公司物资采购管理制度

公司物资采购管理制度

公司物资采购管理制度1一.释义（一） 采购物资的分类本制度所指采购物资分为三类：A类，包含主要原料、公用工程、辅助原料等。B类，包含设备、润滑油、备品备件、工器具等。C类，包含化学三剂、分析仪器及试剂等。除上述物资外，其它物资的采购管理另文规定。（二） 与采购物资管理相关联的二级单位的分类需求使用单位主管部门采购部门（三） 物资需求（采购）计划的分类月度物资需求计划紧急物资需求计划（四） 采购的方式分类招标采购固定厂商、长期报价采购即时询价采购（五） 采购部门和计划部门的划分A类、B类物资的计划部门分别为生产部、设备部，采购部门为供应部。C类物资的计划部门是生产部，采购部门为供应部。（六）采购物资付款方式分为预付部分款项。货到凭发票报销付款。货到后分期付款。货到延期付款。以上方式的结合。二职责（一） 公司供应领导小组负责审议批准《采购物资询议价报告表》。审议决定采取公开招标方式的采购事项。（二） 总经理负责采购合同的批准、签订。《物资采购审批表》的批准。采购付款的批准。（三） 生产副经理负责A、B、C类物资需求（采购）的批准。公司首次更新或首次采用的生产各类采购物资的技术性能的确定、批准，及其《采购物资推荐厂家审批表》的批准。（四） 经营副经理负责《物资采购审批表》的审核。长期物资供应厂家的选定。物资招标工作的组织。（五） 总会计师负责采购付款的审核。（六） 综合办公室负责采购合同的审查。（七） 供应部负责负责填写《物资采购审批表》、《采购物资询议价报告表》。负责采购A、B、C类采购物资。（八） 生产部、设备部负责A、B、C类物资需求（采购）计划的审核。A、B、C类采购物资的入库检验或验证。（九） 各二级单位负责提报物资需求（采购）计划。参加物资领导小组会议，审议采购工作相关事宜。三.程序（一）物资需求计划及发放程序需求使用单位根据生产经营管理需求每月20日前填写《月度物资需求（采购）计划》。对于确实急需不能列入《月度物资需求（采购）计划》的物资，物资需求使用单位可随时及时填写《物资紧急需求计划》。《月度物资需求计划》或《物资紧急需求计划》经本单位负责人审核，所需物资主管部门的审查，公司分管领导批准后，提报至需求物资的采购部门。供应部根据所需物资的库存情况出库发放物资。1） 库存数量充足的，先行部分发放或随时发放。2） 库存数量不足的，执行《物资采购审批程序》后发放。3） 库存数量充足但发放后库存数量不符合《物资基准库存量明细》规定的库存基准量的，先行全部或部分发放后执行《物资采购审批程序》。（二）物资采购审批程序供应部根据按照《物资需求及发放程序》汇总的《月度物资需求计划》或《物资紧急需求（采购）计划》，结合《物资基准库存量明细》和目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式，填写《物资采购审批表》，经供应部部长审查，经营副经理审核，总经理批准后实施《物资采购实施程序》。（三） 物资采购实施程序物资采购部门采购人员接到经批准的《物资采购审批表》，先核对采购内容，查阅《物资供应商登记台帐》和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《采购物资询议价报告表》，经供应部部长审核后，进行采购。必要时与供应商签定《购货合同》，按合同审批程序各级审批后再进行采购。召开采购领导小组会议审议批准。（四） 采购物资验收入库工作程序采购物资到厂后，市场营销科提请采购物资的主管部门对采购物资进行检验或验证。检验或验证合格后，由市场营销科采购人员填写各类《物资入库验收单》，经检验或验证人员签字后物资登记入库。（五） 采购物资付款工作程序采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，填写《借款单》，经总会计师审核，总经理批准后办理预付款手续。采取除预付款方式之外的'方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，《物资入库验收单》，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经总会计师审核，总经理批准后办理报销付款手续。四.规定与标准（一）物资需求（采购）信息传递规定物资需求使用单位必须在《月度物资需求（采购）计划》或《紧急物资需求（采购）计划》上将所需物资的相关要求说明，特别是品种、规格、型号、供货日期以及对采购物资的其它特殊要求。所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度物资需求（采购）计划》或《紧急物资需求（采购）计划》上注明相关事项。物资需求使用单位也要及时掌握所需物资的市场信息情况，在《月度物资需求（采购）计划》或《紧急物资需求（采购）计划》上将所需物资的估计单价和金额情况列明。物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知供应部，双方协商积极配合处理好有关事宜。（二） 物资采购规定物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。供应部要严格遵守《供货商评价制度》，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。公司主要采购物资必须保证各有3-5家“资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周道”的备选供货商。对于采购单位明确提出的供货商、供货价格有疑义的物资需求使用单位，应在召开的物资采购领导小组会议上明确提出，并由会议做出决定。凡采购单价在3万元以上的大型设备、10万元以上的成套设备、5万元以上的大宗物资，必须采取公开招标的采购方式，由招标小组（采购领导小组）确定相关事项。若厂商报价的采购物资规格与《物资采购审批表》所列的规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应列出资料在《物资采购审批表》上，经主管审核后，物资需求使用单位或物资主管部门签字同意后方可采购。若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，采购部门应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。（三） 采购物资验收入库、出规定采购物资到厂后，必须经物资主管部门组织使用单位检验或验证合格后方可入库。对于经检验或验证不合格的采购物资，采购部门必须与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。各类物资主管部门要对所有采购物资的质量标准和检验验证方式方法进行规范和明确。