公司邮件的正确格式范文(必备8篇)

公司邮件的正确格式范文(必备8篇)公司邮件的正确格式范文第1篇

销售人员接到公司的参展通知时，就开头预备本次参展的前期工作。首先就是：

客户的邀请。展位确定下来后，其中很重要的一项工作就是遍发英雄帖，邀请客户届时参观你的展位。邀请函要注明展会的名称，时间，公司的展位号，参展人员及联系方式，顺便也可附带一下最新推出的产品。邀请的时间一般在展会前一个月左右。这样做的好处有许多，首先，你告知客户你参展了，是在传递你有实力参展的信息;其次，参展商由被动的等客户变成主动请客户，效果更加明显;再者，面对面的沟通要比电话或邮件沟通要简单的多。参展时公司往往配备专业的技术工程师，面对面的沟通更能了解客户的产品需求及应用，能获得事半功倍的效果。

产品学问再学习：对于参与专业产品的展现会，参展人员肯定要对自己本公司的参展的产品学问有更多的了解，以便我们在会议期间正确的引导客户。我们公司与其他公司不同，产品领域涉及比较广泛，因此要针对此次参展的重点来学习相关的产品。比如：光电展就多学习了解陶瓷插芯及陶瓷套筒方面的学问。上海电子展多学习片容片阻方面的学问。LED展就多了解我们的LED陶瓷基座方面的学问以及他们全部的应用等。

公司邮件的正确格式范文第2篇

商务电子邮件格式

一、一封完整的电子邮件包括以下几个部分：

?主题

?称呼与问候

?正文

?附件

?语言与编码

?签名

?回复邮件

?发送、抄送、密送

?主题

不能有空白标题；主题要简短，不宜冗长；一封信尽可能只针对一个主题，避开在一封信内谈及多件事情。

?称呼与问候

邮件开头要恰当地称呼收件人，假如对方有职务，则按职务尊称对方，如“**经理”、“部长”等。假如不知道对方职务，也可按“**先生”、“**小姐”尊称，但切记要事先弄清对方性别。对于上级不宜直呼全名，多个收件人时可用“大家”或“All”。开头写“Hi”或“您好”，结尾常见的可写“ThanksandBestRegards”，或中文的“祝您顺当”。?正文

正文应简明扼要的说清晰事情，要注意用词、语气和行文通畅，多使用敬语。若事情简单可用1、2、3、4排列出来，合理利用表格和图片，便于查看。

?附件

假如邮件带有附件，应在正文中提示收件人查看；附件数量不宜超过4个；若附件是特别格式，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。

?语言与编码

由于存在中英文编码不同的问题，尽量不使用英文邮件，除非特别需要；中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial，字号用5号或10号。

?签名

每封邮件结尾都应署上签名，便于对方清晰发件人信息；签名档包括：姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息；引用一个短语作为签名档的一部分也是可行的，如座右铭、公司口号等。

?回复邮件

收到他人的重要邮件后应即刻回复一下，特殊是对一些紧急重要文件；若处于出差或休假中，可设置自动回复，以免影响工作；回复的字数尽量不要少于10个字，以示敬重。

?发送、抄送、密送

TO：TO指接收者。TO的人是要受理这封邮件所涉及主要问题的，理应对邮件予以回应。CC：CC指抄送。CC的人只需要知晓邮件的内容，没有义务对邮件予以回应。但假如CC的人有建议或意见的话也可以回复邮件。

BCC：BCC指密送。即收件人不知道邮件发给了BCC的人，一般用于特别规场合。其中，TO和CC中的各收件人排列要遵循肯定的规律。如按部门排列；按职位等级从高到低，或从低到高。

留意！

当使用职场邮件对外沟通时，应谨守商业电子邮件分寸，不要撰写或传送与职场毫无关系的内容，由于在某些状况下，电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。

二、在职场邮件中，最重要的是学会如何正确使用发送、抄送、密送。

公司邮件内容主要分为两类，一是问题沟通类，二是信息类。包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等。

