办公软件应用技巧Excel

办公软件应用技巧-Excel主讲教师：董爱美Excel使用技巧--编辑技巧分数的输入如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。序列“001”的输入如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“‘”（西文单引号），然后输入“001”。日期的输入如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键Excel使用技巧--编辑技巧填充条纹如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“~”等符号然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮Excel使用技巧--编辑技巧多张工作表中输入相同的内容几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内Excel使用技巧--编辑技巧不连续单元格填充同一数据选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据Excel使用技巧-编辑技巧利用Ctrl＋*选取文本如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。Ctrl＋*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象Excel使用技巧-编辑技巧快速清除单元格的内容如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。Excel使用技巧--条件显示我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”；输入60以上的分数时，显示为“及格”。这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。那么在A3单元格中输入公式：=if（A2<60，“不及格”，“及格”）同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。例如，如果输入：=if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“优秀”））就把成绩分成了三个等级。如果输入=if（A2<60，“差”，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“优”）））就把成绩分为了四个等级。再比如，公式：=if（SUM（A1：A5)>0，SUM（A1：A5），0）此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。还有一点要提醒你注意：以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。Excel使用技巧--批量删除空行有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止。在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上Ex驴ce凡l使用糕技巧--如何朽避免亚错误赢信息在Ex帝ce辨l中输蚊入公悼式后往，有搞时不株能正污确地锯计算碧出结尺果，旨并在盐单元膀格内浮显示眼一个座错误辟信息穿，这沈些错像误的末产生勤，有析的是脏因公汇式本裁身产绕生的吸，有草的不困是。撑下面执就介救绍一蚂下几丈种常咐见的轿错误下信息仙，并彩提出公避免牵出错薪的办伞法。错误互值：纱＃＃予＃＃鸭含挥义：渐输入折到单算元格耀中的鲜数据墙太长门或单访元格蔽公式贤所产闪生的贞结果香太大胆，使英结果行在单元元格帐中显送示不待下。技或是钞日期筹和时秃间格栽式的庄单元某格做蓝减法湖，出匪现了恭负值写。所解决松办法道：增虾加列撕的宽宝度，骂使结剧果能洽够完尝全显乌示。性如果臂是由杯日期丽或时俭间相使减产裤生了个负值心引起染的，外可以否改变伸单元茂格的屑格式驾，比谎如改砍为文竹本格咐式，轮结果裁为负瓣的时颈间量乓。Ex移ce清l使用继技巧--如何梢避免丈错误留信息错误街值：垫＃DI干V/肆0!含义努：试王图除率以0。这岔个错耽误的赴产生潜通常加有下藏面几津种情担况：每除数广为0、在慈公式堪中除撕数使渐用了变空单勒元格汽或是快包含粥零值者单元咳格的届单元艺格引图用。肾解书决办寒法：掩修改帐单元吨格引斧用，锹或者挡在用筒作除寒数的脱单元狡格中惹输入冰不为溉零的飘值。错误蓬值：肺＃VA批LU锄E!含义尘：输套入引恋用文业本项逢的数况学公骄式。合如果者使用踢了不朗正确洒的参垃数或荡运算跳符，帮或者捐当执膛行自铲动更扇正公嫩式功质能时远不能掠更正棕公式荣，都例将产仅生错谈误信圆息＃VA芳LU悉E!。勿解决及办法兰：这月时应塞确认好公式泰或函也数所胡需的宴运算搅符或臣参数锡正确叼，并骄且公垄式引柳用的犁单元复格中捐包含秩有效饥的数珍值。骄例如糊，单姥元格C4中有大一个满数字孤或逻馆辑值悬，而亲单元泼格D4包含婆文本棋，则落在计船算公伸式=C腔4＋D4时，嗽系统呀不能戴将文蜻本转盖换为探正确战的数络据类蒸型，辨因而递返回熄错误割值＃VA衰LU贝E!。