各需求单位在物资验收合格后按需求单位使用情况由营销科办理出库手续。（四） 采购物资付款规定下列情况财务科应拒绝支付采购款项：与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》规定的付款方式或付款金额不一致的款项。物资主管部门和物资使用单位未在《物资入库验收单》上签字的款项。《物资入库验收单》中列出的采购物资的数量、品种与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》不符的款项。物资所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度物资需求（采购）计划》或《紧急物资需求（采购）计划》上注明相关事项。（五） 采购纪律规定各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求（采购）计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求（采购）计划的行为进行严肃处理。物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。采购人员都必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提升业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。6）售后服务对于采购物资，供应部在签定购买合同时，要明确服务约定。1） 采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由物资供应部门负责联系。2） 对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由物资供应部门在规定时间内协调解决。公司物资采购管理制度2第一章总则第一条为进一步规范公司物资采购程序，加强内部控制，明确经济责任，保证生产经营的持续稳定，依据相关法律法规特制定本制度。第二条公司日常生产经营所需的原料及主要材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等均属于本制度规范范围。第三条费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用本制度。第四条公司固定资产的购置适用本制度。第二章物资采购规定第五条物资采购实行归口管理制。原粮由采购供应部负责采购，辅助材料、包装物由仓储部负责采购、修理用备件及后勤用物资及办公用品由后勤部负责采购。特殊情况下，经董事长或总经理批准，可以指定专人进行专项物资的采购。第六条所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息，及时预测市场供应变化，保证质量过关，价格低廉，供货及时。第七条推行合同管理制度，物资采购原则上要与供货方签订合同，详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等；否则，导致的损失由采购人员负责。第八条实行比价采购制度，物资采购要货比三家，保证所采购物资价格低廉，质量上乘。大宗物资采购建议实行招投标制度。第九条实行采购质量责任制。采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负经济责任。禁止采购人员收受回扣。如有收受回扣，一经查证，除全额追缴回扣款项外，将视情节轻重进行严肃处理。第三章发票入账及付款程序第十条采购物资进厂后，采购人员必须严格按照要求办理物资入库手续，具体要求如下：原粮入厂，由磅房办理入库手续，打印电子入库单，入库信息录入电脑。辅助材料、包装物由仓库保管办理收库手续，填制一式三联入库单，一联交客户办理发票入账手续。五金电器、修理用备件由五金库保管办理入库手续。采购经办人要认真填写采购物资发票入账单，详细填写所购物资名称、数量、金额、供货单位等要素。程序如下：经办人填制发票入账单保管员根据收货情况签字确认部门经理审核会计审核发票合法性总经理签字准予入账财务挂账作为日后付款的依据。第十一条物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度，特殊情况下需预付款的单位，经董事长或总经理批准，可以办理采购预付款手续。第十二条采购付款实行审批制度，执行两条线管理形式，即发票入账和签批付款两条线分步进行的形式。具体程序如下：物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后，方可进行申请付款审批。否则财务有权不予批准付款。申请付款，由经办人填写转账汇款申请单，经财务审核、总经理批准后，方可到出纳处办理汇款。经办人填写转账付款申请单部门经理签字财务会计根据发票入账情况审核总经理根据资金情况签字出纳办理汇款需要预付款的部门，直接填制转账汇款申请单，经财务审核、董事长或总经理签字批准后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。第四章附则第十三条本制度从批准下发之日起执行，由财务部负责解释。第十四条本制度从年月日起下发执行。公司物资采购管理制度3为简化、规范办公物资管理，经公司研究决定，由行政人事部统一负责公司各部门办公物资的采购、调配、领用及库存管理，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门办公物料物资的采购、调配、领用及盘存等，其中办公用品及固定资产按照公司相关管理制度执行。职责行政人事部负责公司办公物资的采购、调配、领用、出入库等管理工作。公司财务部负责对公司月度物资申购计划进行对照核查、对量大价高的物资价格进行对照审查核实、并督促办公物资盘存工作。行政人事部后勤主任负责对各部门办公物资的库存量核实、入库验收、物资调配、出入库手续的办理及领用登记、月度盘存工作的监督检查，并负责申购计划审核、物资价目库及采购供货商的建立、参与采购、物资调配工作。行政人事专员负责汇总统计各部门月度物资申购计划，并对上月采购、领用、库存物资进行对照检查核实。各管部门经理负责本部门办公物资的申购计划核实、入库验收、物资保管、领用手续的办理及办公物资的登记统计、盘存工作。公司总经理负责对各部门月度物资申购计划的对照核实、对量大价高的物资采购进行审查核实，并对特殊大件及应急物资的采购进行审批，以整体控制成本费用支出。流程原则各部门负责人对物料物资应建立合理的库存量，各部门物料物资由行政人事部统一集中采购补库，以保证各部门的正常领用。各部门物料物资的申购原则：由各部门主任每月25日前集中申购一次。遇特殊情况，需紧急采购的，经部门经理审核，行政人事主任同意后发起临时申购。采购流程（一）流程说明行政人事部行政人事主管在收到经过审批后