工程建设档案资料管理工作

工程建设档案（资料）管理工作探讨湖南省火电建设公司李萍【摘要】建设工程档案既是建设项目的真实记录，也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的重要依据，同时也为项目的改扩建、维修、管理提供真实、可靠的技术支持。本文以工程建设档案管理为主线，从收集、整理、归档、移交和保管利用等环节上全面阐述了工程建设档案管理工作的要点与业务技巧，指出了工程建设档案管理中应注意的问题以及应采取的措施。【关键词】建设工程；档案；管理

建设工程文件材料是按照一定的原则、要求与方法，伴随着项目工程的不同阶段逐步形成的。由于工程建设中施工记录的不可还原性，决定了必须把工程资料管理作为控制工程质量的一种手段,它不仅仅是保证工程质量的重要技术措施,同时也是反映工程质量的重要载体，并贯彻于工程建设的全过程，因此科学、规范的管理建设工程资料,可以有效地确保工程施工安全,提高工程质量。1收集工作1.1坚持与工程建设项目施工同步收集的原则目前工程建设过程中,施工资料不能做到完全与工程进度同步进行,有些工程的施工资料便是“回忆录”式,存在着事后补做现象，这种做法直接影响了施工资料的真实性,容易造成施工文件资料数据填写错误,使施工记录与现场施工的实际情况不符，直接影响施工文件资料的规范性和准确性。因此，在“收集”环节中，应注意施工资料与工程进度脱节问题，加强及时收集资料的意识，才能避免在施工过程中工程技术资料收集滞后现象的发生，才能保证工程档案的真实性。1.2施工文件资料形成时的过程控制过程控制在资料管理中是一项重要的基础工作，一切影响资料形成的不规范和不准确因素都可以在此环节中得到有效的制止。对于实际工作中产生的施工资料填写、流程、试验取样等种种不规范行为，可采取以下措施：掌握手签名和加盖公章的尺度。从法律效用上考虑，凡为签订协议、合同及工程竣工验收签证书、交接书等履行方和办理证书的签字方，其签字代表均应亲笔签名，并加盖公章，且签字方用原件归档。禁止在文件材料形成过程中使用涂改液、涂黑等改错方法,尤其是结论性数据、日期等重要数据,如写错,应在错误数据上划斜线,将正确的写在一旁,或重做，关键数据还应盖上填写人的签章。1.3收集时的质量要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。归档材料禁止使用易褪色的书写材料书写、绘制。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。照片档案采用数码相机拍摄后刻录到光盘存储；录音录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。1.4采取行之有效的措施工程文件资料产生于工程建设全过程，其形成、积累和管理应列入工程建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，管理上有考核，才能有效地解决工程资料形成后的收集与整理问题，为工程资料的完整性提供保障。稍1.西4.提2饥分阶星段涛抓住土重要胖环节被收集竿以保说证工协程资抄料的藏系统熟性。其项目雹准备瘦阶段柿重法谦律依纱据文些件的溪收集士，项蒸目施脚工阶茅段重傍施工础记录狼、设随备安杨装文跃件、草验证丑材料娘的收娇集，裳尤其碑是需传要闭谦环工摄作联至系单笛，要晋有详沉细记骑录可伏追溯唇，项抬目试刺运行朋阶段健主要撇收集敞试运雾报告锁和试势运记开录，刺竣工锈验收隔阶段咏重点锋关注技签证机验收该文件篮。累1.胸5股确定观收集枣范围揭1.极5.绪1吼承建堆工程筝档案田：膝工程低建设接综合恐部分豆、厉工程蛇管理劫部分乌、膏工程救施工露部分窃、殖工程答竣工恭部分姐、中竣工腔（草援）图族。辅1.般5.它2旋基本隶建设突工程勿档案宪：震工程土准备膝阶段遣文件描、潜监理常文件产、伤施工访文件破、任工程陈竣工丙部分剖、毅竣工觉图。摧1.弯5.桨3腥电子翁声像般档案易：挽综合吵管理父、欧工程祥施工森管理此、踏安全流及质渠量管牧理。伏1.摔6落披实责羞任部服门：脂划定高工程射资料内的相郊关责乡任部医门，歉督促宜相关歉部门季及责子任人蒸及时喉收集轰整理萌技术崇资料唱，为猎做好等资料纠收集四工作获奠定做坚实暖的基忆础。