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文档简介

/科技有限公司档案管理规定前言档案是公司的无形资产，对公司的经营、发展和决策具有重要的作用。为了科学、规范地管理公司的档案，确保档案的完整性、可靠性和安全性，制定本规定。一、档案管理目标科技有限公司的档案管理目标是：维护公司的合法权益，保护公司档案的完整性、安全性和隐私性；提高档案利用价值，加强档案利用管理和服务，为公司的经营、决策和管理提供准确、及时的档案信息；提高档案管理效率，规范档案管理流程，减少人力、财力、物力浪费。二、档案种类公司的档案分为纸质档案和电子档案两种。其中，纸质档案包括公司的各类文件、册页、表册等物理形态的档案，电子档案包括存储在电子媒体上的各类数字化信息。三、档案归档（一）纸质档案归档纸质档案应按照文件、册页、表册的类别及其重要程度，交由专人负责归档。应制订详细的档案目录，按照档案类别和编号存放。（二）电子档案归档电子档案的归档按照不同的性质和功能分为三类：数据库系统。一般是用于存放大量结构化数据的系统，如会员资料、订单信息、商品信息等；文本文件。包括各种办公文档、软件档案、网站建设等；多媒体文件。包括图像、音频、视频等。电子档案应交由专人负责归档，按照文件类别和编号存放，并严格控制档案的访问权限。四、档案存放（一）纸质档案存放纸质档案应妥善保管、分类存放，有资料室和档案库，仅限档案管理人员进入，并应在合适的环境中保存。（二）电子档案存放电子档案存放原则：存储设备应坚固、稳定、可靠，防止病毒入侵；为保证长期可保存性，应定期进行备份；存储设备应定期维护、检测，避免故障；针对档案重要程度，做好档案冗余备份；严格控制档案的访问权限。五、档案查阅公司成员需要查阅公司的档案时，应按照公司规定的程序申请，经过审批后方可阅读。查阅程序要求：申请查阅者应填写《档案查阅申请表》并加盖公章；档案管理人员应按照注册表中的信息核对申请者资格；审查完毕，最终批准结果依照授权给相应的查阅者；查阅过程中应慎重处理原件，严禁拍照、复制；档案管理人员应做好记录与管理。六、档案保管档案保管要求如下：对档案进行保密处理，杜绝档案外泄；尊重公司业务的保密实际，对涉密档案进行划分、封存；完善公司内部管理制度，完善档案保密管理制度；为保证档案的安全可用，应对旧档案进行鉴定、筛选、归档、销毁。七、档案销毁档案存期到期或档案管理人员认为没有继续保留的必要时，应依据档案管理规定和国家有关规定进行销毁。销毁程序要求：提前做好销毁审批工作，报经公司领导同意，审定销毁计划；将需销毁的档案进行归整、整理、交验，做好清单；拟定销毁程序，确认销毁数量，完成档案销毁任务；形成销毁记录，保存在档案管理系统内备查。八、档案管理制度的执行对公司档案管理制度的执行负责人是公司领导，并由公司档案管理负责人负责具体的执行和监督。对违反公司档案管理制度的公司成员，应当坚决给予批评教育并追究相应的责任。九、总结科技有限公司档案管理规定是保障公司档案质量和保密期限，限制非授权访问，确保信息安全，提高公司文化素养

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