Ex怨ce爱l使用释技巧--如何江避免边错误层信息错误雁值：胆＃RE扇F!含义右：删定除了趋被公披式引饺用的歪单元描格范阳围。枕解品决办幻玉法：急恢复临被引谨用的奶单元菌格范难围，拘或是凉重新胖设定跨引用茎范围错误第值：艘＃N/购A含义颈：无熟信息拢可用金于所玩要执排行的乏计算允。在织建立烛模型剑时，岩用户扇可以严在单客元格裤中输租入#N内/A，以款表明剧正在惩等待旗数据颈。任顽何引茧用含沿有#N委/A值的脂单元询格都浇将返拼回#N葬/A。冷解决或办法召：在渗等待各数据探的单昨元格剂内填歼充上晃数据牲。Ex吴ce渣l使用链技巧--如何单避免贷错误顶信息错误勾值：枯＃NA峡ME遥?含义足：在慨公式枕中使夺用了Ex月ce筋l所不际能识夸别的插文本评，比急如可乓能是角输错常了名筝称，堵或是生输入师了一惊个已泻删除白的名模称，歇如果蚊没有片将文轻字串教括在匀双引恋号中企，也匹会产遍生此协错误停值肺解决匆办法毁：如康果是舅使用暖了不恰存在级的名凯称而沃产生侨这类勿错误壁，应党确认求使用月的名社称确现实存诉在；泊如果挤是名熟称，碍函数叠名拼秒写错世误应培就改帐正过皇来；唤将文役字串谅括在太双引费号中抽；确售认公辉式中虏使用钉的所跪有区输域引简用都姥使用配了冒严号（翼：）咳。例生如：SU橡M（C1：C1庙0）。闷注腹意将用公式支中的放文本求括在厕双引肥号中助。Ex辨ce塌l使用啄技巧--如何安避免浑错误叛信息错误脏值：愿＃NU镰M!含义僚：提势供了远无效裂的参押数给禾工作碍表函颂数，肾或是孤公式乏的结偏果太兄大或冻太小猴而无督法在缓工作餐表中课表示柳。扭解决括办法跪：确贞认函陪数中已使用腔的参咐数类精型正滨确。篇如果倘是公降式结纱果太调大或按太小铺，就捐要修贡改公客式错误并值：士＃NU窃LL！伶含义足：在忽公式推中的冲两个渗范围捆之间宿插入两一个盒空格蓬以表规示交紧叉点央，但律这两垃个范踪蝶围没络有公陕共单爬元格择。比街如输疏入：裕“=S泻UM荒(A挎1:放A1说0装C1零:C岔10县)”，就晒会产家生这屈种情舱况。究解决劲办法牢：寒取消谦两个答范围寻之间壤的空想格。袍上式青可改舟为“=S买UM耽(A箱1:槽A1躁0小,C镰1:兄C1摔0)肃”Ex浑ce密l使用则技巧如何逝更改ex习ce摄l默认峡的行滔列标浅签的魂颜色绪？桌面-属性-外观-项目-高级_已选浅定的渠项目趣，设神置颜余色系统傍提供存的排丘序功法能最朝多只况能同球时依躺据三昆个关摊键字补来进闭行。厌如果血需要鹅依据村三个亮以上顿的条好件来锈排序想，该搏如何销实现护？虽然感系统骑一次受最多解只能芝同时茶对三尼个关夜键字誓来排线序，寇但是往我们地可以摘利用亦设置艰排序膀关键壳字的竹优先励级，戏通过瞒多次估排序喉来实剪现关旁键字为大于3个以蚕上的土排序绑。绳具体面操作晓如下拳：首架先打续开工廉作表够。单赢击“哨数据改”菜靠单中蚂的“塘排序胖”项模，依劫次在漏“主阶要关况键字仔”、丽“次恨要关石键字级”、把“第赞三关蓄键字愈”中挖选择灰优先狐级最割低的眯几个扎排序田关键镜字，隆然后妇执行誉排序莲操作露。接死下来驳再依纪次选俱择优弱先级途较高微的几盛个关宣键字况，进和行2次排缺序。躲这样丈直到浑最高述优先肚级的秒关键岁字排暖序完各成为先止，膀就可盆以实服现了损对三叫个以消上关垒键字胜的排组序操普作了Ex跨ce怒l使用锁技巧勾怎宏么输汉入按住AL撒T键输丽入41榴42江0后放雀开AL捧T键√快速葛实现寸整块棉数据俘的移托动内在掏工作还中常男常需拆要移架动单跟元格组中的正数据廊，请珠问有杜比“反粘贴庸”操厘作更溪快捷熟的方熊法吗违？可以挨直接拥采用愁拖动次的方侍法。董操作之过程罚如下状：首灯先选统择要衔移动叹的数些据（盒注意杯必须白是连法续的弓区域短）。引然后订移动欠鼠标示到边丈框处扫，当妹鼠标敞指针斥变成狐一个屿四个彼箭头剃标志夏时，脊按住州“Sh头if故t”键的塞同时逆按下配鼠标孕左键撇，拖亏动鼠灾标至挎要移谜动的嗽目的久区域翼（可缠以从降鼠标端指针乘右下遵方的争黄色漠提示壮框中弦获知捞是否构到达转目标妻位置创），委放开迟鼠标材左键铃即完尘成移崇动。Ex鱼ce裕l使用岸技巧固定毁数据蜂输入卧时的可焦点在数酷据输监入时宣，每缺当我款们按快下“En悄te狮r”键后要，光萄标就场会自限动跳跳转到恢下一努个单上元格云中。路因此扬在进志行数老据的唇反复跃验证接中，控就必宜须反辨复地剥来重跳新定验位焦鄙点。宽请问碰有什辅么方锣法来节固定制数据很输入膛的焦池点吗熔？答：挖要实促现上瞎述要添求并眉不难向。输箭入数卵据前膨，在期按住悼“Ct件rl犬”键的禁同时售单击巾选择丸该单菊元格躺。当宾单元兽格边仰框的亚边很妻细的常时候圈，再烦开始皱数据殃的输我入。赞这样锡不管浮按下湾多少蕉次“En牵te贡r”键，制光标傻始终敏都不部会移煎动到嗓其他恼单元呜格。脸如果趟要移备动到绕下一贞单元搜格，段可以载使用送方向模键来训完成撇。当然狗如果价当前洪工作铸表中今要实悟行数染据验浊证的缎单元横格很亭多时稀，每妇次都圣按上项述方脂法来分操作拴未免陈有些润麻烦滨。那赠么可长以试廉试以光下方监法来饲实现淹一劳塘永逸罩。单赚击“心工具舰”菜索单中淹的“再选项惑”命觉令，右在弹衣出的框设置劝框中渠单击洋“编剑辑”年选项对卡，抱然后烘取消输选择慢“按E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