影*石特别波提醒光：应津着重涨注意逼建设壁项目惯合法匀性证装明文嫌件的叠收集绢即项分目核眠准或幼开工配报告绘批复驱；规侮划许肯可证房；水片资源稀审批埋文件雷；概都算批取复文赖件；忆施工饭许可山证（芝施工随单位直办理闲）；米招投灵标程犁序符突合碌“占招投福标法竖”每规定睬的证炒明文状件（亿上级赠主管智单位阴出具窝）；傻合同聚文件饱；端质量脆监督扶注册授证明坑书及厉规定陆阶段陶的监闯督报漂告；糊移交叶生产抱签证铃书；乎安全盲、劳婶动卫帆生、朋环保佛、水剩土保默持、挎档案植、消院防专喷项验卷收证杀书；象锅炉柏压力撕容器甩运营惰证；涌土地腾使用况证；副竣工哑决算萄审计乱报告刺；竣笨工验挤收签副证书流。铜2堵登记用工作奔根据磁文件山形成湾的流症程进哑行收率文登迅记、畅发文服登记垂、过宵程控满制登粮记、地利用病登记沙。在绝进行坡任何切一项叶登记汪时，堆一定正要将唱关键朱要素求登记乖清楚彩，如钢文件参名称挣、文尿件编活号、堂（收理发文尼/利谋用）蝇日期温、（绩接收伟/发以放/涉批准拴/利嘉用）慰签名继、数级量、芽来源提。杨3最整理劣工作担按照披一定迟原则推对档巡案实潮体进帆行系旱统分迁类、迁组合胜、排浓列、贩编号洽和基知本编言目，颜注意及整理式步骤框，才诞能有糠条不柿紊地号将零茧乱的沉文件死资料万整理冷成有斥序状励态；熔对于蜜收集绿到的巴文件盟资料将应及绩时整胸理并洪录入协资料仆管理归系统疲，做衰到不锅积压姨，用盼化整皆为零咏的方食法及脸时处东理，握才能潮从繁迫杂的戏资料傅整理拾中游理顺俘出有这序忘来。轨3.湖1约分类唱分类姓是档锄案整最理工御作的双核心愈内容哥，是贺管理晌工程俱档案扒的基赠本手暴段；妄根据务项目妇工程福档案异的内险容性音质、辩形成悼规律走及相展互联西系，葵遵循超统一田的原合则和摇要求气，采熔取科号学、始适用炉的方净法进阁行分食门别歼类，掌从而倾使工泽程档垦案条倦理化禾和具衣有一院定的味从属彻关系林和平研行关甲系的怜过程拜。召3.肠1者.1泊一定跪要找纷准分偶类依蛾据，复确定敌分类我主题话后才输能对写工程哑资料护有效灵地进拘行分蚊类。仍根据坚档案匆的来细源、跌形成沾时间房、内月容、煮形式索等特问征对行档案贿实体仇进行胃的分油类。荒3.寿1坟.2次分类完时应颂考虑命其科怀学性陆和适躲用性血,壁符合伤工程贵档案蠢的性觉质和商特点文，并累遵循据一定姨的逻些辑规射则，贿能包迟容工束程档驰案的胆实际尝内容孝；并习留有烧一定怎的余扫地和喉弹性拒，要烟力求管简单闯明了轿，易榜懂好少记，灵便于丢掌握卡。过3.炭1胆.3躺先划垃分大批类，记再划宅分属再类，签最后芦在类蚂目不播再往洪下划临分的等情况冈下，圣将具滥有有浅机联他系的雪文件严组织下成案钟卷。场3.妄2暮组卷皆按照葵一定庸的原汤则和窃方法搜，将届有保饮存价再值的棍文件湾分门融别类使整理绒成卷援，也裂就是松将工慌程文僵件系孕统整嘴理组语成案葡卷并浅对卷袄内文治件进仓行排圣序的史过程菜，实仙际上津是一揉项把志零散冰、无起序的渐文件便进行阁有序亚化组镰织的尼工作燥。件实际清工作网中，毯组卷国是档明案整梢理工伞作的场基础岸，对处保证匠案卷羞质量虎有着虽重要推意义扒，将漠直接宗影响肢档案吉的提缩供利挨用。串3.前2牙.1既组卷赔工作榨应以猜方便扣保管闻和利予用为骗出发懒点，朝而不区是单蒜纯地钳追求扁统一邪、整教齐；单必须保符合图一定默的质吧量要剃求，庆所组蓝案卷喉是一划组具雅有有书机联北系的嚼文件谊，而昂不是雾内容言毫不菊相关锈的一给堆文妨件的雀随意喂组合缘，倚“跌有机暴联系优”掠是案伪卷的遣本质灰特征垫，维命护案松卷内钱文件底的有鸡机联呈系是敌保证虾案卷贝质量脾的基势本要截求。添3.尾2舅.2哨注意牛掌握叹卷内基文件恩的数骄量要筹适度版。一拔份案降卷所曲含文泛件份炊数过固多或剩过少口，均傍不利厉于保尘管和刮利用惹，在酿保证弯卷内岸文件卷有机夸联系片的基然础上榜，正生确处污理整咳体与犁部分才、大脸的联嘴系与框小的柏联系击之间现的关刃系，道把一纠组数挪量多投的相糖关文侦件细察分为右若干飞案卷妥，或干将若芽干组尸数量愈少但苦文件夕内容谅相近吊的案调卷合跳并为慎一卷纤；案奏卷外歇形应钓力求妥规范惹、整尾齐、矮美观扎、实叹用；布卷内刮文件贪不重被复。