1.档案的收集项目经理要在项目启动之初明确项目档案管理的标准和流程，并编制档案管理计划。建设单位负责编制项目档案清单和档案目录，并在相关部门的配合下完成档案的收集和整理工作。2.档案的编目档案管理员按照档案目录和文件分类编码原则，对收集到的档案进行登记、分类、编号和检索工作，确保档案的准确性和规范化管理。3.档案的归档经过编目后，档案管理员根据档案管理制度的规定，对档案进行归档，将档案统一存放并进行保管，确保档案的机密性和完整性。4.档案的保管档案管理员负责对档案进行规范的保管，如定期巡查，防火灾、防潮湿等。另外，项目经理还要制定相应的档案保密管理制度，以确保项目的保密信息不会泄露。5.档案的查询和使用档案管理员负责档案的查询、借阅和复制工作，并在意外情况下进行追溯和修复。项目工作人员只能在特定的环节或情况下使用项目档案，并严格遵守相应的操作规定。6.档案的销毁随着项目的完成和文件的更新，有些文件已不再需要保存，需经过档案管理员的审核和确认后，进行档案的销毁。四、档案管理的标准1.档案分类根据档案的内容和形式，对项目档案进行分类，主要分为项目机构档案、工程档案、人员档案等。2.档案命名根据文件的性质、用途和顺序编号，为文件起名，以便于档案的查询和检索。3.档案保存期限档案管理员按照国家和地方政府的规定，确定项目档案的保存期限，及时进行档案的销毁和归档。4.档案保密项目的保密信息应根据相关法律法规和公司规定，进行保密处理并严格控制。严禁未经授权的个人或机构进行档案的查阅、借阅和复制。5.档案备份项目档案应定期进行备份，以免因人为操作错误、自然灾害等不可抗因素而造成档案的丢失。同时，还应考虑不同媒介进行备份，以提高档案的安全性。五、总结基本建设项目档案是项目实施、验收、管理和维护的重要依据和支撑文件。本文档旨在规范和明确档案管理的职责、流程