1)问题沟通类是以问题沟通单位形式消失。

2)信息类邮件（包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作

小结等。）

(一)关于主送

应依据邮件的内容及发件、收件人的隶属关系及职权范围确定收件人。

确定收件人规范是：

a)请示、报告、工作小结、报表等一般只写一个抄送人即直属上级，如上级有要求可

同时抄送平行部门，否则无需抄送。除隔级负责人直接交办的事项外，一般不需主送必要时可抄送给隔级负责人。

b)受双重领导的员工向上级发邮件，应当依据邮件内容，即针对详细业务活动的职权

归属写明主送人和抄送人。

(二)关于抄送

抄送范围得当，有助于邮件处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的铺张。

1.应当抄送的状况

a)除主送人外，需要监督执行或知晓邮件的其他人，应列为抄送人。

b)向下级或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上属。

c)上级受双重领导的下级发邮件，必要时应当抄送其另一个上级。

d)下级因特别状况必需越级请示时，应当抄送给被越过的上级。

e)上级越级向下级行文时，可以抄送受文下级的直属上级。

2.不应当抄送的状况

凡与邮件办理无关的人一律不予抄送。

公司邮件的正确格式范文第3篇

参展结束，只能说工作只进行一半，真正起作用的是展后准时跟进。这时我们需要做到的是：

客户分类：依据展会上与客户谈判的过程及结果，将客户分为正式客户，潜在客户，无效客户。这里的正式客户是指老客户。潜在客户即指对我们的产品有明确的订购意向，只需进一步跟进，确定一些细节即可订货的客户。无效客户指仅在展会留下名片，没有进行过沟通，且对方仅是收集一些资料的客户。将展会期间的客户记录进行梳理，与客户对应起来，再做进一步的沟通接洽。

联系客户：给客户发邮件，邮件中体现出参展的内容，感谢客户的关注。对重点客户要重点联系，先联系重点客户，分清主次。若参展中有与客户的合影照片，顺便发过去，做为纪念。

回复客户：邮件发出去以后，间续会收到一些回复。对这些回复要仔细阅读，把握客户的真实的想法，针对客户的回信内容准时复信。假如客户需要就某产品的报价，那就特地为客户制作报价单。

再次跟进：假如客户对我们的产品及价格比较满足，我们就诱导他购买产品，根据公司销售程序，进行初期合作。假如我们发了邮件，客户没有反应，一个礼拜后再发一封与上次有所变化的邮件或电话询问结果。以便我们确定此客户后续合作的可能性。

公司参与专业性的行业展，不但能在同行业中秀出自己公司的产品实力，更贴近的服务于客户，也并能从相同参展的客户当中，看到自己的不足，不断完善自己。或许从某次的展会当中，不能立竿见影的见到成效，接到许多的订单。但我信任通过公司的大力宣扬及推广，再加上后续开发工作的跟进，多与行业里各方面的信息融汇沟通，让专业的展会真正的成为服务于我们的品牌的推广，产品的展现及公司实力的呈现，因此让三环的品牌效应遍布中国，走向世界。

To:客户公司名称

Attn:客户人名

Re:客户求购的产品名称

Wearepleasedtogettokonwthatyouarepresentlyonthemarketfor产品名称,andasaspecializedmanufacturerande_porterforthisproductinChina,wesincerelyhopetoestablishbusinessrelationswithyouresteemedcorporation.

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关于主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1.肯定不要空白标题，这是最失礼的。

2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用„才能显示完你的标题。

3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，由于一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6.可适当用使用大写字母或特别字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人留意，但应适度，特殊是不要任凭就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当依据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不行消失错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前遗忘检查主题。主题是给别人的第一印象，肯定要慎之又慎。

关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提示某收件人，此邮件是面对他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的状况下可以称呼大家、ALL。

假如对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;假如不清晰职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清晰。

不熟识的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

2.Email开头结尾最好要有问候语

最简洁的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺当”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。留意，在特别正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺当”和“敬礼”为再换行顶格写。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