剥3.工2康.3搅项目荷施工伪文件锦按单南项工档程、酬单位野工程询或装妨置、勇阶段泼、结斗构、浅专业愚组卷沃：项李目竣盟工图狮按建勿筑、牺结构胀，水豆电、担暖通动、电种梯、沟消防蛇，环血保等柳顺序统组卷群；设脊备文兵件按刻专业甘、台遥件等表组卷虹；管迎理性银文件浊按问品题、赛时间客或项博目依颈据性枪、基限础性眠、竣物工验伙收文换件组效卷；蹦监理旨文件烧按文为种组阴卷；膏原材鹊料试耻验按否单项滥工程邮、单市位工决程组答卷。余3.欠3做卷内贯文件碧的排晓列寒3.分3跨.1积卷内润文件舌一般辰文字毛在前睁，图谢样在柱后；气译文私在前转，原却文在买后；攀正件尽在前恩，附号件在唤后；斑印件朗在前颗，定乎(草眯)稿把在后烟。湿3.肚3殊.2毒管理池性文签件按剖问题娱、时铜问或润重要己程度砍排列宗；施疾工文长件按惕管理蛋、依取据、锹建筑借、安今装、品检测勿实验节记录治、评芳定、奋验收盟排列镜；设龄备文卖件按拥依据联性、洪开箱葱验收贫、随绘机图蛙样、瑞安装储调试妈和运棵行维幸修等晕顺序英排列骑；竣厦工图昆按专迁业、摄图号抱排列卵。亭3.肚4奇编目探将档忍号、纺案卷圣（文此件）态题名鹅、页仇数等音信息新按照株一定旋的规粥则进孩行档你案著软录并绒将条久目组辛织成跳目录荣的过馒程。究3.档4院.1收档号何作为怨一种索特定旗的人商工语巩言，钞是以辰字符水形式奸赋予搁档案棕实体侧的用迹以固费定和勿反映哲档案评排列里顺序扶的一蝶组代严码，萄是存锻取档椒案的夜标记袜，在翼编制引时必歉须遵碍循一汇定的窑规则发，符搞合唯颂一性隆、稳歇定性阻、扩净充性泪和简妻明性辆。档益号由敬目录趴代号器+分仆类号栏+案杜卷号改构成伏。鬼3.斯4奖.2属卷内裳文件湖页号德的编贤写：耐卷内舱文件帐有书校写内相容的需页面奏均应蛾编写高页号脱；页懂号编忧写位登置：耗单面呆书写酿文件斥在右最下角尖；双电面书照写文违件，土正面宵在右涨下角颈，背慰面在交左下构角；絮图样悟的页突号编待写在御右下滤角，被或标若题栏糊外右粘上方杰；成业套图蛇样或层印刷个成册丢文件阳，不服必重盼新编题写页塌号，菊各卷恭之间侨不连战续编各页号贩。忌3.勿4淹.3柿卷内扰目录鲜包括捐的内扯容有薪：序柜号、隶文件泼编号歇、责撕任者尽、文瓣件题湿名、代日期口、页种号、举备注脆。认3.留4翼.4但案卷惧封面命可采权用案观卷外窝封面崖和案狠卷内悉封面垮两种反形式袄。主偏要内昨容如惭下：投案卷双题名临、立炒卷单困位、暖起止驳日期母、保帝管期渐限、质密级油、档可号。拌4茫归档屯工作拿归档可是工筹程资遣料向纹工程态档案脂转化叫的标点志。寒4.骆1毫归档妇工作仔由相鱼关责这任部廉门承缺担，挂项目欧资料笔室对键归档丹工作知进行迈协助透和指多导。蚕归档呼文件暂必须势是经阿过系学统整袍理并戒符合犯归档面要求惨的文条件才醉能归川档。捷4.残2矛根据啄基本关建设蒜程序诸和项饼目特宰点，及归档宇可按滑阶段独分期朵进行猫，也故可在庭单项议工程染或单朴位工脸程完站成并熟通过植竣工份验收汪后与胳竣工搬验收员文件港一并只归档城。渡4.么3促归档并文件黑应完嘱整、岸成套禾、系撒统。参应记宾述和燕反映总建设棵项目港的规汗划、畜设计藏、施镇工及俭竣工袜验收胡的全立过程裁。真军实记廊录和企准确右反映吼项目与建设乌过程给和竣临工时病的实睛际情朵况,典图物咽相符唯，技睁术数烧据可包靠、躲签字叮手续狭完备婶。应舞符合廊归档言文件到质量哪要求剪。军4.泰4买合理犯确定蚁文件萌资料吉归档躁的时虾间仿4.队4.倦1滤按工保程结记束时生间枕归档旬，如滋设备悉消缺渐签证屿、1经68绍完成凝签证商等捞；涂4.狡4.荐2赚按项炒目建枪设程孝序或脆阶段失归档向，评如项愉目准追备阶池段、倘项目付施工条阶段山、项膀目运抚行阶崖段；料4.男4.筋3腰按单砌位、绘分部伶、分具项工秒程结竭束时诞间归甘档坑，如保检查刮验收梁记录陶、质拌量评轰定和且原材扯料试拒验；朵4.默4.印4援按年零度归唯档叼，如恳综合线性文殿件；焦4.龄4.宗5撞随时家归档缘，如耀设备修开箱脉文件说。却5值档案大验收择为保供证建晕设项坑目档覆案的荒准确晚性、戴完整羽性、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